Cómo tu empresa de TI puede sincronizar sus datos de forma automática

¿Cómo puedes optimizar las operaciones de tu negocio de tecnologías de la información? El paso más importante es sincronizar datos entre tus aplicaciones clave.

¿Cuántas aplicaciones basadas en la nube utilizas en tu negocio de proveedor de soluciones de tecnologías de la información (TI) o proveedor de servicios administrados (MSP)? ¿Cinco? ¿Diez? ¿Cincuenta? Probablemente uses más aplicaciones de las que crees.

Las aplicaciones más importantes son: 

• Un software de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
• Una herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA)
• Un paquete de contabilidad

Estas herramientas son relevantes porque debes hacer un seguimiento de tus leads (marketing), convertirlos en clientes (ventas), brindar servicios a esos clientes (prestación de servicios) y facturar a esos clientes por el trabajo que has realizado (contabilidad).

Para que ese proceso funcione de manera eficiente, cada aplicación necesita datos precisos de las otras aplicaciones que usas. Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo.

Muchas empresas de TI pasan una cantidad excesiva de tiempo moviendo manualmente datos de una aplicación a otra, a menudo trayendo consigo los errores tipográficos y aquellos que resultan de la entrada manual. Esto conduce a la ineficacia, en el mejor de los casos, y a fallas costosas como consecuencia.

En este sentido, Chris Timm de Sondela Consulting, consultor de negocios para MSP, hace una pregunta que debemos responder en nuestro proceso de sincronización de datos.

«¿Cuál es el primer signo de alerta? Mantener los mismos datos en diferentes aplicaciones y actualizarlos (manualmente) en diferentes sistemas».

Entonces, ¿cómo se pueden vincular con éxito las aplicaciones basadas en la nube de un negocio de TI para que sean útiles? Ahora daremos un vistazo a este problema.

¿Por qué necesitas sincronizar datos entre aplicaciones?

Si deseas evitar la carga manual de datos entre las aplicaciones basadas en la nube que usas, debes asegurarte de que esas aplicaciones se comuniquen entre sí. Esto significa sincronizar datos entre ellas.

A veces, esto se hace por medio de un proceso manual o exportando datos de una aplicación e importándolos a otra. Pero es mejor si buscas procesos automáticos: sistemas donde los cambios en una aplicación se sincronicen automáticamente con otra.

«Es importante asegurarse de que los datos estén sincronizados en diferentes plataformas para mantener la coherencia y la integridad de los datos. Esto te hace más eficiente, ya que solo tienes que modificarlos en un lugar y los otros sistemas se actualizan en consecuencia», asegura Timm.

Piensa en la relación entre tu herramienta de administración y monitoreo remoto (RMM) y tu herramienta de servicios profesionales (PSA).

Si tuvieras que agregar manualmente cada nueva estación de trabajo e impresora a tu configuración de PSA, podrías pasar mucho tiempo manteniendo actualizados los datos entre ambas. Parece una idea ridícula; sin embargo, esto es a lo que muchas empresas de TI dedican su jornada laboral.

Al respecto, Timm menciona un argumento contundente: «No mantener los datos sincronizados (automáticamente) entre las aplicaciones es como reinventar la rueda cada vez que trabajas».

Ante esto, las empresas de proveeduría de servicios gestionados más actualizadas no manejan los datos de sus aplicaciones en silos. Entienden el valor de compartirlos automáticamente entre aplicaciones. Así que, ¿por qué necesitas sincronizar los datos entre aplicaciones? Veamos:

1. Los datos sincronizados hacen tu negocio de TI más eficiente

La sincronización de datos entre aplicaciones hace que tu personal sea más eficiente al mantener todo actualizado en todo momento. Si tu empresa de servicios ha vinculado sus software RMM y PSA, y un cliente agrega una nueva estación de trabajo, entonces tu herramienta RMM la descubre y añade automáticamente esa configuración de estación de trabajo a la herramienta PSA.

Luego, la herramienta PSA pone esos datos a disposición de los proveedores de servicio, evitando así la situación embarazosa de que un cliente llame al servicio de asistencia solo para escuchar que el equipo encargado desconocía la existencia de ese equipo en particular.

Es muy importante que una vez que tu herramienta PSA conozca una estación de trabajo, esta pueda indicar a tu herramienta de contabilidad que facture el trabajo de manera efectiva. En las empresas de tecnologías de la información es común ver una enorme cantidad de ingresos perdidos ya que los proveedores simplemente no facturan por las estaciones de trabajo que disponen para sus clientes.

Para nosotros, esta es la razón número uno por la que las empresas de TI necesitan sincronizar datos entre sus aplicaciones en la nube y aumentar sus ingresos facturables.

2. Mantienes todos los departamentos sincronizados

Configurar la sincronización automática entre diferentes aplicaciones significa que todos los departamentos de tu empresa conocen los datos más recientes.

Por ello es que Timm afirma: «Cuando sincronizas datos en múltiples aplicaciones, mantienes todos los departamentos de tu empresa actualizados al garantizar que los datos nunca se dupliquen entre equipos».

Puedes utilizar el CRM de HubSpot para rastrear leads y prospectos. Gracias al Software de sincronización de datos de HubSpot, todos los contactos nuevos que ingresas en HubSpot se sincronizan automáticamente en los Contactos de Google, por ejemplo, y todos los contactos que ingresas en los Contactos de Google también se sincronizan con HubSpot CRM en un proceso bidireccional.

Una vez que un lead se ha convertido en cliente no es necesario volver a escribir los datos. La información del nuevo cliente está disponible automáticamente para la herramienta de PSA gracias a la sincronización de datos. Cuando estés listo para facturar a ese nuevo cliente, el paquete de cuentas tiene lista toda la información que necesitas automáticamente también.

Sin facturación perdida. Sin datos mal escritos. Solo un conjunto de aplicaciones que funcionan juntas.

3. Conectas tu pila tecnológica

Tómate cinco minutos para realizar una auditoría rápida de tu negocio de TI. Enumera las aplicaciones basadas en la nube que utilizas para administrar tu negocio en el día a día. ¿Cuántas de estas aplicaciones sincronizan tus datos con las otras aplicaciones que usas?

Si no están sincronizando datos y, en cambio, se basan en métodos manuales, claramente estás perdiendo tiempo y oportunidades de ingresos. En vez de esto, ten en cuenta que estos datos son el elemento vital de tu negocio y deben liberarse de los silos en los que están atrapados actualmente.

Sincroniza tus datos y observa cómo aumenta la eficiencia de tu negocio, junto con tus ganancias. Comienza con una prueba gratuita del Software de sincronización de datos de HubSpot para conectar tus aplicaciones y enriquecer los datos de tus clientes en todas las plataformas.

Este artículo es una adaptación del original de Richard Tubb, uno de los principales expertos de la comunidad global de proveedores de servicios gestionados de TI (MSP). Es autor del libro The IT Business Owner’s Survival Guide y escritor del galardonado blog www.tubblog.co.uk.