Cómo elaborar un plan de relaciones públicas eficaz (incluye plantilla)

En la actualidad, con todos los acontecimientos imprevistos, las empresas tuvieron que adaptar sus estrategias de relaciones públicas para comunicar de manera positiva sus acciones y ganar así la confianza de los consumidores. Contar con una estrategia sólida de relaciones públicas puede ser crucial para continuar en la competencia, aun en situaciones adversas.

Por ejemplo, pueden presentarse casos de violación de datos, eventos fallidos, campañas de marketing que no salieron bien, escándalos o situaciones externas que pueden involucrar tanto a tu equipo como a la imagen general. 

Para que todo quede claro y las dudas se despejen, pasaremos a definir qué es un plan de relaciones públicas y por qué tu empresa debería contar con uno. Además listaremos los elementos que contiene un plan de relaciones públicas y los pasos a seguir para que realices un plan eficaz.

Se presenta como una ruta que contiene los objetivos clave de tu organización y te ayudará a seguir una estrategia de principio a fin ante una situación de riesgo.

Benjamin Franklin dijo una vez: «Si fallas al prepararte, te estás preparando para fallar». Esta frase adquiere un mayor significado cuando descubres que tener un plan de acción es clave para alcanzar el éxito en el mundo empresarial y en las relaciones públicas, ya que no tendrás un verdadero éxito sin un plan sólido, que requerirá  varios ajustes durante su creación.

¿Para qué sirve un plan de relaciones públicas? 

Planificar una estrategia de relaciones públicas te ayudará a actuar de manera eficaz ante cualquier crisis y te brindará tranquilidad, ya que te permitirá mantener la coherencia en todo momento sin descuidar tus objetivos comerciales. Si no sabes por dónde empezar, no te preocupes; lo primero que tienes que considerar es que debes ser objetivo y realista para construir un plan de relaciones públicas eficiente. Aprovecha todas las oportunidades y comienza a construir tu estrategia desde ahora. 

Tener un plan de relaciones públicas es útil para disminuir los efectos de cualquier malentendido en momentos difíciles. Para que el plan tenga resultados eficaces es necesario contar también con un plan de acción que te ayude a saber cómo actuar ante cualquier problema. De esta manera será más fácil llegar a la mejor solución y fortalecerás la imagen corporativa de tu empresa a través de mensajes positivos de tus productos y servicios después de una mala experiencia. 

Por estas razones, contar con un plan de relaciones públicas para tu empresa facilitará el establecimiento de una comunicación eficaz y positiva con tus clientes y con los medios de comunicación ante cualquier malentendido. 

¿Por qué deberías tener un plan de relaciones públicas en tu empresa?

Un plan de relaciones públicas no solo te será útil en caso de problemas imprevistos, también te permitirá reforzar los mensajes de tu marca manera efectiva. Estas son algunas razones por las que deberías tener un plan de relaciones públicas para tu empresa: 

• Ahorrarás costos, porque será muy oneroso resolver múltiples problemas sin un plan de relaciones públicas. 
• Tendrás una planificación profunda, ya que el plan te permitirá probar nuevas tácticas de marketing y te proporcionará una guía para superar los tiempos difíciles. 
• Tu empresa estará preparada para enfrentar cualquier tipo de crisis de relaciones públicas; un buen plan te ayudará a reducir los daños y proteger la reputación de tu marca. 
• Te ofrece respuestas claras y un equipo capacitado que conozca la estrategia a seguir y que te ayude a superar cualquier obstáculo. 

Cuando hablamos de crisis nos referimos a cualquier tipo de publicidad negativa que afecte tu marca. Actualmente las crisis de publicidad negativa más comunes se suscitan en redes sociales, donde los usuarios exponen inconvenientes que involucran a las marcas y muestran una imagen negativa, lo que se traduce en un escándalo corporativo. Pueden ser noticias falsas, ataques cibernéticos, rumores de difamación, etc. 

Para predecir cualquier tipo de crisis, el departamento de relaciones públicas deberá crear una estrategia que contenga una ruta con un plan minucioso, a fin de disminuir cualquier impacto negativo. Piensa en el plan estratégico de relaciones públicas de tu negocio como un esquema que contemple tareas prácticas y realizables.

Objetivos de las relaciones públicas 

Aquí están los principales objetivos de las relaciones públicas:

