¿Qué es la digitalización y cuáles son sus ventajas?

Recursos: Transformación digital
Camilo Clavijo
Camilo Clavijo

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De acuerdo con el 27 % de los ejecutivos senior empresariales, la digitalización es absolutamente necesaria para la supervivencia de un negocio. ¿Cuál es la razón? Que las empresas que no se han adaptado a las nuevas condiciones tecnológicas del mercado corren el riesgo de quedarse atrás de sus competidores y tener mayores dificultades para enfrentar los retos del futuro. 

Qué es la digitalización

Es por ello que se vuelve tan importante integrar el uso de tecnologías digitales en la operatividad de las compañías. En este artículo conocerás más sobre la digitalización y los tipos de enfoques que puedes implementar en tu empresa. Además, revisaremos algunas de las ventajas que tiene este proceso para las empresas que quieren estar listas para el futuro.

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La digitalización es definida por la Real Academia Española como «la acción y efecto de digitalizar», por lo que conlleva un proceso de adaptación al uso de estas tecnologías e implica modificaciones en el modo en que utilizamos y comprendemos la información.

Diferencia entre digitalización y transformación digital

Digitalización y transformación digital son dos términos que suelen utilizarse para designar el proceso de migración de protocolos, métodos y sistemas de trabajo analógicos o tradicionales a recursos tecnológicos. Aun así, cada uno de estos conceptos implica diferentes acciones y efectos a considerar.

La transformación digital es una búsqueda por reformular la estructura laboral, operativa y cultural de una empresa. Este enfoque integral se basa en adoptar las tecnologías digitales para todas las esferas sociales y, en el marco de los negocios, en cada una de sus tareas y procesos. Es por eso que la transformación digital implica un cambio en la cultura empresarial y un proyecto de generación de oportunidades en el mundo tecnológico.

En contraste, la digitalización únicamente busca incorporar herramientas digitales para hacer más eficientes algunos procesos. Este enfoque no busca transformar la estructura de la empresa, sino solo algunos de sus métodos de trabajo, protocolos y herramientas.

Algunos expertos afirman que la digitalización es el primer paso dentro de una estrategia de transformación digital, aunque no toda estrategia de digitalización conlleva una búsqueda por migrar enteramente al mundo tecnológico.

5 tipos de digitalización empresarial

Digitalización administrativa

Contempla aquellos procesos de incorporación de sistemas digitales para hacer eficientes los procesos administrativos, financieros o de gestión de personal. 

Este tipo de digitalización no permea en las actividades comerciales de la empresa, sino que busca automatizar algunas de las funciones necesarias para la buena gestión empresarial.

Algunos ejemplos de digitalización empresarial son:

  • Plataformas de gestión y pago de nómina
  • Sistemas digitales de registro de entrada y salida
  • Uso de almacenamiento en la nube
  • Aplicación de entrevistas y encuestas laborales a través de formularios

Digitalización operativa

Este enfoque de digitalización integra sistemas digitales en las operaciones cotidianas de una empresa, por lo que representa un cambio en la forma de trabajo, así como en las actividades comerciales del negocio.

El alza en la productividad y la optimización de procesos son los objetivos principales de este tipo de digitalización. Complementariamente, la digitalización operativa requiere la capacitación de personal y su alfabetización en materia digital para que pueda utilizar y sacar el mayor provecho de los sistemas tecnológicos.

Algunos ejemplos de digitalización operativa son:

  • Sistemas de control de calidad en la cadena productiva
  • Software de comunicación intraempresarial
  • Programas computacionales para el procesamiento de información
  • Máquinas industriales de producción automatizada

Digitalización de servicios

Este tipo de digitalización está enfocado más en la oferta comercial y la atención al cliente que en la adopción de tecnologías digitales para el cumplimiento de tareas dentro de la empresa.

Busca ofrecer una experiencia moderna a las audiencias actuales y, por ende, está sometida a los cambios tecnológicos de vanguardia y a las tendencias comunicativas y de consumo.

