¿Has escuchado el término «padres helicóptero»? Son las mamás y papás que están demasiado presentes y son controladores, pues ponen una atención excesiva a las experiencias y problemas de sus hijos. Dicho esto, los padres helicóptero son a sus hijos lo que los micromanagers (o microgestores) son con sus subordinados directos.
Y aunque involucrarte en la vida de tus colegas es siempre importante, microgestionar cada movimiento suyo puede resultar contraproducente.
Qué es micromanagement
El micromanagement es un estilo de gestión en el que un líder se involucra excesivamente en las tareas y actividades de sus colaboradores; asume el control de una tarea, proyecto u operación de manera muy minuciosa. Microgestionar a las personas es controlar su trabajo, sus decisiones y la ejecución de sus tareas.
Está mal visto en el espacio laboral actual, ya que puede inhibir las iniciativas de una persona y su creatividad.
Involucrarse en demasía manda, la mayoría de las veces, un mensaje subyacente: no confías en que otras personas, por sí solas, pueden lograr algo con éxito. Eso puede cobrar una tarifa muy alta en la autoestima de cualquiera de tus colaboradores.
Otras consecuencias incluyen la inhibición del crecimiento profesional, frenar la productividad, aumentar la ansiedad y hacerle sentir a la gente que deben esperar a que les digan qué hacer.
Cómo afecta el micromanagement
Este fenómeno afecta a todo el equipo, a los individuos y a los resultados generales de la empresa. Estas son algunas de las consecuencias negativas más relevantes:
Frustración y desmotivación
Los colaboradores sometidos a un micromanagement suelen tener altos niveles de frustración y desmotivación, ya que se les impide tomar decisiones, se bloquea su creatividad y no se les dejar realizar su trabajo de manera autónoma. Esto puede llevar a una disminución en la moral y la satisfacción laboral.
Reducción de la creatividad
Cuando los empleados son constantemente supervisados y controlados, tienen menos oportunidades para pensar de manera creativa y proponer nuevas ideas. Este estilo de gestión sofoca la innovación y la resolución de problemas; al final afecta a toda la organización.
Desarrollo profesional limitado
Los empleados no pueden crecer profesionalmente si se les impide tomar decisiones y asumir responsabilidades. El micromanagement puede obstaculizar el desarrollo de habilidades y el avance en la carrera.
Aumento del estrés
Este es uno de los puntos más relevantes porque el estrés laboral ha aumentado en las organizaciones por diferentes factores y lo que menos quieres para tu compañía es contribuir a aumentarlo mediante líderes que lo hagan. Recuerda que el estrés puede llevar a problemas de salud y a un mayor ausentismo laboral.
Disminución de la productividad
Aunque pueda parecer paradójico, esto suele conducir a una disminución de la productividad. Los empleados pueden sentirse abrumados por la constante supervisión, lo que afecta negativamente su rendimiento.
Alto índice de rotación de empleados
Los empleados a menudo buscan otras oportunidades laborales con un entorno de trabajo más saludable y desafiante. Esto puede resultar en una alta rotación de personal, lo que tiene costos significativos para la empresa.
Pérdida de confianza
El micromanagement refleja una falta de confianza en los empleados, lo que dañar las relaciones laborales y socava la confianza mutua entre el equipo y la dirección.
Ejemplos de micromanagement
1. Cero preguntas
Si parece que tus colegas no tienen ninguna pregunta para ti, puede ser porque trabajas tan de cerca con ellos que no les queda absolutamente nada que decirte.
No hacer preguntas suena a algo bueno... aunque no siempre. Las dudas de tu equipo son una señal de que tiene algo para contribuir con el proyecto. Si tus colaboradores no preguntan nada, tal vez los llevas demasiado de la mano en sus propias tareas, y eso no conduce a nada positivo a la larga.
2. Colaboradores pasivos
Si tus colaboradores no levantan la mano para nuevas tareas, podría ser porque tú decides por ellos y ellas, desalentándoles a arriesgarse en ciertas labores por separado.
3. Demasiadas opiniones durante la realización
Las personas en puestos de gerencia revisan un producto de forma exhaustiva cuando sus equipos terminan de hacerlo. Por supuesto, desearás saber si el trabajo de tus empleados y empleadas cumple con las expectativas de la empresa y las tuyas.
Aunque, si gran parte de tus críticas sucedieron mientras se desarrolló el producto, en lugar de al final (o en puntos de revisión específicos), es posible que hayas supervisado en exceso el proyecto. Por eso no tienes nada que decir cuando termina: el producto se hizo bajo tu estricta guía.
