Ya sea que te encuentres con colegas que trabajan desde casa o con clientes ubicados a medio mundo de distancia, organizar una reunión virtual productiva y efectiva puede ser un desafío.

Cuando nos encontramos cara a cara con las personas puede ser más fácil comunicarnos de manera eficiente y evaluar cómo se sienten y reaccionan ante diferentes ideas. Cuando conversamos virtualmente debemos liderar la sesión de formas especiales.

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Si bien las reuniones remotas probablemente nunca alcanzarán el mismo nivel de intimidad que las reuniones cara a cara, hay maneras de hacerlas más eficaces y fructíferas. Para ayudarte a lograrlo, te presentamos 12 consejos prácticos.

 

12 consejos para hacer tus reuniones virtuales mças efectivas

1. Elige la herramienta de reuniones remotas adecuada para tus necesidades

Quizás lo más importante sobre la ejecución de una reunión virtual es la herramienta que utilizas para llevarla a cabo. Diferentes arreglos de equipo y reuniones pueden requerir distintos tipos de herramientas. Si te reúnes con alguien por primera vez, o lo haces con personas en un país cuyas herramientas de reunión no se conocen, considera preguntar con anticipación cuáles son más favorables para ellos. Recuerda que muchas personas no están familiarizadas con todas ellas, y no te recomendamos agregar ningún estrés a la reunión en torno a la logística.

A continuación te mostramos una lista de algunas herramientas para realizar reuniones virtuales:

  • GoToMeeting: este es un programa de reuniones en línea muy completo y confiable que cuenta con pantalla compartida y excelente calidad de llamadas.
  • Hangouts de Google: esta suele ser a menudo una de las opciones más convenientes, gracias a la presencia de Google; en especial si se está utilizando Google Calendar para administrar la agenda.
  • Join.me: esta es una herramienta ideal para reuniones de pantalla compartida que requieran ser rápidas y fáciles.
  • Zoom: esta plataforma permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla.
  • Uber Conference: esta herramienta no utiliza números de PIN de reunión; esto permite una experiencia de llamada de conferencia menos complicada y también permite compartir pantalla.
  • Skype: esta es una buena opción para chatear con gente de todo el mundo, aunque a veces puede ser de uso más difícil para algunos usuarios. 

2. Incluye una opción de acceso telefónico

Muchas herramientas de reuniones remotas están diseñadas para funcionar principalmente a través de conexiones a Internet. Pero ¿qué sucede si la conexión a internet de alguien se cae o se ralentiza? Es importante dar la opción para que la gente escuche la reunión sin necesidad de estar conectado a internet y pueda hacerlo a través de un teléfono.

3. Ten en cuenta las diferentes zonas horarias

Si eres tú quien está programando la reunión, asegúrate de hacerla a un horario que funcione para todos los asistentes. No hay nada peor que darse cuenta de que se ha convocado a las 6:00 a.m. de la hora local, o en la noche, cuando normalmente ya se tienen otros planes.

Existen muchas aplicaciones para tener en cuenta la zona horaria. Nosotros te recomendamos Diferencia horaria y World Time Zone:

4. Evita reprogramar o cancelar en el último minuto

¿Tienes que reprogramar o cancelar una reunión virtual de última hora? Lo importante es cómo lo haces. Antes de que simplemente cambies la hora de la invitación del calendario, ponte en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué inconvenientes podrías estar causándoles? ¿Qué planes y arreglos especiales podrían haber hecho alrededor de la reunión?

Una reunión virtual es un compromiso. En la mayoría de las circunstancias, reprogramar o cancelar en el último minuto es irrespetuoso. Si realmente tienes que hacerlo, envía una nota personal disculpándote y explicando la situación.

5. Aclara cómo se conectarán las personas

Aquí es donde entra la descripción en la invitación del calendario. No asumas que las personas verán de inmediato el enlace de la reunión que adjuntaste en la invitación del calendario. Hay que ser muy claros con las instrucciones sobre cómo todos se pueden conectar, a fin de que lo identifiquen en un solo lugar.

Aquí hay algunos detalles para incluir:

  • Repite el nombre de la reunión, la fecha, la hora + zona horaria y la duración.
  • «¿CÓMO UNIRSE?», seguido de la información de la reunión, como el número de PIN de la reunión, el número de marcación y cualquier código de acceso o sitio web.
  • Información de contacto para aquellos que puedan tener problemas de conexión.

