Es importante facilitar la relación entre clientes y empresas. Para ello, las áreas de marketing, ventas y servicio pueden apoyarse de una herramienta esencial: los formularios.
El formulario de registro de clientes es indispensable para las compañías, ya que les permite recopilar datos valiosos para ofrecer un mejor servicio, personalizar la experiencia del cliente y mantener una comunicación efectiva a lo largo del tiempo.
Al crear un formulario online, lograrás ser claro y eficiente, mientras conectas con tus usuarios.
La información recolectada te será de ayuda para identificar las tendencias de las personas y recibir retroalimentación sobre algún producto o servicio. Por su utilidad, los registros o solicitudes son un método de llamado directo. En este artículo, te diremos qué son los formularios para el registro de nuevos clientes y cómo puedes elaborar uno para tu organización.
Qué es un formulario de registro de clientes
Un formulario de registro de clientes es una herramienta que permite recopilar y jerarquizar información con el fin de establecer una relación comercial o de servicio. Los datos captados se agregan a una base, donde tienes a la mano notas sobre los contactos que facilitan la interacción entre la marca y el cliente.
Por lo general, consta de campos donde se solicitan datos personales como el nombre, la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico y otros detalles necesarios para identificar y contactar al consumidor.
También, puede incluir preguntas específicas relacionadas con los productos o servicios que el usuario está interesado en adquirir. Esto contribuye a una mejor gestión de contactos.
En suma, tener un registro de clientes no solo posibilita el acceso a datos de contacto de una manera muy sencilla, sino que agiliza y mejora tus procesos de servicio al cliente, al dar personalizar y ajustar la interacción con las personas.
Cómo crear formularios para el registro de nuevos clientes
Como toda herramienta digital, antes de ponerla en funcionamiento, es necesario que evalúes las necesidades de tu marca, así como el objetivo a partir del cual trabajarás. Si quieres hacer formularios para registro de clientes efectivos, sigue estos pasos:
Define objetivos claros
Este es un punto fundamental: hay que determinar los objetivos específicos que deseas alcanzar al crear un formulario. ¿Qué información necesitas recopilar de los clientes? ¿Qué tipo de relación deseas establecer con ellos? Y lo más importante: ¿qué quieres hacer con la información que recopiles?
Identifica los campos
Establece los campos de información relevantes que debes incluir en el formulario. Estos pueden ser el nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, preferencias de productos o servicios, entre otros. Asegúrate de agregar solo la información esencial para evitar sobrecargar el formulario y hacerlo más largo de lo necesario.
Diseño claro y atractivo
Crea un diseño limpio y atractivo para el formulario. Utiliza un formato fácil de entender y seguir, con etiquetas claras para cada campo. Organiza los campos de manera lógica y considera el uso de elementos visuales, como casillas de verificación o botones desplegables, para facilitar la experiencia del usuario.
Haz eficiente el tiempo
Ten en cuenta el tiempo que un usuario tardará en llenar tu registro, cuanto más fácil y rápido sea completarlo, mejor funcionará para obtener la información que necesitas y conseguir el mayor número de registros de calidad.
Personaliza tu formulario y segmenta
Si es posible, personaliza el formulario para adaptarlo a tu público objetivo. Puedes incluir preguntas específicas que te ayuden a conocer mejor a tus clientes y a ofrecerles un servicio que se ajuste a ellos. Además, considera la posibilidad de dividir el formulario en secciones o pasos, para que sea más fácil de completar.
Valida los datos
Implementa validaciones en tiempo real para garantizar que los datos ingresados sean correctos y estén en el formato adecuado. Esto ayudará a reducir errores y asegurará la calidad de la información recopilada.
Elige la herramienta adecuada
Tanto si lo elabora un proveedor externo o tu propio equipo de marketing, evalúa sus alcances, las facilidades que ofrece y que garantice un soporte técnico adecuado. Una vez amarrados todos estos puntos, puedes poner manos a la obra. Recuerda difundir tu formulario lo más que puedas a través de los medios que dispones, por ejemplo, tu correo corporativo.
Optimiza tu formulario
Antes de implementar el formulario en tu negocio, realiza pruebas exhaustivas para corroborar que funcione correctamente y cumpla con tus objetivos. Realiza ajustes y mejoras según sea necesario, con base en la retroalimentación de los usuarios.
Para cumplir con las leyes de tu país sobre la protección de datos personales, es importante que añadas un aviso de privacidad que indique al cliente cómo será utilizada su información y para qué, ya que de no hacerlo, estarás cometiendo un delito.
