Cómo hacer una encuesta de clima laboral (con ejemplos)

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Diana Gómez
Diana Gómez

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Mantener un buen ambiente laboral y promover el bienestar de los empleados es una de las tareas que toda empresa debe priorizar. Esto no solo tiene como propósito ofrecer una buena experiencia laboral y profesional a los trabajadores; por el contrario, mejorar el clima dentro de una empresa incide positivamente en su productividad, eficiencia y crecimiento. Pero ¿cómo saber si el clima dentro de una empresa es bueno o malo? La respuesta es sencilla: realizando una encuesta.

Encuesta clima laboral

Realizar un estudio sobre el clima laboral también brinda a los empleados la oportunidad de canalizar sus opiniones. En este artículo hablaré de las encuestas de clima laboral. Continúa leyendo para descubrir cuál es su utilidad y qué tipos de encuestas existen. También sigue un paso paso con consejos para crear tu propio instrumento de evaluación.

 

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    Jéssica González, Manager, Sales - RAM en HubSpot LATAM

    2-Apr-30-2024-09-01-20-6792-AM «Las encuestas de clima laboral son la brújula que guía a las empresas hacia un ambiente de trabajo saludable y productivo, permitiéndonos escuchar la voz de nuestros equipos y ajustar nuestra estrategia con precisión para alcanzar el éxito».

    Importancia de las encuestas de clima laboral

    Las encuestas de clima laboral se convierten en la brújula indispensable que orienta a las empresas hacia un entorno de trabajo saludable y productivo. Al proporcionar una plataforma para escuchar y comprender las necesidades y percepciones de los empleados, estas encuestas permiten identificar áreas de mejora, fortalezas y oportunidades de crecimiento dentro de la organización.

    Al recoger datos sobre la satisfacción laboral, el ambiente de trabajo, la comunicación interna y otros aspectos relevantes, las encuestas de clima laboral ofrecen valiosa información que guía a las empresas en la toma de decisiones estratégicas y en el diseño de iniciativas que fomenten la productividad y el bienestar de los colaboradores.

    Alineamiento estratégico y mejora continua

    El proceso de realizar encuestas periódicas de clima laboral y analizar sus resultados con detalle no solo brinda a las organizaciones la oportunidad de escuchar la voz de sus equipos, sino que también les permite ajustar y reorientar su estrategia con precisión.

    Al alinear las acciones y políticas internas con los comentarios y percepciones recopilados, las empresas pueden implementar mejoras concretas, resolver posibles conflictos o áreas de insatisfacción, y promover una cultura organizacional de apertura, transparencia y mejora continua.

    Así, las encuestas de clima laboral se revelan como una herramienta estratégica clave para alcanzar el éxito empresarial a través de la creación de un entorno de trabajo positivo y eficiente.

    Jéssica González, Manager, Sales - RAM en HubSpot LATAM

    Para qué sirve realizar encuestas de clima laboral

    Para sondear el desempeño y opinión de los colaboradores y colaboradoras de una organización existen diferentes métodos disponibles. Cada uno tiene sus ventajas y son especialmente útiles para ciertos objetivos. Por ejemplo, las entrevistas individuales te permiten conocer la perspectiva de cada trabajador sobre un tema en específico, mientras que las mesas de trabajo te pueden ayudar a resolver conflictos en lo inmediato.

    Las encuestas de clima laboral, por el contrario, son especialmente útiles para obtener y evaluar otro tipo de información. A continuación, te mostraré los 5 objetivos que toda encuesta de este tipo persigue para que sepas si es el mejor recurso para tus necesidades.

    5 objetivos de las encuestas de clima laboral
    1. Obtener datos medibles
    2. Escuchar a los empleados
    3. Detectar áreas de oportunidad
    4. Crear estrategias de transformación
    5. Impactar positivamente en la organización

    1. Obtener datos medibles

    El principal objetivo de las encuestas es obtener un volumen grande de información por medio de preguntas concretas. Al aplicar estas herramientas no se espera conocer cada detalle sobre una experiencia vivida dentro del espacio laboral o entablar el diálogo entre los colaboradores. Por el contrario, las encuestas sirven para recabar datos medibles que pueden evaluarse de manera sencilla.

    Si en tu encuesta utilizas reactivos de opción múltiples o con escalas de satisfacción numéricas, estos datos se medirán fácilmente por tu departamento de recursos humanos. Incluso si optas por preguntas abiertas, los encuestados deberán utilizar respuestas cortas para que puedas tener un panorama general sobre su satisfacción en el trabajo.

