9 consejos para que tu reunión de negocios sea todo un éxito

¿Sabías que podrías pasar 22 años en reuniones de trabajo si sumas todas las horas y todas las reuniones que tienes en tu vida laboral? Eso es mucho tiempo que puedes invertir para lograr resultados positivos en tu negocio.

Las reuniones siguen siendo muy necesarias para la buena marcha de los negocios: dan la oportunidad de solucionar conflictos internos, desarrollar nuevas ideas interesantes y mejorar la productividad. 

Si bien la organización implica mucho esfuerzo y tiempo invertido, lograr que sea todo un éxito no tiene por qué convertirse en una pesadilla. Para tener la reunión de negocios perfecta, hemos realizado una lista de recomendaciones que serán un gran apoyo a la hora de llevarla a cabo. 

1. Define el número de participantes

El primer paso para preparar una reunión de negocios es definir cuántas personas estarán involucradas. De esta manera podrás obtener una imagen más concreta de cómo se llevará a cabo el flujo de información. Ten en cuenta a cada miembro para informarle con anticipación sobre la realización de la reunión. 

Larry Page, uno de los fundadores de Google, recomienda que no haya más de 10 personas en una reunión. Cuantos menos colaboradores sean convocados, más rápido podrán alinearse los horarios de todos para llevarla a cabo. 

2. Realiza una convocatoria

Esto puede ser a través de una carta interna dirigida a los involucrados en la reunión de negocios o una invitación por medio del correo electrónico de la empresa. La redacción tiene que ser cálida y formal, poniendo énfasis en la fecha, lugar y hora del encuentro. No olvides destacar la importancia de la puntualidad que se espera de los asistentes. 

De igual forma, agrega un poco más de información acerca de los temas principales que se abordarán y subraya la importancia que tiene para la empresa que cada miembro invitado participe en la reunión. 

Ejemplo de un mail para solicitar una reunión de negocios

En este caso tenemos a una empresa dedicada a la construcción, en la que la directora general ha convocado una junta por videollamada a sus colaboradores para tratar algunos aspectos de un proyecto. El tono que usa en el texto es formal y a la vez amable. Asimismo, la fecha y hora quedan especificadas desde el principio.

3. Elige un día y horario adecuados

Si bien una reunión de negocios tiene que realizarse cuando una empresa lo crea conveniente, el día y la hora pueden influir de manera positiva o negativa. De acuerdo con YouCanBookMe, el martes a las 2:30 p. m. es la hora ideal para realizar una junta. Al parecer, el lunes por la mañana es el peor momento.

Tan solo recuerda aquellas juntas que has tenido u organizado los lunes a primera hora. ¿Cómo te sentiste? Lo menos que quisiste pensar la tarde del domingo anterior es que al otro día debías despertarte muy temprano y alistarte para no llegar tarde o sin la preparación necesaria. Seguramente, fue un momento estresante. ¡Evítalo para los miembros de tu equipo! 

El horario desempeña un papel muy importante en el comportamiento que tendrán los participantes. Si determinas un horario a la hora de entrada o salida existe el riesgo de no aprovechar convenientemente la reunión o no lograr crear el ambiente de entusiasmo que deseas. 

4. Determina los objetivos

Para lograr con éxito este paso es importante que pienses en qué deseas lograr con esta reunión de negocios:

• Informar algún aspecto importante acerca de la empresa 
• Recopilar información estratégica 
• Lograr acuerdos para alguna toma de decisión
• Ampliar la visión de los miembros de tu equipo y generar nuevas ideas 

Sea cual sea la intención, los objetivos de las reuniones pueden ser diferentes. Si no los planificas con anticipación el mensaje que desees transmitir puede llegar de manera errónea o desviarse a asuntos sin relevancia.

Después de clarificar tus ideas y determinar las metas principales de la reunión de negocios, un instrumento muy útil que puedes utilizar es una agenda de reunión que incluyas en la convocatoria. En ella, podrán hacer una lluvia de ideas para cada tema que se aborde y anotar los puntos más relevantes a tratar. Así podrás tener perfectamente analizados y a la mano los datos previos necesarios para tu investigación de temas y posterior argumentación. 

