Cómo calcular y optimizar el coste de trabajador para la empresa

Si estás planeando contratar más personas para tu negocio, lo más probable es que estés pensando en cuánto podrías llegar a pagarles y cuánto le costarían esos empleados a tu empresa, pues es sabido que el coste de los empleados va más allá de solo el salario base o los sueldos.

Por ello, en este artículo te enseñaremos cuánto vale adquirir un empleado, cómo puedes calcular su coste y cuáles son los diferentes factores que influyen en él.

Si bien no existe como tal una única fórmula para calcular el coste de un empleado en una empresa, esta es la forma más utilizada y la manera más segura de estimar tu presupuesto para una nueva contratación.  No obstante, el coste por trabajador puede estar influido por algunos aspectos, por ejemplo: 

• Ubicación: el lugar donde está establecida tu empresa puede desempeñar un papel importante en la compensación de tus empleados. Por ejemplo, si tu compañía está establecida en México, no será el mismo coste por trabajador si estás ubicada en el norte o en el sur del país. Sucede lo mismo si tienes varias empresas en diferentes estados, ciudades o países. La ubicación trae consigo una consideración en cuanto a los impuestos de cada lugar, el coste de vida, y la oferta y demanda del mercado.
• Industria: las normas que rigen tu industria también pueden afectar el coste de cada trabajador en tu empresa. Mientras que algunas pueden ofrecer ciertos beneficios como seguridad social, otras más pueden verse en la necesidad de contratar seguros privados para proteger a sus empleados.
• Rol de cada empleado: como es de suponerse, el rol o puesto que tenga cada empleado es una variable muy importante que influye en cuánto se le debe pagar y cuánto te cuesta a ti tenerlo, pues no es el mismo pago que realizas a un gerente que a un repartidor de productos.
• Tamaño de la empresa: otro factor que influye es cuántos empleados tienes actualmente. Regularmente, los costes por trabajador pueden ser más bajos para las empresas más grandes que para las pequeñas.

Para tener una idea mucho más clara de cómo puedes calcular el coste por trabajador en tu empresa, te mostramos un ejemplo. 

Ejemplo de cálculo de coste por trabajador en la empresa 

Como ya lo mencionamos, lo primero que debes hacer para calcular el coste de un trabajador en la empresa es determinar el gasto por la seguridad social de cada uno. Es importante mencionar que los porcentajes pueden variar según el país en el que te encuentres, pero el procedimiento puede seguir siendo el mismo o similar. 

Ahora, para saber cuánto cuesta asegurar a un empleado es vital reunir la siguiente información: 

• Identificar si el sueldo de tu empleado es base o neto, pues el importe por la seguridad social va en función del suelo neto; así podrás obtener el Salario Diario (SD) de tu trabajador. 
• Después, es importante definir el puesto del empleado dentro de la empresa, para así establecer el riesgo bajo el cual estará cotizando y el tipo de percepciones que recibirá. 
• Finalmente, tienes que identificar las prestaciones de ley que otorgarás al trabajador, por ejemplo, si serán las mínimas o superiores a la ley. 

Cuando todos los datos estén establecidos entonces ya puedes conocer el Salario Diario Integrado (SDI) por el cual será asegurado tu trabajador. Con ello sabrás el coste que tendrás que pagar.

Para conocer el coste de tu carga social debes tener presentes algunos porcentajes de cuota mensual que son cobrados por el Seguro Social de tu país. En el caso de México, estos son los siguientes: 

• Cuota fija establecida de 524,25 MX (sin importar el salario del trabajador)
• Excedente patronal para SDI superiores a 3 veces el valor de la Unidad de medida y actualización (UMA) – (86,88)
• 1,75 % por concepto de prestaciones en dinero y gastos médicos pensionados
• 0,5 % de riesgo de trabajo
• 2,75 % por concepto de invalidez y vida (también se incluyen guarderías y prestaciones sociales)
• 2 % por concepto de retiro
• 3,15 % por concepto de cesantía en edad avanzada y vejez
• 5 % por concepto de Infonavit (fondo para vivienda)
• 3 % por concepto del impuesto sobre nóminas mensual

Para continuar con este ejemplo, pondremos algunas cantidades ficticias en cada caso, para así poder sumarlas y obtener el coste de la seguridad social.