    2. Escuchar a los empleados

    Naturalmente las encuestas laborales tienen un objetivo más allá de obtener datos. Estos instrumentos están construidos para recabar información útil sobre la perspectiva de los empleados, por lo que deben ser diseñarse con el fin de recibir datos realmente valiosos. En última instancia lo que importa es conocer la opinión de los colaboradores de una organización y darle la debida consideración a su perspectiva.

    Realizar un estudio sobre el clima laboral brinda a los empleados la oportunidad de canalizar sus opiniones por medio de una herramienta oficial. El simple hecho de permitir que los trabajadores y trabajadoras expresen su opinión, al mismo tiempo que sepan que la gerencia de la compañía las escuchará y tendrá en cuenta, es una mejora en el entorno laboral en sí misma.

    3. Detectar áreas de oportunidad

    Como hemos revisado, uno de los principales objetivos de las encuestas de clima laboral es obtener información útil y valiosa. Pero ¿para qué debe ser útil esta información? Los datos recabados deben ser lo suficientemente específicos para detectar problemas en la organización y cultura de la empresa, a la vez que deben permitirte visualizar el panorama general del bienestar en ella.

    A pesar de que usualmente las encuestas dejan ver problemas que han sido pasados por alto, también son excelentes instrumentos para evidenciar que una estrategia de integración o de mejoramiento del ambiente ha funcionado. Si en tu encuesta todo parece ir bien, entonces es muy probable que hayas tomado un buen camino y que esto se haga patente en la perspectiva de tus trabajadores.

    4. Crear estrategias de transformación

    Por sí misma, la información y su estudio no sirven para nada. Solo si te permiten tomar acciones podemos saber si tu herramienta de evaluación ha tenido una utilidad real. Una vez identificados los factores que están limitando el buen desempeño de tus equipos de trabajo es necesario implementar estrategias que mejoren las condiciones laborales dentro de la empresa. 

    Este objetivo de transformación debe ser práctico y, aunque no depende de la encuesta de clima laboral, es la conclusión a la que debes llegar. Si no, todo el trabajo de sondeo habrá sido en vano. Ten en cuenta que este proceso generalmente lleva tiempo y deberás experimentar con diferentes estrategias antes de encontrar la indicada para solucionar un problema o mejorar un área de oportunidad.

    5. Impactar positivamente en la organización

    Si una encuesta laboral ha dejado en evidencia que hay un área de oportunidad que debe ser trabajada, esto únicamente debe tener como objetivo mejorar las condiciones laborales y atacar el problema que se ha identificado. Un empleado satisfecho es más eficiente y quienes disfrutan de sus trabajos pueden comprometerse a fondo. Tanto así que las empresas con buena satisfacción laboral logran resultados un 202 % mejores que las que tienen un nivel bajo.

    Por ello, un objetivo común que persiguen las encuestas de clima laboral es aumentar la productividad, fomentar la lealtad y crear entornos de trabajo saludables. En algunas condiciones estas herramientas incluso te pueden ayudar a reducir costos, ya que cuando los empleados se sienten cómodos en sus puestos es común que haya menor rotación de personal y conflictos a resolver.

    Ventajas de hacer una encuesta de clima laboral

    Las encuestas de clima laboral son herramientas fundamentales para medir el bienestar y la satisfacción de los empleados dentro de una organización. algunas de sus ventajas principales son:

    1. Identificación de problemas: permiten detectar áreas problemáticas dentro de la empresa, como conflictos internos, mal ambiente laboral, o problemas de comunicación.

    2. Mejora del ambiente laboral: al identificar los problemas, se pueden implementar acciones correctivas y programas de mejora que contribuyan a crear un ambiente de trabajo más saludable y productivo.

    3. Incremento de la satisfacción: ayudan a conocer las necesidades y expectativas de los empleados, permitiendo a la empresa implementar políticas y prácticas que aumenten la satisfacción y el compromiso.

    4. Retención de talento: al mejorar el ambiente laboral y la satisfacción de los empleados, se reduce la rotación de personal y se retiene a los empleados clave.

    5. Feedback directo: proporcionan una vía de retroalimentación directa y anónima para los empleados, lo que puede llevar a una mejor comunicación interna y una mayor confianza en la dirección.

    6. Medición del progreso: permiten evaluar el impacto de las iniciativas de mejora y cambios organizacionales en el clima laboral a lo largo del tiempo.