Aunque esto suene como algo positivo, puede evitar que reconozcas el valor de los puntos de vista ajenos y que los empleados resuelvan problemas sin tu ayuda. Es reconfortante ver que el trabajo se hace exactamente como lo deseas; sin embargo, no tener nada que revisar al final excepto algo que fue dictado por ti llevará a un solo resultado: un producto más débil.
4. Monitorización varias veces al día
¿Qué tan seguido te das una vuelta por el escritorio de un empleado o empleada para «ayudarle» en algo? Una cosa es que te inviten a las estaciones de trabajo de tus colegas para atender un problema (si pasa, adelante: es obvio que la gente valora tus opiniones), pero otra es si simplemente los visitas para monitorear su progreso.
5. Sensación de que nada se hace a tiempo
Ver una olla al fuego no la hace hervir. Los que implementan la microgestión son especialmente susceptibles a sentir que una tarea lleva demasiado tiempo para cumplirse. Si únicamente ves a tu equipo mientras trabaja en ella, el tiempo pasa muy lentamente.
6. Asignación detallada de tareas
El líder o responsable de equipo realiza una asignación de tareas demasiado específica, incluso cuando se trata de alguna a actividad simple, en lugar de permitirles tomar decisiones sobre cómo abordarlas.
7. Establecimiento de horarios exactos
Si esperas que los empleados sigan un horario detallado de trabajo, incluso si sus funciones no requieren una estructura tan rígida, limitas la flexibilidad.
8. Solicitud de informes poco funcionales
Se da cuando el líder o jefe de departamento pide informes meticulosos de toda acción realizada y que en realidad para muchos casos no sería necesario ningún tipo de reporte. Además se enfoca en revisar minuciosamente cada informe o documento.
9. Control de correos electrónicos y de otros canales de comunicación
¿Revisas los correos electrónicos y las comunicaciones de los empleados? Esto socava la privacidad y la confianza.
A veces, toda comunicación es revisada por el jefe. Asimismo, los trabajadores deben obtener la aprobación antes de comunicarse con clientes, proveedores u otras partes externas, lo que dificulta la agilidad en la toma de decisiones.
10. Decisión en áreas o actividades específicas
Se da cuando el líder se involucra en las decisiones de otras áreas que incluso pueden tener a otro jefe o jefa, o son muy especializadas, por ejemplo, en el diseño gráfico, diseño de productos o detalles creativos.
11. Intervención en conflictos menores
El líder o jefe de área interviene en conflictos o desacuerdos menores entre los miembros del equipo, en lugar de permitir que los empleados resuelvan sus diferencias.
12. Determinación de los métodos de trabajo
El micromanager dicta los métodos exactos que los empleados deben seguir en lugar de permitirles encontrar formas eficientes de realizar sus tareas. Además, se enfoca en correcciones de formato en los documentos o presentaciones, en lugar de evaluar el contenido y la efectividad del mensaje.
13. Revisión de tareas simples
Es problemático revisar las tareas básicas y rutinarias que los colaboradores ya realizan con precisión, puesto que genera sentimientos de desconfianza.
14. Supervisión constante de llamadas
El jefe escucha y supervisa todas las llamadas telefónicas en lugar de permitir que los integrantes de su equipo gestionen sus comunicaciones de manera autónoma. Esto puede ser realmente molesto y negativo, sobre todo para los equipos de trabajo que tienen tratos con clientes.
15. Imposición de formatos específicos
Los colaboradores deben seguir formatos específicos para informes, presentaciones y documentos, en lugar de permitir la creatividad y la expresión personal.
Al mismo tiempo, hay una diferencia entre la microgestión y solo tener un acercamiento proactivo para una meta de equipo. Toma el test de Wrike que viene a continuación.
Test: ¿eres un micromanager o tienes un microgestor?
1. Generalmente, las juntas semanales son...
- a. Tú escuchando mientras tu manager o gerente establece prioridades.
- b. Tú hablándole a un salón silencioso.
- c. Un intercambio de ideas entre tú y tus colegas.
2. Las sesiones de lluvia de ideas son...
- a. Una oportunidad de escuchar nuevas sugerencias para encontrar la mejor solución.
- b. Una manera sencilla para conocer buenas ideas y descartar las malas.
- c. Una pérdida de tiempo, ya que ninguna de las ideas serán tomadas seriamente.
3. Cuando alguien nuevo se une al equipo, tú...
- a. Esperas que tu jefe haga las presentaciones.
