Arquitectura de la información: qué es, ejemplos y cómo aplicarla

La información está en todos lados. Cuando leemos por la mañana una noticia en el sitio de un periódico; cuando revisamos las estadísticas sobre nuestro sector empresarial, o cuando buscamos una respuesta mediante un buscador, interactuamos con datos que alguien ha dispuesto en la red para que los consultemos.

Pero ¿alguna vez te has preguntado cómo los datos se convierten en esas gráficas de barras o en infografías? Detrás de cada uno de estos recursos está el trabajo de muchas personas y de herramientas tecnológicas que coordinan la forma en que la información será presentada. Esto es a lo que comúnmente llamamos arquitectura de la información.

En este artículo hablaremos de la importancia de esta forma de gestionar los datos, y abordaremos cómo puedes aplicar sus principios en tu empresa y qué estrategias han seguido algunas organizaciones para asegurar que la información llegue a su destino.

Debido a que la arquitectura de la información se dirige a generar materiales comprensibles para una audiencia concreta, el manejo de los datos requiere amplios conocimientos sobre diseño visual y gráfico, desarrollo informático e incluso psicología cognitiva.

Cuál es el objetivo de la arquitectura de la información

Todos estamos familiarizados con el trabajo de los arquitectos, quienes estudian las estructuras de las edificaciones y las propiedades de ciertos materiales para construir nuevos recintos habitables. Además, buscan que estos espacios sean amigables con las personas y visualmente atractivos. 

Este mismo principio se aplica cuando hablamos de la arquitectura de la información. Lo que estas estrategias buscan es utilizar los datos disponibles para presentarlos de una forma comprensible a los usuarios de un sistema, ya sea dentro o fuera de una empresa. Y, de paso, hacerlo de una manera estéticamente atractiva para las personas.

En el plano empresarial, esta disciplina va de la mano con la experiencia del usuario (UX), ya que permite a las organizaciones ofrecer materiales accesibles y utilizables para sus clientes, como comprender un problema, dominar un proceso o conocer sobre un producto.

Cómo funciona la arquitectura de la información

La arquitectura de la información es un ejercicio que realizan los desarrolladores web, los profesionales de marketing y los creadores creativos para organizar la información adecuadamente. Pero no todo depende de su creatividad; para hacerlo requieren de tres grandes elementos:

• Los datos
• El público
• El contexto

Una buena gestión de la información debe ser capaz de utilizar los datos disponibles para transmitirnos a un público determinado mediante la comprensión de su contexto. De este modo, se puede asegurar el mejor entendimiento de la información y su aplicación para los objetivos que se hayan definido. 

Veamos, cómo es que se relacionan cada uno de estos elementos.

Datos

Los datos son la materia prima para poder generar información. Piénsalo de esta manera: no es lo mismo tener un listado con el número de ventas concretadas cada día durante 10 años, que consultar una gráfica de barras en donde se sintetice la evolución de tus ventas.

Por sí mismos, los datos que obtengas de tu control de ventas no comunican nada. Es necesario llevar a cabo un análisis de los mismos para transformarlos en información que se útil a tu departamento comercial o a los socios de tu organización.

Por ello, una de las primeras tareas que debe ser llevada a cabo dentro de la arquitectura de la información es evaluar qué aportan los datos, su volumen y su estructura actual. Una vez definido, se puede generar una idea de diseño visual adecuada para reflejar el contenido de la información, ya sea como texto, imágenes, infografías, videos o mapas. 

Público

Ya vimos que no toda información puede ser presentada del mismo modo, pero tampoco puede ser mostrada igual para todas las personas; esto tiene que ver con la forma en que la comprendemos. Hoy en día, mucha de la información que consumimos nos llega en formato de imágenes y cada vez son más quienes que prefieren videos y otros recursos multimedia.

Por ejemplo, algunos datos revelan que las publicaciones con videos tienen hasta 12.000 % más posibilidades de ser compartidos que textos planos.

Pero no todo tiene que ver con las tendencias. Existen públicos que no utilizan redes sociales o que prefieren otros contenidos. Para crear arquitecturas de la información optimizadas para ellos, deberás evaluar sus intereses y la experiencia de uso a la que apuntan.

Contexto

El último elemento que toda estrategia de arquitectura de la información debe evaluar, es el contexto en el que se provee de información al público. Este tiene que ver con lo siguiente: qué es lo que una marca ofrece, cuál es el objetivo de la misma, qué identidad representa y cuáles son los medios de los que dispone para hacer llegar la información al consumidor.

Por ello, el contexto está determinado por instancias externas e internas de tu organización y servirán como los marcos de acción que puedes implementar en tu arquitectura sin perder coherencia en lo que presentas a tu público.

Veamos ahora cómo con estos elementos en mente puedes aplicar la arquitectura de la información en diferentes planos.

Cómo aplicar la arquitectura de la información

La arquitectura de la información es todo un arte que requiere de amplios conocimientos sobre el mercado y las tendencias en el mundo digital. Al final del día, los usuarios están en constante cambio y las empresas deben saber cómo acercarse a ellos.

