¿Cómo administrar todos los correos electrónicos y comunicaciones desde una sola aplicación?

En estos días, hay una aplicación para todo. Entre los sitios de redes sociales, los proveedores de correo electrónico, el chat en vivo, entre otros, existen literalmente miles de formas en que tus clientes pueden comunicarse con tu negocio. Es posible que te marees por la gran cantidad de opciones que tienes para comunicarte.

Como empresa, querrás conectarte con tus clientes en todas las plataformas que utilizan. Después de todo, cada canal representa una oportunidad para fortalecer las relaciones con los clientes, especialmente si ellos comparten críticas negativas.

Sin embargo, es difícil controlar constantemente todas estas plataformas a la vez, publicar, mencionar, compartir y dar likes, cuando tu equipo está tratando de monitorear más de una docena de canales diferentes. Necesitas una bandeja de entrada para combinar esta información en una ubicación compartida. De esa manera, tu equipo de servicio puede localizar rápidamente las consultas de los clientes, independientemente del canal de donde provengan.

En esta publicación, analizamos qué es una bandeja de entrada compartida y cómo puedes usarla para administrar todas las comunicaciones de tus clientes en una sola aplicación. Luego enumeramos algunas de las principales bandejas de entrada compartidas que puedes adoptar para tu equipo de servicio.

Las bandejas de entrada compartidas a menudo admiten cuentas de redes sociales. Entonces, si un cliente publica en su línea de tiempo o tuitea sobre tu negocio, ese mensaje será etiquetado y reenviado a tu bandeja de entrada.

Los representantes designados recibirán una alerta de la publicación y así podrán interactuar a través del mismo hilo. Ni siquiera tendrán que iniciar sesión en su cuenta de redes sociales, lo que les permitirá responder a los clientes en un instante.

Pero estos no son los únicos beneficios de adoptar una bandeja de entrada compartida. En la siguiente sección mencionamos algunas ventajas adicionales que una bandeja de entrada compartida le brinda a tu equipo de servicio.

¿Cuál es la ventaja de tener una sola bandeja de entrada?

1. Responde a todos los correos electrónicos de tus clientes desde una sola fuente.

Puede resultar frustrante intentar delegar las solicitudes de los clientes en el empleado correspondiente. Sin una bandeja de entrada compartida, deberás reenviar manualmente el correo electrónico al representante o alertarle de que un cliente se ha comunicado. Al compartir una bandeja de entrada, todos tienen acceso a las solicitudes entrantes, por lo que se notificará a la persona adecuada y podrá responder de inmediato.

2. Comparte las interacciones de los clientes con todo tu equipo.

Con una bandeja de entrada compartida, todas tus interacciones con los clientes en línea existirán en una única plataforma que es accesible para todos los empleados. Luego, puedes colaborar de manera eficiente en conversaciones con otros agentes, todo desde la misma bandeja de entrada. Esto fomenta el trabajo en equipo y mejora la comunicación interna en tu empresa.

3. Organiza las conversaciones con los clientes.

Si tienes varios clientes que envían correos electrónicos a diferentes representantes sobre el mismo problema, estos comenzarán a confundirse, a perder correos electrónicos y a volverse repetitivos en las respuestas. En cambio, si todas las conversaciones con los clientes llegan a una ubicación central, es mucho más fácil para los empleados rastrear las conversaciones pasadas y ahorrar tiempo en la resolución de problemas.

Si estás operando una pequeña o mediana empresa es posible que no admitas una variedad amplia de canales de comunicación. Sin embargo, una bandeja de entrada compartida sigue siendo una inversión inteligente a medida que tu empresa y tu base de clientes crecen.

Cuando la demanda de los clientes finalmente aumente, te alegrarás de tener las herramientas para administrar.

Antes de hablar sobre algunas de las herramientas populares de bandeja de entrada compartida disponibles, hablemos de una con la que ya puedes trabajar en tu empresa. De hecho, la mayoría de las personas no se dan cuenta de que Outlook admite una función de bandeja de entrada compartida que puede combinar varias cuentas en una carpeta.

En la siguiente sección, explicamos cómo puedes crear una bandeja de entrada compartida básica con una cuenta de Outlook.

Cómo crear una bandeja de entrada combinada de Outlook

Desafortunadamente, Outlook no ofrece una función para una bandeja de entrada combinada, lo que puede ser un obstáculo importante para las empresas. Sin embargo, es relativamente sencillo crear una bandeja de entrada unificada personalizada mediante los siguientes pasos:

1. Abre la aplicación de escritorio de Outlook.

2. Haz clic en la pestaña «Carpeta».

3. Haz clic en «Nueva carpeta de búsqueda».

4. Haz clic en «Crear una carpeta de búsqueda personalizada».

5. En «Personalizar carpeta de búsqueda», haz clic en «Seleccionar».

6. Escribe un nombre para tu bandeja de entrada unificada aquí, como «Todos los correos» o «Bandeja de entrada compartida».

