Qué es un organigrama, para qué sirve y cómo hacerlo paso a paso

No importa el tamaño de tu empresa ni a qué se dedica: saber cómo se estructuran las áreas de tu negocio y conocer a los responsables de cada departamento posibilita que todos realicen mejor su trabajo. Por ello, un organigrama es un elemento fundamental en cada compañía.

Un organigrama ofrece una vista general y rápida de cómo se conforma una empresa, sin embargo, aún hay muchos negocios que lo consideran innecesario o postergan su creación.

Si necesitas crear esta estructura, aquí te decimos cuál es su importancia y cómo puedes desarrollarlo de forma sencilla.

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Es común ver que el organigrama destaque los diferentes puestos y responsabilidades que conectan a los empleados entre sí. Hay distintos tipos de organigramas, pero, por lo regular, se desarrollan de arriba abajo, donde se coloca, en la parte superior, a los líderes de la organización, pero pueden ser tan específicos como se requiera.

Para qué sirven los organigramas

El objetivo principal de un organigrama es proporcionar una visión clara y ordenada de cómo está estructurada la entidad, al mostrar la distribución de funciones, roles y relaciones entre los miembros del personal. Esto facilita la comprensión de su organización y ayuda a visualizar la cadena de mando, las líneas de comunicación y las áreas de responsabilidad.

Su importancia varía según la persona que lo vea. Desde el comienzo, los organigramas han sido utilizados por las áreas de Recursos Humanos o los líderes empresariales. Estos últimos suelen ocupar este gráfico durante las presentaciones, a fin de determinar dónde podrían cambiar un puesto o justificar la adición o reducción de personal.

Sin embargo, también puede ser un mapa de ruta inicial para los empleados que se incorporan a una nueva empresa. Esta representación visual los ayuda a conocer los nombres y títulos de los responsables de cada departamento o área, así como a comprender mejor dónde encajan en la estructura corporativa general.

Si un organigrama se acompaña de nombre y fotografías, se vuelve aún más útil para todos los miembros de una empresa, pues hace más fácil la identificación de personas específicas, en caso de que se requiera entablar una conversación profesional.

Beneficios de tener un organigrama 

Desde un organigrama para pequeñas empresas hasta uno para grandes corporativos, todos ofrecen una serie de beneficios para las instituciones, empresas u organismos, debido a que es una herramienta valiosa para la organización en términos de eficiencia, desarrollo del talento y alineación estratégica. Estas son algunas de las ventajas de contar con uno:

• Clarificación de responsabilidades: ayuda a establecer y comunicar claramente las responsabilidades y roles de cada persona dentro de la organización. Esto evita confusiones y malentendidos, pues todos saben a quién deben reportar y a quién pueden acudir para obtener ayuda o información.
• Mejora de la comunicación interna: facilita la comunicación interna, los empleados saben a quién deben dirigirse para obtener aprobaciones, compartir ideas o resolver problemas. Esto agiliza la toma de decisiones y fomenta una interacción más eficiente en todos los niveles de la organización.
• Identificación de áreas de mejora: al examinar este gráfico, es posible identificar áreas donde se pueden realizar mejoras en la eficiencia y la coordinación. Por ejemplo, puede haber duplicación de roles o brechas en la comunicación entre departamentos. Un organigrama permite descubrir estas áreas de mejora y tomar medidas para optimizar la estructura de una compañía.
• Planificación de sucesión y desarrollo de talento: puede ayudar a identificar las vacantes y los futuros líderes dentro de la organización. Al visualizar la estructura jerárquica y los puestos clave, la empresa puede planificar la sucesión y el desarrollo de talento de manera más efectiva.
• Coordinación y colaboración: proporciona una visión general de cómo se relacionan los diferentes departamentos y unidades dentro de la organización. Esto promueve la coordinación y la colaboración entre equipos porque se pueden identificar las interdependencias y las áreas donde es necesario trabajar en conjunto para lograr los objetivos.
• Orientación y bienvenida de nuevos empleados: puede ser una herramienta útil para los nuevos empleados que se unen a la organización. Les brinda una visión clara de la estructura, los roles y las relaciones dentro de la empresa, lo que les ayuda a familiarizarse rápidamente con la organización y a entender cómo encajan en ella.

Si necesitas hacer un organigrama para tu empresa, aquí te compartimos los pasos para realizarlo fácilmente. Puedes crear tu organigrama en PowerPoint o con la herramienta que prefieras.  

1. Reúne la información necesaria para crear tu organigrama

Antes de comenzar a crear un organigrama, debes comprender la estructura de la organización. Esto implica identificar los diferentes departamentos, unidades o equipos; comprender las relaciones de autoridad y las responsabilidades de cada uno.

Corrobora que cuentas con los datos necesarios para realizarlo, sobre todo, si tu empresa es muy grande y no tienes conocimiento al 100 % del nombre o los cargos que existen. 

Por ello, para hacer un organigrama de tu empresa, acércate a tu área de Recursos Humanos (si es que la tienes) o con el encargado de la contratación y la organización de la estructura de tu negocio. 