Si el empleado tendrá un sueldo bruto de veinte mil pesos mexicanos, entonces se le debe añadir la cantidad del coste de seguridad social. Por lo tanto, la operación y el resultado son los siguientes: 

Esta última cantidad será el coste total de lo que tendrá que pagar una empresa por un nuevo empleado. Ten en cuenta que no se está especificando el puesto ni el país. Por lo tanto, tú puedes calcularlo con el sueldo neto que estipules y los porcentajes indicados por tu Seguro Social. Aquí podrás encontrar la información de varios países:

• España
• Argentina
• Colombia
• Perú
• Chile

Cómo optimizar el coste por trabajador en la empresa

Realizar el cálculo del coste por trabajador en una empresa puede serte de gran utilidad para corroborar que puedes realizar una nueva contratación. De forma complementaria, existen algunas alternativas para optimizar este coste y que tu negocio no pierda competitividad ni rentabilidad. Los compartimos contigo a continuación: 

1. Reducir excedentes de pago

Si la demanda de la actividad aumenta, quizá te sea fácil pedirles a algunos empleados que trabajen horas extra. Sin embargo, cuando llegue el momento de hacer tus cuentas, te podrás percatar de que debes pagar una tarifa mucho más alta de la esperada por las horas extra solicitadas. 

Para evitar recurrir a las horas adicionales y así reducir los costes laborales por trabajador, lo mejor es establecer ciertas prácticas: 

• Utilizar alertas sobre horas extra. Un seguimiento puede ayudarte a mostrar el horario de cada empleado. Incluso, puedes agregar funciones automatizadas para saber si un trabajador se acerca al máximo de horas en una semana y no asignar horas adicionales accidentalmente. 
• Registra hojas de tiempo precisas. Los procesos manuales pueden ser fácilmente manipulables, por lo que es vital que cuentes con herramientas de seguimiento de tiempo con funciones, como ubicación geográfica, marca de tiempo y mantenimiento de registros. Así podrás asegurarte de que se registrarán únicamente las horas correctas por trabajador. 

2. Sanciona prácticas deshonestas 

Si bien es vital que tu lugar de trabajo se mantenga en armonía, debes asegurarte de que no haya prácticas deshonestas que puedan estar aumentando los costes por trabajador. Una de las situaciones que muchas empresas enfrentan es cuando sus empleados marcan el ingreso de otro trabajador que todavía no ha llegado. 

Aunque pueda parecer un simple favor o una situación inofensiva, lo cierto es que, a largo plazo, puedes perder una gran cantidad de dinero debido a esta causa. Una posible solución es implementar un método de registro más eficaz que contenga funciones individuales para cada trabajador. Además, puedes incluir ciertas sanciones o llamadas de atención para aquellos que continúen con estas prácticas. 

3. Optimiza los horarios de tu empresa

Muchas veces puedes asignar tareas a demasiados empleados durante varias horas donde no es necesario, o, por el contrario, no programas los suficientes para satisfacer la demanda de tu negocio. Sea cual sea el caso, afectan tu productividad, tus costes y la experiencia que ofreces al cliente. 

Para evitarlo, te recomendamos tener una mejor comprensión de las tendencias de tu negocio; es decir, tener una línea clara de base de rendimiento. Para ello, puedes hacer un análisis con las métricas más importantes para tu empresa, por ejemplo: las ventas, los costes salariales y el porcentaje de mano de obra (en caso de tenerlo). De esta manera podrás saber lo que sucede cotidianamente en tu negocio y conforme pasa el tiempo. 

Cuando tengas clara esta línea, el siguiente paso es lograr un rendimiento comercial óptimo a través de controles de programación. Básate en los objetivos de presupuesto semanal de horas o salarios establecidos para ajustar los horarios justo a la medida. 

4. Evita a toda costa la rotación de personal 

Es demasiado costoso para una empresa reemplazar a un empleado, no solo porque deberá pagar liquidaciones y contrataciones, sino porque pasará 40 días en promedio sin llenar el puesto. Si implementas mejoras en el ambiente laboral y otorgas beneficios a tus trabajadores tendrás un mejor rendimiento a largo plazo. 

Para este consejo es vital que seas muy creativo con lo que podría hacer felices a tus empleados a fin de retenerlos. También es tarea del departamento de Recursos Humanos atraer talento de calidad y utilizar sistemas inteligentes para empoderar a los trabajadores para que así puedan realizar de mejor forma su trabajo.

Como puedes ver, el cálculo del coste de colaborador por empresa te ayuda a tener un panorama más certero de lo que puede o no puede realizar tu negocio actualmente en materia de contratación.

Si consideras que los costes son demasiado altos, no dudes en implementar alguno de los consejos de optimización que te brindamos. Verás que con unos cuantos cambios y decisiones más estratégicas habrá una diferencia notable en tu rentabilidad y no habrá necesidad de descuidar ni precarizar la situación de tus trabajadores.