Qué es un calendario editorial y cómo crearlo (+ plantilla)

Si eres de las personas que en este momento tienen abiertas varias ventanas al mismo tiempo, cuatro o cinco documentos de Word, unas tres hojas de Excel, tu calendario, correo y un par de notas con pendientes y recordatorios que adornan tu pantalla, pero aun así conservas un cierto orden, entonces este artículo te va a interesar.

Existe un sistema de «orden desordenado» que puede funcionar muy bien para dar seguimiento a las responsabilidades y proyectos personales. Pero cuando se trata de trabajar en colaboración con otras personas es posible que este sistema no sea suficiente, y sea necesario adaptar una estructura y organización más entendible y útil para todos.

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Uno de los proyectos más complicados para gestionar en equipo es la creación de un blog. Ya sea que se trate de un blog donde hay uno o varios colaboradores, sin un sistema para la planificación de temas y futuras publicaciones te enfrentarás a problemas, como malos entendidos en el equipo, fechas límites confusas, artículos sin editar y demás.

Una de las herramientas más potentes en las que te puedes apoyar es nuestro Generador de ideas para blog, la cual está repleta de funciones innovadoras que simplifican el proceso de creación de contenidos, desde la ideación hasta la publicación, pasando por la creación. 

¿Para qué sirve crear un calendario editorial para tu blog?

Administrar el contenido de tu blog te ayudará a impulsar tus estrategias de marketing de contenido a un mejor nivel. Es una táctica útil en la gestión de contenido que te permitirá visualizar los temas generales y la estrategia de optimización, con la cual podrás evaluar los resultados de manera más adecuada, ya que reúne los detalles más importantes de cada una de tus publicaciones.

Crear un calendario editorial te sirve para dar seguimiento a tu contenido y cubrir el mayor número de temas posibles que tu audiencia está buscando en internet. Además, puedes mantener a tu equipo de redactores informados en tiempo y forma sobre el flujo de trabajo, en el que todos pueden contribuir sugiriendo nuevos contenidos.

4 objetivos de un calendario editorial

Para crear un calendario editorial para tu blog asegúrate de que cumpla estos cuatro objetivos:

1. Propiciar la colaboración

El calendario editorial debe ser una herramienta útil para alinear al equipo en cuanto a qué debe publicarse y cuándo. Todos los integrantes del equipo deberán tener visibilidad de este y un vasto entendimiento acerca de fechas límites, responsabilidades y responsables. El formato o template que utilices debe ser compartible y editable por diferentes usuarios. 

2. Alinear la estrategia

Una de las ventajas de utilizar un calendario editorial para gestionar tu blog es la posibilidad de compaginar los temas de las publicaciones con la estrategia de contenidos. El calendario debe servir como una base para decidir y comunicar qué temas se van a escribir y cuándo van a publicarse.

3. Apoyar la medición de resultados

Si escribes cuándo se publicaron los artículos en notas post-it, además de no ser visible para todo el equipo, corres el riesgo de que en algún momento pierdas esa información. Cuando implementas tus campañas de marketing es importante siempre tener en cuenta que cada acción debe ser medible y estar relacionada con la obtención de ingresos. Tu calendario editorial debe incluir la información sobre cada artículo publicado.

De esta forma, la próxima vez que veas un incremento en leads en ese martes de ese mes específico, podrás atribuirlo a la publicación en tu blog.

4. Dar forma al proceso de creación de contenidos

Un buen calendario editorial puede incluir no solo fechas de publicación: también deberá comunicar fechas límite para entregas, revisiones de artículos y detallar quién es el responsable de cada tarea. Si tu blog es lo suficientemente maduro, sabrás que la creación y revisión de artículos lleva tiempo, por lo que estar al día con el proceso de creación de contenido es esencial.

Además del contenido de tu blog, tu calendario editorial puede ser útil para documentar la promoción de tus publicaciones en redes sociales y otros canales de distribución.