- b. Ofreces tu ayuda y tal vez le pides su opinión sobre algunos temas.
- c. Diriges su camino por cada tarea hasta que aprende las técnicas.
4. Cuando te piden ayuda, tú...
- a. Les resuelves el problema para que no tengan que preocuparse por trabajo extra.
- b. Los diriges a tu manager, quien sabrá la respuesta exacta.
- c. Les enseñas cómo resolver el problema.
5. Al delegar trabajo, tú...
- a. Piensas: «¿Delegar trabajo? No lo necesito, puedo hacerlo en solitario».
- b. Asignas la tarea y compartes un resumen de los detalles y las expectativas.
- c. Se lo pasas a tu manager, quien sabrá a quién delegar el trabajo.
6. Cuando inicia un nuevo proyecto, tú...
- a. Das una vista general, una lista de expectativas y ofreces tu ayuda.
- b. Das una lista detallada de prioridades, expectativas y acciones por tomar.
- c. Pides una lista detallada de prioridades, expectativas y acciones por tomar.
7. Al tomar decisiones en un proyecto, tú...
- a. Le preguntas a tu project manager cómo quiere que lo hagas.
- b. Pides opinión a tus colegas.
- c. Haces lo que parece correcto.
8. Cuando descubres que el proyecto de tu compañero o compañera está casi listo, tú...
- a. Preguntas si necesita ayuda de último minuto en su proyecto.
- b. Te aseguras de que tengan la aprobación del manager antes de continuar.
- c. Revisas cada detalle para asegurarte de que todo está en orden.
9. Al comentar el trabajo de tu compañero de equipo, tú...
- a. Señalas cada error y sugieres mejoras.
- b. Lo llevas con tu manager para una opinión final.
- c. Pasas a su cubículo para dar algunos puntos de crítica constructiva.
10. Al elegir una película, prefieres aquellas que...
- a. Tienen un final feliz para todos.
- b. Tienen figuras de autoridad prominentes.
- c. Le dan su merecido al gran villano.
Suma tus puntos:
1. a = 1; b = 3; c = 2
2. a = 2; b = 3; c = 1
3. a = 1; b = 2; c = 3
4. a = 3; b = 1; c = 2
5. a = 3; b = 2; c = 1
6. a = 2; b = 3; c = 1
7. a = 1; b = 2; c = 3
8. a = 2; b = 1; c = 3
9. a = 3; b = 1; c = 2
10. a = 2; b = 3; c = 1
Resultados
21 a 30 puntos: es posible que seas micromanager
Quizá es momento de que revises cómo trabajas con otras personas. Es importante dar una oportunidad a las ideas de los demás. Pide opiniones la próxima vez que te involucres en un proyecto y considéralas en verdad.
11 a 20 puntos: Probablemente eres un gran integrante de equipo
Sabes cuándo compartir tus propias ideas y cuándo apreciar el trabajo de alguno de tus compañeros. Apoyas a tus colegas y esperas lo mismo de regreso. Seguro, nadie es perfecto, pero haces un gran trabajo.
1 a 10 puntos: Parece que estás siendo microgestionado
Tal vez es momento de hablar con las personas que te microgestionan y pedirles que traten tus sugerencias con más respeto. También tienes buenas ideas, ¡no permitas que tu creatividad se sofoque!
¿Cómo te fue? Si el test te dio noticias perturbadoras acerca de tu estilo de gestión, no entres en pánico: reconocer la evidencia de que necesitas soltar un poco las riendas a tu equipo es el obligado primer paso. Si es así, ¿por dónde empezar?
Cómo eliminar el micromanagement
Pídele preguntas a tu equipo
¿Los colabores tienden a hacerte muy pocas preguntas a lo largo de la semana? Aparta unos minutos al final de cada junta de equipo para pedirles que te hagan preguntas. Cuanto más tengas para responderle a tu equipo, confiarás más en su trabajo y ya no tendrás la necesidad de monitorear cada uno de sus movimientos.
Establece juntas de revisión del proyecto
Si monitoreas constantemente a las personas que trabajan contigo, en lugar de hacer revisiones con ellas, quizá solo debas organizar las tareas de tu equipo un poco mejor. Establece juntas regulares (pero no tan frecuentes) para atender dudas, resolver problemas y revisar el progreso de un proyecto. Esto te da algo qué esperar más adelante, para que no realices visitas espontáneas por la preocupación de que su trabajo no cumpla con los objetivos.
