Nos quejamos de pasar incontables horas en juntas improductivas y mal gestionadas, pero el mayor crimen es todo el tiempo perdido que dedicamos a programar la reunión.

Agendar una cita se vuelve una labor interminable: el organizador debe revisar su calendario, proponer el día y la hora para reunirse, establecer el lugar o la plataforma de la llamada, agregar la reunión al calendario e invitar a todos los asistentes (además los invitados deben gestionar sus propias citas). El proceso hace que la reunión sea una molestia incluso antes de comenzar.

<< Organiza tus contactos y da seguimiento personalizado con la plataforma CRM  de HubSpot >>

Ya sea que estés buscando el horario perfecto para ponerte al día con tu equipo o que requieras una mejor manera de coordinarte con tus clientes, estas herramientas para agendar citas y organizar tu día te serán de gran utilidad.

1. HubSpot

Herramientas para organizar y agendar citas y reuniones: HubSpot

Herramienta gratuita y disponible en español

Muchas herramientas de planificación de reuniones se conectan a tu bandeja de entrada, pero ¿qué sucede si también necesitas tu agenda de reuniones disponible en tu CRM? La herramienta de planificación de reuniones de HubSpot se integra tanto con tu calendario como con tu CRM de HubSpot, por lo que configurar reuniones con clientes o prospectos se convierte en un proceso sencillo.

La herramienta Reuniones proporciona a los usuarios un enlace de reserva personalizado que pueden compartir por correo electrónico, para invitar a las personas a que verifiquen su disponibilidad y reserven tiempo. Cuando alguien agende una cita, se agregará automáticamente a tu calendario compartido y se enviará al CRM.

Recomendamos nuestra herramienta por el valor que proporciona, especialmente para los representantes de ventas y los especialistas en marketing. Haz clic aquí para ver cómo funciona.

2. Arrangr

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Arrangr

Cuenta con una versión básica gratuita y distintos paquetes de pago. Solamente en inglés

Esta herramienta maneja la planificación de reuniones integralmente al reservar tiempos de reunión tentativos y también liberar espacios que no se toman. Se integra con calendarios y CRM, y tiene la capacidad de programar eventos grupales. Lo más singular es su capacidad para sugerir el lugar de reunión ideal para todos los participantes. 

3. Demodesk

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Demodesk

Disponible en inglés con un precio desde 29 USD por usuario al mes

Demodesk es un programador y asistente de reuniones todo en uno, diseñado específicamente para la programación de demostraciones de ventas. Ofrece páginas de reserva personalizadas, sincronización de calendario y análisis de reuniones. También permite aprovechar sus opciones avanzadas de uso compartido de pantalla y visualización virtual. Como ventaja, tiene integraciones nativas con muchas herramientas, incluidos los CRM. 

4. Rallly

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Rallly

Herramienta gratuita con versión en español

Encontrar un tiempo para que un grupo de personas se reúna puede ser una pesadilla, especialmente con equipos grandes y remotos. Rallly te permite crear una encuesta sencilla y directa en la que los asistentes pueden votar por un día que les funcione mejor. También incluye una sección de comentarios abierta en la página de la reunión, para que los asistentes planifiquen la agenda o discutan los detalles más importantes.

5. Harmonizely

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Harmonizely

Herramienta en inglés con una versión básica gratuita y distintos planes de pago de acuerdo con las necesidades de tu empresa

Las funciones de esta herramienta son muy completas, entre ellas el recordatorio de citas y la sincronización de calendario. Además, permite la programación automatizada para ahorrar tiempo a la hora de planificar una nueva reunión. Otra gran ventaja es que cuenta con acceso móvil para que gestiones tus citas y reuniones desde el lugar en que te encuentres.  

6. Calendar

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Calendar

Herramienta en inglés gratuita

Calendar es un servicio gratuito que integra los calendarios de Google y Apple. La aplicación ofrece dos formas de programar reuniones.

Con el método outbound, los anfitriones indican su propia disponibilidad, enumeran los asistentes a los que les gustaría invitar a una reunión y utilizan Calendar para enviar un correo electrónico para recopilar los horarios preferidos de todos. Una vez que la herramienta determina el momento ideal para que todos se reúnan, programa la reunión.

Con el método inbound, Calendar brinda una URL personal donde los usuarios pueden verificar su disponibilidad y solicitar horarios para reunirse contigo.

