Qué es un reporte de encuesta y cómo crearlo (con ejemplos)

Hay muchas maneras de obtener información y un método que nunca pasará de moda son las encuestas. Estas son una excelente herramienta para una infinidad de usos y propósitos; y nos dan la oportunidad de preguntarle directamente a las personas cuál es su opinión, sin recurrir a las suposiciones que podemos formular impulsivamente. 

En la relación que existe entre clientes y vendedores es muy apreciado que una marca o una empresa tenga en cuenta los criterios, quejas, halagos y consideraciones (tanto positivas como negativas) de los consumidores. Precisamente un reporte de encuesta concentra toda la información para abrir paso a una retroalimentación que generará un camino más rentable. Veamos qué es, cómo hacerlo y algunos ejemplos. 

Es una herramienta muy usada en diferentes disciplinas, pero sobre todo es un instrumento muy valioso para el mundo de los negocios, ya que a partir de las encuestas puedes conocer más de cerca las opiniones de leads de tu marca o de las personas que ya son clientes frecuentes. A partir de esto podrás desarrollar estrategias para optimizar los productos o servicios ofrecidos, generando así una mayor aceptación en el público objetivo. 

Por otro lado, el informe de encuesta suele usarse de forma interna, es decir, para realizar un estudio en el que se haga preguntas a los directivos, colaboradores y trabajadores de tu empresa cuando requieras analizar cualquier situación que necesites implementar o cambiar para mejorar el funcionamiento de la organización. 

7 componentes de un informe de encuesta 

Un reporte de encuesta es un documento sencillo, pero bien estructurado que debe considerar ciertos elementos clave que a continuación puedes observar. 

1. Portada. En esta parte va el nombre de la empresa o el logo de la marca, el título del estudio hecho por medio de encuestas, los nombres de los realizadores y la fecha. 

2. Índice. Desglosa los contenidos del documento y las páginas donde se encuentran. Por lo tanto ayuda a los lectores a encontrar la información de forma precisa y ágil. Recomendamos no omitirlo, sobre todo en un reporte de encuesta con un considerado número de cuartillas.  

3. Resumen. Contiene la síntesis de todo el documento, retoma los aspectos más importantes para dar claridad y generar interés entre las personas que lo van a consultar.  

4. Introducción. Esta parte se encarga de dar el contexto del estudio que se realizó; es donde se explican los temas y las cuestiones que se tratarán en el reporte de encuesta.  

5. Metodología. Aquí se expone por qué se realizaron ciertas preguntas, a quiénes y cuándo se efectuó, y todos los detalles del desarrollo del estudio.  

6. Resultados. Muestra la cuenta total de opciones elegidas por cada uno de los participantes en las encuestas y las agrupa por categorías. 

7. Conclusiones. Es donde se presentan las interpretaciones de los resultados obtenidos en las encuestas, además de aportar posibles soluciones y recomendaciones.  

1. Recaba y organiza toda la información 

Una vez que seleccionaste a los clientes o personas a quienes aplicar la encuesta, diseñaste las preguntas adecuadas, aplicaste los cuestionarios y obtuviste sus respuestas, es momento de revisar todos los datos que te han sido proporcionados. Los vas a organizar desde los fundamentales hasta los menos relevantes para los fines del estudio. Este es un paso clave, a partir de ello la elaboración del reporte de encuesta será mucho más ágil. 

2. Plantea el desarrollo del estudio 

En esta parte vas a describir todos los pasos que diste al realizar la encuesta, los detalles más importantes del proceso. Para ello tienes que responder estas preguntas:  

• ¿Cuándo se inició y finalizó la encuesta? 
• ¿A partir de qué criterios se eligió la muestra de personas? 
• ¿Quiénes fueron las personas a las que se les aplicó el cuestionario? 
• ¿De qué forma se les hizo llegar las preguntas? 
• ¿Cuáles fueron las preguntas que se hicieron? 
• ¿Por qué se seleccionaron esas preguntas en específico? 

