Qué es un CRM en la nube y las 20 mejores opciones para tu empresa

¿Estás preparado para conocer la herramienta que te ayudará a convertir tu lista de contactos en leads? Nuevamente la inteligencia artificial hace de las suyas para apoyar en la gestión de ventas de manera sencilla y veloz. Se trata del CRM en la nube: la aplicación maestra en la administración de datos a través de la red.

Ya no perderás clientes por falta de atención, pues ahora las herramientas de CRM en la nube se encargan de fortalecer la relación con todas las personas relacionadas con tu marca.

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Si aún no los conoces, a continuación te contaremos los detalles, ventajas y los mejores CRM en la nube de la actualidad.

Su nombre parte de la abreviatura del término en inglés Customer Relationship Manager, que en español significa «gestor de la relación con los clientes». Y se le llama cloud CRM porque ofrece sus servicios por medio de internet, generalmente al iniciar sesión en un sitio web. Se distingue de los CRM locales que tienen que ser instalados en los dispositivos como un programa más.

La implementación de los CRM en la nube brinda muchas facilidades para todo tipo de organización. Además de almacenar los datos de los clientes y sus interacciones con la empresa, su versatilidad es tan amplia que puedes encontrar gestores de relación con el cliente que se adapten perfectamente con el marketing, las ventas, la analítica y el servicio de cualquier negocio.

Diferencias entre CRM y Cloud Computing

Ahora que sabes qué especificaciones tiene un CRM en la nube, debemos contarte de qué parte esta herramienta, y para eso debes tener en cuenta dos conceptos fundamentales: CRM y Cloud Computing. Veamos cuáles son sus diferencias fundamentales:

• CRM tradicional: este es un sistema que está diseñado para gestionar, de manera centralizada, toda la información de los clientes. Su objetivo principal es  mejorar las relaciones comerciales, aumentar la fidelización y la satisfacción y facilitar, por ende, la toma de decisiones. Esta herramienta permite, entre otras cosas, registrar datos como correos electrónicos, historial de compras, llamadas, correos enviados, nombres… Con un CRM podrás entender mejor a tus clientes y coordinar tus acciones de marketing, ventas y servicio al cliente de manera estratégica y personalizada.
• Cloud Computing: por otro lado, el Cloud Computing o Computación en la nube es un modelo tecnológico que te permitirá acceder a diversos recursos informáticos como servidores, almacenamiento, bases de datos o software en general a través de Internet, y sin la necesidad de que tengas que instalar nada en la nube. Gracias a este recurso, el CRM en la nube (que es el tema que nos compete en este artículo) permite que las empresas alquilen este servicio en línea y lo usen según sus necesidades, obteniendo escalabilidad, flexibilidad y un ahorro significativo en los costos.

CRM en la nube vs. CRM tradicional

Para elegir entre un CRM en la nube y uno tradicional debes tener en cuenta tu tipo de empresa, recursos y objetivos tanto a mediano como largo plazo. Ten presente que un CRM en la nube opera en servidores externos, lo que permite que tus equipos puedan acceder en tiempo real a la información de los clientes desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto lo hace de gran valor para negocios que tienen equipos remotos o equipos de venta en movimiento, pues promueve la colaboración y la toma de decisiones ágil.

Por otro lado, un CRM tradicional (on-premise) necesita que la empresa instale el software de manera directa en sus servidores. Y aunque ofrece un excelente control interno sobre los datos, implica una mayor inversión en temas de infraestructura, personal técnico y tiempos de implementación extensos. También debes saber que sus actualizaciones dependen del área de TI, lo que puede generar interrupciones en el servicio.

También debes tener en cuenta la escalabilidad. Un CRM en la nube ofrece planes que se pueden ajustar al número de usuarios o funcionalidades, brindando un crecimiento sin la necesidad de reestructurar la solución desde cero. En contraposición, los CRM tradicionales son más rígidos en temas de expansión, pues aumentar la capacidad requiere de nuevos costos en hardware y tipos de licencias.