5. Selecciona a una persona para que dirija la reunión

Esta persona puedes ser tú, por supuesto. Pero si deseas una mayor organización escoge a otro miembro para que funja un papel similar al de un moderador en un círculo de debate. Esto ayudará a que el intercambio de ideas no pierda su enfoque. Esta persona tendrá la oportunidad de conducir la atención de los involucrados al punto principal, sin dejar pasar por alto las opiniones del resto. 

Este factor resulta útil para llevar un mejor control cuando existen demasiados temas importantes a tratar fuera del objetivo principal de la reunión. 

6. Escoge dónde se realizará

El lugar donde se llevará a cabo la reunión de negocios funge un papel fundamental en la manera en que interactúan ambas partes (el organizador y los participantes). Si aún no tienes mucha experiencia en la realización de estas juntas, lo más recomendable es apostar por un lugar neutral.

Nunca pases por alto la seriedad de los temas a tratar. A partir de los motivos de la reunión de negocios podrás elegir el lugar con las características más adecuadas para el flujo correcto de la información. Ten en cuenta que no es lo mismo una junta para dar informes mensuales que una reunión urgente para tomar decisiones importantes respecto a la organización. 

Para las reuniones con temáticas un poco más críticas, se requiere un lugar privado como una sala de juntas, en la que no se permita ningún tipo de distracción o interrupción. De ser necesario, asegúrate de que cuente con el equipo necesario para hacer las presentaciones como pantallas, bocinas, entre otros. 

Si, en cambio, la junta que realizarás está más enfocada en la generación de nuevas ideas, una sala tipo aula puede ser más funcional. Este tipo de lugar cuenta con pizarrones en los que se pueden tomar notas en tiempo real, lo que permite que el intercambio de información sea más cómodo e interactivo.

Si esta reunión será con algún cliente, entonces lo primordial es dejar una buena impresión. Aquí puedes optar por un lugar fuera de la oficina como un restaurante tranquilo con internet. Asegúrate de que sea un establecimiento bien ubicado para ambas partes. Esto es una excelente idea, pues el acceso a alimentos y bebidas puede hacer más amena la conversación. 

Si actualmente estás emprendiendo y aún no cuentas con una sala de juntas disponible para realizar tus reuniones, despreocúpate. Hoy en día existen diversos servicios en línea que te ofrecen la renta de salas diseñadas específicamente para tus reuniones formales. Más abajo, verás opciones que se adapten a tus necesidades y posibilidades.

7. Acondiciona el lugar

Te recomendamos no pasar por alto este punto. Según sea el mensaje que desees transmitir, será la forma en que debas acondicionar tu sala de juntas. Por ejemplo:

• Si quieres que todos presten atención, elige una sala que posea buena tecnología audiovisual para que tu presentación se destaque. 
• Si quieres que participen todos los involucrados en la reunión de negocios, acomoda los asientos en forma de círculo para que pueda existir cercanía y comodidad entre ellos, y la comunicación sea más dinámica. 
• Si lo que deseas es lograr una gran lluvia de ideas y permitir el intercambio de información, procura que todos los asistentes tengan en su mesa una hoja y bolígrafo para que anoten sus ideas mientras vaya fluyendo la conversación. 
• Si vas a tratar varios puntos en la junta, es importante que cada miembro de tu equipo cuente con una minuta de reunión para ir registrando los temas tratados, los acuerdos hechos, así como los responsables de cada tarea y los plazos fijados. 
• Si vas a dar un mensaje importante para la organización, escoge una sala privada donde asistan solo las personas necesarias. Acomoda las sillas de tal manera que estén próximos a ti los miembros con los que tienes mayores temas a tratar.
• Si lo que quieres es tener una junta despreocupada que transmita confort y apertura, selecciona un restaurante del que conozcas bien el menú. Esto te permitirá hacer recomendaciones de bebidas o platillos.
• Si tu junta será virtual, despeja tu escritorio y ten todo lo que necesites a la mano.

Sea cual sea el tipo de lugar por el que te decidas, no olvides verificar su disponibilidad y que se encuentre en las mejores condiciones antes de que lleguen tus invitados. Si tu reunión será de larga duración procura que la sala sea cómoda y cuente con aire acondicionado, un servicio de coffee break y sanitarios.

