Reuniones virtuales efectivas: 12 consejos prácticos

Ya sea que te encuentres con colegas que trabajan desde casa o con clientes ubicados a medio mundo de distancia, organizar una reunión virtual productiva y efectiva puede ser un desafío.

Cuando nos encontramos cara a cara con las personas puede ser más fácil comunicarnos de manera eficiente y evaluar cómo se sienten y reaccionan ante diferentes ideas. Cuando conversamos virtualmente debemos liderar la sesión de formas especiales.

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Si bien las reuniones remotas probablemente nunca alcanzarán el mismo nivel de intimidad que las reuniones cara a cara, hay maneras de hacerlas más eficaces y fructíferas.

Tipos de reuniones virtuales

Algunos tipos comunes de reunión son:

• Reuniones individuales: son conversaciones uno a uno donde lo relevante es conocer el avance u opinión de un solo colaborador.
• Reuniones de equipo: están conformadas por tres o más personas con un objetivo en común.
• Reuniones de única ocasión: se dan de manera aislada, para discutir un tema específico que no requerirá seguimientos.
• Reuniones periódicas: sirven para llevar a cabo seguimientos mensuales, quincenales o incluso semanales respecto de un proyecto o para registrar las metas alcanzadas en un equipo.
• Webinars: los también conocidos como seminarios web por lo regular son de única ocasión; su fin es compartir conocimientos por parte de expertos.

Para ayudarte a lograr que tus reuniones virtuales sean excelentes, te presentamos algunos consejos prácticos y errores a evitar.

1. Elige la herramienta de reuniones remotas adecuada para tus necesidades

Quizás lo más importante sobre la ejecución de una reunión virtual es la herramienta que utilizas para llevarla a cabo. Diferentes arreglos de equipo y reuniones pueden requerir distintos tipos de herramientas. Si te reúnes con alguien por primera vez, o lo haces con personas en un país cuyas herramientas de reunión no se conocen, considera preguntar con anticipación cuáles son más favorables para ellos. Recuerda que muchas personas no están familiarizadas con todas ellas, y no te recomendamos agregar ningún estrés a la reunión en torno a la logística.

A continuación te mostramos una lista de algunas herramientas para realizar reuniones virtuales:

• GoToMeeting: este es un programa de reuniones en línea muy completo y confiable que cuenta con pantalla compartida y excelente calidad de llamadas.
• Hangouts de Google: esta suele ser a menudo una de las opciones más convenientes, gracias a la presencia de Google, en especial si se está utilizando Google Calendar para administrar la agenda.
• Join.me: esta es una herramienta ideal para reuniones de pantalla compartida que requieran ser rápidas y fáciles.
• Zoom: esta plataforma permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla.
• Dialpad: esta herramienta no utiliza números de PIN de reunión; esto permite una experiencia de llamada de conferencia menos complicada y también permite compartir pantalla.
• Skype: esta es una buena opción para chatear con gente de todo el mundo, aunque a veces puede ser de uso más difícil para algunos usuarios. 

Si quieres conocer más opciones, visita nuestro artículo acerca de los mejores programas para videoconferencias.

2. Incluye una opción de acceso telefónico

Muchas herramientas de reuniones remotas están diseñadas para funcionar principalmente por medio de conexiones a Internet. Pero ¿qué sucede si la conexión a internet de alguien se cae o se ralentiza? Es importante dar la opción para que la gente escuche la reunión sin necesidad de estar conectado a internet y que pueda hacerlo a través de un teléfono.

3. Ten en cuenta las diferentes zonas horarias

Si eres tú quien está programando la reunión, asegúrate de hacerla a un horario que funcione para todos los asistentes. No hay nada peor que darse cuenta de que se ha convocado a las 6:00 a. m. de la hora local, o en la noche, cuando normalmente ya se tienen otros planes.

Existen muchas aplicaciones para tener en cuenta la zona horaria. Nosotros te recomendamos Diferencia horaria y World Time Zone:

4. Evita reprogramar o cancelar en el último minuto

¿Tienes que reprogramar o cancelar una reunión virtual de última hora? Lo importante es cómo lo haces. Antes de que simplemente cambies la hora de la invitación del calendario, ponte en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué inconvenientes podrías estar causándoles? ¿Qué planes y arreglos especiales podrían haber hecho alrededor de la reunión?

