Cómo crear una nota de prensa paso a paso (con ejemplos y plantilla)

Hace diez años, la gente aún confiaba en los periódicos matutinos para obtener noticias. Hoy en día, la gran mayoría de los clientes y prospectos de tu empresa escanean titulares en Twitter o ven las tendencias en su feed de Facebook.

Las personas ahora tienen control sobre dónde, cuándo y cómo consumen información. Como resultado, las relaciones públicas ya no deben enfocarse en alimentar un ciclo tradicional de noticias; se trata de proporcionar contenido relevante en el momento, el lugar y la manera en que lo consumirán tus prospectos, influencers y clientes.

Por eso, al convertir tu estrategia de relaciones públicas en una estrategia inbound podrás crear oportunidades que no existían antes y ganarás un lugar para tu empresa, construyendo una presencia de marca en tu audiencia objetivo. Y eso comienza con las notas de prensa.

Un ritmo regular de noticias significativas puede ayudar a que una empresa se destaque y esté en la mente de los periodistas a lo largo del tiempo. Ahí es donde entra el comunicado de prensa, también conocido como nota de prensa o boletín de prensa. Es una buena herramienta que debes contemplar en un plan de relaciones públicas.

La mayoría de las notas de prensa son concisas y su extensión es de una sola página, o dos páginas como máximo. En última instancia, las empresas quieren proporcionar suficiente información para que los medios de comunicación tengan material para publicar sus propias historias sobre lo que la empresa está anunciando en el comunicado.

Aunque puede ser tentador elaborar una nota de prensa que enaltezca los logros de tu empresa o modifique los hechos para que una historia sea más intrigante para los medios, recuerda esto: las notas de prensa se encuentran en el dominio público, lo que significa que podrán ser vistas por tus clientes y posibles clientes. Entonces, en lugar de pensar en una nota de prensa únicamente como un boleto para obtener cobertura de noticias, también debes considerarla como una pieza valiosa de contenido de marketing.

Si bien no existe una fórmula simple para lo que debes incluir en una nota o comunicado de prensa, aquí te presentamos una lista de los diferentes tipos nota de prensa y el contenido más adecuado para transmitir tu mensaje de la mejor manera.

1. Lanzamientos de nuevos productos o servicios

Esta nota es valiosa para hacer correr la voz sobre las nuevas soluciones que tu organización ofrece a los consumidores. Deberás enfatizar las especificaciones, precios, disponibilidad y cualquier otro detalle del producto o servicio que pueda ser valioso para la audiencia.

2. Fusiones y adquisiciones

Si un cambio organizacional es lo suficientemente notable justifica que redactes una nota de prensa, especialmente para informar a las partes interesadas actuales y futuras sobre el crecimiento y la trayectoria de tu empresa. Por ejemplo, para anunciar una adquisición o fusión, incluye detalles sobre las organizaciones involucradas, cómo se llevó a cabo la fusión o adquisición y las cotizaciones de los equipos de liderazgo.

3. Actualizaciones de producto o servicio

Al igual que en el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, las actualizaciones y expansiones deben difundirse. En este caso tienes que explicar cuál es el cambio, por qué se realizó y cómo beneficia al usuario.

4. Eventos

Las notas de prensa son un componente importante del marketing de eventos para atraer la atención y promoción de los medios de comunicación y otras fuentes de medios. Debes incluir de qué se trata el evento, quién debería asistir, cuándo y dónde se llevará a cabo, los precios y cualquier otro detalle necesario.

5. Grandes inauguraciones

Ya sea que hayas abierto una nueva oficina, que te hayas mudado o estés incursionando en el mercado por primera vez, anuncia los detalles con un comunicado de prensa de inauguración. En este contenido podrás mencionar la fecha y el lugar en que se realizará la gran inauguración, quién participará, cómo se celebrará este gran suceso y el motivo.