8. Predica con el ejemplo y sé puntual

Si en la invitación a la reunión que enviaste a tus compañeros especificaste que era necesario ser puntual, entonces asegúrate de cumplirlo. Como organizador, llega con 15 minutos de antelación. Esto te ayudará a mantener bajo control cualquier imprevisto. También evitarás improvisar, perder tiempo o dejar una mala impresión.

9. Viste adecuadamente

Si no sabes qué ponerte para asistir a una reunión de negocios te recomendamos apostar por prendas básicas. Esto depende también del tipo de formalidad que indique la reunión. Los tonos oscuros y fríos demuestran seriedad, autoridad y seguridad. Si esta es la imagen que deseas transmitir te recomendamos utilizar un conjunto negro o azul marino. En cambio, si lo que quieres es demostrar un poco más de apertura, calidez y jovialidad opta por prendas neutras de colores como el blanco, beige o gris.

7 técnicas de comunicación para una reunión de negocios

Ahora ya conoces cuáles son los pasos y puntos primordiales a seguir para organizar una reunión de negocios exitosa. Aun así, es importante aclarar algo: por más que hayas organizado óptimamente tu junta, si no cuentas con la preparación necesaria para transmitir un mensaje de manera correcta no habrás completado la misión.

Las técnicas de comunicación tienen por objeto impactar de manera directa en tu desarrollo en el contexto de la reunión. Para que tu mensaje sea lo más efectivo posible debes tener en cuenta diferentes aspectos, entre ellos buenos modales y ser cortés a la hora de dirigirte a los miembros del equipo. 

Algunas otras tácticas infalibles que te ayudarán son las siguientes: 

1. Planifica el discurso

Las reuniones de negocio requieren una gran concentración y es necesario que planees con antelación lo que vayas a decir. Para comenzar a planear tu discurso es primordial tener en cuenta quiénes serán tus receptores y cuál es la manera más efectiva de transmitirles un mensaje; a cuántas personas te dirigirás, si es un grupo cerrado al que tendrás que persuadir o solo deberás enfocarte en una sola persona. 

Si te reunirás con miembros que no pertenecen a tu equipo de trabajo, investiga sus edades, objetivos y preferencias. Todo esto te dará una ventaja sobre ellos y el intercambio de ideas será más asertivo. 

Te recomendamos no preparar monólogos extensos que puedan ser redundantes para tus compañeros. Evita aburrirlos abordando los temas de manera rápida y eficaz. Toda la información que vayas a compartir debes prepararla previamente, sobre todo si vas a abordar temas técnicos o complejos en los que la improvisación no es una opción. 

Si te reunirás con expertos o especialistas en un tema en específico, investiga y estudia bien la idea que intentas vender. Es normal que el nerviosismo aparezca, pero cuanto más te prepares, será mejor. Si aun así los nervios se apoderan de ti puedes optar por alguna táctica como ejercicios de respiración o beber un poco de agua antes de comenzar con tu presentación. 

2. No interrumpas

Permitir que tus compañeros de reunión se expresen libremente de acuerdo con los tiempos estipulados enriquece el intercambio de ideas. Además, logra una sensación de satisfacción al saber que se aprovechó al máximo cada minuto invertido en la junta. 

Cuando sea el momento de que hablen los demás participantes conviértete en un escucha comprometido. Asiente sutilmente cuando estés de acuerdo con una idea. Esto genera la confianza y el respeto necesarios para que la persona que tenga la palabra pueda expresarse con confianza. 

Si una idea es contraria a lo que tú piensas no demuestres hostilidad. Todo lo contrario: permanece siempre con una postura de denote apertura. 

3. No temas equivocarte

Somos humanos, no robots y es normal equivocarnos. Si esto te sucede durante una presentación, no pierdas la calma. Velo como una oportunidad para hacer una broma que rompa la tensión entre los asistentes.

Combina tu profesionalismo con simpatía. Verás que de esta manera el error pasará a segundo plano. Una vez que lo hayas superado, enfócate nuevamente en el tema principal y no te desvíes del objetivo. 

Si hay algún tema que desconozcas o te hacen una pregunta que no puedes responder en ese momento, tranquilízate y evita inventar datos, por sobre todas las cosas. Pide una disculpa y garantiza que investigarás la información solicitada de inmediato o posteriormente a la reunión. 

