¿Cuánto tiempo a la semana le dedicas a tu correo electrónico?

Según una encuesta reciente de Adobe, el profesional estadounidense promedio dedica unas seis horas diarias a revisar su correo electrónico, lo que equivale a 30 horas durante la semana laboral.

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Es mucho tiempo desaprovechado en tareas no remuneradas que podría dedicarse a tareas que contribuyan a lograr los objetivos de los clientes que pagan.

Quedarse atascado en la bandeja de entrada es especialmente problemático en agencias donde los mánagers de cuentas y otros empleados que trabajan con clientes deben ocuparse de administrar solicitudes de diversos usuarios que, por supuesto, tienen prioridad.

Cuando te pones en contacto con tus clientes principalmente por correo electrónico, es fácil que se traspapelen mensajes y tareas importantes en medio de esta confusión que parece no tener fin. Tu bandeja de entrada puede convertirse rápidamente en un disipador de tiempo incontrolable.

Podrías usar una herramienta de gestión de proyectos para reducir el exceso de correos electrónicos que se generan a partir de ciertos proyectos. También podrías optimizar aún más la forma en que usas el correo, das prioridad las solicitudes y gestionas la comunicación desde tu bandeja de entrada.

Echa un vistazo a estos 13 plugins y apps de Gmail y mejora el uso del correo electrónico para contactar y colaborar con los clientes.

13 herramientas para mejorar la comunicación y la colaboración con los clientes mediante el correo electrónico

1) SaneBox

Después de examinar el contenido y el historial de tu bandeja de entrada, SaneBox se deshace de los correo electrónicos irrelevantes y te muestra solo las comunicaciones que deseas priorizar. Puedes “entrenar” la herramienta para hacerla aún más inteligente moviendo los mensajes mal categorizados a la bandeja de entrada.

Esta herramienta también ofrece funciones para configurar el envío de notificaciones si los destinatarios no responden un mensaje, dar de baja una suscripción a boletines informativos no solicitados y silenciar momentáneamente los mensajes que deseas revisar más tarde. 

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Precio: plan Snack por $7 al mes para un contrato anual; plan Lunch por $12 al mes para un contrato anual, plan Dinner por $36 al mes para un contrato anual

2) Just Not Sorry

Ponerse en contacto con los clientes de forma directa y asertiva no es tan sencillo como parece. Este plugin puede ayudarte a escribir correos electrónicos más certeros, ya que busca en los mensajes palabras superfluas que desvalorizan tu tono, p. ej., "lo sentimos", "solo" o "creo".

Cuando usas una palabra o frase que podría debilitar tu posición, la app la destaca y te explica específicamente de qué forma podría hacerte ver menos seguro y competente.

Precio: gratuita

3) Mailburn

Esta app de iPhone mejora la interfaz de usuario de tu cliente de correo electrónico al mostrar los mensajes como diálogos de chat. Además, separa los boletines informativos de los mensajes de tus contactos en la bandeja de entrada y ofrece una opción de cancelación de comunicaciones irrelevantes con solo deslizarlas, lo que es perfecto para ordenar la bandeja de entrada. Esta app es compatible con Gmail y Outlook.

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Precio: gratuita

4) HubSpot Sales

HubSpot Sales es una herramienta gratuita de seguimiento de correos electrónicos que te permite ver si un cliente o prospecto abrió tu mensaje. Básicamente, podrás determinar si el mensaje se perdió en la bandeja de entrada del cliente o si, en realidad, lo están ignorando.

El plugin también destaca información clave de contacto sobre el destinatario del correo, como enlaces a sus perfiles sociales, para que puedas recopilar datos sobre sus intereses o los eventos profesionales a los que asistió recientemente, a fin de personalizar sus mensajes. Con HubSpot Sales Pro, puedes crear hasta 1.000 plantillas y monitorizar el rendimiento de los correos electrónicos y el contenido que enviaste. 

Precio: gratuita; Sales Pro cuesta $50 por usuario al mes

5) Yanado

Seguramente no quieres sentir que tu bandeja de entrada te controla, pero sabes que es el lugar al que llegan muchos de los mensajes relacionados con comunicaciones y tareas importantes.

Este plugin incorpora tu lista de tareas a la bandeja de entrada para que puedas priorizar y organizar mejor tus actividades. No hay necesidad de que pases una y otra vez del correo electrónico a la lista de tareas y, luego, a la herramienta de gestión de proyectos, ya que todo está allí en una interfaz sencilla. 

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Precio: plan gratuito para un usuario; plan Startup $6 por usuario al mes, hasta 100 usuarios; plan Premium $15 por usuario al mes, hasta 1.000 usuarios; los precios del plan Enterprise se encuentran disponibles previa solicitud

6) Snapmail

Snapmail es ideal para esas ocasiones en las que necesitas enviar contraseñas u otros datos confidenciales a un cliente o proveedor, pero no quieres que esa información quede guardada en sus bandejas de entrada, ya que esto podría causar un riesgo de seguridad. Con solo seleccionar el botón de Snapmail, se cifra cualquier correo electrónico de texto y, tras abrir el mensaje, el destinatario tiene 60 segundos para registrar el contenido antes de que la información desaparezca para siempre.

