Cómo elaborar un plan de relaciones públicas profesional (incluye plantilla)

En la actualidad, las empresas han tenido que reforzar sus estrategias de relaciones públicas para comunicar de manera positiva sus acciones y ganar así la confianza de los consumidores, luego de que una marca se expuso al escrutinio público. Contar con un proyecto sólido de relaciones públicas puede ser crucial para continuar en la competencia, aun en situaciones adversas.

Desarrollar un buen plan de relaciones públicas es fundamental para las empresas porque logra gestionar y mejorar la reputación de las organizaciones. Por eso, resulta importante centrarse en su diseño para crear objetivos claros que anticipen y gestionen crisis potenciales; fortalezcan las relaciones entre las diversas partes interesadas y construyan una imagen positiva, así como sostenible en el entorno empresarial.  

Para que todo quede claro y las dudas se despejen, aquí definimos en qué consiste este recurso y por qué tu empresa debería implementarlo. Además, listamos los elementos que debe tener y los pasos a seguir para que realices uno para tu empresa.

Se presenta como una ruta que contiene los objetivos clave de tu organización y te ayudará a seguir una estrategia de principio a fin ante una situación de riesgo.

Benjamin Franklin dijo una vez: «Si fallas al prepararte, te estás preparando para fallar». Esta frase adquiere un mayor significado cuando descubres que tener un plan de acción es clave para alcanzar el reconocimiento en el mundo empresarial y en las relaciones públicas, ya que no tendrás un verdadero éxito sin un plan sólido, que requerirá varios ajustes durante su creación.

Para qué sirve un plan de relaciones públicas

Planificar una estrategia de relaciones públicas te ayudará a actuar de manera eficaz ante cualquier crisis y te brindará tranquilidad, ya que te permitirá mantener la coherencia en todo momento sin descuidar tus objetivos comerciales.

Si no sabes por dónde empezar, no te preocupes; lo primero que tienes que considerar es que debes ser objetivo y realista para construir un plan de relaciones públicas eficiente. Aprovecha todas las oportunidades y comienza a construir tu estrategia desde ahora. 

Tener este tipo de plan es útil para disminuir los efectos de cualquier malentendido en momentos difíciles. Para que el plan tenga resultados eficaces es necesario contar también con un plan de acción que te ayude a saber cómo actuar ante cualquier problema. 

De esta manera, será más fácil llegar a la mejor solución y fortalecerás la imagen corporativa de tu empresa a través de mensajes positivos de tus productos y servicios, después de una mala experiencia. 

Por estas razones, contar con este recurso para tu empresa facilitará el establecimiento de una comunicación eficaz y positiva con tus clientes y con los medios de comunicación ante cualquier malentendido. 

Por qué deberías tener un plan de relaciones públicas en tu empresa

Un plan de relaciones públicas no solo te será útil en caso de problemas imprevistos, también te permitirá reforzar los mensajes de tu marca de manera efectiva. Estas son algunas razones por las que deberías una estrategia de este tipo: 

• Ahorrarás costos, porque será muy oneroso resolver múltiples problemas sin un plan. 
• Tendrás una planificación profunda, ya que el plan te permitirá probar nuevas tácticas de marketing y te proporcionará una guía para superar los tiempos difíciles. 
• Tu empresa estará preparada para enfrentar cualquier tipo de crisis de relaciones públicas; un buen plan te ayudará a reducir los daños y proteger la reputación de tu marca. 
• Te ofrece respuestas claras y un equipo capacitado que conozca la estrategia a seguir y que te ayude a superar cualquier obstáculo. 

Cuando hablamos de crisis nos referimos a cualquier tipo de publicidad negativa que afecte a tu marca. Actualmente las crisis de publicidad negativa más comunes se suscitan en redes sociales, donde los usuarios exponen inconvenientes que involucran a las marcas y muestran una imagen negativa, lo que se traduce en un escándalo corporativo. Pueden ser noticias falsas, ataques cibernéticos, rumores de difamación, etc. 

