Qué es un sistema de ventas: definición, características y ejemplos

No causa sorpresa que el 24 % de los representantes de ventas alcancen su cuota anual cuando utilizan o tienen acceso a un sistema de ventas sofisticado. Para vender más y mejor, se requiere un control total del proceso y la información necesaria para tomar decisiones inteligentes y estos sistemas parecen ser el mejor recurso para lograrlo. 

Si en este momento aún no cuentas con un sistema de ventas en tu empresa, estamos seguros de que después de leer este contenido será una de tus metas a cumplir en 2023. Descubre por qué a continuación.

El 70 % de las empresas afirman que cerrar más negocios es su principal prioridad. Esto vuelve indispensable contar con un sistema de ventas que facilite a los equipos alcanzar más rápidamente sus metas, al ofrecerles una vista más clara de los leads con mayor potencial y los tiempos adecuados para hacer ofertas.

Por qué es necesario usar un sistema de ventas

No importa si eres una empresa pequeña, mediana o grande, un sistema de ventas es adaptable y se vuelve en una pieza clave de tu proceso comercial. Un 50 % de los equipos de ventas han reportado un aumento de productividad al usar algún sistema de ventas en sus compañías. 

Un sistema de ventas es esencial para el área comercial porque permite generar más y mejores oportunidades, al mantener enfocados a los representantes en las ofertas correctas y evitar que pierdan de vista a algún lead con alto potencial de conversión.

Características de un sistema de ventas

Podemos considerar los sistemas de ventas como procesos en los que se establece una cadena ordenada de acciones que son necesarias para concretar una venta. Esta cadena de procedimientos permite seguir un plan general que promete un buen nivel de éxito y que requiere el apoyo de software para procesar información, ejecutar acciones y evaluar resultados.

A continuación, listamos las características principales de todo sistema de ventas.

Funciona como un método a seguir

Un sistema de ventas debe basar su funcionalidad en abarcar todos los pasos necesarios para llevar a un cliente potencial a la compra de un servicio o producto.

Esto significa que el sistema de ventas debe entrar en acción desde el momento de la prospección y terminar con la venta efectiva y, en algunos casos, dar soporte también para el seguimiento al cliente. Los sistemas de ventas deben estar ordenados de una forma clara y, así, contribuir a entrenar a los nuevos representantes de ventas de una organización.

Comprende todos elementos necesarios para vender

De la mano con el punto anterior, es importante mencionar que un sistema de ventas no solo puede quedarse con los pasos a seguir, sino que debe también incluir todas las instancias requeridas para efectuar una venta.

Por ejemplo, los equipos de ventas deberán compartir información con los departamentos de marketing para establecer su público y gestionar los leads. Asimismo, el proceso de ventas debe considerar las observaciones del personal de finanzas y contable para determinar los ingresos de la organización. Es por ello que un sistema de ventas funciona mejor cuando está conectado con las estrategias de marketing, servicio y atención de un negocio.

Debe ser replicable

De lo anterior se sigue que un sistema de ventas tiene como objetivo estandarizar procesos y asegurarse de que una fórmula puede preservar a lo largo del tiempo.

Un sistema de este tipo debe partir de una metodología ordenada que sea replicable y que permita la automatización de procesos.

Se apoya en herramientas y tecnologías específicas

Para cumplir con todos estos objetivos es muy útil contar con un sistema informático que no solamente sirva para resguardar toda tu información, sino para realizar la analítica de los datos de tus prospectos, automatizar los pasos de venta y mejorar la comprensión que tienes de tus clientes. 

Algunas herramientas de software, como las que veremos más adelante, son ideales para llevar a cabo estas tareas y para hacer que tu sistema de ventas garantice la maximización de ingresos en tu negocio.

Cómo crear un sistema de ventas

De acuerdo con todo lo anterior, un sistema de ventas debe ser replicable, funcionar como un método a seguir e incluir todos los elementos que influyen en el proceso de compra de tus clientes. 