Además, especifica de antemano si se requiere la cámara encendida. ¿Alguna vez te uniste a una llamada con video encendido cuando todos los demás lo habían apagado? No dejes que esto les suceda a tus clientes.

Un consejo profesional: si te comunicas con varias personas en una reunión virtual remota, solicita que activen el video. Esto ayuda a las personas a mantenerse enfocadas cuando saben que todos pueden verlas. Además, permite que cada asistente se identifique personalmente con sus colegas remotos.

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6. Escoge tu ubicación de manera sabia

Ten en cuenta dónde te encuentras y lo que está sucediendo a tu alrededor. Ciertas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso si estás en casa. Y aunque probablemente sea adorable cuando tu perro salta sobre tu regazo y mira a la cámara, es mejor dejar que las mascotas salgan a jugar antes de que comiences una reunión.

7. Cuenta con otro punto de acceso a internet como el celular

Siempre existe la posibilidad de que el Wi-Fi falle justo antes de que comience la reunión. No dejes que te invada un sentimiento de pánico. Afortunadamente, la mayoría de los teléfonos inteligentes tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso móvil a internet. Y esto puede salvarte en múltiples ocasiones.

Ten en cuenta que puedes sobrepasar el uso de datos y tal vez será más costoso. Dependiendo de tu dispositivo, podrás controlar la cantidad de datos que estás utilizando. Sin embargo, si estás en apuros, podría valer la pena.

  • Cómo hacer de tu iPhone un punto de acceso móvil

Dirígete a «Configuración» > «Datos celulares» o «Configuración» > «Compartir Internet», toca para activar el punto de acceso. Luego, sigue las instrucciones en la pantalla.

  • Cómo hacer de su teléfono Android un punto de acceso móvil

Los nombres exactos del menú pueden variar ligeramente, pero para la mayoría de los teléfonos Android, ve a «Configuración» > «Internet y redes» > «Conexión mediante dispositivos móviles». Aquí, puedes elegir entre algunas opciones de anclaje diferentes, junto con la opción de dar un cifrado seguro a tu punto de acceso, si es que te encuentras en una ubicación pública. 

8. Únete a la reunión cinco minutos antes

Ya sea que estés programando la reunión o simplemente asistiendo a ella, no pierdas el tiempo valioso de la reunión resolviendo problemas si algo sale mal. Siempre que sea posible, destina por lo menos cinco minutos antes de la cita programada para enlazarte.

9. Presenta a todos los asistentes desde el principio

Es una forma agradable de comenzar la reunión. Esto les permite a todos saber quién está realmente presente, tanto en la sala de la oficina principal como por teléfono.

10. Silencia cualquier otro sonido que distraiga

Silencia tu micrófono mientras otros se presentan. De esta forma, eliminas cualquier ruido de fondo que puede resultar abrumador.

En la misma línea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si estás compartiendo tu pantalla con el grupo. Es muy molesto para los demás ver ventanas emergentes en la pantalla, además de que distraen su atención de la información que estás presentando.

11. No te disculpes demasiado si las personas comienzan a hablar al mismo tiempo

Imagina que condujeras hasta una intersección de cuatro vías y te encuentras con otros autos que llegan al mismo tiempo. Todos hacen gestos y se dicen unos a otros: «Tú vas», «No, tú vas», «¡No, está bien, tú vas!» y, por eso, todos se detienen.

Eso es lo que sucede cuando las personas intentan hablar en reuniones remotas. Es inevitable que dos o tres personas intervengan al mismo tiempo. En ese punto, una persona debería tomar la iniciativa, en lugar de pedir disculpas, y hablar.

12. Solicita comentarios de las personas sobre cómo se sienten o qué piensan durante la reunión

Cuando las personas acuden a reuniones virtuales, especialmente si no hay video involucrado, se está perdiendo la capacidad de leer expresiones faciales y lenguaje corporal. Por eso puede ser útil solicitar comentarios sobre cómo se sienten las personas durante la llamada.

Cada cinco o diez minutos, pregunta a los asistentes cómo se sienten y si tienen alguna inquietud. Esto ayudará a las personas que están participando en la reunión virtual a sentirse involucradas y saber que son escuchados y atendidos. También te permitirá realizar un seguimiento del estado de ánimo durante la reunión. 

 

¡Ya tienes todo lo que necesitas! Pon en práctica estos consejos y lidera tu reunión virtual con confianza.

 

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Publicado originalmente en marzo 30 2020, actualizado mayo 22 2020

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