El consejo de Juan Molano, experto en relaciones públicas

«Un plan de relaciones públicas sólido te permite construir y mantener una reputación positiva para tu empresa. Esto te brinda la oportunidad de establecer relaciones duraderas con tus clientes, empleados y otros stakeholders clave.

 

Además, te ayuda a gestionar eficazmente la comunicación en situaciones de crisis y a maximizar las oportunidades de cobertura mediática. En resumen, un plan de relaciones públicas bien ejecutado puede mejorar significativamente la percepción de tu marca y generar confianza en tu empresa».

Para predecir cualquier tipo de crisis, el departamento de relaciones públicas deberá crear una estrategia que contenga una ruta con un plan minucioso, a fin de disminuir cualquier impacto negativo. Piensa en el plan estratégico de relaciones públicas de tu negocio como un esquema que contemple tareas prácticas y realizables.

Los 5 elementos de un plan de relaciones públicas

Para crear tu plan de relaciones públicas, te recomendamos tomarte el tiempo para evaluar los elementos básicos que pueden constituirlo y así elegir los que mejor se adapten a las necesidades de tu organización. A continuación, los describimos de manera detallada para que escojas los más útiles para ti.

1. Resumen ejecutivo

Incluir un resumen ejecutivo al comienzo del plan te ayudará a tener una visión general de todo lo que contendrá. La idea de esto es proporcionar a cualquier directivo o personal de alto rango una perspectiva amplia de la situación actual de la organización y del rumbo que seguirá el plan.

2. Objetivos y metas

Este documento necesita al menos un objetivo claro para identificar qué es lo que quieres lograr. Una manera fácil de saber si vas por el camino correcto es crear objetivos SMART que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y estén ligados a un tiempo específico. Asegúrate de que cada uno cumpla con esos criterios para asegurar su efectividad. Establece las metas que quieres conseguir y anuncia las acciones para este propósito.

3. Público objetivo

Este es un elemento importante, ya que comprender a las personas a las que intentas llegar con tus mensajes te permitirá ahorrar tiempo y dinero. Además, cuanto más entiendas a tu audiencia, más eficiente será tu plan. Aclara a quién le hablarás, ya sean grupos específicos, individuos o comunidades. Acudir a un público específico es clave para alcanzar los objetivos propuestos. 

4. Mensajes clave

Una vez que sabes a quién quieres llegar y lo que deseas lograr, lo siguiente es pensar en el mensaje que vas a transmitir. Adáptalos a la audiencia que has seleccionado y averigua cuál es el medio más efectivo para llegar a ella (redes sociales, email o medios tradicionales). Para que tu comunicado sea claro y poderoso, te recomendamos mantenerlo simple y específico. Ten en cuenta que no siempre lo que decimos se interpreta del mismo modo. Por eso, procura escribir con honestidad para influir en tu audiencia de la mejor manera.

5. Estrategias y tácticas

Define las estrategias que vas a emplear. Con esto, nos referimos a la planeación de eventos, campañas de marketing, etc. Este elemento le permitirá a cualquier integrante de tu equipo ejecutar las acciones correctas para alcanzar los objetivos planteados.

Es importante que determines el medio idóneo para conectar con las personas, aumentar la visibilidad y el valor de tu marca. Por otro lado, las tácticas aluden a la creación de contenidos en diferentes formatos, reuniones o entrevistas como un media kit, así como la publicidad y creación de sitios web. 

1. Analiza la situación

Primero, analiza el estado general de tu negocio. Comienza con una investigación inicial sobre la situación actual de tu empresa, la cual puede incluir artículos y noticias sobre tu compañía y de la competencia que te ayuden a identificar qué debes hacer para mejorarla.

Examina con objetividad los momentos que ha enfrentado tu empresa, tanto los que resultaron con una cobertura positiva, así como los que no funcionaron del todo. Es muy importante que también reúnas información de tu competencia. Para ello, te recomendamos averiguar cuáles son las crisis de relaciones públicas que ha enfrentado y cómo las ha resuelto. Lee noticias y opiniones de los usuarios al respecto. 