Una reunión virtual es un compromiso. En la mayoría de las circunstancias, reprogramar o cancelar en el último minuto es irrespetuoso. Si realmente tienes que hacerlo, envía una nota personal disculpándote y explicando la situación.

5. Aclara cómo se conectarán los asistentes

Aquí es donde entra la descripción en la invitación del calendario. No asumas que las personas verán de inmediato el enlace de la reunión que adjuntaste en la invitación del calendario. Hay que ser muy claros con las instrucciones sobre cómo todos se pueden conectar, a fin de que lo identifiquen en un solo lugar.

Aquí hay algunos detalles para incluir:

• Repite el nombre de la reunión, la fecha, la hora con zona horaria y la duración.
• «¿CÓMO UNIRSE?», seguido de la información de la reunión, como el número de PIN de la reunión, el número de marcación y cualquier código de acceso o sitio web.
• Información de contacto para aquellos que puedan tener problemas de conexión.

Además, especifica de antemano si se requiere la cámara encendida. ¿Alguna vez te uniste a una llamada con video encendido cuando todos los demás lo habían apagado? No dejes que esto les suceda a tus clientes.

Un consejo profesional: si te comunicas con varias personas en una reunión virtual remota, solicita que activen el video. Esto ayuda a las personas a mantenerse enfocadas cuando saben que todos pueden verlas. Además, permite que cada asistente se identifique personalmente con sus colegas remotos.

6. Escoge tu ubicación de manera sabia

Ten en cuenta dónde te encuentras y lo que está sucediendo a tu alrededor. Ciertas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso si estás en casa. Y aunque probablemente sea adorable cuando tu perro salta sobre tu regazo y mira a la cámara, es mejor dejar que las mascotas salgan a jugar antes de que comiences una reunión.

7. Cuenta con otro punto de acceso a internet como el celular

Siempre existe la posibilidad de que el wifi falle justo antes de que comience la reunión. No dejes que te invada un sentimiento de pánico. Afortunadamente, la mayoría de los teléfonos inteligentes tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso móvil a internet. Y esto puede salvarte en múltiples ocasiones.

Ten en cuenta que puedes sobrepasar el uso de datos y tal vez será más costoso. Dependiendo de tu dispositivo, podrás controlar la cantidad de datos que estás utilizando. Sin embargo, si estás en apuros, podría valer la pena.

Cómo hacer de tu iPhone un punto de acceso móvil

Dirígete a «Configuración» > «Datos celulares» o «Configuración» > «Compartir Internet», toca para activar el punto de acceso. Luego, sigue las instrucciones en la pantalla.

Cómo hacer del teléfono Android un punto de acceso móvil

Los nombres exactos del menú pueden variar ligeramente, pero para la mayoría de los teléfonos Android, ve a «Configuración» > «Internet y redes» > «Conexión mediante dispositivos móviles». Aquí, puedes elegir entre algunas opciones de anclaje diferentes, junto con la opción de dar un cifrado seguro a tu punto de acceso, si es que te encuentras en una ubicación pública. 

8. Únete a la reunión cinco minutos antes

Ya sea que estés programando la reunión o simplemente asistiendo a ella, no pierdas el tiempo valioso de la reunión resolviendo problemas si algo sale mal. Siempre que sea posible, destina por lo menos cinco minutos antes de la cita programada para enlazarte.

9. Presenta a todos los asistentes desde el principio

Es una forma agradable de comenzar la reunión. Esto les permite a todos saber quién está realmente presente, tanto en la sala de la oficina principal como por teléfono.

10. Silencia cualquier otro sonido que distraiga

Silencia tu micrófono mientras otros se presentan. De esta forma, eliminas cualquier ruido de fondo que puede resultar molesto.

En la misma línea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si estás compartiendo tu pantalla con el grupo. Es muy molesto para los demás ver ventanas emergentes en la pantalla, además de que distraen su atención de la información que estás presentando.

11. No te disculpes demasiado si las personas comienzan a hablar al mismo tiempo

Imagina que condujeras hasta una intersección de cuatro vías y te encuentras con otros autos que llegan al mismo tiempo. Todos hacen gestos y se dicen unos a otros: «Tú vas», «No, tú vas», «¡No, está bien, tú vas!» y, por eso, todos se detienen.