Si bien muchas herramientas de software ya cuentan con algunos pasos predefinidos y con un proceso general de ventas, es importante tener en cuenta que tu empresa es la única que sabe qué pasos, qué agentes y de qué recursos dispone para ejecutar sus operaciones comerciales.

Por ello, antes de utilizar alguna plataforma digital de apoyo, te recomendamos que sigas los pasos enumerados a continuación para crear y definir tu sistema de ventas.

1. Evalúa la estructura de tu empresa

Lo primero que debes hacer antes de crear un sistema de ventas es conocer la realidad de tu empresa. Si cuentas solamente con un agente de ventas (o eres tú mismo) lo más seguro es que tu proceso dependa en gran medida de ese personal. Si, por otro lado, tu equipo es muy grande y has desplegado una estrategia de ventas, deberás saber qué aspectos y acciones están contribuyendo al éxito de tus operaciones comerciales y cuáles no.

2. Distingue los vasos comunicantes

A este punto se suma la importancia de distinguir las conexiones y vasos comunicantes existentes en tu departamento. Esto incluye las jerarquías verticales (directivos, líderes, gerentes y representantes), así como las relaciones horizontales entre departamentos. Tu sistema deberá tener en cuenta en qué momentos deben colaborar los equipos de marketing, atención, finanzas y RR. HH. con ventas y en qué pasos intervienen los gerentes o directivos de niveles más altos para el cierre de tratos.

3. Establece un protocolo de acción

Una vez definido esto, debes crear un manual que integre todas las acciones, paso por paso, a seguir, así como los agentes involucrados en el proceso. Este manual te servirá para estandarizar procesos y disponer de un material que capacite a los nuevos talentos.

4. Delimita el inicio y el fin de tu sistema

El sistema de ventas generalmente va desde el primer contacto con el cliente hasta el cierre de la operación. Sin embargo, lo más seguro es que desees mantener encantados a tus clientes. Esto tendrá un gran peso al momento de crear tu sistema, ya que también deberás incluir los procesos de atención y seguimiento dentro de tu metodología de atención.

5. Define qué cosas puedes automatizar

Muchas cosas dentro de un proceso de venta pueden ser automatizadas: la segmentación de audiencias, el envío de recordatorios, el despliegue de campañas de email marketing y hasta la interacción de tus gestores con los clientes. Define qué cosas puedes automatizar y apóyate en herramientas digitales que hagan más simple el proceso y eleven tu productividad.

6. Implementa las herramientas necesarias

Por último, puedes impulsar el uso de sistemas tecnológicos para hacer de tu sistema de ventas más eficiente y completo. Para profundizar más en este punto, te compartimos 5 tipos de sistemas de software para ventas que puedes aprovechar para tu propio modelo.

5 tipos de sistemas de ventas

Para que un equipo de vendedores cumpla con sus propósitos, es importante elegir la herramienta adecuada que reúna las características y funciones necesarias para el alcance de las metas. Existen diversos tipos de sistemas de ventas que debes conocer antes de elegir la alternativa adecuada para ti. Te compartimos una lista a continuación: 

1. CRM 

El Customer Relationship Management (CRM) es uno de los sistemas de ventas más conocidos y utilizados en el mercado hoy en día; al menos el 91 % de las empresas con más de 11 empleados cuenta con un sistema CRM. 

Este software ayuda a gestionar las relaciones de las empresas con sus clientes, a través del seguimiento de sus usuarios existentes; mejora la retención de clientes y automatiza la comunicación entre las áreas de ventas, marketing y servicio, para proporcionar a los consumidores una experiencia satisfactoria. 

Actualmente, los CRM han extendido tanto su mercado como sus posibilidades, pues se adaptan fácilmente a empresas de diferentes volúmenes operativos y necesidades. Además, son escalables, por lo que los negocios pueden ir incorporando funciones más robustas, según lo precisen. 

