Cómo gestionar fácilmente los datos de los clientes en múltiples aplicaciones

En un mundo ideal, tu empresa tiene los datos de los clientes almacenados de forma impecable y sabes exactamente dónde encontrar el correo electrónico del contacto correcto; además sabes cuándo se convirtieron en clientes y quién de tu equipo habló con ellos por última vez, así como todos tus datos están segmentados, actualizados y confiables.

Si esta no es tu realidad todavía, no te preocupes. En este artículo te diremos cómo gestionar los datos de tus clientes en múltiples aplicaciones de forma fácil. 

Es muy común que los datos de los clientes se conviertan en un caos, especialmente cuando tu empresa usa múltiples aplicaciones. A pesar de que tus datos sean un desastre, ponerlos en orden es posible y más fácil de lo que piensas.

Antes de mostrarte cómo mantener los datos actualizados y confiables en todas partes, incluso cuando utilizas varias aplicaciones diferentes, primero analicemos por qué esta práctica es tan importante. 

¿Por qué es tan importante la gestión de datos del cliente?

Cuando los datos de tus clientes son un desorden es probable que enfrentes estas situaciones:

• Silos de datos o piezas de información a las que solo ciertas personas tienen acceso. 
• Datos contradictorios en diferentes aplicaciones (o la misma aplicación), por lo que no puedes saber qué es exacto o confiable.
• Experiencias deficientes de los clientes, ya que careces de datos y conocimientos para personalizar las interacciones. 

La verdad es que organizar los datos de tus clientes no se trata solo de facilitarte la vida. Es importante ofrecer a tus clientes una experiencia integrada cuando interactúan con tu empresa, sin importar con quién estén hablando y en qué departamento. 

El 87% de los clientes piensa que las marcas deben esforzarse más para brindar una experiencia consistente; por eso, es esencial que consideres todos los puntos diferentes de contacto en tu organización. 

Cuando un cliente interactúa con tu empresa, ya sea con el departamento de ventas, marketing, soporte técnico, administración y facturación, es necesario ofrecer respuestas rápidas a sus problemas y no tener que repetir su historia una y otra vez con diferentes personas. De esta forma garantizas una experiencia sobresaliente al cliente. 

Recuerda que los clientes quieren ser tratados como personas en lugar de ser solo un mensaje más o un número de ticket de soporte. Esto no puedes lograrlo si no tienes los datos adecuados para identificar quiénes son y cómo han interactuado con tu empresa. 

¿Dónde están los datos de tus clientes?

Es probable que los datos de tus clientes estén almacenados en diferentes lugares y esto podría incluir:

• CRM
• Software de soporte al cliente
• Plataforma de encuestas de satisfacción del cliente
• Chat en vivo
• Bandejas de entrada de redes sociales

Si estos sistemas están aislados o la información se encuentra desconectada de tus otras aplicaciones y es inaccesible para otras personas, es probable que te enfrentes a silos de datos, datos inconsistentes y las malas experiencias de los clientes que mencionamos anteriormente. 

Para una gestión de datos más fluida, tus aplicaciones deben poder comunicar datos de forma bidireccional, en un idioma que cada aplicación comprenda. 

¿Cómo puedes gestionar los datos de tus clientes en diferentes aplicaciones?

A continuación, te mostraremos algunos ejemplos de cómo los datos de tus clientes podrían interactuar entre diferentes aplicaciones. 

Por ejemplo, digamos que estás usando HubSpot como tu CRM, Microsoft Dynamics como tu software de atención al cliente y Zendesk para el chat en vivo. 

Con el Software de sincronización de datos de HubSpot puedes conectar los puntos entre ellos con una sincronización bidireccional. Esto te permite que los datos fluyan entre tus aplicaciones en dos direcciones, enriqueciendo los datos de tus clientes en tu pila de software. 

Comencemos con un ejemplo sobre cómo conectar los datos de los clientes entre Microsoft Dynamics y el CRM de HubSpot.