7. Haz clic en «Examinar».

8. Haz clic en todas las carpetas que te gustaría incluir en tu bandeja de entrada compartida, luego haz clic en «Buscar subcarpetas».

9. Haz clic en «Aceptar», luego confirma haciendo clic en «Sí» en el cuadro emergente.

10. Haz clic en «Aceptar» para ver tu nueva bandeja de entrada compartida.

Esta bandeja de entrada filtrará el correo electrónico en carpetas específicas según las reglas que determines. Si bien es una excelente opción gratuita, requiere que programes manualmente la bandeja de entrada para distribuir correos electrónicos a la ubicación adecuada. Además, no hay una función directa para integrar redes sociales o aplicaciones de chat en vivo, a menos que crees un filtro personalizado.

Si estás buscando un proceso de configuración más automatizado, consulta la siguiente sección para obtener una lista de las aplicaciones de bandeja de entrada compartida más populares.

Veamos cada una de estas aplicaciones con mayor nivel de detalle.

1. HubSpot

La herramienta Conversaciones de HubSpot tiene una bandeja de entrada universal que admite la comunicación a través de diferentes canales y equipos de mensajería.

Puedes acceder al chat en vivo, las conversaciones de bot y los correos electrónicos del equipo, todo en un solo lugar. También te permite asignar automáticamente correos electrónicos y distribuir tareas de manera uniforme entre los empleados.

Además, las plantillas de Service Hub’s, las respuestas predefinidas y los archivos adjuntos informativos ayudarán a tu equipo a responder más rápido los correos electrónicos.

La herramienta de la base de conocimientos crea artículos de soporte útiles que se pueden enviar rápidamente a los clientes que tienen problemas simples o comunes. En general, este producto te ayudará a mantener conversaciones personalizadas, incluso mientras escala.

Precio: Gratuito.

2. Mailbird

Mailbird te da la oportunidad de sincronizar todas tus cuentas de correo electrónico y tus contactos en una bandeja de entrada unificada. Esto facilita la organización de las conversaciones con los clientes en una vista compartida.

También puedes integrar el producto con otras aplicaciones, como Facebook, Twitter, Google Calendar, Asana y más para una experiencia completamente omnicanal. Otras características incluyen diseños personalizables, búsquedas sencillas de LinkedIn y posposición de mensajes, que se adaptan a las necesidades diarias de tu equipo.

Precio: Desde 3 USD cada mes.

3. ClientFlow

ClientFlow facilita la colaboración y la conexión tanto interna como externa con los clientes. Puedes asignar fácilmente conversaciones a los miembros del equipo, escribir comentarios, realizar un seguimiento del estado de los correos electrónicos y más.

Esta herramienta todo en uno aumentará la productividad de una manera simple y eficiente.

Precio: Desde 19 USD cada mes.

4. Spark

Spark te brinda la libertad de colaborar con tu equipo compartiendo borradores y correos electrónicos entre sí. Puedes delegar tareas fácilmente, establecer fechas límite, realizar un seguimiento del progreso de los agentes y recibir notificaciones cuando se completen las tareas.

Los editores en tiempo real y los chats laterales ayudan a los colegas a redactar correos electrónicos juntos y a responder las preguntas de los demás mientras trabajan. Y sus plantillas preescritas pueden ayudarte a responder las preguntas frecuentes mucho más rápido.

Precio: Gratuito.

5. Front

Front te ayuda a administrar cientos de correos electrónicos en una plataforma. También va más allá del correo electrónico, brindándote la capacidad de responder en chat en vivo, mensajes de texto, mensajes de Facebook y Twitter, todo a la vez.

Puedes mejorar tu proceso de programación compartiendo un calendario integrado con tu equipo y agregando horarios de reunión en la aplicación. Integra con CRM y más de 50 aplicaciones más para obtener un producto con todo incluido.

Precio: Desde 9 USD cada mes.

6. Hiver

Hiver se centra específicamente en las bandejas de entrada compartidas dentro de Gmail. Puedes delegar tareas fácilmente y realizar un seguimiento del progreso en tus bandejas de entrada unificadas de Gmail.

En la aplicación puedes realizar un seguimiento de las métricas para obtener información significativa sobre la productividad de tu equipo. Las conversaciones internas funcionarán sin correo electrónico, por lo que puedes comentar, chatear y compartir notas a través de la aplicación.

Precio: Desde 11 USD cada mes. 

Si estas opciones no son adecuadas para ti, echa un vistazo a esta lista para ver más herramientas de bandeja de entrada compartida.