    7. Mejora del rendimiento: un buen clima laboral está asociado con un mayor rendimiento y productividad de los empleados, lo que puede llevar a mejores resultados financieros para la empresa.

    8. Cultura de mejora continua: fomentan una cultura organizacional de mejora continua, donde se valora la opinión de los empleados y se trabaja constantemente en la optimización de las condiciones de trabajo.

     

    Como mencioné más arriba, las encuestas de clima laboral no tienen una única forma. Por el contrario, estas herramientas deben diseñarse para obtener información particular. A pesar de que no existe una fórmula general, es posible hablar de algunos tipos populares de encuestas de clima laboral.

    Te presento diferentes tipos de acuerdo con su formato y objetivos, con un ejemplo de aplicación para cada uno.

    1. Encuesta de escala numérica

    Las encuestas de clima laboral más sencillas y, por tanto, más comunes son las que recurren a escalas numéricas para conocer la opinión de los trabajadores. Este formato permite crear parámetros medibles y cuantificar la perspectiva de los encuestados a través de índices preestablecidos. Por ello, son especialmente útiles para calificar diferentes áreas de la compañía.

    Es común que las encuestas con escalas numéricas tengan un rango de evaluación del 1 al 10, pero tú puedes optar por uniformado libre que vaya del 1 al 5 o del 1 al 3, dependiendo de cuán precisa quieres que sea la opinión de tus trabajadores.

    Para la aplicación de estas encuestas es necesario que las preguntas se formulen del modo más claramente posible y que indiques cómo debe utilizarse la escala. Es común que los encuestados se equivoquen y asuman que el número más alto indica una calificación positiva y esto no siempre es el caso.

    Ejemplo de encuesta de escala numérica

    En este ejemplo podemos ver algunas preguntas diseñadas para conocer aspectos psicológicos del empleado con una base medible. De este modo se puede evaluar el estado de ánimo del trabajador, su disposición a colaborar, su perspectiva respecto a la organización interna y su nivel de compromiso. 

    Las áreas de estudios son ilimitadas, pero debes tener en cuenta la alta subjetividad de las respuestas que obtendrás.

    Ejemplo de encuesta laboral con escala numérica

    Imagen de Liliana Gilabert

    2. Encuesta con casillas

    Las encuestas con casillas son una de las más populares debido a que son fáciles de entender y claras en su formulación. Permiten obtener datos más fáciles de interpretar que los que recaban las encuestas con valores numéricos.

    Si estableces un significado a cada casilla que corresponda a ideas como «estoy de acuerdo», «bien» o «casi siempre», no tendrás problemas al interpretar los datos y podrás obtener opiniones menos subjetivas y más honestas por parte de tus trabajadores.

    Como en el ejemplo que verás más abajo, estas encuestas evitan los números, ya que suelen evaluar aspectos psicológicos y se centran en comprender las emociones que se gestan dentro de los espacios laborales. 

    Ejemplo de encuesta con casillas

    En este ejemplo podemos ver que el formulario tiene respuestas definidas con un menor margen de interpretación que los valores numéricos. En esta encuesta también se evalúan los factores psicológicos, pero con un enfoque para cubrir aspectos morales y humanos del desempeño del personal.

    Esto permite obtener información con sesgos personales.

    Ejemplo de encuesta laboral sobre clima laboral con casillas

    Imagen de Question Pro

    3. Encuesta formal

    Las encuestas formales son un instrumento de evaluación que no solamente busca obtener información, sino crear reportes exhaustivos sobre el estado de la organización. Estas encuestas generalmente usan diferentes tipos de reactivos, pues aspiran a obtener muchos datos y someterlos a evaluaciones complejas.

    En muchas ocasiones las encuestas formales se ciñen a normas o a formatos estandarizados que han sido creados por expertos en materia organizacional y por psicólogos laborales. Si quieres diseñar un instrumento de este tipo lo mejor es que te asesores con profesionales en la materia, ya que las preguntas deben construirse con suma exactitud.

    Debido a su estructura, estas encuestas de clima laboral suelen estar programadas y ser recurrentes, por lo que no buscan esclarecer situaciones específicas o sondear el cambio a raíz de una nueva estrategia laboral. Por el contrario, permiten detectar tendencias y diagnosticar la evolución de la empresa a partir de panoramas más generales.