Hemos optado por sincronizar los contactos que están categorizados como «lead activo» en Microsoft Dynamics.

En el lado de HubSpot de la sincronización, esos contactos pasarán a una lista llamada «leads fantásticos».

Para garantizar que los datos se almacenan correctamente en cada aplicación de acuerdo con la estructura que utilizan, puedes revisar el mapeo de campos antes de iniciar la sincronización.

Esto permite que el Software de sincronización de datos de HubSpot sepa que «Nombre de la empresa» en HubSpot y «Nombre de la cuenta» en Microsoft Dynamics significan lo mismo, por lo que puedes relacionar todos los datos en cada uno.

Puedes hacer el mismo proceso para conectar los datos del cliente entre tus otras aplicaciones, como Zendesk para el chat en vivo de tu sitio web. 

Para cada sincronización que configures, puedes elegir cuál aplicación tiene los datos autorizados si hay una discrepancia.

4 buenas prácticas para la gestión de datos de clientes

1. Mantén datos limpios y precisos en cada aplicación

Los datos generales de tus clientes son la suma de sus partes, por lo que es importante mantener los datos de cada aplicación actualizados y confiables. Para ello, puedes seguir nuestros consejos para limpiar los datos de tus clientes, incluida la eliminación de duplicados y la información obsoleta. 

2. Utiliza la segmentación para una organización clara

Segmentar los datos de tus clientes en cada aplicación es una práctica muy poderosa que te permite ofrecer una experiencia de cliente fantástica, ya que aumenta la satisfacción y reduce la rotación. Considera que un aumento del 10% en la puntuación de satisfacción del cliente (CSAT) de una empresa puede conducir a un aumento del 12% en la confianza de los clientes. 

Por ejemplo, si sabes que tu cliente pertenece a segmentos de clientes con sede en Panamá y está suscrito a un plan premium donde paga por tu complemento de marketing digital, puedes usar la automatización para enviarle las experiencias y mensajes más personalizados.

También puedes utilizar la segmentación en tu estrategia de integración de datos, sincronizando las etiquetas, los grupos y las membresías de listas que tienes en tus aplicaciones clave.

Además, con el mapeo de campo puedes decirle al Software de sincronización de datos de HubSpot que la «etiqueta A» en una aplicación puede contener los mismos datos que el «atributo A» en otra aplicación. Esto podría incluir cualquier tipo de datos, como industria, puntuación de satisfacción del cliente o plan de suscripción.

3. Sincronízalos de forma bidireccional

Hay varias formas de conectar tus datos entre aplicaciones, ya que puedes utilizar integraciones nativas que ofrecen tus proveedores de software o automatizaciones por desencadenantes de activación. No obstante, cuando se trata de los datos de tus clientes, lo mejor es una sincronización bidireccional.

Esto refleja los datos entre dos aplicaciones, actualizando una tan pronto como algo cambia en la otra. Esta es la forma más confiable de hacer que tus datos sean fácilmente accesibles para todos tus equipos en todas las herramientas.

4. Haz las cosas simples

Como ocurre con muchas cosas en la vida y el trabajo, la gestión de datos de clientes más eficaz es sencilla y esto puede significar:

• Estandariza la organización de datos. Por ejemplo, tener un atributo para «Industria», en lugar de superponer diferentes atributos para «Sector», «Tipo de negocio» e «Industria».
• Decide qué datos sincronizar. En lugar de sincronizar todo, puedes elegir los datos relevantes y reveladores que enriquecen cada aplicación, en lugar de agregar elementos innecesarios.
• Diseña procesos y documentación claros para agregar, editar y ver los datos de tus clientes, con el fin de facilitarles la vida a ti y a tus colegas. 

Da el paso siguiente en optimizar la gestión de datos de tus clientes: comienza tu prueba gratuita del Software de sincronización de datos de HubSpot. Con una sincronización bidireccional entre tus aplicaciones, brindarás a tu equipo el acceso a datos actualizados y correctos en todas partes y darás una experiencia de cinco estrellas a tus clientes.