Pero a pesar de que hay un aspecto creativo en la arquitectura de la información, también existen técnicas que debes seguir para asegurarte de que estás estructurando adecuadamente tu mensaje y los datos que lo acompañan. Revisemos cómo aplicar la arquitectura de la información en los negocios.

1. Reúne los datos

Simplemente es imposible comenzar a estructurar la información si no cuentas con todos los datos necesarios para crear tu reporte, hacer un contenido escrito o diseñar infografías.

Es probable que quieras comenzar pensando que tienes todo lo que necesitas o que generes plantillas sin saber qué es lo que presentarás en ellas. No lo hagas. Recuerda que, como revisamos párrafos atrás, el diseño debe estar al servicio de tus contenidos, de las personas y del contexto; no al revés.

Crea una base de datos con alguna plataforma como Excel o reúne tus materiales en un espacio físico para comenzar a trabajar. Una vez que tengas todos los datos y estés seguro de que esos son los que quieres convertir en información útil, puedes dar el siguiente paso.

2. Filtra los materiales 

Una vez reunida la información tienes que comenzar a sintetizar los materiales. Esto ya forma parte de la arquitectura de la información. Si bien toda la información es importante, es necesario comenzar a integrarla para que no sean datos aislados, sino que te den un panorama sobre algún fenómeno.

Por ejemplo, si quieres entregar un reporte sobre la baja en ventas mensuales, no presentarás los datos de cada día. Por el contrario, debes sumar o promediar los valores para que obtengas información representativa del periodo. Como puedes ver, esto no significa que deseches la información, sino que la usas para obtener un reporte más conciso.

Pero, también puede ocurrir que la información que consideras valiosa quede fuera durante este proceso. Recuerda que la arquitectura de la información es un trabajo en proceso. Así que puedes cambiar tu enfoque en cualquier momento o regresar unos pasos, antes de avanzar.

3. Jerarquiza la información

Ya tienes tus datos filtrados y sabes cómo servirán para organizar tu información. Es momento de esbozar un mapa general de qué irá primero, qué irá después y cómo se agrupan los bloques de información.

En sí misma, la información te dará indicios sobre cómo organizar tu información. Si, por ejemplo, quieres hacer una entrada en un blog sobre tecnologías de la información en educación para profesores en general, no puedes lanzarte a hablar de procesos técnicos o de innovaciones en la materia. Por el contrario, debe comenzar hablando sobre qué es una tecnología de la información, cómo puede servir a la docencia y cómo implementarla.

¿Notas que este mismo artículo está redactado de acuerdo con una arquitectura de la información jerárquica?

4. Analiza a tu audiencia (y segméntala)

Antes de comenzar a redactar tus contenidos o diseñar tus recursos visuales es importante que, como hemos visto, evalúes a tu audiencia. De otro modo puedes producir recursos que no sean de su interés. Si has hecho un buen estudio de mercado, tienes la mitad del camino recorrido.

Pero ¿qué pasa si tu empresa se dirige a diferentes poblaciones? Muchas empresas, principalmente en el sector tecnológico, ofrecen diferentes productos o servicios para diversos perfiles de comprador. Por ejemplo, puedes tener una cartera para particulares, otra para pymes y otra para empresas grandes; como es en el caso de los bancos.

Una forma de establecer taxonomías es agrupando la información que es relevante para cada grupo y ajustando el estilo, el tono y las imágenes que usarás para cada perfil. Si esa información será mostrada en tu sitio web, puedes crear pestañas para cada tipo de cliente.

5. Evalúa tus tecnologías

Siguiente paso: hacer uso de tus recursos para organizar y presentar la información. En este punto todo dependerá de qué hayas elegido para tu arquitectura de la información. Veamos algunos casos comunes:

• Páginas web: puedes utilizar las plantillas prediseñadas por parte de tu servicio de hosting o de un creador de sitios web que te ofrezca soluciones probadas de buena arquitectura de la información.
• Redes sociales: herramientas como Canva están diseñadas para crear contenidos atractivos y con una buena organización de la información.
• Blog: en estos casos puedes apoyarte en cualquier editor de texto, o bien usar herramientas como CMS Hub, que te acompaña en el diseño y organización de la información para estrategias SEO que realmente impacten en tus visitantes. 
• Infografías: plataformas digitales como Visme son ideales para este tipo de tareas, ya que cuenta con diseños optimizados para cada objetivo empresarial y que traduce tus datos en buenos recursos visuales. 
• Videos: los editores de videos son el mejor recurso para crear contenidos impactantes, pero siempre necesitarás el acompañamiento de un profesional de video marketing que cree estos contenidos.

Como puedes ver, cada esfuerzo de arquitectura de la información requiere el uso de diferentes herramientas y recursos tecnológicos. Una vez que hayas encontrado el que mejor te funcione, es momento de crear.