    Ejemplo de encuesta formal

    El ejemplo que verás a continuación es un formulario creado para medir el ambiente de trabajo en una empresa farmacéutica. Como puedes ver, esta encuesta tiene un código y una versión; esto deja ver que existe un programa general en el que se inserta este instrumento y que será trabajado a lo largo del tiempo.

    Esta encuesta aprovecha valores predefinidos con instrucciones específicas para su resolución y muestra un gran interés tanto por aspectos psicológicos como organizacionales y profesionales.

    Ejemplo de encuesta formal de clima laboral

    Imagen de SlideShare

    4. Encuesta específica

    Si bien tener un panorama general de la empresa es necesario para darse una idea del desempeño de un negocio a lo largo del tiempo y de la opinión de los trabajadores, muchas veces es necesario llevar a cabo indagaciones más puntuales respecto a cada área de interés.

    Las encuestas específicas son los mejores aliados para llevar a cabo esta tarea, ya que permiten dividir las herramientas en apartados especializados para conocer cada aspecto relevante para la empresa. Por ejemplo, puedes tener un apartado para conocer la opinión de los trabajadores respecto a su jefe directo, sobre la mesa directiva, las instalaciones físicas o, incluso, en relación con cada uno de sus compañeros de trabajo.

    Estos formularios suelen ser largos, por lo que es recomendable no incluir demasiados reactivos abiertos y optar por casillas o valores cuantificables. Generalmente estas encuestas se llevan cabo de manera virtual para automatizar el proceso de evaluación.

    Ejemplo de encuesta específica

    El ejemplo a continuación tiene un formato similar a los que hemos revisado anteriormente, pero se diferencia en que cada grupo de preguntas alude a un aspecto específico de la vida empresarial.

    Las preguntas están formuladas de un modo más casual, por lo que no se siente tanta formalidad en su resolución y comunica un ambiente relajado y en confianza.

    Ejemplos de encuesta de clima laboral con secciones

    Imagen de Portaldeencuestas

    Ahora que conoces algunos de los tipos de encuesta laboral, es momento de revisar qué pasos son necesarios antes, durante y después de su aplicación.

    1. Describe tus objetivos

    Al inicio de este artículo afirmé que la aplicación de cada instrumento de valuación del clima laboral depende en gran medida de los objetivos últimos a los que quieras dirigir tus esfuerzos. Si lo que quieres es obtener información medible y emplearla en el diseño de estrategias para mejorar el clima de tu empresa, las encuestas son el mejor recurso.

    Ahora hará falta que también establezcas los objetivos específicos que motivan la aplicación de estas herramientas. Piensa si quieres conocer el panorama general de tu empresa o si ya tienes identificado un problema específico respecto al cual quieres indagar. Definir estos objetivos te ayudará a diseñar una prueba siguiendo los pasos a continuación.

    Antes de comenzar un diagnóstico del clima laboral de tu empresa, es importante que te hagas esta pregunta: ¿por qué realizaría una encuesta de clima laboral en mi organización? La respuesta tiene que ser coherente y honesta, porque establecerá el estándar para el diseño del proceso de diagnóstico y las pautas para el proceso de toma de decisiones.

    2. Determina los aspectos generales

    Si ya has identificado los objetivos generales y específicos en la aplicación de tu encuesta de clima laboral este paso debe ser muy sencillo. Lo que tienes que hacer es establecer algunos parámetros generales que te ayuden a obtener la información que quieres.

    Si es la primera vez que aplicas una prueba de este tipo lo mejor será crear una herramienta general que te permita conocer el panorama; con el tiempo podrás diseñar formularios más específicos. Si, por el contrario, ya tienes identificado un problema específico, valdrá la pena elaborar formularios especializados.

    Es importante que la encuesta que realices tenga un propósito claro de lo que buscas conocer, por ejemplo: cómo se sienten con la carga de trabajo, qué nuevas necesidades tienen, qué tipos de cambios son urgentes, entre otros. 

    3. Establece una periodicidad

    La periodicidad de aplicación es un elemento fundamental para hacer que la encuesta cobre sentido y es un factor que debes tener en cuenta desde los primeros pasos de su diseño. Como hemos revisado, existen diferentes tipos de encuestas; para cada de una de ellas es necesario establecer si serán instrumentos de aplicación regular o no y cada cuánto serán implementados.