Ventajas de implementar un CRM en la nube

Este tipo de plataformas han evolucionado mucho y su ubicación en la nube hace que se actualicen constantemente y tengan una capacidad prácticamente ilimitada, por eso las organizaciones reciben diversas ventajas al utilizarlas. Entre los beneficios que destacan están:

1. Aumenta la productividad

Las tareas de los ejecutivos de ventas se vuelven más sencillas, ya que el CRM en la nube se encarga de guardar la información más importante de clientes frecuentes y potenciales, como nombre, ubicación, teléfono, interacción con la marca, visitas a las páginas web, llamadas, chats, correos, historial, compras anteriores, etc. De esta forma, el vendedor ahorra tiempo y puede enfocarse en la labor de venta. 

2. Favorece la relación con el cliente

Que la plataforma se encargue de registrar las interacciones del usuario, favorece el seguimiento efectivo de su recorrido en el embudo de ventas y, a su vez, le brinda un servicio personalizado. El CRM en la nube también permite programar correos, mensajes, llamadas y reuniones, lo que propicia una comunicación más clara y efectiva con los clientes.

3. Cuenta con actualización en tiempo real

Otra de las grandes ventajas de un CRM en la nube es que las actualizaciones y el mantenimiento del software provienen directamente de la red, por lo que no requiere personal técnico para estas tareas.

4. Ocupa menos espacio

Al no estar instalado en nuestra computadora u otro dispositivo, no ocupa espacio en la memoria del disco duro, por lo que podrás utilizar ese almacenamiento para otros programas o simplemente dejarlo libre para que el dispositivo no se sature. 

5. Brinda accesibilidad sin límites

La base en la red del cloud CRM, ubicada precisamente en el internet, permite acceder a él iniciando sesión, desde cualquier dispositivo (incluso desde un teléfono inteligente), las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana; por lo que su uso es prácticamente ilimitado en cualquier lugar. 

6. No requiere servidores

Al contrario de los CRM locales, los CRM cloud tampoco requieren de servidores físicos para su funcionamiento ni de un equipo técnico para recibir mantenimiento. Por ello, los gestores de relación con el cliente en la nube no ocupan absolutamente ningún espacio dentro de la empresa, pero proporcionan todos sus beneficios.

7. Representa una inversión menor que los CRM tradicionales

Como vimos en los puntos anteriores, al no requerir actualizaciones, mantenimiento, personal técnico, instalación ni servidores físicos, su costo para la compañía es muy reducido en comparación con los CRM tradicionales que sí requieren de esos servicios.

8. Provee ciberseguridad

A estas ventajas se le suma la tranquilidad de que la información de tu negocio está a salvo de hackers, robos o filtraciones. La ciberseguridad es parte esencial de los CRM en la nube que se encuentran en la nube hoy en día.

9. Se adapta a las necesidades

Una de las facilidades que los CRM tradicionales no ofrecen es la ampliación de funciones y filtros de forma rápida y efectiva. En cambio, simplemente con unos cuantos clics, los proveedores de CRM en la nube se realizan estas adaptaciones, incluso si lo que deseas es reducir los recursos utilizados.

10. Permite extensiones

Agregar extensiones para trabajar con otros programas también es muy fácil y se realiza de manera casi automática gracias a su conexión con internet. En contraste, los CRM locales requieren una instalación del software en la computadora y, por lo tanto, de un técnico en sistemas.

Consejos para elegir el mejor CRM en la nube

Elegir el CRM en la nube adecuado marcará, definitivamente, la diferencia en la productividad y eficiencia del crecimiento de tu negocio. Existen tantas opciones como empresas, sin embargo, es importante tener claros los criterios por los cuales se está eligiendo dicha herramienta, y aquí te damos un panorama cierto para que lo hagas:

1. Define tus objetivos comerciales: antes de evaluar las herramientas que usarás, debes tener claros cuáles procesos necesitas optimizar (ventas, marketing, atención al cliente o todos).
2. Prioriza su facilidad de uso: no desestimes la sencillez. elige un CRM intuitivo para que tu equipo tenga la capacidad para adoptar rápidamente con una curva de aprendizaje baja.
3. Evalúa su escalabilidad: asegúrate de que el CRM en la nube que escojas pueda crecer al ritmo que tu empresa lo hace, añadiendo funciones o usuarios a medida que lo necesites.
4. Verifica las integraciones: si el CRM se conecta fácilmente con otras herramientas que utilizas, como ERP y TPV o POS, redes sociales y e-commerce, quiere decir que es una buena herramienta.
5. Analiza los costos iniciales: debes considerar más allá del costo en el precio mensual, también debes tener en cuenta los costos de implementación, personalización almacenamiento adicional y soporte técnico.
6. Asegúrate de la calidad del soporte técnico: ten en cuenta que un buen servicio al cliente marca la diferencia cuando hay problemas o dudas técnicas.
7. Comprueba la seguridad y el cumplimiento: verifica si el proveedor puede cumplir con las normas de protección de datos como GDPR o ISO 27001.
8. Solicita una demo: antes de que te comprometas pide versiones de prueba donde puedas experimentar la plataforma con datos reales, y así observar si se ajusta a los procesos que estás llevando.