7. NeedToMeet

Ejemplos de herramientas para agendar citas: NeedToMeet

Herramienta en inglés con una versión básica gratuita y distintos planes de pago según las necesidades de tu empresa

NeedToMeet no requiere registros para obtener una cuenta y usar el servicio. Simplemente ingresa una breve descripción del propósito de tu reunión, señala tu disponibilidad en un calendario y envía el enlace a los asistentes. La versión gratuita no se sincroniza con tu calendario, pero la suscripción premium puede integrarse con Outlook. Además esta herramienta permite a los asistentes indicar su fecha y hora preferidas, en lugar de elegir solo los horarios de la lista establecida por el anfitrión.

8. You can book.me

Ejemplos de herramientas para agendar citas: You can book.me

Herramienta en inglés con una versión básica gratuita y distintos planes de pago de acuerdo con las necesidades de tu empresa

Si tienes dificultades para dar a conocer tu disponibilidad a los clientes, te invitamos a probar esta herramienta. El servicio freemium ofrece a los usuarios una URL personalizada para ver espacios libres en tu Calendario de Google y de iCloud para reservar tiempo y reunirse contigo.

El servicio también permite personalizar tu página de reserva con diferentes diseños, colores y el logotipo de tu empresa.

9. Pick

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Pick

Herramienta en inglés con planes de pago desde 9 USD al mes

Pick escanea automáticamente los calendarios de Gmail de todos los participantes para encontrar espacios vacíos y luego entregar una lista de horarios posibles (todos los miembros de tu equipo deben estar en Pick para compartir su disponibilidad). Después, puede enviar una invitación de calendario directamente desde la aplicación.

La aplicación también proporciona a los usuarios una URL individual para que den a conocer su disponibilidad a las personas que solicitan la reunión.

10. Doodle

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Doodle

Herramienta en inglés con planes de pago desde 6,95 USD al mes por usuario

Con esta herramienta puedes elegir opciones de fecha y hora ,y sondear a un grupo para saber cuál funciona mejor. No es necesario que te registres para tener una cuenta y participar en una encuesta. También puedes crear una URL pública de Doodle, donde las personas soliciten una reunión contigo en función de tus horarios.

11. Calendly

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Calendly

Herramienta en español con una versión básica gratuita y distintos planes de pago, según las necesidades de tu empresa

Calendly se integra directamente con tu calendario de Google u Office 365 y te brinda una URL personalizada donde las personas pueden ver tu disponibilidad y programar horarios para encontrarse contigo. Ofrece un plan básico gratuito y un plan premium que permite la programación grupal y otras características adicionales.

Para mantenerte organizado, puedes configurar tipos y duraciones de reuniones personalizadas, por ejemplo, «registro de 30 minutos» o «revisión de proyectos de 60 minutos». También puedes agregar preguntas personalizadas al formulario que completan las personas para registrarse, incluir un enlace a un documento o página web que las personas deben revisar antes de la reunión o incluso hacer que los eventos sean privados. 

12. Clara 

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Clara

Herramienta en inglés con prueba gratuita y planes de pago desde 99 USD al mes por usuario

Clara es una asistente virtual, impulsada por machine learning, que puede agendar todas tus reuniones y familiarizarse con tus patrones de programación. Una vez que te registras, indicas tus preferencias en cuanto a los días y horarios en los que estás disponible para las reuniones y tus lugares favoritos para tomar café, almorzar o beber.

Si alguien solicita una reunión, puedes utilizar la dirección de correo electrónico de CC Clara (que se puede personalizar para el dominio de tu empresa) y el asistente virtual determinará la hora, fecha, duración, participantes y ubicación de la reunión. También entiende los comandos humanos como «Estoy enfermo, ¿puedes reprogramar mis reuniones del martes?».

Actualmente solo funciona con Gmail y tiene un precio elevado, pero podría valer la pena si la programación es un problema importante para tu empresa y consideras que es significativamente más barato que contratar a un asistente personal.

13. Google Calendar

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Google Calendar

Herramienta gratuita disponible en español

Si tu equipo utiliza G Suite y te gustaría optimizar los procesos de programación, puedes agendar reuniones online con otros a través de Google Calendar.  

Si tu correo electrónico del trabajo ya forma parte de una membresía de G Suite, puedes ir a tu calendario, buscar a otro miembro del equipo en la pestaña «Reunirse con» y hacer clic en su nombre para ver su calendario y el tuyo. Si hay coincidencia en un intervalo de tiempo en ese calendario, puedes programar una reunión con ese compañero de equipo.