1. Plantea el objetivo de tu calendario editorial 

Ningún plan puede ponerse en práctica sin antes determinar hacia dónde quieres ir; lo mismo aplica para tu calendario editorial. Para establecer esto, hazte la siguiente pregunta: ¿qué quieres lograr? 

Quizá quieras que tu blog tenga la finalidad de dar a conocer todos los detalles acerca de tu producto o servicio, o tal vez solo desees que sea un punto de aterrizaje en donde los usuarios obtengan respuestas a sus dudas. Sea cual sea, debes definirlo, pues en esto radicará a quién vas a dirigirte y cómo lo vas a lograr. 

Además, tus objetivos te dan la pauta para decidir qué tipo de contenido se va a publicar, cada cuánto lo harás y en qué medios de comunicación lo vas a promocionar. 

2. Identifica el perfil de tus usuarios ideales 

Una vez que sabes hacia dónde vas, el siguiente paso para organizar un blog es definir el perfil de tus usuarios ideales o buyer personas. Este paso es fundamental ya que si no sabes a quién quieres atraer, difícilmente podrás escribir textos que llamen su atención.

En las fases tempranas de un negocio se recomienda centrarse en un máximo de 3 perfiles. Para describirlos es útil pensar en datos como edad, género, nacionalidad, entre otros., pero también en sus objetivos y las dudas o dificultades, con el fin de poder ayudarles.

3. Establece un plan de publicaciones

Haz cálculos sobre cuántas entradas a la semana podrás hacer. Es importante ser realista en cuanto al tiempo o presupuesto, ya que tiene más valor publicar dos veces al mes que empezar publicando un artículo todos los días durante una semana y luego interrumpirlo durante tres meses. 

Esto aplica también para el nivel de calidad en la información que vas a publicar. Recuerda que menos es más. Si un buen blog con datos de valor y que realmente genere utilidad para quien lo lea toma un tiempo para crearse, entonces lo mejor no es apresurar tanto su proceso. Es preferible tener 2 artículos de calidad a la semana que 5 o 6 con información poco relevante.

Cuando tu blog tenga un tiempo funcionando, analiza los informes estadísticos para comprobar cuál es el mejor día e incluso la mejor hora para publicar. Además, también podrás determinar qué tipo de temas resultan más interesantes para los usuarios. 

4. Haz un brainstorming sobre temas

Una vez que tengas claro para quién escribes, comienza a anotar ideas sobre posibles artículos que puedan interesarles a tus perfiles. No te censures: simplemente ve apuntando a medida que vayan saliendo las ideas y después descarta las que se repitan o no cuadren con tu plan de marketing de contenidos general. Para tener un brainstorming sobre temas para tu blog exitoso, te recomendamos lo siguiente:

• Reparte las ideas entre las categorías que has creado.
• Los artículos de tu blog no deben ser sobre tu empresa o lo que vende, sino que deben proporcionar información útil para tu audiencia. De esta manera atraerás usuarios de forma orgánica y tu marca ganará credibilidad. Por ejemplo, en el caso del negocio de catering para bodas, una novia que esté buscando algún tema relacionado con su boda llegará a tu blog para leer la información que compartes.
• Los artículos no tienen que ser necesariamente largos. Una imagen o un video pueden ser una buena entrada. De hecho, ofrecer diferentes tipos de formatos (como ebooks, infografías o plantillas) es una excelente manera de atraer usuarios a tu blog. Con este tipo de contenido premium además tienes la posibilidad de crear una base de datos de leads.

Te recomendamos tener en cuenta el calendario anual para que revises festividades, vacaciones, fechas especiales, entre otros días clave. Así, puedes determinar también los tiempos tanto de entrega como publicación e, incluso, aprovechar algunas fechas para relacionar tu contenido con lo que se celebre en dicha ocasión (siempre y cuando sea relevante para tu marca o empresa). 

5. Determina las categorías de los posts

Cuando ya sabes todos los temas sobre los que hablarás, es tiempo de organizarlos. Recuerda que las categorías de tu blog no deben depender del tema post, sino al revés. Para este instante ya sabes de qué hablarás; por ello, debes pensar cómo se puede categorizar cada tema para que quede en el lugar correcto. 