4. Ten confianza en ti mismo

No hay mejores armas en las reuniones de negocios que la confianza y seguridad que tengas en ti mismo. Confiar en el mensaje que transmites o en los objetivos que deseas obtener es la fórmula ideal para tener ideas aterrizadas y una posición de liderazgo en tu reunión. 

Cuando alguien duda de sus propias capacidades se nota. La inseguridad trae consigo el nerviosismo; el titubeo puede hacer creer a quienes te escuchan que el mensaje del que hablas tal vez no es tan real.

5. Anticípate a posibles cuestionamientos

En la mayoría de las reuniones de negocios se abre un espacio a las preguntas de los participantes. Si bien es imposible estar un 100 % seguro de lo que vayan a preguntar, sí puedes tener una idea. Por eso, ten listos argumentos concretos.

6. Usa bien tu lenguaje corporal

Dominar una reunión de negocios no es algo fácil. Lo sabemos. Por ello, presta atención a tu lenguaje corporal. Por ejemplo, si sabes que vas a desplazarte mientras hablas, calcula el espacio que existe en el lugar para hacerlo y no abuses de este recurso: a pesar de que puede llegar a centrar la atención en ti, también podría ser un elemento de distracción.

7. Evita el uso del celular

Una manera de demostrar respeto a todos los participantes de una reunión es que pongas en silencio tu dispositivo antes de entrar en la sala. De esta manera evitarás interrupciones que puedan distraer o incomodar a los integrantes. De igual forma, evita mirarlo constantemente cuando alguien tenga la palabra.

5 herramientas para tus reuniones de negocios

Si quieres implementar herramientas para tus reuniones de negocios puedes hacer uso de nuevas tecnologías, como aplicaciones funcionales, para que todos los miembros puedan interactuar a lo largo de tu presentación.

Estas son algunas de nuestras favoritas: 

1. Google Hangouts

La era digital nos ha permitido romper las barreras de la distancia y ese aspecto es completamente positivo para una reunión de trabajo. Si será una videoconferencia es más que necesario contar con el equipo adecuado para eliminar algún impedimento que limite el éxito de la presentación. 

Una herramienta casi obligatoria para los emprendedores es Google Hangouts. Está disponible para Chrome, Firefox, Safari y también cuenta con una versión móvil para iOS y Android. Las conversaciones son gratuitas y al alcance de solo un botón. Puedes tener una videollamada con una sola persona o invitar hasta a 10 personas para unirse a la conversación. 

2. Jitsi

Al igual que la primera opción, Jitsi también es una herramienta perfecta para mensajería instantánea, videoconferencia y voz. Las conversaciones pueden ser con múltiples personas y permite compartir escritorios para visualizar presentaciones. Entre otras funciones se encuentran la grabación de llamadas y la transferencia de archivos.

3. Prezi

Si tienes planeado realizar una presentación y buscas destacarte a través de texto interactivo opta por Prezi. La plataforma es muy sencilla de utilizar y cuenta con muchas plantillas de diseño y presentaciones reutilizables que puedes ocupar para darle un toque más original a tu información. 

Otra gran ventaja es que todo lo que hagas en Prezi puedes mostrarlo en tiempo real, en caso de tener una videoconferencia. Si requieres un video, con esta plataforma obtendrás uno atractivo y profesional en tan solo unos minutos.

4. Microsoft Sway

Con esta herramienta de Office puedes crear boletines, presentaciones y comunicaciones. Podrás hacer lo que necesites de forma sencilla y con tu propio estilo. Además puede adaptarse a cualquier tipo de pantalla, por lo que la visualización de la presentación nunca se perderá. 

5. Do! Calendar

Toda persona encargada de planificar una reunión de negocios debe ser organizada. De esta manera sabrás cuándo son los días de tu semana en los que te encuentras libre, cuánto puede durar una junta después de conocer qué otras actividades tienes durante el día, entre otros aspectos. 

Do! es un calendario muy completo en el que podrás crear listas de tareas de forma gratuita y sencilla. Puedes compartir con tus colaboradores la invitación a la reunión para que todos estén en el mismo canal de comunicación. 

Es posible lograr una reunión de negocios exitosa, productiva y completamente adaptada a tus objetivos sin pasar por alto las necesidades de los participantes. Solo sigue algunas de nuestras recomendaciones y adáptalas a tus reuniones por venir.