Si vas a lanzar un nuevo producto al mercado o simplemente deseas hacer optimizaciones internas en tu empresa, es importante que detectes y comprendas cuáles son sus características y las del entorno. Una forma de hacerlo es por medio de una herramienta de auditoría conocida como matriz EFI.
Si necesitas identificar las áreas donde debes destinar mayor recurso y esfuerzo, así como las que no están generando tanto rendimiento, entonces es probable que esta herramienta sea justo lo que buscas. Continúa leyendo para que sepas cómo realizar la de tu organización.
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Qué es la matriz EFI
La matriz EFI, también conocida como MEFI —siglas de matriz de evaluación de factores internos—, es una herramienta de auditoría interna que busca comprender las fortalezas y debilidades de una empresa o de alguna de sus áreas donde se pueden hacer mejoras.
Para qué sirve la matriz EFI
La matriz EFI sirve para medir la eficacia de un proceso o sistema de manera objetiva y numérica. Esto permite identificar las áreas de oportunidad donde se están utilizando recursos de forma ineficiente y tomar medidas para mejorar los resultados.
Además, la matriz EFI puede utilizarse para comparar diferentes procesos o sistemas; así sabrás cuáles son más eficientes y adoptar las mejores prácticas. De igual forma, es fundamental para la toma de decisiones, establecer metas y medir el progreso en la implementación de mejoras.
Ventajas y desventajas de la matriz EFI
La matriz EFI cuenta con varias ventajas como las siguientes:
1. Mide de manera objetiva y numérica
La MEFI permite comparar los resultados obtenidos con los recursos utilizados, lo que te permite identificar áreas donde se están utilizando recursos ineficientemente.
2. Facilita la toma de decisiones
Al identificar aquellas áreas que necesitas mejorar y cuáles son las mejores prácticas para hacerlo, puedes tomar decisiones mucho más eficaces y rápidas, lo que, a la vez, mejora tu nivel de productividad.
3. Compara procesos o sistemas
Con la matriz EFI puedes comparar diferentes procesos o sistemas para determinar cuáles son los más eficientes.
4. Ayuda a identificar problemas
Si hay puntos débiles que tal vez estabas pasando por algo, la matriz EFI será una gran herramienta para reconocerlos y así hacer las mejoras necesarias.
5. Facilita la comunicación de resultados
Los resultados que se visualizan en este recurso son fácilmente comprensibles y pueden comunicar de forma clara lo que es más importante.
En cuanto a las desventajas, podemos enumerar las siguientes:
1. Puede ser compleja de calcular
La matriz EFI requiere de un gran nivel de detalle para medir la eficiencia de un proceso o sistema. Esto puede llegar a ser complejo de calcular, especialmente en sistemas grandes o robustos.
2. Puede ser difícil de interpretar
Si no cuentas con ciertos conocimientos en la metodología que debe seguirse, los resultados podrían ser un tanto complicados de interpretar para sacar conclusiones óptimas.
3. Requiere un gran volumen de datos
Si bien esto no siempre aplica, la matriz EFI sí suele necesitar muchos datos para poder medir la eficiencia de un proceso o sistema.
4. No tiene en cuenta todo tipo de factores
Si bien la matriz EFI te permite conocer tus fuerzas y debilidades, tal vez no sea capaz de considerar otros factores, como el impacto ambiental o el bienestar de los empleados.
5. No aplica para todos los proyectos
Si no cuentas con objetivos claros, probablemente los resultados de tu matriz EFI no sean los que buscas. También si no tienes recursos fácilmente medibles.
Ahora que ya conoces qué es la matriz EFI, para qué sirve y cuáles son sus principales ventajas y desventajas, damos paso a una guía para que conozcas la manera en que puedes aplicarla en tu negocio.
Cómo hacer una matriz EFI
- Crea una tabla con cuatro columnas.
- Asigna a cada factor un valor.
- Clasifica tus factores.
- Multiplica el peso con tu calificación.
- Interpreta los resultados.
1. Crea una tabla con datos
Si bien puedes realizar tu matriz EFI en una hoja de papel, las herramientas como Excel u Hojas de Cálculo de Google son más eficaces, ya que podrás realizar cambios y ajustes de manera rápida y simple.
Para empezar, crea una tabla con cuatro columnas y añade las fortalezas y debilidades de tu empresa. Recuerda hacerlo de manera muy específica para obtener la mayor cantidad de datos a comparar y analizar.
2. Asigna a cada factor un valor
Este valor debe ser entre 0,0 (sin importancia) a 1,0 (muy importante). El nivel de importancia corresponde a la industria en donde se desarrolla el negocio.
Es importante que al sumar cada uno de los valores el total sea 1,00. Por lo tanto, pondera con cuidado cada calificación para que tu lista no rebase esta cifra.
3. Clasifica tus factores
Ahora tendrás que asignar una calificación de 1 a 4 a cada factor clave para indicar lo siguiente:
- 1 – Debilidad mayor
- 2 – Debilidad menor
- 3 – Fortaleza menor
- 4 – Fortaleza mayor
Las clasificaciones están basadas en tu empresa, mientras que los valores que incluiste en el paso anterior son respecto a tu industria.
4. Multiplica el peso con tu calificación
Cuando ya cuentes con todos tus valores, entonces ha llegado el momento de multiplicar el peso con la calificación; así obtendrás el valor ponderado. Finalmente, suma todos los resultados para obtener un total.
5. Interpreta los resultados
Los resultados se interpretan cuando cuentes con el total de tu valor ponderado. El resultado debe ser entre 1,00 y 4,00. El promedio es 2,5. Los puntajes por debajo del promedio definen a una empresa con muchas debilidades internas, mientras que un puntaje superior al 2,5 refleja una posición estable y sólida.
Ejemplo de matriz EFI
Al tener en cuenta el proceso anterior para realizar una matriz EFI, te damos un ejemplo de las fortalezas y debilidades de una casa de retiro para adultos mayores.
Con base en la matriz EFI podemos observar que la residencia para adultos mayores cuenta con mucha estabilidad. Sin embargo, no ha sabido actualizarse a la era digital, lo que podría afectarle al momento de acrecentar el número de residentes, aumentar su posicionamiento y llevar una reputación online adecuada.
No obstante, cuenta con grandes fortalezas que, con la estrategia de marketing adecuada y las optimizaciones a su sitio web, pueden destacar y lograr que su posicionamiento aumente en menor tiempo de lo esperado. Después de todo, el prestigio y la experiencia la respaldan.
La matriz EFI es una gran herramienta de estrategia para tu empresa, con la que podrás conocer las áreas que necesitan mejorar y las que hay que seguir manteniendo en buen funcionamiento. Esto le permitirá a tu negocio crecer gracias a sus fortalezas e ir aminorando poco a poco las debilidades.