Velo como los cajones de un armario, donde no se revuelve la ropa interior con los jeans. Lo mismo pasa con los temas y las categorías de tu blog. Pon las cosas en su lugar. 

Las categorías también deben estar basadas en tus usuarios ideales e intenta encontrar de 5 a 10 categorías que podrían interesar a los lectores y que estén relacionadas con tu negocio. Hay mucha gente que acomoda su ropa por colores o temporadas; puedes inspirarte en este tipo de organización para dar coherencia a tu categorización. 

Por ejemplo, si haces catering para bodas, las categorías de tu blog podrían ser «salones», «fotografías», «viajes de boda», «estilismo» y «menús». Son categorías generales, pero son adecuadas para las necesidades de tus lectores y de tu negocio.

Recuerda ser específico y relevante. De esta manera, será más fácil tener organizado tu blog y que los usuarios puedan encontrar solo los blogs que les interesan.

6. Usa una plantilla de calendario editorial 

De acuerdo, ya tienes todos los aspectos básicos que debes tener en cuenta para hacer tu calendario editorial, ¿qué sigue? ¡Llevar esa información a un documento! Para ello, puedes hacer uso de alguna plantilla de calendario editorial que te permita acomodar cada elemento. 

El uso y las columnas a agregar en tu calendario editorial pueden ser tan extensos como tú lo consideres. Por ejemplo, puede haber calendarios editoriales más directos como el siguiente: 

O algunos con muchas más casillas, como el de la imagen de a continuación: 

Este ejemplo fue realizado con la plantilla de calendario editorial de HubSpot. Si deseas descargarla y utilizarla, más adelante te damos más detalles de cómo hacerlo eficazmente. 

Como ya lo mencionamos, la estructura de tu calendario editorial puede ser muy variada, pero debe atenerse a las necesidades de tu empresa y equipo de contenidos. Algunos elementos que no deben pasarse por alto en tu calendario son: 

• Tema
• Tipo de contenido 
• Buyer persona
• Fecha de entrega y publicación 
• Autor del blog
• Palabras clave a utilizar
• Seguimiento 

7. Mantén accesible tu calendario editorial

Sea cual sea el formato y estructura que des a tu calendario editorial, asegúrate de que todos los involucrados puedan acceder a él y que esté optimizado para que lo editen en caso de ser necesario. 

Por ejemplo, tu redactor o editor deben tener un acceso directo para añadir su actualización o hacer notas sobre el tema o el contenido. 

Únicamente hazles saber que las columnas y estructura general de tu calendario editorial no pueden cambiarse, a menos que tú lo autorices o sea necesario eliminar o agregar algún punto. 

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¿Cómo utilizar la plantilla de calendario editorial de HubSpot?

El desafío de tener un blog va más allá de la redacción de contenidos. Debes centrarte en la estrategia que hay que implementar para que los esfuerzos funcionen de manera adecuada. La plantilla gratuita de calendario editorial de HubSpot te ayudará a triunfar en la organización y la estrategia de contenido de un blog.

A continuación, te decimos cómo utilizarla para que comiences con tu planeación lo antes posible. 

1. Descarga la plantilla

El primer paso es descargar la plantilla. Accede a la página de la oferta y llena el formulario de registro. Es totalmente gratis y puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico. 

2. Abre la plantilla y crea una copia

Localiza el archivo que descargaste. Se trata de una carpeta comprimida que contiene el archivo titulado «Calendario editorial». La plantilla está creada en Microsoft Excel y puedes abrirla directamente en las hojas de cálculo de Google, lo que te permitirá compartirla con todo tu equipo de trabajo. 

Simplemente haz clic derecho en el documento, selecciona «Hacer una Copia» y la plantilla se importará y guardará automáticamente en tu cuenta de Google Drive. Dale un nuevo nombre al documento haciendo clic en el título en la parte superior de la página. Después, continúa personalizando el documento como desees.