Después de esto, podrás escribir los datos más importantes del estado de tu negocio y tu competencia. Si no sabes cómo empezar, escribe un resumen ejecutivo en el que proporciones una visión general de tu organización en máximo dos páginas.

Para mostrarte a detalle este procedimiento, utilizamos la plantilla gratuita de HubSpot para crear un plan de relaciones públicas de un spa en un contexto en particular. Recuerda que cuanto más específico sea, mejores resultados tendrá.

2. Establece objetivos y metas

En un proyecto de este tipo es importante emplear, de manera objetiva, la información recabada. Investiga cuál es el problema que quieres resolver y asegúrate de involucrar a todas las partes relacionadas, como gerentes de proyecto, responsables de área y directivos.

Describe lo que deseas conseguir con tu plan y corrobora que sus objetivos sean razonables. Escribe cinco puntos que quieres alcanzar, ya sea crear o reforzar tu imagen o mitigar el impacto de una publicidad negativa. En esta sección, incluye las metas que quieres alcanzar conseguir cuando se presente una situación determinada. Por ejemplo, construir y mantener tu reputación, cambiar las opiniones de los usuarios, promover tus productos o servicios, etc. 

En este paso, es importante que evalúes el estado del marketing actual de tu empresa y subrayes las oportunidades que puedes mejorar. En la siguiente imagen, encontrarás las metas y objetivos del Spa de nuestro ejemplo.

No olvides identificar y segmentar las audiencias con las que deseas comunicarte o interactuar, las cuales pueden incluir clientes, empleados, inversores, medios de comunicación y otras partes. Con esto, podrás entender sus necesidades, preocupaciones y comportamientos para adaptar tu estrategia de comunicación en consecuencia.

3. Elige las herramientas 

Define los canales por los cuales transmitirás tus mensajes. Adquiere herramientas especializadas que te ayuden a distribuir el contenido que crees. Encuentra oportunidades de difusión en los diferentes medios de comunicación, como las redes sociales o a través de personalidades que ayuden a difundir tu mensaje como periodistas o influencers. Detecta las tendencias que sean relevantes en tu industria y úsalas.

Algunos de los canales más tradicionales son las notas, ruedas de prensa, eventos públicos para promocionar algún producto o servicio y otros más. Para elegir los medios adecuados, piensa en el público al que quieres llegar y en los formatos que vas a utilizar. 

Los blogs y las redes sociales han crecido de manera exponencial en los últimos años y su popularidad te puede servir como medio de difusión. Estos te permitirán aumentar el tráfico y mantener una discusión activa con tus clientes. Por eso, busca los blogs relacionados con tu industria que te permitan llegar a tu público objetivo. A continuación, nuestra muestra de plan de comunicación:

Recuerda que es importante elegir las tácticas y canales de comunicación que sean más efectivos para llegar a tu audiencia meta, ya que sus características determinarán las vías idóneas para comunicarte con ella y lograr tus objetivos específicos.

4. Crea contenido

Antes de llegar a este paso, no olvides determinar cuál es tu público objetivo: tus clientes actuales, clientes deseados, medios de comunicación y todos los que puedan conectarse con tu marca.

Una vez que lo identifiques, puedes comenzar a desarrollar los mensajes clave que quieres mostrar de tu marca. Redacta todo aquello que quieres que tu audiencia sepa sobre tu negocio o empresa, muestra las ventajas y tus datos favorables, habla sobre casos de éxito y testimonios que contribuyan a establecer una conexión positiva. Asegúrate de optimizar ese contenido para que llegue al público que estás buscando.

Escribe todos los mensajes clave que le darán forma a tu contenido de relaciones públicas y corrobora que cada uno sea creíble y directo. 