Otro dato a considerar es que los CRM se utilizan cada vez más en diferentes dispositivos móviles; con esto en mente, el 61 % de las empresas considera que el CRM móvil es uno de los principales métodos para acceder de manera eficiente a su base de clientes.

2. Inteligencia de ventas y prospección 

Las herramientas de inteligencia de ventas y prospección son otro tipo de sistema de ventas que brindan al área comercial la oportunidad de encontrar, monitorear y comprender los datos de sus leads y clientes actuales. 

Estos sistemas cuentan con funciones muy atractivas que permiten que un representante sepa qué usuario o lead tiene mayor posibilidad de conversión y así desarrollar una estrategia de seguimiento personalizada. Esto se obtiene mediante el uso de información de valor, como el historial de compras, búsquedas relacionadas, entre otros aspectos. 

3. Analítica de ventas 

Los sistemas de ventas reúnen una variedad aplicaciones que les permiten a los profesionales rastrear, evaluar y mejorar el desempeño del área comercial para generar un proceso de ventas óptimo. Esto se consigue por medio de las predicciones y el análisis de tendencias y resultados obtenidos. 

Con estas herramientas los líderes comerciales pueden tener un panorama más amplio de lo que sucede en todo el proceso, a fin de evaluar el cumplimiento de las tareas de cada miembro del equipo y de las tácticas emprendidas. Esto también favorece una mejor toma decisiones al momento de recompensar a los vendedores. 

4. Customer success 

Las herramientas de customer success también forman parte de los sistemas de ventas, pues garantizan que los clientes tengan una buena experiencia y consigan justo lo que necesitan de tu empresa. También optimizan las relaciones y ayudan a mantener la rentabilidad y crecimiento de la compañía. 

Estos sistemas actúan con base en el análisis de comportamiento de los consumidores y miden su nivel de satisfacción para asegurar que las próximas estrategias se encaminen en la misma dirección. De igual forma, identifican y ayudan a crear perfiles de los clientes, capturan datos, involucran a los usuarios a lo largo de su trayectoria como clientes, hacen predicciones y más. 

5. CPQ 

Un software de configuración, precio y cotización (CPQ, por sus siglas en inglés) permite que las empresas automaticen el ciclo del proceso de cotización y propuesta para los consumidores. Estos sistemas tienen como finalidad acelerar el proceso de ventas y mejorar la precisión de las cotizaciones, mediante información más personalizada y acertada, según las características del prospecto. Los CPQ pueden basarse en un CRM o integrarse a uno. 

Ahora que ya conoces algunos tipos de sistemas de ventas, te compartimos una lista con las mejores 5 herramientas en el mercado. 

1. HubSpot 

Precio: gratuito

Idiomas disponibles: español, inglés y decenas de idiomas adicionales

Principales características del CRM de HubSpot

• Integra las acciones de ventas, marketing y atención en un mismo lugar para entender los procesos de ventas holísticamente.
• Es ideal para el monitoreo en el desempeño y la corrección de acciones durante los procesos de venta.
• Permite diseñar tus propios pipelines y configurar recordatorios para no perder de vista tus pendientes.
• Mantiene actualizadas tus interacciones con cada contacto para que todo tu personal pueda atender y gestionar las operaciones.

El CRM de HubSpot es una solución integral que permite optimizar la comunicación y procesos de tus áreas de marketing, ventas y servicios. Entre sus funciones principales se encuentran un panel de informes, información sobre empresas, monitorización de negocios y gestión de pipelines de ventas. 

Este CRM es ideal para los equipos de venta que desean ser más productivos, pues les facilita registrar los contactos para que aprovechen su tiempo en lo verdaderamente importante: ¡vender! 

De igual manera, cuenta con soluciones como seguimiento de contactos y programación de reuniones, para que la interacción con los leads sea eficiente y oportuna. 