Eso es lo que sucede cuando las personas intentan hablar en reuniones remotas. Es inevitable que dos o tres personas intervengan al mismo tiempo. En ese punto, una persona debería tomar la iniciativa, en lugar de pedir disculpas, y hablar.

12. Solicita comentarios de las personas sobre cómo se sienten o qué piensan durante la reunión

Cuando las personas acuden a reuniones virtuales, especialmente si no hay video involucrado, se está perdiendo la capacidad de leer expresiones faciales y lenguaje corporal. Por eso puede ser útil solicitar comentarios sobre cómo se sienten las personas durante la llamada.

Cada cinco o diez minutos, pregunta a los asistentes cómo se sienten y si tienen alguna inquietud. Esto ayudará a las personas que están participando en la reunión virtual a sentirse involucradas y saber que son escuchados y atendidos. También te permitirá realizar un seguimiento del estado de ánimo durante la reunión.

Errores a evitar en una reunión virtual

1. No reconocer las equivocaciones

Aunque mucha gente lo sabe, un momento muy común en las reuniones virtuales es esconder los errores debajo de la alfombra y actuar como si no hubieran sucedido. No obstante, la mayoría de las personas notan los errores e ignorarlos puede crear una sensación de incomodidad.

Todos somos conscientes de que la adaptación a los nuevos procesos puede resultar difícil, por lo que, por supuesto, habrá problemas inesperados.

Jon Dick, Vicepresidente Senior de Marketing de HubSpot, está de acuerdo y su consejo es relativamente sencillo: «Como dice el viejo refrán, "Si no puedes ocultarlo, muéstralo". ¿No se comparten las diapositivas? ¿Niños irrumpiendo en la habitación? ¿No tienes el micrófono silenciado? No te estreses: solo ríe, relájate y reconócelo».

2. No tener un plan de respaldo para los fallos tecnológicos

Un micrófono o un PowerPoint que no funcione bien no hará fracasar la reunión en persona, pero sí que hará que se cierre la virtual. Por ello, Ashley Ladd, Gerente del equipo de Diversidad, Inclusión y Pertenencia de HubSpot, afirma que no tener un plan de respaldo tecnológico para tu reunión virtual es un error.

Ladd dice: «La conexión a Internet siempre es estable hasta que la necesitamos, por lo que tener un plan de respaldo garantiza una ejecución impecable de tus eventos y menos preocupaciones por la interrupción de tu conexión o de la reunión».

Tu plan B puede incluir cosas como un copresentador designado, ya sea un compañero de equipo o un amigo que se haga cargo si algo va mal o mientras solucionas cualquier problema: «Lo peor es cuando tienes que dedicar tiempo a revisar tu conexión y eso interrumpe el flujo de la reunión».

3. Dejar de lado el debate y la colaboración

Uno de los mejores aspectos de las reuniones es la colaboración y el debate que surgen de la participación de los asistentes. Las reuniones virtuales dificultan notablemente este aspecto, y a menudo se caracterizan por lo contrario.

Becca Stamp, Especialista Senior en Aprendizaje y Desarrollo de HubSpot, dice que un error común es no dejar espacio para la conversación. Su solución es hacer un esfuerzo especial para fomentarla: «Es importante dar a todo el mundo espacio para salir del silencio y contribuir a lo largo de la sesión. Los participantes pueden aportar mucho valor, tanto por medio del debate como del chat».

Jill Noonan, Facilitadora Senior de HubSpot, secunda este consejo y dice: «Crea interacción siempre que sea posible. Ya sea en persona o de forma virtual, escuchar la presentación sin ninguna interacción o conversación puede ser agotador para los que escuchan. Si estás presentando en un entorno virtual y alguien hace una pregunta, ábrela para la discusión del grupo».

4. Olvidar la inclusión y la accesibilidad

Tanto si la reunión es presencial como virtual, es fundamental tener en cuenta y priorizar la inclusión y la accesibilidad.

Opta por utilizar un software que añada subtítulos para la transcripción de voz; escribe un texto alternativo de las imágenes para los dispositivos de lectura en pantalla y sé consciente de las diferentes experiencias que pueden tener los asistentes.