6. Nuevas asociaciones o sinergias

Similar a las fusiones y adquisiciones, una nota de prensa que da a conocer las nuevas sinergias es una táctica de marketing de beneficio mutuo. Para ejecutar eficazmente este tipo de comunicado, asegúrate de escribir un resumen sobre cada empresa, por qué se creó la asociación, quiénes se benefician y cualquier detalle importante adicional para las partes interesadas actuales y futuras.

7. Un cambio de marca o rebranding

No es fácil para una empresa comunicar cuando hay un rebranding y, en ocasiones, el mensaje puede resultar confuso. Una forma de hacer que la transición sea más fluida es anunciando cómo se modificó la marca a través de una nota de prensa, que incluya detalles sobre lo que está cambiando, el motivo del rebranding, las fechas de entrada en vigor y las citas del equipo de liderazgo.

8. Promociones/contrataciones ejecutivas

Los ejecutivos a menudo actúan como el rostro de la empresa, por lo que la audiencia debe saber cuándo una persona ha sido promovida y asume nuevas responsabilidades, o cuándo se está incorporando un nuevo líder a la dirección de una empresa.

Una nota de prensa es la puerta de entrada de esta función. Puedes incluir información biográfica para establecer su credibilidad, junto con una foto y otros detalles pertinentes.

9. Premios

Está bien presumir cuando hay excelencia empresarial. Las notas de prensa sobre premios y logros sirven para consolidar a tu organización como una autoridad en tu ámbito. Dicho comunicado debe incluir información sobre la empresa y por qué se otorgó el premio, especificaciones del premio en sí y detalles sobre la ceremonia (si es el caso).

Estructura de una nota de prensa 

Una nota de prensa requiere una estructura clara que jerarquice la información desde lo más importante a lo menos relevante. Esta manera de ordenar es conocida en el periodismo como pirámide invertida. Así que puedes seguir una estructura general como esta:

• Cabeza: consiste en todo lo que va en la parte superior del texto y que anuncia de qué se trata. Por lo general, incluye el título y un subtítulo, aunque algunas notas de prensa suelen utilizar varios subtítulos, como viñetas o bullets, para destacar tres ideas que complementan o que se desprenden del título. La fecha puede considerarse parte de la cabeza para ubicar el tiempo del comunicado, o incluso los datos de contacto y nombre de la empresa que emite la nota de prensa. 
• Primer párrafo o entradilla: este párrafo es fundamental, debe ser conciso y directo, pero tan potente que llame la atención del periodista. En tan solo unas líneas debe informarse qué sucedió, quién hizo o dijo algo, dónde, cuándo, cómo y por qué. Generalmente se inicia con la ubicación de la ciudad, estado (provincia, departamento) o país donde se emite el comunicado.
• Segundo párrafo: es un elemento aparte del cuerpo, porque aquí se desarrolla el complemento de la noticia o mensaje. En el caso de que una persona lea solamente los dos primeros párrafos ya tendría los elementos suficientes para armar su propia historia. Este segundo párrafo también puede ser una cita de un portavoz oficial que apoye lo que se anuncia en el primer párrafo. 
• Cuerpo: es el desarrollo de la noticia en 1 o 2 párrafos que cuentan más sobre lo que pasó; aquí se pueden agregar citas, cifras, estadísticas o hechos con viñetas. Recuerda que la información debe ser valiosa y atractiva para que el periodista tome ese contenido y lo utilice para difundirlo en su medio.
• Remate: el último párrafo consiste en un par de líneas que dan cierre a la historia contada. Es importante generar esa sensación de que el periodista ya tiene la información completa. Se puede hacer una invitación a ver otros contenidos o a que contacten con la empresa en caso de requerir alguna información extra. 
• Datos al pie: a veces, verás estos símbolos al final de la nota de prensa ###. Esto significa que la información complementaria ya no pertenece propiamente a la noticia que estás difundiendo, sino un dato adicional. En esta parte podrás hablar brevemente sobre la empresa u organización (es decir, la entidad que está emitiendo el comunicado), sus años en el mercado, a qué se dedica, etcétera. 