    Por ejemplo:

    • Si quieres aplicar una encuesta formal, lo más seguro es que quieras darle seguimiento a largo plazo. Si lo aplicas cada mes, no verás cambios significativos, por lo que es mejor establecer una periodicidad anual o semestral. 
    • Paralelamente, si quieres hacer un estudio del efecto que han tenido tus estrategias, valdrá la pena que apliques el instrumento cada mes o trimestre. Así podrás evaluar los efectos de cada acción en tu clima laboral de forma más precisa.
    • Si, por el contrario, tu instrumento ha sido diseñado para analizar una situación específica, deberás aplicarla una única vez, ya que las preguntas no tendrán sentido fuera de ese contexto.

    4. Diseña el formulario

    Este paso es fundamental para tener éxito en la aplicación de una encuesta, por lo que debe realizarse con cautela y precisión. Como líder debes delegar esta responsabilidad a los expertos en materia organizacional o, de lo contrario, es muy probable que incluyas sesgos personales o que la información que obtengas no sea útil.

    Considera que no tiene ningún sentido que les pidas a tus empleados que se expresen acerca de un tema o situación en específico si como empresa o como líder no podrás hacer algo al respecto. Por ello, solo haz preguntas de aspectos que sí puedan mejorarse para evitar el descontento o decepción de tu equipo

    Toda encuesta de clima laboral debe privilegiar la brevedad, así como incluir preguntas que ayuden a obtener información cuantitativa (para recolectar datos y analizar a todo el equipo) y cualitativa (para llegar al fondo de las cuestiones y brindar más detalles), pero no hay una fórmula universal. Si bien las preguntas abiertas pueden brindar más detalles del sentir del empleado, pueden ser un poco abrumadoras o cansadas. Juega con los formatos para evitar desinterés en los encuestados.

    5. Reserva un espacio para su aplicación

    Este paso parece ser demasiado obvio, pero descuidarlo puede afectar la aplicación de tu prueba. Si no reservas un espacio para aplicar la herramienta lo más probable es que pocos lo tomen en serio y obtengas información poco certera u honesta.

    Un consejo que puede ayudarte es que destines un espacio de la jornada laboral únicamente para aplicar la prueba. Este espacio deberá ser lo suficientemente amplio para que los empleados mediten sus respuestas y obtengas datos realmente valiosos. Si bien esto puede parecer innecesario, ya que quita tiempo de trabajo, ten en mente que estas encuestas pueden mejorar tu productividad a largo plazo, por lo que ese tiempo puede ser una buena inversión.

    Es recomendable evitar enviar enlaces por correo electrónico, ya que los empleados pueden darle menor importancia a su resolución o pueden perderse entre tanta información.

    6. Recaba la información

    Las encuestas de clima laboral no terminan su vida útil en el momento en que son aplicadas. En realidad, la parte más importante comienza en el momento en que todos los empleados han vaciado su opinión en los formularios.

    Por sí mismos estos datos no te dirán mucho. Por el contrario, son información en bruto que requiere recopilarse para su posterior análisis. Si bien anteriormente era común que los responsables de recursos humanos analizaran estos formularios uno por uno, hoy en día hay muchas herramientas que pueden ayudarte a hacer más sencilla la tarea de recopilación, análisis y gestión de los datos. No temas incluir estos recursos en el proceso.

    Una vez que tengas estos datos categorizados será momento de volverlos estadísticas para la detección de tendencias; también, de crear estrategias que te ayuden a resolver lo que deba ser solucionado y a mantener aquello que ha promovido un buen ambiente de trabajo en tu empresa. Más adelante hablaré de ello.

    Ejemplos de preguntas para una encuesta de clima laboral

    Las encuestas de clima laboral pueden incluir tantas preguntas como la empresa crea necesario. Recuerda que cada empresa es un universo con diferentes necesidades que se compone de elementos humanos con preferencias definidas, por lo que no existe una receta a seguir.

    Aun así, existen ciertas preguntas que es común ver en estas herramientas y que pueden servirte de inspiración para elaborar tu propio instrumento de evaluación.

    Algunas de ellas son:

    Sobre el liderazgo en el equipo de trabajo

    1. ¿Estás satisfecho con el liderazgo de tu equipo/área?
    2. ¿Has detectado algún área de oportunidad en la forma en que se dirige o coordina tu equipo?
    3. ¿Las decisiones que toma el líder al delegar responsabilidades o repartir tareas a tu equipo/área son justas e imparciales?
    4. ¿El ambiente de retroalimentación es proactivo y adecuado?
    5. ¿Has recibido alguna felicitación por parte del líder de tu equipo/área?
    6. ¿El líder de tu equipo/área te ofrece sesiones de retroalimentación regulares?
    7. ¿El líder de tu equipo/área te ha dejado claro las actividades que te corresponden y te ha dado todo lo necesario para que hagas tu trabajo con eficacia? (En caso de responder que no, indícanos qué te ha hecho falta).
    8. ¿Consideras que puedes confiar plenamente en tu líder de equipo/área?

