Cómo implementar webhooks en HubSpot

Si estás usando HubSpot, es probable que también estés utilizando otros sistemas junto con esta plataforma. Todos esos sistemas proporcionan un propósito específico para diferentes partes de tu negocio.

Por ejemplo, tu equipo de ventas puede operar desde otro CRM, pero tu equipo de marketing aprovecha HubSpot para las acciones en la parte superior del ciclo de ventas y la automatización de correos electrónicos. O quizá tienes una base de datos externa de clientes que usan tu servicio y estás generando campañas de marketing, vendiendo y ofreciendo soporte a estas personas, todo desde HubSpot.

De acuerdo con un informe realizado por Chief Martec, el panorama de la tecnología de marketing se ha transformado en los últimos nueve años. Hay más de 8.000 aplicaciones en este momento en comparación con poco más de 150 en 2011. Eso representa una tasa de crecimiento del 5,33 %.

Es importante asegurarse de que estos sistemas se mantengan sincronizados entre sí, ya que así cada equipo funciona con la información más actualizada. Además, también garantizas la optimización del uso de tus datos en múltiples sistemas y reduces los silos, que se dan cuando solo un grupo de personas tiene la capacidad de acceder a información importante.

HubSpot proporciona varias API diferentes que te permiten interactuar con los datos de tu portal. Además de esto, la plataforma brinda la oportunidad de aprovechar lo que se conoce como webhook. Ambos juegan un papel importante al integrar sistemas entre sí y en este artículo veremos cómo implementar webhooks dentro de HubSpot específicamente usando:

• API de webhooks (desde el plan gratuito)
• API de extensiones de workflows (desde cualquier plan Pro)
• Acción de webhook con bots/workflows (desde Operations Hub Pro)

Antes de entrar en detalles, es importante comprender qué es un webhook y en qué se diferencia de una API.

¿Qué es un webhook y en qué se diferencia de una API?

Un webhook es una forma de ser notificado si algo sucede en un sistema sin tener que verificarlo en busca de cambios una y otra vez. Los webhooks son la forma en que los servicios iPaaS como el Software de sincronización de datos de HubSpot y Zapier funcionan. Cuando se te notifique, puedes accionar los datos y actualizar cualquier otro sistema tecnológico que uses.

Por otro lado, una API es una forma de «solicitar» o «pasar» información de forma proactiva hacia y desde un sistema. La diferencia clave entre los dos es que con un webhook el sistema proporciona la información de forma proactiva; con una API solicitas la información de forma proactiva.

Aquí hay un diagrama que destaca las diferencias generales. Observa cómo con una API continuamente hacemos solicitudes a pesar de que los datos nunca cambian (no son demasiado eficientes). Con un webhook, simplemente le decimos al servidor una vez que nos avise si sucede algo:

Si bien las API desempeñan un papel importante en cerrar la brecha entre sistemas dispares, usarlas junto con webhooks puede ayudarte a hacer una conexión más eficiente y sólida.

Imagina que tienes un amigo al que le envías mensajes de texto continuamente preguntándole cuándo tendrá una fiesta. Ese texto representa una solicitud de API e independientemente de cuántas veces preguntes, la respuesta seguirá siendo la misma: no hay una celebración todavía.

En lugar de eso, le dices a tu amigo que simplemente te notifique la próxima vez que vaya a tener una fiesta para que no tengas que seguir enviándole mensajes al respecto. Esto representa un webhook. Es un uso mucho más eficiente de tu tiempo y el de tus amigos.

Ventajas de los webhooks

• Optimizan el uso de la API: es posible que realices solicitudes API durante el día solo para descubrir que la información no ha cambiado. Con un webhook, se te notificará tan pronto como cambien los datos sin la necesidad de verificar explícitamente varias veces durante el día. Esto también te ayudará a reducir tus gastos de uso de la API.
• Sincronizan de forma constante los datos: es posible que desees mantener tus sistemas sincronizados casi en tiempo real. Al usar webhooks, se te avisará tan pronto como suceda algo, en lugar de esperar a que tu integración realice una solicitud con la frecuencia configurada.