Según sea el caso, hay notas de prensa que agregan algunos datos de entornos, donde los periodistas pueden consultar mayor información o descargar materiales de branding corporativo de uso público. 

No olvides incluir información de contacto e incluso una frase como «Para publicación inmediata», la cual indica que el contenido está liberado para ser público y difundirse parcial o totalmente en los medios de comunicación. 

A continuación, conocerás los pasos para hacer tu nota de prensa de principio a fin.

1. Haz que tu titular sea irresistible

Escribir una nota de prensa para dar a conocer sucesos importantes de la empresa puede ayudar a que una empresa se posicione entre su audiencia y tenga mejor percepción, pero hacerlo bien es igualmente relevante. 

Con el suceso en mente es el momento de expresarlo en palabras para compartirlo con tu comunidad, industria y seguidores. Al igual que escribir el título perfecto de una publicación de blog, el éxito de tu nota de prensa comienza por el titular. Como solo cuentas con una línea para trabajar quizá parezca aterrador, pero cuida tu redacción para que el título sea cautivador.

Usa verbos de acción, un lenguaje claro y comprensible y mantén tu título simple y corto: los periodistas y los motores de búsqueda recompensan títulos resumidos. Trata de atraer la atención de las personas para que continúen leyendo tu mensaje principal.

Lo más importante: hazlo interesante. Ten en cuenta que los reporteros reciben docenas, si no es que cientos de comunicados cada día, así que invierte tiempo en escribir un titular convincente. Vale la pena el esfuerzo de tu parte.

Por ejemplo, pensemos en una empresa que logró un nuevo hito: ya no utilizan papel en su labor. Te invitamos a usar nuestra plantilla de nota de prensa. Tan solo completa el formulario y obtendrás el documento listo para usar. 

Dentro, encontrarás todos los elementos editables en Word o para subir en Google Docs. El título podría quedar así:

2. Transmite el valor de la noticia a la prensa

Para que los reporteros, analistas, influencers o seguidores se sientan inclinados a compartir tu anuncio, debes decirles por adelantado por qué deberían hacerlo.

El primer párrafo de tu comunicado debe cubrir las características del suceso que quieres difundir: quién, qué, por qué, dónde y cómo. Los reporteros no tienen mucho tiempo para examinar los detalles y la información de fondo; solo necesitan los hechos que los ayudarán a contar su historia a otra persona desde una posición de autoridad.

Después de ese primer párrafo todo se centrará en esa noticia; no debería haber ninguna información nueva que el lector podría perder.

El primer párrafo menciona la ciudad de origen de la nota, el país y un pequeño resumen de la misma, conocido como «entradilla»:

3. Ofrece una cita tentadora

Una vez que hayas establecido el escenario, es momento de dar vida a los detalles en un segundo párrafo. Este debe complementar el mensaje u ofrecer una cita que los reporteros pueden usar, a fin de que contextualicen lo que estás informando y puedan dar una imagen de cómo tus noticias afectan a la industria, los clientes o un contexto. 

Idealmente, las citas deben provenir de integrantes clave en tu empresa, incluido tu equipo ejecutivo, los líderes del proyecto o las personas directamente afectadas por tu anuncio. Citar figuras clave y autoridades subraya la importancia de tu desarrollo. 

La cita elegida debe dar forma a tu narrativa y enfatizar el núcleo del anuncio. Elige uno o dos portavoces críticos para que las citas ofrezcan una perspectiva única.

En nuestro ejemplo, el portavoz ideal es la CEO, quien habla sobre el hito conseguido:

4. Proporciona información valiosa con antecedentes sobre el tema

Para los siguientes párrafos ten en cuenta que el lector ya tiene todos los detalles e información vitales que necesita para presentar una historia o correr la voz.

Puede ser tentador proporcionar datos y curiosidades superficiales sobre tu empresa o el desarrollo de tu anuncio. A veces pensamos que un escrito debe ser extenso, pero recuerda que la información debe ser útil y concisa.