    Sobre las condiciones generales de la empresa

    1. ¿Te sientes con la libertad de expresar tus ideas o sugerencias a cualquier persona dentro de la empresa?
    2. ¿Se pide la opinión de los empleados para resolver para solucionar problemas o situaciones dentro de la empresa?
    3. ¿La empresa estimula a los empleados a dar nuevas ideas o mejorar sus actividades laborales?
    4. ¿Existe una buena retroalimentación entre las diferentes áreas y colaboradores de la empresa?
    5. ¿Los colaboradores son reconocidos por sus logros?
    6. ¿Consideras que tu talento y habilidades son bien remunerados o valorados?
    7. ¿Consideras que tu talento y habilidades se aprovechan efectivamente con las actividades que realizas?
    8. ¿La empresa fomenta el trabajo en equipo?
    9. Si tuvieras que faltar al trabajo, ¿hay personal que pueda realizar tus actividades?
    10. ¿Conoces al 100 % los objetivos y valores de la empresa?

    Sobre las condiciones de trabajo

    1. ¿La empresa realiza capacitaciones regulares para el mejoramiento de habilidades?
    2. ¿Cuentas con manuales o guías para realizar tu trabajo efectivamente?
    3. ¿La empresa te dota de las herramientas y soluciones que necesitas para realizar con eficacia tu trabajo?
    4. ¿Tienes la facilidad de acceder a tecnología o materiales para realizar tu trabajo?
    5. ¿Podrías considerar que estás 100 % preparado para tu trabajo?
    6. ¿Las condiciones laborales son seguras?
    7. ¿Consideras que el espacio de trabajo cuenta con lo necesario para trabajar, relajarte y divertirte?
    8. ¿Consideras que tienes una buena estabilidad laboral?
    9. ¿Estás de acuerdo con tu horario de trabajo?
    10. ¿Estás de acuerdo con tu salario?

    Sobre la relación con los colegas de la empresa

    1. ¿Se respira un aire de respeto en el trabajo?
    2. ¿Crees que tus compañeros de trabajo son hostiles o conflictivos contigo?
    3. ¿Consideras que es buena la relación de tu área de trabajo y las otras que conforman a la empresa?
    4. ¿Alguna vez has tenido un conflicto con algún compañero de trabajo? En caso de responder que sí, ¿el área de Recursos Humanos o tu líder de equipo te ayudó a solucionar el problema?
    5. ¿Consideras que has hecho amigos dentro de la empresa?

    Sobre la opinión general sobre la empresa

    1. Cuando piensas en tu trabajo, ¿lo haces de forma negativa?
    2. ¿Estás satisfecho con tu empleo actual y el área en la que te desarrollas?
    3. ¿Te sientes orgulloso/a de representar a la empresa?
    4. Cuando hablas de la empresa con otras personas, ¿lo haces de forma positiva?
    5. ¿Recomendarías a un amigo o familiar trabajar en la empresa?

    Ya sea que apliques preguntas abiertas o de opción múltiple, indícales a tus colaboradores que tienen la libertad de expresarse tanto como lo crean necesario, y que esperas sean sinceros en la resolución del formulario. La idea es que puedas obtener opiniones y pensamientos directos y honestos para saber qué está bien o mal. 

    Cómo utilizar los datos para optimizar el clima laboral

    El resultado de aplicar tus instrumentos de consulta y encuestas generalmente es un alto volumen de información que debe ser procesada, analizada, comunicada y aprovechada para mejorar las condiciones en las que los empleados trabajan. Por sí mismas, las encuestas no mejoran el ambiente laboral.

    Revisemos cuáles son los pasos que deberás seguir una vez que apliques tus instrumentos para sacar el mayor provecho de ellos.

    1. Procesa los datos

    Como has visto, la elección de un tipo de encuesta especifico depende enteramente de aquello que quieres saber sobre el clima en tu empresa. En algunas situaciones es útil únicamente contar con preguntas cerradas del formato «sí/no» o en el que se califique numéricamente algún elemento, pero en otros escenarios deberás optar por preguntas abiertas en las que los empleados podrán vaciar sus impresiones.