Algunos ejemplos de digitalización de servicios son:

  • Uso de redes sociales para la comunicación con el cliente
  • Implementación de sistemas de atención al cliente
  • Plataformas de comunicación a distancia, como videollamadas o mensajería instantánea
  • Creación de tickets para el seguimiento de solicitudes

Digitalización de proyectos

Otro enfoque de digitalización que va más allá de las operaciones de una empresa consiste en poner la digitalización en el centro del negocio, creando una oferta comercial digital.

Si bien esto puede ser un preámbulo de la transformación digital, muchas veces las empresas únicamente ofertan un servicio o producto en la forma de software, pero no migran sus operaciones y procesos administrativos al uso integral de las tecnologías.

Algunos ejemplos de digitalización de servicios son:

  • Lanzamiento al mercado de aplicaciones móviles
  • Sitios de venta online
  • Oferta de opciones de servicios y productos en línea
  • Creación de experiencias ampliadas a través de sistemas virtuales o de realidad expandida

Digitalización holística

Como su nombre lo indica, este enfoque busca incluir sistemas digitales en diversas áreas empresariales. Por ejemplo, la digitalización holística puede integrar el uso de sistemas con fines administrativos, operativos de servicios y de proyectos.

Estas inclusiones suelen derivar en transformaciones digitales integrales, pero en ocasiones solo buscan hacer más eficiente la cadena productiva y que la información esté conectada por medio de servidores internos.

Algunos ejemplos de digitalización holística son:

  • Uso de sistemas de gestión de relaciones con la clientela (CRM)
  • Bases de datos en línea compartidas
  • Servidores privados para el manejo interno de la empresa
  • Adquisición de tecnologías como computadoras, sistemas de comunicación bluetooth o paquetería informática para todos los empleados

5 ventajas de la digitalización en las empresas

1. Hace eficientes los procesos

Una de las principales misiones de la digitalización es integrar tecnologías computacionales para hacer más sencillo, rápido y eficiente el procesamiento de la información. 

No solamente nos referimos a datos numéricos, como las finanzas y los índices de productividad, sino a cualquier información, tanto cualitativa como cuantitativa, que sea relevante para un negocio.

2. Libera cargas de trabajo

De la mano con la eficiencia de los procesos, la digitalización ayuda a liberar cargas de trabajo tediosas para tus trabajadores. Si incluyes sistemas digitales en tu empresa, podrás automatizar muchos procesos y permitir que tus empleados exploren su habilidades creativas en lugar de destinar horas a tareas analíticas.

Naturalmente, esto puede ayudarte también a reducir tus gastos operativos, ya que la eficiencia operacional aumenta un promedio del 40 %.

3. Actualiza a los trabajadores

La plantilla de tu empresa no puede integrar sistemas digitales si no conoce los principios y el uso de estas plataformas. Es por ello que una de las tareas más importantes de la digitalización es capacitar a los trabajadores en materia tecnológica.

Al alfabetizar a tu personal en estos temas, te aseguras de tener colaboradores con experiencia y conocimientos que elevan su valor. Además, contar con personal capacitado te hace más competitivo en el mercado y mejora tu imagen, promoviendo que se acerquen candidatos con gran preparación para explotar sus habilidades en tu compañía. 

4. Mejora la experiencia del cliente

Hoy en día los consumidores esperan tener una experiencia cercana e inmediata con las empresas. Por ello, las tecnología digitales se han vuelto tan importantes para brindar una mejor atención al cliente.

Las generaciones de consumidores más jóvenes prefieren utilizar plataformas de redes sociales para comunicarse con las empresas. Al mismo tiempo, cada vez es más común que los canales de compra sean exclusivamente online. Si quieres ofrecer una experiencia de compra inigualable, es necesario ofrecer canales digitales de compra y atención.

5. Prepara para los retos del futuro

Por último, la incorporación de estas tecnologías prepara a las empresas a solventar los retos del mercado del futuro.

Si bien es cierto que las tecnologías cambian día con día, mantenerse a la vanguardia y conocer los más recientes desarrollos tecnológicos es fundamental para adaptarse a las nuevas tecnologías en el sector donde se desarrolla una empresa.

Ahora que conoces las ventajas y estrategias que puedes aprovechar para hacer más eficiente la operatividad de tu empresa, comienza tu propio plan de transformación digital. Esto garantizará que llevarás la digitalización de forma integral en tu negocio, en vez de solo mejorar algunos procesos aislados.

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