Cómo implementar webhooks en HubSpot

Dentro de HubSpot tenemos algunas formas de usar webhooks. Cada uno tiene diferentes casos de uso, fortalezas y debilidades, por lo que es importante que los revises a fondo. También vale la pena señalar que las opciones disponibles dependen de la suscripción de HubSpot que tengas.

1. API de webhooks (desde la versión gratuita)

La API de webhooks está disponible para todas las suscripciones, desde las gratuitas hasta las empresariales. Te permite crear una aplicación que se suscribe a varios eventos que ocurren dentro de cualquier portal que tenga tu aplicación instalada. Esos eventos incluyen creaciones de contactos, empresas y acuerdos, eliminaciones y actualizaciones de propiedades. Así se ve la plataforma al crear esas suscripciones:

Puedes crear hasta 1.000 suscripciones por aplicación. En la actualidad, los tickets no son compatibles con la API de webhooks, pero hay planes para introducir la función.

Si estás buscando una manera fácil de suscribirte a los cambios que ocurren en el CRM para mantener los datos sincronizados, la API de webhooks es la opción perfecta. Si necesitas más flexibilidad sobre lo que realmente está activando esos webhooks, deberás considerar la API de extensiones de workflows o la acción de webhook en workflows o bots.

2. API de extensiones de workflows (desde los planes Pro):

La API de extensiones de workflows está actualmente disponible para todos los planes Pro y se puede aprovechar en flujos de trabajo basados ​​en contactos. También estamos trabajando para extender esto a todos los demás tipos de flujos de trabajo en un futuro próximo. Con esta API, puedes personalizar las acciones de workflows que envían datos desde HubSpot a una URL de webhook.

Este método tiene ciertas ventajas como:

• Escalabilidad: se puede utilizar para integrar los workflows de HubSpot con otros sistemas, por ejemplo, proveedores de SMS, CRM y de notificaciones push, herramientas de conferencias y de colaboración, etc.
• Disponibilidad: puede ser utilizado por clientes a partir de Pro sin la necesidad de una suscripción empresarial.
• Usabilidad: es mucho más fácil de usar para los usuarios finales al crear workflows y agregar estas acciones según lo necesiten.
• Eficiencia: te permite personalizar la carga útil para que solo obtengas los datos que requiere tu aplicación, por lo que facilita el procesamiento de datos.

A continuación, se muestra un ejemplo de una extensión de workflows muy genérica. Observa cómo, en teoría, podría desencadenar esta acción según cualquier tipo de inscripción. También permite configurar lo que se envía desde HubSpot:

La API de extensiones puede ayudarte. Debes tener en cuenta que solo está disponible dentro de los workflows basados ​​en contactos en este momento. Si estás buscando activar webhooks basados ​​en otros objetos dentro de HubSpot, entonces deberás considerar usar la acción de webhooks en bots o workflows.

3. Webhooks a través de bots/workflows (solo en Operations Hub Professional):

Con cualquier suscripción de Operations Hub Professional, es posible activar webhooks mediante una acción tanto en los bots como en los workflows de HubSpot (conoce la información técnica).

En el caso de los bots, el principal beneficio es que se puede activar un webhook cuando alguien inserte una determinada entrada al bot. Ve cómo funciona esto en relación con los bots; notarás que también pueden esperar una respuesta antes de continuar con la siguiente acción:

En el caso de los workflows, la mayor ventaja es que puedes activar un webhook en todos los tipos de workflows (contacto, empresa, trato, ticket y cuotas) utilizando una variedad de criterios de inscripción diferentes:

Una cosa a tener en cuenta es que no hay una opción para personalizar lo que HubSpot te envía; se te mandará toda la información del objeto inscrito.

Si deseas aprender un poco más sobre los métodos descritos anteriormente, considera ver un breve video sobre cómo funcionan los webhooks (en inglés).

Como viste, hay varias formas de aprovechar los webhooks dentro de HubSpot de acuerdo con tus requisitos específicos y, por supuesto, la suscripción que tengas.