Redacta las mejores prácticas e instrucciones
Esto puede ser especialmente útil para los colaboradores recién llegados. Al poner por escrito tus expectativas de desempeño previenes llevar de la mano a las nuevas contrataciones por mucho tiempo antes de darles oportunidad de hacerlo por ellas mismas. Las instrucciones escritas también le permiten al equipo resolver problemas y acudir a tus consejos según su propio horario.
Haz una delegación efectiva
Fomenta la delegación de responsabilidades y tareas a los miembros del equipo al darles la autonomía necesaria para tomar decisiones dentro de su ámbito de competencia. Define claramente los objetivos y expectativas para que los colaboradores elijan su propia ruta para lograrlos.
Abre canales de comunicación abierta
Establece canales de comunicación abierta y transparente con tu equipo. Anima a los empleados a compartir sus ideas, preocupaciones y sugerencias sin temor a represalias. Estos canales te permitirán saber qué piensan los integrantes y cómo se sienten, al mismo tiempo que sabrán que son escuchados.
Establece metas claras
Es fundamental definir metas y resultados medibles en cada proyecto o tarea para que los empleados comprendan qué se espera de ellos. Así solamente necesitarás dar una dirección o guía, pero dejarás que ellos cumplan con sus tareas.
Invierte en capacitación y desarrollo
Un detonante del micromanagement es cuando el líder de un equipo siente o percibe que alguno o varios integrantes no tienen las habilidades para resolver un reto. Puedes crear o invertir en el desarrollo de capacitaciones orientadas a que los integrantes de tu equipo obtengan o afinen las habilidades que necesita un proyecto.
Confía en tu equipo
Es esencial que confíes en la capacidad de tus colaboradores para realizar su trabajo. Evita la necesidad de verificar constantemente su progreso o realizar seguimientos innecesarios.
Mide los resultados, no actividades
En lugar de centrarte en la actividad diaria de tus empleados, concéntrate en los resultados finales. Evalúa su desempeño en función de metas y logros, en lugar de estar en atención detallada de cada paso del proceso.
Establece límites
Reconoce la importancia de un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Evita exigir a los colaboradores que estén disponibles fuera del horario laboral, a menos que sea realmente necesario.
Recompensa la autonomía
Genera incentivos para las personas que tengan iniciativa, sean proactivas y tomen decisiones independientes estratégicas. Esto les dará una motivación adicional para asumir responsabilidades.
Cómo lidiar con un jefe micromanager
Aquí tienes algunos consejos para lidiar con un jefe micromanager, evitar el conflicto y poder hallar un punto en el que el trabajo fluya, donde puedas hacer tu labor con independencia.
Comprende sus motivaciones
Quizá se deba a su personalidad y también puedes detectar alguna razón. Tal vez tiene una preocupación por los resultados, falta de confianza o algo ha notado en su equipo de trabajo. Comprender sus motivaciones te ayudará a lidiar con la situación de manera más efectiva y tener las bases para hablarlo con ella o él.
Entabla una comunicación
Inicia una conversación honesta con tu superior para explicarle tus preocupaciones de manera respetuosa. Hazle saber que estás comprometido o comprometida con tu trabajo y que valoras su orientación, aunque te gustaría tener más autonomía en ciertas áreas.
Establece expectativas claras
Pregunta a tu jefe cuáles son sus expectativas con respecto a tu trabajo. Esto puede ayudar a evitar malentendidos y asegurarte de que estás cumpliendo con sus criterios. No generes falsas expectativas ni te comprometas a tiempos de entrega que no se pueden cumplir.
Proporciona actualizaciones regulares
Si tu jefe necesita estar al tanto de tu trabajo, considera establecer un proceso de informes regulares para que esté enterado en qué trabajas o en qué va un proyecto.
Mantén un enfoque proactivo
Anticipa las necesidades y expectativas de tu jefa o jefe. Si demuestras iniciativa y resuelves problemas por tu cuenta, es posible que disminuya su necesidad de gestionar a fondo.
Muestra resultados
Asegúrate de que tu trabajo sea de alta calidad y que cumplas con tus responsabilidades de manera efectiva.
Explora otras opciones
Si la situación no mejora y la micromanagement continúa siendo un problema, considera hablar con el departamento de Recursos Humanos o la alta dirección para buscar orientación o explorar opciones para un cambio de equipo o departamento.
Como puedes ver, para cualquier tipo de organización es importante eliminar el micromanagement. A pesar de que es usual creer que el excesivo control traerá resultados, puedes obtener efectos negativos como la insatisfacción laboral o la disminución de la productividad.