Tipos de CRM en la nube según necesidades empresariales

No todos los CRM en la nube son iguales. Dependiendo de tus objetivos principales, puedes elegir entre diferentes tipos especializados que se adapten mejor a tu modelo de negocio.

Matriz de comparación: top 10 CRM en la nube

Sales

Principales integraciones necesarias para un CRM en la nube

Correo electrónico: para enviar, recibir y rastrear comunicaciones desde Gmail, Outlook y más.

Automatización del marketing: para vincular con herramientas especializadas en marketing.

Software de ventas y e-commerce: conexión con plataformas con Shopify, WooCommerce, entre otras.

Gestión de redes sociales: integración con Facebook, Instagram, LinkedIn y más, para seguimiento de leads.

Herramientas de soporte y chat en vivo: conexión con Zendesk, WhatsApp, Messenger o chatbots para la atención al cliente.

1. HubSpot

Precio: gratis y planes premium.

Uno de los software de gestión en la nube más completos es el CRM HubSpot, el cual está diseñado para gestionar las interacciones con los clientes y cumplir los objetivos de negocio. Incluso la versión gratuita ofrece informes detallados del seguimiento a los clientes de la empresa, muestra el pipeline de ventas, crea tickets y formularios, cuenta con chatbots, correo electrónico, landing pages, gestión de contactos y de anuncios.

Está pensando tanto para pymes como grandes empresas. Para funciones más avanzadas están las tres versiones premium. 

2. Oracle

Precio: cuenta con prueba gratuita y planes disponibles por medio de un asesor.

El CRM en la nube Oracle realiza una búsqueda de los clientes potenciales. La inteligencia artificial de este software facilita la conversión mediante la segmentación de la base de datos, la gestión de las tareas, y la integración de funciones de marketing, sistema de calendario, chat internos y acceso móvil.

Imagen de Oracle

3. SAP

Precio: disponible con un asesor.

El CRM en la nube de SAP se hace cargo de todos los procesos relacionados con el cliente, entre ellos la gestión de contactos, interacciones y leads; automatiza tareas; proporciona un análisis de los clientes; permite extensiones con sitio web, correo electrónico, entre otras; y cuenta con accesibilidad móvil. 

Imagen de SAP

4. Microsoft Dynamics 365

Precio: desde 60,80 EUR por usuario al mes.

Microsoft Dynamics 365 trabaja con los datos unificados de los clientes para monitorearlos al máximo por medio del uso la inteligencia artificial y creando interacciones exitosas. Su oferta abarca las áreas de plataforma de datos de clientes, ventas, servicios, marketing, servicio al cliente, entre otras. 

Imagen de Microsoft Dynamics 365

5. Zimasoft

Precio: desde 25 USD al mes.

En cuestión de pymes, Zimasoft es una gran opción, ya que cuenta con una interfaz amigable con el usuario, integra todos los procesos internos de la empresa que tienen que ver con el cliente, ayuda a fortalecer las relaciones comerciales y las conversiones. También cuenta con acceso móvil.

Imagen de Zimasoft

6. Veeva

Precio: disponible en asesoría.

Un gestor especializado en las ciencias de la salud, farmacéutica, biotecnológica y veterinaria es el CRM en la nube Veeva. Integra comunicación digital, correo electrónico, teléfono, programación de reuniones y eventos, análisis predictivos, segmentación y seguimiento de clientes.

Imagen de Veeva

7. Zendesk

Precio: desde 55 USD al mes.

Una excelente herramienta para personalizar la atención al cliente es Zendesk, un gestor multicanal que organiza el pipeline y la relación con los clientes, y se encarga de administrar el área de ventas. 

Imagen de Zendesk

8. Salesforce

Precio: desde 25 USD por usuario al mes.