En estos párrafos puedes ofrecer detalles que fortalezcan tu narrativa, como formas creativas o notables en las que tu empresa desarrolló el proyecto o el anuncio en cuestión. Si es el caso, podrías comentar sobre las implicaciones futuras de tu anuncio.

Otra buena forma de agregar valor a tu nota de prensa es mediante el newsjacking. Consiste en el proceso de relacionar tu comunicado con algo que está sucediendo actualmente, con el fin de hacerlo más valioso para el periodista y el lector.

Por el tipo de noticia en nuestro ejemplo, solamente podríamos agregar unas cifras de resultados, una cita más y como remate un par de líneas para dejar la puerta abierta en caso de que un periodista requiera más información:

5. Resume el «quién» y el «qué» de forma clara

Twitter está repleto de comentarios de reporteros que se quejan de notas de prensa que no explican claramente qué hace la compañía o de qué se trata el anuncio. En lugar de ser el blanco de sus críticas, haz que tu comunicado sea increíblemente fácil de consultar.

Describe lo que hace tu empresa de forma clara, incluye un enlace a la página de inicio de tu empresa y haz que tu plantilla sea breve y sencilla. Si citas datos, añade un enlace de referencia para la fuente de datos y asegúrate de que cada nombre en el comunicado tenga un título y una empresa asociados.

Puedes pedirle a un amigo o colega que lea el comunicado sin contexto y pregúntale si puede explicar fácil y rápidamente por qué es importante el anuncio, qué hace tu empresa y por qué se citan los ejecutivos incluidos. Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es negativa, regresa a la mesa para volver a trabajar en tu nota de prensa.

En nuestro ejemplo quedaría algo así:

La clave para mantener una eficiente estrategia de relaciones públicas es olvidar las nociones preconcebidas y, en cambio, centrarte en crear contenido notable. Las notas de prensa tradicionales pueden ser realmente valiosas cuando se ejecutan bien. En lugar de deshacerse de los comunicados como estrategia, conviértelos en piezas con verdadero valor noticioso que sean relevantes para tus audiencias. De esta manera, pueden ser útiles para tu marketing como vehículos para que tu marca suene más y con mayor fuerza.

Piensa en cómo has utilizado los métodos de entrada para transformar tus estrategias de marketing, a fin de que sean más personalizadas, accesibles y establezcan relaciones. Esos mismos principios se aplican a tu estrategia de relaciones públicas: crea contenido para elaborar tu propia historia y utiliza el contacto para que los reporteros y analistas se familiaricen con tu marca.

6. Especifica el contacto

La sección de contacto, con todo lo que necesita la prensa para solicitar más información o enviarte sus artículos publicados, puede estar al inicio o al final de tu nota de prensa.

De acuerdo con el ejemplo así es como se visualizaría nuestra nota de prensa totalmente estructurada: 

1. Lanzamiento de un nuevo producto de empresa de tecnología

Utiliza nuestras plantillas que puedes descargar gratis para que crees tus notas de prensa. Las puedes personalizar totalmente y además te damos las guías para que llenes los campos; esto te facilitará la redacción de los comunicados.

Aquí tenemos un ejemplo de una nota de prensa de una empresa de tecnología que está lanzando un nuevo producto. Se trata de una solución de inteligencia artificial RPA que permite digitalizar documentos, pero extrayendo la información de tal forma que esta quede disponible para su consulta.

Desde el primer párrafo se explica cuál es lo nuevo y en qué consiste. La cita del párrafo posterior ayuda a reforzar lo que se anunció y luego se destacan 3 beneficios clave de ese nuevo producto. Miremos el ejemplo:

2. Contratación de un nuevo ejecutivo para una empresa

Aquí tienes otro ejemplo que hicimos utilizando las plantillas que puedes descargar gratis. Se trata de una empresa que suma a sus filas a una ejecutiva experimentada y con ideas novedosas sobre el liderazgo; esto es digno de resaltar mediante un comunicado de prensa. 