• Crear confianza: todas las acciones que genera el área de relaciones públicas buscan crear confianza, ya sea en la empresa, en la operación del negocio, en los productos y servicios, en los directivos, etcétera, es decir, en todo lo que represente la marca. Las relaciones públicas son fundamentales para que confíen en ti todas tus partes interesadas; por ejemplo, socios, colaboradores, gobierno, proveedores, clientes, entre otros. 
• Cuidar la marca: esto se consigue siendo previsor. Relaciones públicas debe mantenerse atento y monitorear el sector, contexto y otros ámbitos donde la marca esté expuesta. 
• Impulsar la percepción positiva: este objetivo es más proactivo y trata de impulsar una percepción positiva de la marca, para lo cual el trabajo de relaciones públicas es clave. 
• Generar opinión pública: otra meta puede ser generar conversación, opinión pública, enfoque o tendencia sobre algún tema o aspecto específico, a veces no necesariamente serán sobre la marca en concreto, pero sí de ámbitos o agendas a los que la empresa está vinculada. 
• Fidelización: relaciones públicas también puede tener el objetivo de fidelizar a los clientes, por lo que sus acciones se enfocarán al trato cordial y la promoción de iniciativas para que los clientes estén satisfechos. 
• Gestión de medios: el equipo de relaciones públicas se encarga de hacer una adecuada gestión con los medios de comunicación, así que puedes establecer el objetivo de mejorar esa interacción o de generar más impactos en más medios. 
• Administrar las crisis: como hemos visto, una tarea esencial de relaciones públicas es saber administrar, reaccionar, prever y evitar las crisis relacionada con la imagen de la organización.

5 elementos de un plan de relaciones públicas

Es importante tener una idea de cómo crear un plan de relaciones públicas. Te recomendamos tomarte el tiempo para evaluar los elementos básicos que pueden constituirlo y que elijas los que mejor se adapten a las necesidades de tu organización. Te dejamos a continuación una descripción detallada para que escojas aquellos que te sean útiles.

1. Resumen ejecutivo

Siempre es recomendable incluir un resumen ejecutivo al comienzo del plan de relaciones públicas. Esto te dará una visión general de todo lo que contendrá. La idea de generar este resumen es proporcionarle a cualquier directivo o personal de alto rango de la empresa una perspectiva amplia de la situación actual de la empresa y hacia dónde se dirige este plan de relaciones públicas.

2. Objetivos y metas

Todo plan de relaciones públicas necesita al menos un objetivo claro que te ayudará a identificar qué es lo que quieres lograr. Una manera fácil de saber si vas por el camino correcto es crear objetivos SMART que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y ligados a un tiempo específico. Asegúrate de que cada uno de los objetivos de tu plan de relaciones públicas cumpla con los criterios que te acabamos de mencionar, así serán objetivos eficaces. Establece las metas que quieres lograr y anuncia las acciones para alcanzarlas.

3. Público objetivo

Es uno de los elementos más importantes de cualquier plan de relaciones públicas, ya que comprender a las personas a las que intentas llegar con tus mensajes te permitirá ahorrar tiempo y dinero. Además, cuanto más comprendas a quién te diriges, más eficiente será tu plan de relaciones públicas. Es importante dejar claro a quién le estás hablando, ya que puedes referirte a grupos específicos, individuos o comunidades. Acudir a las audiencias específicas es clave para alcanzar los objetivos propuestos en el plan de relaciones públicas. 

4. Mensajes clave

Una vez que sabes a quién quieres llegar y lo que quieres lograr, lo siguiente es pensar en el mensaje que vas a transmitir. Adapta ese mensaje a la audiencia que has seleccionado, para ello debes averiguar cuál es la forma más efectiva para llegar a ellos (redes sociales, email o medios tradicionales). Para crear un mensaje claro y poderoso te recomendamos mantenerlo simple y específico. Ten en cuenta que no siempre lo que decimos se interpreta del mismo modo; por eso, es mejor que desarrolles mensajes honestos que te permitan influir en tu audiencia de la mejor manera.

5. Estrategias y tácticas

Es importante definir la estrategia que vas a emplear, con esto nos referimos a la planeación de eventos, campañas de marketing, etc. Este elemento del plan de relaciones públicas le permitirá a cualquier integrante de tu equipo ejecutar las acciones correctas para alcanzar los objetivos planteados. Es importante que establezcas por qué medio se va a contactar a las personas que te ayudarán a que estas estrategias logren aumentar la visibilidad y el valor de tu marca. Las tácticas se refieren a la creación de contenidos en diferentes formatos, reuniones o entrevistas, así como la publicidad y creación de sitios web.  

1. Analiza la situación

Lo primero que deberás hacer es un análisis del estado general de tu negocio. Comienza con una investigación inicial sobre la situación actual de tu empresa; puede incluir artículos y noticias sobre tu empresa y de la competencia, que te ayuden a definir el estado de tu organización y lo que debes hacer para mejorarla.

Analiza con objetividad los momentos que ha enfrentado tu empresa y que resultaron con una cobertura positiva y aquellos que no funcionaron del todo para que encuentres las oportunidades de mejora. Es muy importante que también reúnas información de tu competencia; para ello te recomendamos averiguar cuáles son las crisis de relaciones públicas a las que se ha enfrentado y cómo las ha resuelto. Lee noticias y opiniones de los usuarios al respecto. 

Después de este análisis, puedes comenzar a escribir la información importante del estado de tu empresa y de tu competencia. Si no sabes cómo empezar, inicia redactando un resumen ejecutivo en el que proporciones la visión general de tu empresa en máximo dos páginas.

Pongamos por ejemplo un spa en un contexto en particular y usemos la plantilla gratuita de HubSpot. Recuerda que cuanto más detallado esté tu plan, mejores resultados tendrás.