Cerciórate de tener los nombres bien escritos de cada empleado, su función, el departamento al que pertenecen y sus actividades. Si bien, es posible que no requieras toda esta información, lo ideal es que la uses a tu favor para comprender la forma en que está estructurada tu empresa. 

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2. Crea un documento donde estará tu organigrama

Elige el formato de organigrama que mejor se adapte a tus necesidades. Algunas opciones comunes incluyen organigramas jerárquicos tradicionales con cajas y líneas; de matriz que muestran las relaciones entre funciones y equipos o circulares que resaltan las relaciones de igualdad.

Existen muchas herramientas o software con los que puedes elaborar un organigrama, por ejemplo, con PowerPoint. En un documento en blanco, vas a empezar a desarrollar la estructura de tu gráfico.

3. Inserta el gráfico para crear un organigrama

Traza tu organigrama con base en la información que recopilaste, coloca los nombres de las áreas, puestos o empleados en las cajas o figuras correspondientes y conecta las cajas con líneas que muestren las relaciones jerárquicas.

Por ejemplo, en Power Point, dirígete hacia el menú, busca la opción «Insertar» y, después, el icono de «SmartArt». Se desplegará un menú donde darás clic en «Jerarquía» y, finalmente, podrás seleccionar el tipo de organigrama que quieres desarrollar. 

Las opciones varían según el diseño y el tipo de jerarquía que necesites para representar correctamente las áreas o departamentos de tu empresa. Existen alternativas como el organigrama mixto, el horizontal y el funcional, que es uno de los más utilizados y es el que hemos seleccionado para este ejemplo. 

4. Agrega a los responsables o las áreas de tu empresa

Tu organigrama puede contener solo,de forma general, las áreas que integran tu empresa, como en la siguiente imagen: 

Te recomendamos que lo hagas más específico para que su función sea más extensa, a fin de que los empleados actuales y de nuevo ingreso puedan identificar fácilmente a los responsables de cada área. 

Si lo deseas, puedes agregar detalles adicionales a tu organigrama, como fotos de los empleados, información de contacto, números de extensión o indicadores de roles y responsabilidades específicas. Esto puede ayudar a que este recurso sea más informativo y útil para los empleados. 

Agrega tantos elementos como lo desees. En el panel de control que te brinda PowerPoint, puedes añadir formas, aumentar niveles, agregar viñetas o, por el contrario, reducir o eliminar niveles y formas. 

Elaborar un organigrama es muy sencillo, sobre todo, si cuentas con las herramientas para manipular, con facilidad, los elementos que quieres agregar o eliminar. En la web, puedes encontrar herramientas mucho más sofisticadas que te permitirán hacer más cambios o crear formatos más personalizados.

5. Revisa y actualiza el organigrama regularmente

Una vez que hayas completado el organigrama, asegúrate de revisarlo y verificar que la información sea precisa y esté actualizada. Los cambios en la estructura organizativa o en el personal pueden requerir ajustes en el esquema. Mantén este recurso disponible y puesto al día para que todos los miembros de la empresa puedan acceder a él.

Cómo compartir el organigrama con empleados

Te recomendamos mantener una comunicación abierta con los colaboradores para asegurarte de que tengan acceso a la versión más reciente del organigrama y estén al tanto de cualquier cambio relevante. El organigrama puede ser para una agencia de marketing, un equipo de ventas o cualquier otra área, pero siempre habrá que verificar que todos los integrantes de la empresa tengan acceso a la versión más actualizada.

Para compartir el organigrama con los empleados, puedes recurrir a estos medios:

• Publícalo en la intranet de la empresa: si tu organización cuenta con intranet, puedes subir el organigrama en un formato accesible para que los empleados puedan consultarlo en cualquier momento. 
• Envíalo por correo electrónico o compártelo en un documento: si el organigrama es relativamente sencillo y no requiere actualizaciones frecuentes, puedes enviarlo por correo electrónico a todos los empleados o compartirlo a través de un documento en la nube. 
• Muéstralo en las áreas comunes: imprime el organigrama en un formato legible y colócalo en áreas comunes, como salas de descanso, pasillos o tablones de anuncios. De esta manera, los empleados pueden consultar el organigrama cuando lo necesiten sin tener que acceder a una computadora o dispositivo móvil.
• Utiliza herramientas de gestión de recursos humanos: si tu organización utiliza software de recursos humanos o herramientas de gestión de empleados, es posible que tengan ya la opción de cargar y compartir el organigrama. 
• Realiza presentaciones o reuniones informativas: si el organigrama es complejo o sufre cambios frecuentes en su estructura, puedes realizar presentaciones o reuniones informativas para compartirlo con los empleados. Esto te brindará la oportunidad de explicar las diferentes funciones y relaciones, así como responder cualquier pregunta o inquietud que puedan tener.

Es fundamental mantener actualizado el organigrama de tu empresa, ya que solo será una herramienta eficaz si realmente representa la manera en que una entidad está integrada y organizada. Si no presenta la información correcta, podría tener un efecto contrario y provocar malentendidos, lo que obstaculizaría la acción de las áreas.

Si tu organización recién comenzó sus actividades, el objetivo de un organigrama para una empresa pequeña es que cuentes con una representación visual general para identificar tus fortalezas, tus áreas de oportunidad y la forma en la que crece tu negocio.