3. Extrae los resultados de las encuestas 

Con la ayuda de un software o sin él, realiza un conteo final de cuántas personas dieron las mismas respuestas respecto a una pregunta o simplemente no contestaron. Luego lo vas a registrar en una tabla o en una hoja de cálculo para a partir de ello crear una gráfica en Excel, por ejemplo, para que tu reporte de encuesta sea más profesional y fácil de comprender. Es muy importante realizarlo minuciosamente para que las cifras sean exactas y no dejes fuera ningún detalle. 

4. Determina las conclusiones del estudio 

Ya que conoces los resultados finales de la encuesta es más fácil apreciar a qué lado se inclina la balanza, es decir, si la conjetura o hipótesis de la que partiste para realizar el estudio se cumplió, o hasta qué punto los objetivos planteados al principio se lograron. Puedes incluir aquí los gráficos de cada pregunta y deducir cuáles son las soluciones o estrategias que deben seguirse para lograr un progreso en la situación. 

5. Redacta la introducción y el resumen 

Una vez que ya realizaste todo el cuerpo del reporte de encuesta te será más cómodo escribir la introducción donde vas a indicar el contexto para el que se hizo la encuesta, qué está intentando encontrar, cuáles son los propósitos principales, quiénes son los involucrados, tanto realizadores como participantes, y cuál es la hipótesis de la que se parte. 

Luego, de una forma más breve y clara, redacta el resumen con los detalles cruciales de todo el estudio. Esta es la tarjeta de presentación del informe de encuesta, por lo tanto procura que defina la idea principal del trabajo, así como los resultados y conclusiones obtenidas. Trata de que no sobrepase dos párrafos.  

6. Dale formato y presentación al documento 

En este punto agregas la portada y el índice. Así tu reporte de encuesta está prácticamente hecho, solo falta afinar los detalles y cuidar que tenga los siete componentes que vimos anteriormente, para que lo presentes de forma adecuada. 

Revisa que esté escrito correctamente y procura utilizar el vocabulario idóneo para las personas que van a leerlo. También trata de enfocarte en los datos relevantes obtenidos de las encuestas, para los fines que será utilizada esa información: ya sea para definir el rumbo de una marca, para decisiones empresariales, entre otras.  

1. Informe de satisfacción del cliente 

Aquí tenemos un informe de encuesta que muestra los resultados de satisfacción respecto a una marca. En la imagen podemos apreciar que la mayoría de los clientes cuestionados consideran que su satisfacción con la marca es normal, le siguen los clientes que opinan que su satisfacción es buena. 

Por lo tanto, se podría concluir que la forma en que esa empresa se ha manejado brinda buenos resultados a sus clientes. Sin embargo, se deberían tomar ciertas acciones para conseguir la calificación de excelente.  

2. Informe de percepción del producto 

En este ejemplo, la empresa se basó en una muestra de alrededor de 7.000 consumidores, los cuales fueron entrevistados para conocer cómo es su percepción del producto estrella de una marca. Se tuvo en cuenta su precio, calidad, olor, sabor, diseño y envase. 

Los resultados arrojaron que para gran parte de las personas el sabor y la calidad del producto es aceptable, pero a los participantes no les gustó el diseño en lo absoluto. Así que una buena estrategia sería mejorar la imagen del producto para que la percepción de la marca sea del agrado de los consumidores. 

3. Informe de tendencias del mercado 

Por otro lado, este ejemplo muestra una encuesta selectiva que escogió a 100 expertos en el mercado para que determinaran cuáles serían las próximas tendencias en los negocios, de acuerdo con su experiencia y sus datos. 

El reporte de la encuesta arrojó que, de mayor a menor, las tendencias son tecnología, entretenimiento, vida saludable, naturaleza, realidad virtual, videojuegos, finanzas, viajes, idiomas y cursos. Así que valdría la pena que las empresas prestaran atención a la voz de los profesionales.  

Recuerda que a partir de un buen reporte de encuesta te será más sencillo diseñar las estrategias que te ayudarán a alcanzar tus metas de negocio.