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Precio: gratuita

7) Unroll.me

Para que puedas concentrarte solo en los mensajes realmente importantes, como los de tus clientes, es útil cancelar la suscripción a boletines informativos por correo electrónico que ya no son relevantes para ti o que recibes porque te suscribieron a ellos de manera misteriosa.

Con Unroll.me, puedes ver las listas de suscripción y darte de baja fácilmente con un solo clic. También puedes optar por "compilar" tus suscripciones en un correo electrónico de resumen para reducir el exceso de mensajes y las distracciones durante el día. 

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Precio: gratuita

8) Todoist

Esta app te permite convertir al instante mensajes de la bandeja de entrada de Gmail o Outlook en tareas de la lista de tareas y sincronizar la lista automáticamente en todos tus dispositivos. También puedes asignar tareas a otros miembros de tu equipo, colaborar con tareas y establecer plazos y recordatorios para mantenerte organizado.

Al instalar el plugin de Gmail, se crea una pestaña para acceder a la lista de tareas dentro de la bandeja de entrada, por lo que no tienes que descargar otro programa para ver la lista.

Precio: la versión Basic es gratuita; la versión Premium (para usuarios individuales) cuesta $28.99 por año; la versión Business (para equipos) cuesta $28.99 por año por usuario

9) Batched

Después de ocuparnos de un correo electrónico, tardamos 16 minutos en volver a concentrarnos y, en promedio, los empleados revisan sus correos 36 veces por hora. ¿Cómo podemos ser productivos si tenemos una herramienta que nos distrae todo el tiempo? 

Batched te permite controlar la llegada de correos electrónicos a tu bandeja de entrada, lo cual es especialmente útil cuando necesitas concentrarte y entregar un proyecto antes de que se cumpla el plazo. Básicamente, la herramienta filtra los mensajes según una etiqueta específica de tu cuenta de Gmail. Esos correos electrónicos se mueven a la bandeja de entrada en los horarios que seleccionaste (por ejemplo, cada una hora o a las 9.00, 14.00 y 16.30). De este modo, puedes detener el hábito de revisar el correo solo por curiosidad para ver si llegó algo relevante sin perder acceso a todos los correos electrónicos importantes. 

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Precio: gratuita

10) Grammarly

Necesitas que tus clientes confíen en ti, y generar confianza consiste básicamente en demostrarle que eres experto en tu campo. Y, por supuesto, los expertos no pasan por alto la gramática. Saben que solo los novatos (no los nobatos) envían atropelladamente un correo electrónico sin hacer clic en el corrector ortográfico. 

Grammarly funciona siempre que escribas en línea, ya sea un correo electrónico en un sistema de gestión de proyectos o una plataforma de publicación en blogs, y se asegura de que tu credibilidad permanezca intacta al revisar dos veces tu trabajo. 

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Precio: plan básico gratuito; plan Premium disponible mensualmente por $29.95 al mes, trimestralmente por $19.98 al mes y anualmente por $11.66 al mes

11) Checker Plus

Si quieres saber si recibiste un mensaje importante de un cliente o mánager sin abrir Gmail a cada rato, esta app te permite configurar las notificaciones de Chrome para conversaciones importantes a fin de que puedas asegurarte de que nunca te pierdas un mensaje importante.

Con esta app, puedes activar el modo "no molestar" cuando intentas terminar una tarea y marcar los mensajes irrelevantes como "leídos" sin abrir Gmail.

Precio: gratuita

12) KeyRocket

Este plugin te enseña cómo usar todos los accesos directos incorporados de Gmail para que puedas gestionar tu bandeja de entrada con más eficacia y menos clics.

Cuando realizas una acción en Gmail que podrías haber completado mediante un acceso directo (p. ej., redactar un mensaje nuevo), KeyRocket activa una notificación simple que te permite ver la opción de acceso directo que podrías haber usado.

Precio: gratuita

13) Google Dictionary

Cada tanto, todos encontramos en nuestro camino una palabra, una frase o una referencia que no entendemos. Este plugin te permite hacer doble clic en cualquier palabra de un mensaje y buscar al instante el significado o la explicación en Wikipedia, sin tener que abandonar la ventana de redacción.

Precio: gratuita

¿Qué plugins, extensiones y apps facilitan la comunicación con tus clientes? Cuéntanos en los comentarios.

Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en abril de 2016 y se actualizó con fines de precisión y exhaustividad.

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Publicado originalmente en febrero 21 2019, actualizado febrero 21 2019