De forma concisa, podemos ver quién es esta nueva ejecutiva y lo que hará en la empresa a la que se está incorporando. Aquí está el ejemplo:

3. Una gran cuenta ha llegado a la empresa

Cuando adquieres un nuevo cliente que has esperado por mucho tiempo (ya sea por su importancia para la audiencia o por su peso en el sector al que pertenece tu organización) es una gran noticia que vale la pena dar a conocer en una nota de prensa. 

En este comunicado debes destacar que tu empresa ha hecho las cosas tan bien como para merecer un cliente de esa talla. Con esto a la vez ganas posición e imagen en el mercado, lo que probablemente te sirva para atraer a más clientes importantes.

Esto suele pasar mucho en el mundo de la publicidad. Las agencias suelen resaltar y difundir las cuentas importantes que se han sumado a sus filas.

Veamos un ejemplo realizado con nuestras plantillas sobre un caso ficticio. Mira cómo se destacan los beneficios de tener a ese cliente y al final cómo se habla brevemente tanto de la agencia que emite el comunicado como del cliente que se ha sumado a esta empresa.

Consejos para publicar comunicados de prensa

Escribir una nota de prensa es solo la mitad de la batalla. Una vez que hayas terminado con la redacción, será el momento de concentrarse en la distribución.

Por supuesto, todos estamos familiarizados con los canales de difusión tradicionales que podemos utilizar; por ejemplo, publicar el comunicado de prensa en nuestro sitio web y blog, así como compartir el comunicado con nuestros seguidores y suscriptores a través de las redes sociales y el correo electrónico. Pero para garantizar que una nota de prensa obtenga la máxima distribución posible, aquí hay algunos consejos que puedes seguir.

1. Comunícate con periodistas específicos

En lugar de enviar una nota de prensa a todos los periodistas cuyas direcciones de correo electrónico tuviste al frente, concéntrate en algunos periodistas que tengan experiencia cubriendo tu industria; con suerte incluso han cubierto algo relacionado con tu empresa. Envíales mensajes personalizados y muestra por qué tu anuncio se relaciona con lo que ellos escriben.

2. No tengas miedo a los nuevos formatos

La mayoría de los periodistas tienen montañas de correos electrónicos (y
notas de prensa) para revisar, así que busca la manera de diferenciarte y facilitarle la vida a los profesionales de la información. Una buena forma de hacerlo puede ser usando formatos audiovisuales (videos, fotografías,
infografías, animaciones, declaraciones de tus voceros en notas de voz o
audio).

3. Envía el comunicado a los mejores periodistas bajo embargo

Da a los periodistas algo de tiempo para crear una historia en torno a tu nota de prensa enviando el comunicado bajo embargo, es decir, el día previo de que se publique oficialmente. (Para tu información: «bajo embargo» significa que no se les permite compartir la información de la nota de prensa hasta el momento que se especifique).

4. Para evitar la competencia, no publiques tu comunicado a una hora específica

Si estás publicando tu nota de prensa en un servicio de distribución, evita publicarlo justo a la hora (por ejemplo, 1 p. m., 3 p.m. o 5 p. m.). ¿La razón? La mayoría de las empresas programan sus lanzamientos de esta manera, lo que significa que si tu lanzamiento también sale justo a la hora, es probable que se pierda en el mar de comunicados. En su lugar, intenta ir con una hora distinta (por ejemplo, 1:12 p. m., 3:18 p.m. o 5:22 p. m.).

5. Comparte tu cobertura mediática

Si todo va según lo planeado y los medios de comunicación difunden tu nota de prensa, tu trabajo aún no ha terminado. Para mantenerte presente, puedes lanzar una «segunda ola» de distribución compartiendo las historias específicas que escribieron los periodistas en función de tu nota de prensa.

Ahora que tienes la teoría y ejemplos, ¿quieres más inspiración? Revisa estos ejemplos de relaciones públicas que te darán grandes ideas.