Ejemplos de formulario para nuevos clientes
Recuerda que las características de cada formulario dependen del tipo de información que quieres recabar. Aquí tienes un ejemplo de una plantilla que muestra campos diversos:
Imagen de Forms App
Este formulario funciona bien para los nuevos clientes, pues facilita la accesibilidad de los usuarios y logra que el objetivo primario (hacer contacto) se concrete de manera adecuada.
Ahora, observa un ejemplo real de un formulario para el registro de clientes:
Imagen de Whatacart
Nota cómo se utilizan los campos básicos de forma simple y concreta en este formulario para establecer un primer contacto con los consumidores.
Veamos un ejemplo más. Este es un formulario más personalizado porque agrega campos particulares del tipo de industria, como el promedio de envíos:
Imagen de Envíame
Herramientas para crear formularios de nuevos clientes
Sin duda, en el ámbito del marketing, los formularios se han convertido en una forma ideal para la recopilación de datos. Es una herramienta que agiliza, en gran medida, la generación de acciones no solo dentro de la compañía, sino en el exterior, debido a que posibilita conectar, de manera directa, con el público objetivo. Esto es esencial en un mercado donde lo primordial siempre será mejorar la experiencia de compra, así como la atracción de clientes potenciales.
Contempla la opción de emplear un sistema CRM, pues algunos de estos programas ofrecen muchas funcionalidades, entre las que se encuentra la generación de formularios de manera intuitiva.
O, por otro lado, podrías utilizar uno de los proveedores especializados en el tema, que te ayudarán a crear todo tipo de formularios de forma sencilla, así como gestionar y tratar los datos extraídos de manera fácil, todo en un mismo lugar. Te mostramos aquí las plataformas más relevantes:
1. Cognito Form
Es un generador de formularios online avanzado muy fácil de utilizar. Ofrece plantillas que van desde el formato de registro y pago hasta la generación de encuestas. Dispone de una prueba gratuita que incluye 500 entradas mensuales y una de pago, la cual brinda funcionalidades extra.
Entre sus funciones, destaca su fácil integración en cualquier sitio web, además de que sus envíos pueden analizarse desde cualquier dispositivo.
Una característica de esta plataforma que favorece mucho la interacción con los usuarios es que les permite continuar el registro justo donde se dejaron, ya que guarda el progreso de las respuestas. Por último, es compatible con programas como Google Analytics, HubSpot o Mailchimp y con bases de datos, como Excel.
2. Typeform
Con esta herramienta, generarás formularios con facilidad. Proporciona una amplia variedad de plantillas con diseños personalizados, originales y llamativos. Con ella, puedes hacer formularios predictivos que muestran y ocultan campos de acuerdo con las respuestas proporcionadas por tus clientes.
En su versión gratuita, Typeform permite crear formularios de hasta 10 preguntas y recibir 100 respuestas vía correo electrónico. Es compatible con plataformas como Google Sheets, Google Analytics, Facebook y HubSpot.
3 . Google Forms
Google Forms es ampliamente utilizada, pues puedes crear formularios prácticos de manera fácil. Esta herramienta cuenta con plantillas para completarse rápidamente y la opción de exportar la información recopilada a un documento Excel para su análisis mediante gráficos.
Además, Google Forms se integra con Google Drive, lo que facilita el trabajo colaborativo porque varias personas pueden trabajar en el mismo formulario simultáneamente desde diferentes dispositivos, incluidos los móviles.
También, se complementa con otras funciones útiles ofrecidas por Google, como el servicio de empresa Google Workspace, que brinda diversas capacidades para el trabajo en equipo a través de una tarifa mensual.
4. Paperform
Paperform es una herramienta de pago, que ofrece una prueba gratuita de 14 días. Cuenta con una amplia gama de aplicaciones para generar formularios inteligentes con atractivos diseños personalizables. Con ella, además, podrás crear formularios de todo tipo, que van desde plantillas para registro de clientes hasta la gestión de reservas, por lo que es muy útil para casi cualquier tipo de negocio.
5. JetFormBuilder
Este es un complemento gratuito de WordPress, creado por Crocoblock, con el que puedes gestionar formularios en el editor Gutenberg. Dispone de más de 18 diferentes bloques de campos de formulario y diversos diseños. Además, cuenta con la opción de generar HTML personalizado y brinda un excelente soporte.
Entre sus características, destaca la creación de formularios predictivos que reaccionan a las elecciones del usuario para personalizar su experiencia. Además, el vínculo de los campos con una base de datos para que los valores asignados se completen de forma automática.
Existen numerosas herramientas que hacen muy sencilla la tarea de crear formularios para registro de clientes. Solo necesitas explorar el abanico de opciones y seleccionar la que más se adapte a tus necesidades y objetivos.