    Cada uno de estos formatos te proveerán diferentes tipos de datos. Si, por ejemplo, has diseñado una encuesta mediante un formulario digital y con preguntas cerradas, podrás utilizar software para procesar los datos y obtener los datos de cada trabajador o resúmenes de las respuestas.

    Pero si has optado por aplicar una encuesta impresa con preguntas abiertas, será necesario que cuentes con el personal necesario para recolectar los formatos, verificar que han sido respondidos y revisar cada respuesta.

    2. Analiza la información

    Dependiendo del tipo de datos que hayas obtenido deberás seguir ciertas pautas para transformarlos en información útil.

    Si has obtenido datos cuantitativos, el análisis de la información puede ser automatizado. Por ejemplo, herramientas como Google Forms te arrojarán estadísticas completas y analíticas de datos para evaluar la información desde un punto de vista panorámico o revisar cada detalle.

    Si has obtenido datos cualitativos en formato de textos u opciones, puedes emplear herramientas inteligentes de análisis de textos como Atlas.ti que detecten palabras comunes, tonos específicos de expresión o tópicos que son expresados por tus empleados.

    Estas estrategias harán del análisis de tu información algo muy simple. Pero si, por el contrario, has optado por aplicar instrumentos más tradicionales, deberás capacitar a tu personal de recursos humanos para evaluar las respuestas, detectar anormalidades y categorizar los datos para identificar tendencias, pautas y problemas.

    3. Elabora un reporte

    La elaboración de un reporte es fundamental para aterrizar la información en un formato que sea comprensible y que pueda ser compartido. 

    En este reporte deberás incluir los objetivos y metodología que fueron trazados antes incluso de la creación de la encuesta, ya que esto servirá como pauta para saber si se han cumplido los propósitos de la encuesta o no. 

    Además, deberás incluir una interpretación de los datos que permita a las personas saber qué significan. Las gráficas visuales son ideales paras reportes que serán compartidos mediante escritos o presentaciones en vivo, ya que hacen que la gran cantidad de datos se condense en información muy simple.

    Otra estrategia que puedes implementar es poner en tu reporte los comentarios más representativos que has obtenido para cada pregunta. Así das voz directa a los empleados y dejas en evidencia sus percepciones.

    4. Comunica los resultados

    La principal ventaja de crear un reporte es que te da las herramientas para comunicar el resultado de la evaluación a una gran cantidad de personas.

    Si has creado un documento final, este puede ser compartido a los líderes de departamento o a la mesa directiva para que lo consulten. Una alternativa más es agendar una reunión y presentar tu reporte a los jefes de cada área y directivos con el fin de que todos estén enterados de la información.

    Ten en cuenta que la información debe estar también organizada por niveles. Hay cosas que deben estar reservadas únicamente a áreas específicas, que pueden ser de conocimiento de todos los empleados o que solo deben conocer los líderes dentro de tu organización. Esta categorización dependerá de la relevancia, sensibilidad o función de cada apartado de información. 

    5. Diseña tus estrategias

    Por último, haber realizado una encuesta no tendrá ningún sentido si al final no es utilizada para mejorar las condiciones en las que laboran tus empleados. Es por ello que el análisis de la información, la creación del reporte y la comunicación de resultados solo servirán si son empleados para generar estrategias que optimicen el clima laboral.

    Para lograr esto será ideal el trabajo en equipo. Una vez que hayas compartido los resultados con los tomadores de decisión y los líderes de cada área puedes destinar un espacio para discutir cada punto y, en conjunto, buscar soluciones para las áreas de oportunidad y formas de mantener en estado óptimo lo que está funcionando.

    Asimismo, la evaluación continua del clima laboral será necesaria para asegurarte de que hay un progreso y no un retroceso en la solución de problemas. 

    10 consejos para obtener una mayor respuesta en las encuestas de clima laboral

    1. Comunicación clara y transparente

    Es fundamental comunicar a los empleados la importancia de la encuesta de clima laboral. Explica cómo se utilizarán los resultados para mejorar el ambiente de trabajo y la satisfacción de los empleados.

    Asegura a los empleados que sus respuestas serán confidenciales y que no podrán ser rastreadas hasta ellos individualmente. La transparencia en este proceso fomentará la confianza y la participación activa de los empleados, ya que sabrán que sus opiniones serán escuchadas y utilizadas de manera constructiva.