El CRM Salesforce cuenta con las últimas innovaciones de inteligencia artificial para analizar a los clientes a profundidad. Sus funciones especializadas permiten realizar predicciones de objetivos comerciales. Hace más dinámico el proceso de venta, marketing y servicio al cliente. Sirve para todo tipo de empresas o negocios. 

Imagen de Salesforce

9. Zoho

Precio: desde 12 USD por usuario al mes.

Este gestor facilita la comunicación con los clientes por medio de mensajes, llamadas, correos y chats directos. Sus eficaces herramientas de inteligencia artificial automatizan el seguimiento a los clientes y las tareas repetitivas. Además brinda métricas de ventas y de rendimiento. 

Imagen de Zoho

10.  Pipedrive

Precio: desde 14 USD por usuario al mes.

Pipedrive es un CRM en la nube que cuenta con una de las interfaces más amigables para los usuarios. Entre sus funciones tenemos la priorización y seguimiento de clientes; informes en tiempo real; pipeline intuitivo; gestión de contactos y procesos de ventas; programación de reuniones, llamadas y correos electrónicos. También cuenta con una versión móvil.

Imagen de Pipedrive

11. Freshworks

Precio: cuenta con un plan gratuito y planes avanzados desde 9 EUR por usuario al mes.

Anteriormente llamado Freshsales, este software posee herramientas de gestión de contactos, ventas, marketing, llamadas y chatbots. Además personaliza informes de ventas, admite notas de voz, cuenta con calendario, notificaciones push y llamadas; y es compatible con sistemas iOS y Android. 

Imagen de Freskworks

12. Wiwink

Precio: cuenta con un plan de 7,50 EUR por un usuario al mes.

El software de Wiwink es una herramienta muy práctica que incluye ERP, funciones de marketing y de ventas, facilita la gestión de los clientes y genera las facturas de manera casi automática. Es un CRM con opción gratuita y tres versiones de pago.

Imagen de Wiwink

13. Keap

Precio: cuenta con un plan de 299 USD al mes.

Para un mejor enfoque en los clientes potenciales, este CRM en la nube cuenta con recordatorios, programación de correos electrónicos y mensajes de texto. También automatiza y programa tareas repetitivas y actividades diarias.

Imagen de Keap

14. Macroges

Precio: cuenta con un plan gratuito y avanzados desde 5,95 EUR al mes.

Es una opción muy sencilla para pequeños negocios. Convierte los contactos en clientes frecuentes y cuenta con un eficaz sistema de facturación, organización de tareas, manejo de notas y visualización de calendario. Tiene versión gratuita y de pago. 

Imagen de Macroges

15. Nutshell

Precio: desde 13 USD por mes (revisar tipo de industria*)

Es un CRM en la nube que está diseñado tanto para pequeñas como medianas empresas. Su enfoque es sencillo, y se basa en las ventas y la automatización del marketing. La interfaz de esta herramienta es intuitiva, lo que permite que tenga integraciones tanto con herramientas como Google Workspace y Slack.

Imagen de Nutshell

16. Insightly

Precio: desde 29 USD por mes*

Este CRM es ideal para empresas que tienen el objetivo de combinar CRM con gestión de proyectos. Sus funciones son robustas en cuanto al seguimiento de las oportunidades, temas de flujos de trabajo automatizados y paneles de datos personalizables.

Imagen de Insightly

17. Close CRM

Precio: desde 35 USD por mes*

Close CRM está pensado para equipos de ventas remotos, pues facilita la comunicación directa con clientes a través de llamadas, correos electrónicos y SMS desde la misma plataforma. Algo que debes tener en cuenta es que esta herramienta es ideal para equipos de trabajo que tienen el objetivo de cerrar negocios de manera rápida y contundente.

Imagen de Close CRM

18. Capsule CRM

Precio: desde 9 USD al mes*

Su plataforma es ligera y fácil de usar. Capsule CRM está pensada para PYMEs, por lo que les permite organizar sus contactos, gestionar las ventas, las tareas y tener un seguimiento efectivo. Su curva de aprendizaje es baja y permite tener una buena relación costo- beneficio por sus planes adaptables a las necesidades del cliente.

Imagen de Capsule CRM

19. Agile CRM

Precio: versión gratuita y planes desde 8.99 USD por mes*

Es una solución todo en uno para las estrategias de ventas, marketing digital y servicio al cliente. Agile CR; incluye herramientas adaptables para la automatización de campañas, el seguimiento online, la puntuación de los leads y la gestión eficiente de tickets.