Además, es crucial que desarrolles los mensajes clave que reflejen la identidad y los valores de tu organización. Recuerda que tu comunicación debe ser coherente, clara y convincente, por lo que debes asegurarte de que tus mensajes se alineen con tus objetivos y tengan un impacto con las audiencias identificadas.

5. Considera los recursos 

En esta etapa, es indispensable que contemples la inversión. Considera cuántas horas le tomará a tu personal ejecutar de manera eficaz tu plan, quiénes estarán involucrados, así como las instalaciones y el material que requieres. Ya sea que tengas que contratar empresas externas o que cuentes con tu propio equipo, piensa en todos los recursos que precisarás para llevar a cabo tu plan.

La plantilla de plan de relaciones públicas de HubSpot incluye una tabla para que describas los recursos que vas a necesitar, así como el precio de cada uno de ellos. 

6. Pon en marcha y evalúa los resultados

Ahora es momento de que elabores los materiales y el contenido para implementar tus tácticas. Puedes incluir notas de prensa, posteos de redes sociales, presentaciones y cualquier otro material necesario para transmitir tu mensaje.

Estos son todos los elementos que necesitas para crear e implementar un plan de relaciones públicas. Lo único que falta es que lo pongas en marcha. Recuerda evaluar y medir tus resultados es fundamental para asegurar su éxito. Adopta medidas que te ayuden a seguir el impacto de cada estrategia, revísalos con tu equipo de relaciones públicas e identifica qué fue lo que funcionó y lo que no.

Esto te ayudará a saber si alcanzaste las métricas propuestas. Si no fue así, tienes la oportunidad de replantear algunos elementos del plan.

Por último, realiza una evaluación completa del rendimiento. Compara los resultados con tus objetivos, así podrás identificar lecciones aprendidas y áreas de mejora para aplicar en futuras estrategias de relaciones públicas. 

Cómo usar la plantilla de plan de relaciones públicas de HubSpot

Si te interesa hacer tu plan de relaciones públicas usando la misma plantilla, puedes descargarla aquí, tras escribir tus datos en el formulario y hacer clic en «Descargar plantilla». 

Asegúrate de actualizar el documento siempre que las circunstancias externas o tus objetivos cambien. Sigue estos pasos rápidos para editarla:

1. Selecciona el formato, ya sea Word, PDF o en Google Docs.
2. Accede al archivo para su edición.
3. Añade la información en la plantilla (como viste en el ejemplo anterior). 
4. Comparte el documento y comunícalo a tu equipo.

Definir la información y conocer al público, así como los medios en donde vas a transmitir tus mensajes clave son partes importantes de cualquier plan de este tipo. Para llegar a tus objetivos, mantente preparado para cualquier situación.

Ejemplos de plan de relaciones públicas 

1. Plan de relaciones públicas de una aerolínea

Este plan se centra en superar desafíos de percepción y mejorar la experiencia del cliente. Para ello, establece objetivos claros para mejorar la satisfacción y visibilidad en redes sociales, así como posicionarse como líder en sostenibilidad. Las estrategias de esta aerolínea para conseguirlo son campañas en redes sociales, participación en eventos comunitarios y el lanzamiento de iniciativas sostenibles.

2. Plan de relaciones públicas de un fabricante de llantas

En este ejemplo, el plan busca revitalizar la imagen de esta empresa y destacarse en un mercado competitivo. De ahí, el enfoque hacia la mejora de la percepción de marca y al aumento de la cuota de mercado en un 15 %. Para lograr esto, la compañía llevará a cabo acciones como campañas visuales en redes sociales, participación en eventos de lujo y el lanzamiento de una línea de neumáticos ecológicos. Aquí puedes ver cómo quedaría su proyecto:

Si quieres alcanzar el éxito, planifica cada uno de tus pasos y no transmitas información de fuentes no confiables ni de manera poco clara. Un plan de relaciones públicas profesional bien definido te permitirá alcanzar más objetivos y superar los obstáculos que se le presenten a tu marca con mayor facilidad.