6. Haz pruebas de diseño

Las pruebas de diseño son esenciales para identificar si algo está fallando en tu arquitectura o si has llegado al punto ideal. Durante su formación, los arquitectos tienen que crear maquetas constantemente, ya que solo así pueden evaluar si su edificio se sostendrá, si se ve bien y si es lo que el cliente busca. Ese mismo principio aplica cuando hablamos de información.

Es importante que pongas a prueba la legibilidad de tus materiales, que te cerciores de que tu sitio web ofrece una buena navegación y los enlaces a otras páginas dentro de los contenidos de tu blog no manden errores. Una vez que encuentres la fórmula correcta, es momento de llevar la información a tu público.

Con estos pasos estás listo para comenzar a estructurar tus contenidos. Pero si te hace falta inspiración, no te preocupes. Veamos algunos ejemplos prácticos en los que se aplican estas estrategias en diferentes áreas de negocios. 

3 ejemplos de arquitectura de la información

1. Arquitectura de la información en sitio web

Un sitio web es una herramienta que tiene un único propósito: presentar información de manera organizada para un visitante. Pero este propósito no es tan fácil de lograr. Es por ello que los desarrolladores web y los diseñadores gráficos trabajan todo el tiempo en buscar mejores formas de ofrecer contenidos a los visitantes de un sitio.

Los menús, los iconos, las ventanas de chat, los títulos y los carritos de compra deben estar situados en el lugar preciso para optimizar la navegación y para que al visitante no le cueste demasiado trabajo encontrar exactamente lo que busca.

Una forma de hacerlo es mediante la creación de pestañas dirigidas a cada tipo de público. Esto es algo que hace el banco Santander. En su sitio web cuentan con una sección para personas, otra para pymes y otra más para gobierno y empresas. De este modo se categoriza la información dependiendo del tipo de cliente.

Imágenes de Santander México

Otro buen ejemplo es la tienda en línea de El Corte Inglés. Si buscas alguna prenda o cualquier producto, lo primero que te presentará es una serie de imágenes de la mercancía, junto hallarás el nombre, el precio, los colores y tallas disponibles.

Con esta información un comprador puede tomar una decisión, pero si quiere saber más, puede expandir los detalles y cuidados de la prenda, los tipos de envío disponibles y las promociones existentes. Así, se hacen jerarquías de información dependiendo de lo que se sabe que buscan los clientes. 

2. Arquitectura de la información en informe empresarial

Los informes empresariales son documentos de vital importancia para todas las compañías. Esto se debe a que no solo sirven para gestionar su operatividad interna y diagnosticar si se están cumpliendo los objetivos esperados; son también la carta de presentación de una marca ante el público de consumidores.

Por ello, los informes deben elaborarse cuidadosamente y con una ordenación lógica, adecuada y coherente para que los lectores comprendan la información. Esto se logra mediante el uso de gráficas de datos, índices temáticos e imágenes que comunican el mensaje que está en el reporte.

En el año 2023 Amazon publicó su Informe de Protección de Marca, en el que da testimonio de los esfuerzos realizados durante el año 2022 para mantener a la empresa como una de las líderes en el mercado y en el mundo laboral. Para crear este informe hizo uso de su identidad de marca y de un gran diseño editorial, pero sobre todo llama la atención la organización de la información que lleva a cabo mediante los siguientes apartados:

• Sección 1: controles rigurosos y proactivos
• Sección 2: herramientas para proteger a las marcas
• Sección 3: exigir responsabilidades a los actores malintencionados
• Sección 4: protección y sensibilización de los clientes

Esta estructura, que va acompañada de una introducción sintética, da una idea de continuidad de las ideas y permite que un lector pueda conocer progresivamente la actividad de la empresa durante el periodo.

3. Arquitectura de la información en redes sociales

Las redes sociales son el medio predilecto de muchos para consumir información. Noticias, información sobre productos, novedades y hasta datos sobre el mundo financiero son compartidos día con día en espacios como Instagram, Facebook, LinkedIn o Twitter. Por ello, es una buena idea presentar tu información a través de estas plataformas.

Como revisamos más arriba, actualmente la información es mayormente consumida a través de imágenes y otros recursos audiovisuales. Y dado que algunas de las plataformas de redes sociales más populares priorizan estos contenidos, estos son los espacios ideales para compartirlos.

Si accedes al perfil de Instagram de la marca de bienes raíces Flat, encontrarás que hay un gran trabajo de arquitectura de la información detrás. Por un lado, los diseñadores y el equipo de marketing han creado imagen de gran valor para sus seguidores, presentando estadísticas, datos, consejos y noticias sobre el tema inmobiliario.

Pero también han aplicado algunos de los principios de este enfoque arquitectónico al aprovechar la opción de historias destacadas dentro de su perfil para organizar su información y hacerla accesible para cada visitante, dependiendo su interés. Algunas de las etiquetas que muestran son:

• Blog
• Renovar
• Vende
• Cambiar
• Prensa
• Testimonios 
• Comprar

Imágenes de Flat.mx

Cada una de ellas contiene historias y contenidos de valor para la función indicada. Sin duda, es un buen ejemplo de cómo la arquitectura de la información puede ir más allá del desarrollo web.

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