    2. Anonimato garantizado

    La confidencialidad es clave para obtener respuestas sinceras y honestas en las encuestas de clima laboral. Asegura a los empleados que sus respuestas serán anónimas y que no podrán ser rastreadas de vuelta a ellos individualmente. Esto permite a los empleados compartir sus opiniones con libertad, sin temor a represalias o consecuencias negativas. Además, asegúrate de que la plataforma utilizada para la encuesta garantice el anonimato y la confidencialidad de los datos recopilados.

    3. Participación de la dirección

    La participación activa y visible de la alta dirección en la encuesta de clima laboral es crucial para demostrar el compromiso de la empresa con el bienestar y la satisfacción de los empleados. Cuando los empleados ven que la alta dirección valora sus opiniones y está comprometida con la mejora del ambiente laboral, están más motivados para participar activamente en la encuesta.

    La dirección también puede alentar a los empleados a participar y comunicar cómo se utilizarán los resultados para implementar cambios positivos en la organización.

    4. Facilidad de acceso

    Asegúrate de que la encuesta sea fácil de completar y accesible para todos los empleados. Idealmente, la encuesta debe estar disponible en línea y optimizada para dispositivos móviles, lo que permite a los empleados completarla en cualquier momento y lugar que les sea conveniente. Esto elimina las barreras de acceso y facilita una mayor participación de los empleados. Además, proporciona instrucciones claras sobre cómo acceder a la encuesta y cómo completarla correctamente.

    5. Tiempo suficiente

    Dale a los empleados suficiente tiempo para completar la encuesta. Asegúrate de que tengan tiempo durante sus horarios laborales para participar, sin sentir que están siendo apresurados o presionados para hacerlo. Esto muestra que la empresa valora sus opiniones y está dispuesta a invertir tiempo y recursos en recopilar retroalimentación honesta y reflexiva.

    6. Recordatorios periódicos

    Envía recordatorios amigables a los empleados para completar la encuesta. A veces, los empleados pueden olvidar completar la encuesta debido a sus responsabilidades diarias. Los recordatorios periódicos pueden servir como un estímulo positivo para recordarles la importancia de su participación y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de compartir sus opiniones y experiencias.

    7. Incentivos

    Considera ofrecer pequeños incentivos para aumentar la motivación de los empleados para completar la encuesta. Los incentivos pueden incluir desde reconocimientos públicos, como menciones en boletines internos, hasta beneficios tangibles como cupones de regalo, días libres adicionales o incluso sorteos entre los participantes. Los incentivos no solo aumentan la participación, sino que también demuestran que la empresa valora y reconoce el tiempo y esfuerzo que los empleados invierten en proporcionar retroalimentación valiosa.

    8. Feedback y acción

    Después de completar la encuesta, asegúrate de proporcionar feedback a los empleados sobre los resultados y las acciones que se tomarán como resultado de sus respuestas. Esto demuestra que la empresa está comprometida con la mejora continua y que las opiniones de los empleados son valoradas y tomadas en cuenta. Además, el feedback transparente y constructivo promueve una cultura de comunicación abierta y confianza mutua entre los empleados y la dirección.

    9. Seguimiento

    Realiza encuestas de clima laboral periódicamente para medir el progreso y la evolución del ambiente laboral. El seguimiento regular permite a la empresa evaluar el impacto de las iniciativas de mejora y ajustar las estrategias según sea necesario. Además, el seguimiento muestra a los empleados que la empresa está comprometida con la mejora continua y que su retroalimentación no se pasa por alto, sino que se utiliza para implementar cambios positivos y sostenibles.

    10. Transparencia

    Sé transparente sobre los resultados de la encuesta y cómo se están abordando las áreas problemáticas identificadas. La transparencia crea un ambiente de confianza y respeto mutuo entre los empleados y la dirección. Compartir los resultados y las acciones tomadas muestra a los empleados que sus opiniones tienen un impacto real en la organización y promueve un sentido de pertenencia y compromiso con el éxito general de la empresa.

    Mejora el clima laboral de tu empresa con estos puntos que te ayudarán a iniciar el proceso de evaluación y de cambios para tu equipo. Un último consejo: no olvides que escuchar directamente sus retroalimentaciones, necesidades y sugerencias establecerá una gran diferencia.

    Preguntas frecuentes acerca de las encuestas de clima laboral

    A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:

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    Temas: Clima laboral

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