2. Establece objetivos y metas

En un plan de relaciones públicas eficaz es importante ser objetivo con la información. Investiga cuál es el problema que quieres resolver y asegúrate de involucrar a todas las partes relacionadas, como gerentes de proyecto, responsables de área y directivos.

Describe lo que deseas lograr con este plan de relaciones públicas y corrobora que los objetivos sean razonables. Escribe cinco puntos que quieres lograr con el plan, ya sea crear o reforzar tu imagen o mitigar el impacto de una publicidad negativa. En esta sección deberás incluir los objetivos que quieres alcanzar cuando se presente una situación determinada; por ejemplo, construir y mantener tu reputación, cambiar opiniones de los usuarios, promover tus productos o servicios, etc. 

En este paso es importante que evalúes el estado del marketing actual de tu empresa y subrayes las oportunidades que puedes mejorar.

3. Elige las herramientas 

Define los canales por los cuales se transmitirán tus mensajes. Es importante contar con herramientas especializadas que te ayuden a distribuir el contenido que has creado. Encuentra oportunidades de difusión en los diferentes medios de comunicación, como las redes sociales, o a través de personalidades que ayuden a difundir tu mensaje, como periodistas o influencers. Detecta las tendencias que sean relevantes en tu industria y haz uso de ellas. 

Las herramientas más tradicionales para transmitir tu contenido son notas y ruedas de prensa, eventos públicos para promocionar algún producto o servicio y otros más. Claro que también están las redes sociales. Para elegir los medios adecuados piensa en el público al que quieres llegar y en los formatos que vas a utilizar. 

Los blogs y las redes sociales han crecido de manera exponencial en los últimos años y su popularidad te puede servir como herramienta de comunicación. Te permiten aumentar el tráfico y también mantener una discusión activa con tus clientes. Busca los blogs relacionados con tu industria que te permitan llegar a tu público objetivo. 

4. Crea contenido

Antes de llegar a este paso no olvides determinar cuál es tu público objetivo; esto incluye a tus clientes actuales, clientes deseados, medios de comunicación y todos los que puedan conectarse con tu marca.

Una vez con tu público objetivo en mente, puedes comenzar a desarrollar los mensajes clave que quieres mostrar de tu marca. Redacta todo aquello que quieres que tu audiencia sepa sobre tu negocio o empresa, muestra las ventajas y tus datos favorables, habla sobre casos de éxito y testimonios que contribuyan a establecer una conexión positiva. Asegúrate de optimizar ese contenido para que llegue a la audiencia que estás buscando.

Escribe todos los mensajes clave que le darán forma a tu contenido de relaciones públicas y corrobora que cada uno sea creíble y directo. 

5. Considera los recursos 

Una vez que has llegado a este punto es importante tener en cuenta la inversión indispensable. Considera cuántas horas de tu personal serán imprescindibles para que el plan de relaciones públicas se ejecute de manera eficaz, los equipos que estarán involucrados, las instalaciones y el material que requieras. Ya sea que tengas que contratar empresas externas o que cuentes con tu propio equipo, es importante que consideres todos los recursos que precisarás para llevar a cabo tu plan.

La plantilla de plan de relaciones públicas de HubSpot incluye una tabla para que describas los recursos que vas a necesitar, así como el precio de cada uno de ellos. 

6. Pon en marcha y evalúa resultados

Ya tienes todos los elementos, así que solo te falta poner en marcha el plan que ya diseñaste. La evaluación y medición de resultados son elementos vitales para cualquier plan de relaciones públicas. Adopta medidas que te ayuden a llevar un seguimiento de los resultados de cada estrategia, revísalos con tu equipo de relaciones públicas e identifica qué fue lo que funcionó y lo que no. No puedes definir si tu plan ha sido efectivo hasta que evalúes los resultados.

Además, este último paso te ayudará a saber si alcanzaste las métricas propuestas; si no fue así tienes oportunidad de replantear algunos elementos del plan.

Cómo usar la plantilla de plan de relaciones públicas de HubSpot

Si te interesa hacer tu plan de relaciones públicas usando la misma plantilla, puedes descargarla aquí, tras escribir tus datos en el formulario y hacer clic en «Descargar plantilla». 

Asegúrate de actualizar el documento siempre que las circunstancias externas o tus objetivos cambien. Sigue estos pasos rápidos para editarla:

1. Selecciona el formato, ya sea Word, PDF o en Google Docs.
2. Accede al archivo para su edición.
3. Añade la información en la plantilla (como viste en el ejemplo anterior). 
4. Comparte el documento y comunícalo a tu equipo.

Definir la información y conocer al público y los medios en donde vas a transmitir tus mensajes clave son partes importantes de cualquier plan de relaciones públicas. Para llegar a tus objetivos, mantente preparado para cualquier situación. Si quieres alcanzar el éxito planifica cada uno de los pasos a seguir y no transmitas información de fuentes no confiables ni de manera poco clara. Con esta estrategia alcanzarás más objetivos y lograrás superar los obstáculos y problemas que se le presenten a tu marca con mayor facilidad.