¿Qué es la gestión de cuentas y para qué sirve?

En este artículo te compartiremos sus mayores ventajas, además de algunos consejos que te llevarán a una gestión de cuentas eficiente. 

¿Para qué sirve la gestión de cuentas? 

La gestión de cuentas permite que se lleve un buen control de lo que la empresa cobra y debe, que a su vez ayuda a tomar decisiones de manera inteligente y sustentadas en datos actualizados. 

El departamento contable tiene acceso a información que demuestra el desempeño de las ventas, el nivel de cumplimiento de los clientes, la relación que existe con los proveedores según el registro de pagos y qué tan saludable está el aspecto financiero de la empresa. 

Incluso, es posible detectar errores o estrategias que no funcionan, lo que evita dañar la economía de la organización y corregir lo necesario. 

Una gestión de cuentas eficiente es la base de una buena planificación porque determina en qué lugar se encuentra la empresa, financieramente hablando, y hacia dónde tiene posibilidades de avanzar. 

6 claves para una gestión de cuentas exitosa 

1. Conoce a detalle el patrimonio de tu empresa 

En cualquier proceso de tu empresa es importante que tengas toda la información necesaria sobre los elementos que la componen. En este caso se trata del patrimonio, los activos que le dan valor a tu organización y que pueden cambiar a medida que crece, se diversifica, hace nuevas alianzas e incursiona en otros mercados o adapta su modelo de negocio. 

Si tienes una idea de clara de lo que constituye el patrimonio de tu empresa, podrás tomar decisiones que lo influirán directamente, como préstamos o planes de financiamiento que son clave en el desarrollo de cualquier proyecto. 

2. Respalda toda la información 

Algunas empresas, sobre todo las que existen desde hace más de una generación, conservan información de sus cuentas únicamente en papel. Aunque puede ser un respaldo confiable, especialmente cuando se trata de comprobar firmas oficiales, también se convierte en un obstáculo que impide hacer un registro más ágil de los movimientos financieros de la empresa. Y eso irá empeorando con el paso del tiempo si no se toman medidas. 

Se recomienda digitalizar todos los documentos que solo existen físicamente para evitar acudir a un archivo de vez en cuando, porque se corre el riesgo de que se pierdan algunas hojas o que el paso del tiempo las dañe y su consulta sea imposible. Por otro lado, es mucho más sencillo buscar en una carpeta digital, gracias al uso de palabras clave o fechas de creación o modificación, que mover cajas de archivos en un almacén. 

3. Usa herramientas digitales 

Con el uso de un software que se adapte a las necesidades de tu empresa, puedes tener una gestión de cuentas todavía más eficiente. Este tipo de soluciones se crearon para que el departamento contable ingrese todos los movimientos financieros, actualizaciones de cobros, capturas de facturas y comprobantes, así como también los depósitos que se reciben en el banco, para que de forma automática se actualicen los datos, y sea sencillo conocer los resultados que afectan el elemento económico de cualquier organización. 

Además, concentran en un solo lugar toda la información, para que no existan errores en las consultas y todas las personas involucradas logren mantener al día la gestión de cuentas; crean reportes de forma automática, son más amigables a la vista que una hoja de cálculo eterna y se pueden administrar permisos de edición para que se reduzcan equivocaciones. Finalmente, considera contratar planes de almacenaje que no sean tan limitados, porque vas a necesitar espacio. 

4. Da seguimiento a quien te debe y a quien debes pagar  

Esto significa dos cosas: por un lado, cumplir con puntualidad con tus obligaciones contables (como impuestos, pagos de sueldos, a proveedores, etc.) y asegurarte de que cobrar a quien te adeuda, según lo que pactaron; por otro lado, debe existir un registro de todos esos movimientos (eso debe incluir el tipo de facilidades que das o te otorgan, los intereses que puedan generarse de los mismos y cómo se van saldando las cuentas). 

Por supuesto que existe software que facilita esta tarea, aunque no sirve de gran cosa si no ingresas los datos o no configuras la automatización de su captura. Así que es buena idea que realices auditorías internas de forma regular, para asegurarte de que tienes la gestión de tus cuentas al día, sin errores.  

5. Identifica objetivos 

También es buena idea que tengas claro para qué sirve tener toda esa información a la mano. Una de las ventajas de la gestión de cuentas es interpretar el estado financiero de tu empresa, como ya mencionamos, para que planifiques su crecimiento y generes nuevas estrategias que la mantengan saludable. Es decir, la gestión de cuentas debería ayudarte a planear cómo hacer mucho más. 

6. Busca mejoras 

Recuerda que con la gestión de cuentas detectas oportunidades o errores, que en otras circunstancias tendrían un impacto negativo en el aspecto económico de tu empresa, incluso en ámbitos legales porque también permite cumplir cabalmente con tus obligaciones fiscales y financieras.  

Es decir, la gestión de cuentas se compone de procesos para lidiar con todo lo relacionado con lo económico. Si aparecen errores, deben corregirse. Si no hay fallos y la empresa reporta avances y oportunidades de crecimiento, entonces es momento de tomar decisiones más grandes e importantes. La correcta gestión de cuentas te dictará en qué caso se encuentra tu empresa.