Ben Pereira, Gerente del Programa de Diversidad, Inclusión y Pertenencia de HubSpot, afirma que una forma sencilla de demostrar que te preocupas por la diversidad y la pertenencia es animar a los asistentes a poner pronombres en sus usuarios. Dice: «Añade pronombres a tu nombre de Zoom como una forma de mostrar la inclusión durante las reuniones virtuales, y anima a tus compañeros de equipo a hacerlo también».

5. Intentar hacer varias cosas a la vez

Si utilizas un ordenador personal, puede ser especialmente difícil mantener la concentración porque todo lo que te gusta está ahí mismo, delante de ti. Ver tu correo electrónico puede convertirse en diez minutos de distracciones que te alejen de la reunión.

Por eso, un error común es realizar varias tareas a la vez durante las reuniones. Dick dice: «Ser multitarea durante las reuniones es una forma de sentirse desinformado y sin rumbo al final del día». ¿La solución? Fácil: «Silencia las notificaciones y cierra tu email».

6. No animar a los ponentes y anfitriones

No asumas que alguien puede estar más cómodo durante una reunión virtual porque no está frente a una audiencia en persona. Puede ser igual de angustioso enfrentarse a una pantalla llena de caras que mirar fijamente a una sala llena de gente. No obstante, el apoyo que la gente recibe de los asistentes durante las reuniones en persona, como los aplausos, puede ser alentador y hacer que los anfitriones se sientan más cómodos. Por desgracia, este apoyo suele faltar en las reuniones virtuales.

Aunque no se pueda aplaudir, Dick dice que sigue siendo esencial mostrar ánimo virtualmente, ya que puede resultar extraño hacer una presentación sin ninguna reacción por parte de la audiencia. Dice: «Entra en la ventana de chat para animar a la gente cuando está presentando. Es alentador y ayuda a la gente a sentir que estás escuchando».

7. No dejar espacio para el networking

Como las reuniones virtuales se producen en un dispositivo digital, los asistentes no tienen más interacción con sus compañeros cuando terminan. Stamp dice que olvidarse de la charla casual puede ser perjudicial, ya que este tiempo brinda a la gente la oportunidad de establecer redes, conocerse y relajarse.

Sobre la incorporación de los empleados de HubSpot, dice: «Hemos visto un valor increíble en pasar de cinco a diez minutos adicionales en Zoom al final de cada sesión. Crea el ambiente de la oficina en persona, y estas conversaciones nos ayudan a construir más comunidad entre equipos».

8. Ser impersonal

Es posible que te sientas presionado para mostrar un lado más pulido de ti mismo durante las reuniones virtuales. En algunos casos, como cuando los ejecutivos se dirigen a sus equipos, tiene sentido y se espera que la experiencia sea más corporativa y formal. Aun así, ser demasiado pulido a veces puede hacerte parecer un robot, lo que disminuye la calidez hacia tu audiencia.

Los entornos de reunión robóticos también pueden resultar aburridos y poco atractivos. El consejo de Noonan es mostrar calidez por medio de la personalización. Dice: «La calidez es extremadamente importante. Saber cuándo y dónde utilizar ejemplos personales o mostrar vulnerabilidad genera confianza y demuestra que todos estamos en el mismo camino».

9. No divertirse

Aunque ser anfitrión puede ser estresante, Ladd y Stamp dicen que es esencial divertirse.

Ladd recuerda una reunión de la comunidad BLACKhub en el que los asistentes jugaron a un juego llamado Esto o Aquello. Dice: «Hicimos una edición del Mes de la Historia Afroestadounidense, así que nuestro juego presentaba a los líderes negros en los deportes, el cine, el espíritu emprendedor y más. Teníamos unas ocho diapositivas diferentes; fue una forma divertida, rápida y fácil de hacer que todos interactuaran y participaran».

Stamp también deja espacio para estos momentos durante las reuniones de incorporación: «Programamos cafés, almuerzos o reuniones vespertinas para ayudar a los asistentes a hacer conexiones. Esto da a nuestros nuevos contratados un espacio para conocerse de una manera auténtica y más personal».

¡Ya tienes todo lo que necesitas! Pon en práctica estos consejos y lidera tu reunión virtual con confianza, sin olvidar el lado humano.