2. Sales Cloud

Precio: planes de suscripción desde 25 USD al mes por usuario

Idiomas disponibles: español, inglés y algunas otras opciones adicionales

Principales características de Sales Cloud

• Funciona mediante motores de inteligencia artificial que automatizan procesos.
• Puedes programar el seguimiento a leads para elevar el número de conversiones.
• Centraliza la información en una misma plataforma para mantener los datos de tus contactos seguros y accesibles. 

Sales Cloud, el software de ventas de Salesforce, ayuda a hacer crecer tus ingresos. Este sistema permite una conexión 360º para que los departamentos de ventas, marketing, e-commerce y atención al cliente trabajen unificados en busca de las mejores oportunidades. 

La herramienta funciona con tecnología avanzada como inteligencia artificial, big data y analytics para generar predicciones, con el fin de construir relaciones más sólidas con los prospectos y tener un seguimiento de los clientes más unificado. 

Imagen de Salesforce

3. Pipedrive 

Precio: planes de suscripción desde 12,50 USD al mes por usuario

Idiomas disponibles: español, inglés y decenas de opciones adicionales

Principales características de Pipedrive

• Configuración de tu propio embudo de ventas desde cero, con alto nivel de personalización.
• Rastreo de progreso y creación de métricas automatizadas para evaluar tu desempeño.
• Automatización de acciones de rastreo y recordatorios para conseguir más leads y concretar más ventas.

Pipedrive es un sistema de ventas «todo en uno» que gestiona prospectos y negocios. Da seguimiento a la comunicación con los clientes, automatiza las tareas administrativas para que los representantes comerciales puedan concentrase en hacer negocios y genera datos e informes para medir el rendimiento de tu empresa en relación con los objetivos de ventas establecidos. 

De igual manera, cuenta con un embudo de ventas que te ayuda a mantenerte organizado y en control de todo tu proceso comercial. 

Imagen de Pipedrive

4. Bitrix24

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 49 USD al mes

Idiomas disponibles: español, inglés y decenas de opciones adicionales

Principales características de Bitrix24

• Creación de pipelines personalizados para manejar tu propio flujo de ventas de acuerdo con tus procesos y sistemas. 
• Generación automática de reportes analíticos para obtener el monitoreo de proyectos y desempeño.
• Es una herramienta ideal para promover la comunicación y colaboración entre los representantes de ventas y los líderes de departamento.

Este sistema de ventas cuenta con funciones de administración de clientes, soporte y automatización de marketing, con las que podrás optimizar tu adquisición de leads y simplificar tus ventas para ahorrar el tiempo y el esfuerzo que requieren otras tareas. Además, puedes encontrar herramientas como presupuesto y facturas, centro de ventas y más opciones para que tu proceso comercial sea más intuitivo y exacto. 

Imagen de Bitrix24

5. Zendesk Sell

Precio: planes de suscripción desde 19 USD al mes

Idiomas disponibles: español, inglés y decenas de opciones adicionales

Principales características del Zendesk Sell

• Tienes acceso a todos tus canales de ventas desde una misma plataforma para no perder de vista ninguna interacción con tus prospectos.
• Segmenta automáticamente tus audiencias y perfila los mejores candidatos para convertirse en tus clientes.
• Cientos de integraciones disponibles que puedes utilizar desde una misma plataforma centralizada.

Es un CRM de ventas que contribuye a aumentar la productividad y visibilidad de tu negocio. Entre sus funciones se encuentran la inteligencia de correos electrónicos para ventas, registro de llamadas, prospección, informes y análisis de ventas, que te permiten identificar las mejores prácticas comerciales para tu empresa. 

Este sistema de ventas facilita que tu equipo comercial se concentre en los usuarios y en los acuerdos de mayor valor, sin tener que preocuparse por realizar estas labores de forma manual. Su interfaz es muy intuitiva y fácil de comprender, por lo que tus representantes podrán aprovecharla al máximo. 

Imagen de Zendesk

Ya tienes la información en tus manos para optimizar tu proceso de ventas y todo lo relacionado con tu área comercial. Elige el sistema de ventas más apropiado a las necesidades de tu empresa y comienza a ver los resultados que esperas.