Imagen de Agile CRM

20. Bitrix 24

Precio: desde 49 USD por mes*

Bitrix 24 no solo es un CRM en la nube, sino que ofrece funciones de colaboración, gestión de tareas, chat interno y automatización de los procesos. Es una herramienta muy útil para los equipos que desea tener una solución integral en la nube, especialmente cuando se tiene un presupuesto ajustado.

Imagen de Bitrix 24 CRM

Cómo implementar un CRM en la nube en tu empresa

Implementar un CRM en la nube es fácil: con un buen plan y la herramienta adecuada podrás tener un proceso bastante sencillo. Así podrás hacerlo, paso a paso, usando el CRM gratuito de HubSpot:

1. Define tus objetivos

Antes de comenzar aclara cuáles son tus objetivos: mejorar tu seguimiento de clientes, aumentar las ventas o agilizar el servicio. Identifica quiénes usarán el CRM (el equipo de ventas, marketing digital, atención al cliente), luego de ello asigna un responsable de proyecto que pueda coordinar la implementación.

2. Regístrate en HubSpot CRM

Ingresa a nuestro sitio y crea una cuenta gratuita. No necesitas tarjeta de crédito para hacerlo. PLUS: nuestra versión gratuita nunca expira. Con esto tendrás acceso inmediato a las funciones esenciales: gestión de contactos, pipeline de ventas y reportes básicos.

3. Configura las propiedades y el pipeline

Personaliza las “propiedades” o campos de cada contacto para que se ajusten a tus procesos: por ejemplo, fecha de primer contacto o estado de la oportunidad. Luego configura el pipeline de ventas con las etapas que use tu equipo (prospección, negociación, cierre).

4. Importa tus datos

Sube tu lista de contactos y empresas en un archivo CSV. La plataforma permite almacenar hasta un millón de contactos sin límite de tiempo. Revisa que no haya duplicados y asigna a cada lead una fecha de seguimiento.

5. Capacita al equipo

Organiza sesiones de formación breves para mostrar a tu equipo cómo crear tareas, enviar correos desde el CRM y usar el live chat. Destaca herramientas gratuitas como el editor de correos con IA y los chatbots para automatizar respuestas.

6. Puesta en marcha y seguimiento

Lanza el CRM en una fecha estipulada. Asegúrate de que todos puedan acceder. Monitorea la actividad en tiempo real desde el panel de informes. Ten presente la productividad de cada representante, el número de reuniones y las oportunidades abiertas.

7. Optimiza y escala

Revisa de manera continua los reportes para identificar posibles cuellos de botella. Si necesitas más funcionalidades de las que nuestra versión gratuita te ofrece, considera invertir en nuestros planes premium para marketing, ventas u operaciones comerciales.

Siguiendo estos pasos podrás tener un CRM en la nube operativo y listo para impulsar las labores de eficiencia que tu empresa necesita en la actualidad y no perder vigencia.

“El CRM no tiene por qué ser difícil, si planificas cómo funcionarán todas las piezas juntas antes de comenzar su implementación”.

Lars Helgeson

CEO de GreenRope CRM

Elige el CRM en la nube que mejor se adapte a tus necesidades y tipo empresa. Ten en cuenta los objetivos que tienes: optimizar las ventas, los procesos del equipo de marketing o la estructuración de la información valiosa recibida.

Sin duda, tus ejecutivos de ventas lo agradecerán, ya que les ayudará a simplificar y agilizar muchas de sus tareas. Un CRM en la nube ofrece múltiples ventajas para establecer comunicación con los clientes potenciales, además es fácil de usar y su costo es muy accesible.

Caso de éxito con CRM en la nube: Betterfly

Betterfly, la plataforma única que une seguros, bienestar e impacto social, ha crecido desde su lanzamiento comercial hasta superar el millón de usuarios en 9 países: Chile, Perú, México, Brasil, Colombia, Ecuador, Argentina, España y Estados Unidos. Su misión de promover buenos hábitos como motor de transformación social llevó al equipo a buscar una solución CRM unificada que pudiera escalar con su rápido crecimiento.

Preguntas frecuentes sobre CRM en la nube

Algunas preguntas de nuestros usuarios sobre CRM en la nube: