Todas las empresas son únicas. Claro, muchas pertenecen a un mismo sector o industria, sin embargo, sus procesos de negocio e información interna son especiales e intransferibles. Sus ideas, protocolos, patentes, diseños y secretos comerciales conforman su patrimonio y no pueden compartirse con nadie más. 

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Con el fin de cuidar esas propiedades, un NDA (non-disclosure agreement) o acuerdo de confidencialidad es un recurso obligado para tu gestión empresarial. Te hemos preparado este contenido para ayudarte a conocer su importancia y estructura, lo que te facilitará su implementación en tu negocio.

También se le conoce como acuerdo de no divulgación y puede ser de carácter bilateral (ambas partes deben mantener el secreto) o unilateral (solo una de las partes debe cumplir con la confidencialidad). Por lo general, la falta o violación de este arreglo puede someter a las partes involucradas a posibles multas, así como repercusiones legales y de reputación.

Infografía sobre qué es un NDA o acuerdo de confidencialidadCuál es la importancia del NDA o acuerdo de confidencialidad

Este tipo de escrito protege información, inventos o ideas para evitar que la competencia los utilicen, como sucedería si fueran de dominio público. En realidad, sin este recurso, las empresas no podrían hacer casi nada, mucho menos confiar las unas en las otras.

La importancia del NDA radica en todo el esfuerzo y los años que te ha llevado construir tu negocio. Durante ese tiempo, has ideado las mejores prácticas para manejarlo, conseguido clientes que no te convendría perder o has diseñado un modelo del cual depende el valor de tu empresa.

Es decir, sin este recurso, el resto de organizaciones podrían ver tus listas de compradores y tus procesos de ventas. Por ello, siempre estarías preocupado de que algún empleado sea desleal contigo y venda tus secretos a tu competencia principal.

Cuándo se utiliza un acuerdo de confidencialidad

De igual manera, debes saber que puedes usar este documento en diversas circunstancias. A continuación, te compartimos los escenarios más comunes.

1. Crecimiento empresarial

El objetivo de toda empresa es crecer. Para conseguirlo, es necesario que siempre adopten nuevas estrategias y contraten personas que les ayuden a que su desarrollo sea sostenido. Así que, si en algún momento involucras extraños y les compartes datos acerca de tus proyectos, un acuerdo de confidencialidad te blindará de cualquier mala intención. 

2. Inversiones

También te asegurarás de que, en el momento en que compartas tu información secreta con un posible inversor de tu negocio, este no pueda divulgar nada de lo que comunican en sus reuniones.

3. Recursos humanos 

Si bien no todos los empleados requieren acceder a información confidencial para realizar su trabajo, es importante que, al entrar a tu organización, firmen un documento que los obligue a no revelar ningún proceso o dato interno

Esto no debe excluir a los colaboradores que más confianza les tienes o te son leales. Por ejemplo, Apple demandó a un ex empleado por robar y filtrar información secreta para venderla a un periodista. Este trabajador estuvo por más de una década en la compañía y, en su último día de labores, abusó de sus accesos, descargó información de alto valor y buscó obtener un beneficio personal.

4. Nuevos proyectos

Cuando una película o serie se realizará, los actores y actrices deben firmar un NDA como promesa de no decir nada acerca del proyecto. Esto incluye escenas, tramas, detalles o cualquier proceso interno. En caso de no respetarlo, las productoras están en su derecho de aplicar sanciones (muchas veces millonarias) y terminar la relación laboral con esa persona

Esto no es exclusivo de la industria del cine y de la televisión. Si tu organización iniciará un nuevo trabajo, para el que han desarrollado planes, estructuras o diseños, procura que todos los involucrados, desde empleados hasta proveedores, se registren bajo cláusulas que les impidan llevar tu idea a otra persona.

Contenido del acuerdo de confidencialidad

Un acuerdo debe ser único para cada empresa. No obstante, hay algunos elementos fundamentales que garantizan su efectividad. En esta sección, te compartimos los más importantes.

1. Definición de la información confidencial

Un NDA debe especificar de forma clara y contundente la información confidencial de la empresa en cuestión. En caso de no tenerlo claro, pueden crearse inconsistencias y obstaculizar la aplicación de las sanciones. Por este motivo, es indispensable que la descripción sea comprensible y que la redacción no sea vaga o ambigua.

2. Periodo de validación

Este tipo de documento puede ser indefinido o especificar algún periodo durante el cual será válido. A la hora de crearlo, es vital incluir una fecha de finalización o registrar su perpetuidad.

Para dejar claro este punto, regresemos al ejemplo de la industria del cine. En estos proyectos, el documento tendrá vigencia hasta que una temporada, capítulo, serie o película se comparta al mundo exterior. Después de esto, los involucrados tendrán cierta libertad para hablar acerca de los procesos internos. En el caso de una compañía, conviene que su efectividad sea perpetua, pues muchos colaboradores entran y salen, así que es una buena forma de proteger los datos, aun cuando alguien ya no esté en tu negocio.  

3. Consecuencias por incumplimiento

También es necesario que las sanciones por incumplimiento estén bien explicadas. Recuerda que la función principal de este acuerdo es evitar el intercambio de información comercial. Por lo tanto, se deben nombrar las consecuencias en el supuesto de que alguien decida romper el silencio. Estas pueden ser económicas, legales o de reputación.

4. Cláusulas de divisibilidad

Las cláusulas tienen como fin evitar que las lagunas legales anulen la exigibilidad del contrato. Estas lograrán mantener intacto el resto del contrato cuando algún representante legal determine que una o más secciones violan la ley.