3. Visualiza tu estrategia

La plantilla está creada para gestionar un año entero de contenido con facilidad. Lo único que tienes que hacer es seguir la disposición de los elementos predefinidos en cada fila y comenzar a planear basándote en tu propia estrategia de contenidos.

Aunque la plantilla está diseñada con una fila para cada día, esto no significa que tienes que publicar diario. Incluso si buscas publicar una vez a la semana, te sugerimos conservar todas las filas para que tengas una mejor visualización de la frecuencia de tus publicaciones y no alterar el formato.

4. Comienza a planear

Te recomendamos comenzar tu calendario editorial por las columnas «Fecha de entrega» y «Autor» para que tu equipo comience a organizarse y, en caso de que exista algún problema con una entrega, se pueda reasignar lo antes posible. Recuerda que debes considerar el tiempo de edición de cada artículo antes de que esté listo para su publicación. 

5. Establece los temas

Los títulos para tus publicaciones deben ser claros. Si aún no lo tienes, no te preocupes; lo importante es que establezcas el tema del que se va a hablar en ese artículo. Puedes agregar una descripción para que quede más claro el eje de la publicación.

6. Considera tu estrategia de optimización de contenido

La optimización de tu contenido es muy importante. Por eso en el calendario editorial debes establecer los términos de tu estrategia de optimización SEO en la columna de «Keywords», lo que te permitirá crear contenido que tu audiencia está buscando. Por eso es necesario que conozcas a tu audiencia y definas los perfiles de tus usuarios ideales. Debes añadirlos en la columna «Buyer persona», pues de esta forma los redactores sabrán quién leerá el contenido que están redactando.

Si bien el blog contiene información valiosa para los usuarios, es también un medio para conseguir más ventas. Por ello es importante que conduzcas a tus usuarios a la siguiente etapa del recorrido de comprador, a través de una llamada a la acción (CTA), que te ayudará a generar más leads. 

7. Comparte el calendario editorial

Asegúrate de que todos tus escritores tengan acceso al calendario editorial en Google. Simplemente ve a la parte derecha superior y haz clic en «Compartir».

Agrega los correos electrónicos de los autores.

Verifica que los permisos de edición estén bien establecidos. Te recomendamos que solo una persona sea responsable de editar el documento para que no haya malos entendidos.

De acuerdo con el ejemplo del negocio de catering para bodas, a continuación te mostramos un ejemplo de calendario editorial de blog hecho con la plantilla de HubSpot:

¿Cuántas ideas o artículos potenciales de blog debes incluir en tu calendario editorial?

La respuesta rápida es: depende. En HubSpot, luego de hacer una investigación acerca de si existía una correlación entre el número de artículos publicados y el número de sesiones orgánicas en un mes determinado, nos dimos cuenta de que, si bien no existe una correlación directa entre ambas variables, sí la hay de manera indirecta.

Para HubSpot, una reducción en el número de artículos publicados en un mes específico resulta en una reducción en el número de sesiones a los tres o cuatro meses a partir de ese momento. Esto sin tener en cuenta la proporción entre artículos nuevos o artículos optimizados y el volumen mensual de búsqueda de esas palabras clave.

Así, procuramos establecer una tasa de publicación con base en los días publicables por mes y el número de artículos que podemos generar. Por ejemplo, si tienes la capacidad de generar un artículo diario en un mes en específico, cuyos días publicables son 23 (porque no publicarás ni sábados, ni domingos, ni festivos), entonces tu tasa de publicación será: número de artículos/23 días.

Si deseas incrementar esa tasa conforme pasa el tiempo, después de analizar los resultados que obtuviste con tu tasa inicial, sabrás cuántos artículos adicionales deberás publicar para conseguirla. De esta manera podrás trazarte metas alcanzables con base en lo que funciona para tu negocio.

Tener un calendario editorial bien organizado es más fácil de lo que crees. Basta con que utilices nuestra plantilla gratuita e integres los consejos que te presentamos para diseñar un proceso editorial sobresaliente.