5. Firma de los involucrados

Parece evidente, pero su omisión es común. Además de revisar el documento, es importante que esté bien firmado. Asimismo, tienes que cerciorarte de que las rúbricas de las partes coincidan con los documentos de identidad válidos en tu localidad.

En algunos países, existe la costumbre de firmar el costado de cada hoja, a la vez que al final del documento. Por eso, te recomendamos que no falte ninguna en los márgenes de cada página.

Qué tipos de NDA o acuerdos de confidencialidad existen

Debido a que es un convenio de naturaleza civil, hay diversas opciones para concretarlo. Las alternativas más frecuentes son:

1. Acuerdo de confidencialidad entre empresas

Este tipo de convenio se emplea, sobre todo, en transacciones B2B, es decir, entre proveedores y usuarios empresariales. Busca garantizar que no se publicarán las comunicaciones o flujos de información vinculados con los procesos de transformación de materias primas, datos de los componentes o cualquier otro pormenor expresado en el documento.

2. Acuerdo de confidencialidad laboral

Los trabajadores poseen una gran cantidad de información confidencial. Por esta razón, tienen que firmar un contrato de confidencialidad al comenzar sus obligaciones en la compañía donde laboran. Esta es una manera fácil y segura de comprometer a tu equipo de trabajo y asegurar la privacidad hacia tu negocio y clientes.

3. Acuerdo de confidencialidad de producto o idea de negocio

Finalmente, este trato contempla las especificaciones técnicas, adelantos, prototipos o ideas sujetas a propiedad intelectual y por tanto, consideradas como un bien no tangible. Te permitirá desarrollar una idea de negocio desde cero con la seguridad de que tus planes no llegarán a las manos de algún competidor.

Cómo se hace un acuerdo de confidencialidad

Aunque es importante validar este documento con la supervisión de un abogado o un despacho legal, puedes comenzar a elaborarlo con los siguientes componentes:

1. Define las partes interesadas

En este apartado, menciona las personalidades jurídicas que participan en este acuerdo. Sé claro al definir a las partes que intervienen en él, pues esto ayuda a señalar las responsabilidades legales de manera directa.

Cómo se hace un acuerdo de confidencialidad: partes interesadas

2. Agrega el objetivo del acuerdo

Indica cuál es el propósito del contrato. Recuerda que el principal objetivo es salvaguardar la integridad de la información entre las partes. Por ello, especifica la información que se podrá compartir así como la que no, pues en ello estriba la validez de este documento.

Cómo se hace un acuerdo de confidencialidad: objetivo del acuerdo

3. Estipula un lapso de validez

Por lo general, los términos tienen un periodo de validez, el cual está sujeto a las leyes y normas de cada país y lo pactado. De esta manera, se establecerá el tiempo en que el contrato permanecerá vigente.

Cómo se hace un acuerdo de confidencialidad: lapso de validez

4. Menciona las consecuencias y sanciones

Aclara las sanciones y penalizaciones por el incumplimiento de este convenio. Debe existir una relación proporcional entre el castigo y los perjuicios ocasionados. Con esta medida, podrás garantizar que tu oficio será tratado con la seriedad que corresponde.

Cómo se hace un acuerdo de confidencialidad: consecuencias y sanciones

5. Añade las firmas autógrafas

Incluye al calce (al final del documento) las firmas de los participantes del acuerdo. Esto representa la aceptación de los términos, condiciones y cláusulas que se establecieron en el convenio. No olvides que, sin este elemento, tu contrato carece de validez legal para sostener las implicaciones, en caso de incumplimiento.

Cómo se hace un acuerdo de confidencialidad: firmas

Ejemplo de un acuerdo de confidencialidad empresarial 

A continuación, te mostramos un ejemplo de estos elementos de confidencialidad.

1. Objeto del acuerdo 

En este ejemplo, sus definiciones son claras y no dejan nada a conjeturas. Gracias a esto, se mantendrá protegida la información más valiosa para tu empresa, tales como:

  • Propiedad intelectual
  • Planes de negocios mercantiles
  • Información financiera
  • Datos de identificación

Ejemplo de acuerdo de confidencialidad

2. Tiempo de duración del acuerdo  

También puedes ver que el receptor está obligado a cumplir con esta confidencialidad durante 7 años después de la relación o servicio prestado.

Ejemplo de acuerdo de confidencialidad: periodos de validez

3. Penalizaciones por incumplimiento

Si bien las sanciones pueden expresarse de forma muy general, te recomendamos ser lo más explícito posible para dejar en claro qué podría suceder en caso de que alguien no cumpla con el convenio. Esto es una advertencia para la otra persona (o compañía) de lo que está en riesgo. 

Ejemplo de acuerdo de confidencialidad: consecuencias por incumplimiento

4. Cláusulas específicas

Agrega tantas cláusulas como tú y tu equipo legal consideren necesarias. En ellas, podrás exponer todo lo permitido y las prohibiciones, así como todas las disposiciones que expresan alguna condición. En este ejemplo, destacamos su cláusula de divisibilidad.

Ejemplo de acuerdo de confidencialidad: cláusulas

Por último, incluye las firmas de todas las partes involucradas para validar el acuerdo.

Tu contrato de confidencialidad puede ser tan extenso como lo consideres necesario. Solo recuerda especificar las definiciones, las sanciones y las cláusulas obligatorias a cumplir para que no existan discrepancias ni confusiones.

No dejes para mañana la gestión empresarial de tu negocio. Considera elaborar un NDA o acuerdo de confidencialidad para que tu información esté resguardada y segura durante el tiempo que lo necesites. 

Proceso de ventas

Publicado originalmente el 03 de octubre de 2023, actualizado el 04 de octubre de 2023

Topics:

Gestión empresarial