Si tus compañeros de equipo no son parte de tu G Suite, puedes presionar el botón «Compartir» justo para compartir tu calendario con tu dirección de correo electrónico; desde allí, pueden ingresar y programar una reunión contigo.

14. Zoom

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Zoom

Herramienta disponible en español con versión gratuita y paquetes de pago dependiendo de las necesidades de la empresa

Zoom es conocida por ser una de las plataformas de videoconferencias más populares, pero también incluye herramientas para facilitar el proceso de programación de reuniones. Puedes agregar la reunión a tu calendario (que automáticamente envía una invitación al destinatario por ti) o puedes copiar y pegar la invitación generada en un correo electrónico. Además, las funciones de Zoom Meetings incluyen funciones de grabación y transcripciones.

15. Bookitit

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Bookitit

Herramienta disponible en español, con posibilidad de hacer una prueba gratis, pero con planes de pago desde 15,90 EUR al mes

Es una herramienta versátil, intuitiva y fácil de configurar, para hacer reservas online y gestionar citas. Puede ayudar tanto a la organización de equipos internos como a los negocios en su relación con los clientes. ​​​​​Permite la notificación por correo electrónico o mensaje SMS para los invitados; esta es una forma de recordatorio para que no olviden la reunión agendada.

16. Fresha

Ejemplos de herramientas para agendar citas: Fresha

App gratuita en español

Esta es una aplicación interesante porque se enfoca en el nicho del sector de belleza, ideal para negocios como spa, barbería, salones de masaje, entre otros. Sin embargo, su funcionalidad se puede adaptar para otro tipo de sectores e incluso para organizar y programar las citas de los equipos de trabajo.  

Ofrece diversas herramientas de gestión de contactos y citas con un calendario bastante llamativo y fácil de manejar.

17. Setmore

 Ejemplos de herramientas para agendar citas: Setmore

Herramienta en español con versión gratuita y planes de pago

Este software permite un buen manejo de citas a través de un sistema sencillo de programación; se pueden hacer reservas automatizadas y enviar recordatorios. Permite una integración con otras herramientas como Zoom, Google Calendar, Facebook, WordPress, entre otras.  

Cuenta con funciones potentes, toda vez que se enfoca a la organización de citas para negocios; incluso permite crear una página propia de reservas online.

Las opciones son infinitas para las herramientas de programación de reuniones. En última instancia, la elección depende de cuál se adapta mejor a tu flujo de trabajo personal.

¿Cómo agendar citas y reuniones con la herramienta de reuniones de HubSpot?

La herramienta de reuniones de HubSpot te permite reservar reuniones con contactos sin perder tiempo en todos los intercambios, y se conecta con Gmail, Outlook y más. Lo mejor de todo: es gratuita.

Estos son los pasos para comenzar:

1. Regístrate para obtener una cuenta gratuita de HubSpot Sales

La herramienta de reuniones viene gratis con nuestro Sales Hub, y ambos son poderosos cuando se combinan con nuestro CRM gratuito.

2. Haz clic en el enlace Reuniones en la pestaña Ventas

Esto te llevará a la parte posterior de la herramienta Reuniones, donde puedes crear tu propio enlace de reunión.

3. Da clic en el botón «Crear enlace de reunión» en la esquina superior derecha

Puedes ver la opción de elegir Personal o Equipo. Si solo eres tú quien solicita la reunión, elige Personal.

4. Completa los detalles de tu reunión

HubSpot solicita el título (que aparecerá en tu herramienta de reuniones), el nombre, cuál quieres que sea la URL de tu enlace y más detalles.

Cómo programar una reunión con HubSpot: vacía los datos de tu junta

5. Configura tu reunión en HubSpot

También hay campos adicionales para que se incluyan detalles opcionales en la invitación, como el asunto y la descripción que se enviarán a los asistentes.  

Cómo agendar citas con HubSpot: configura tu reunión

Disponibilidad

Esta es la característica clave que elimina las idas y vueltas en la programación de reuniones. Al designar cuándo puedes reunirte mostrará solo esos horarios para que el destinatario elija.  

Cómo organizar reuniones con HubSpot: selecciona tu disponibilidad

7. Agrega preguntas de formulario para calificar

Si perteneces al equipo de ventas es posible que desees que solo los prospectos calificados reserven contigo. Esta sección requiere llenar algunos campos para brindar más información.  

Cómo agendar citas con HubSpot: agrega preguntas y úsalas como filtro

8. Haz clic en «Guardar cambios» y verifica tu trabajo

Una vez que hagas clic en este botón, verás una ventana emergente que incluye el enlace de tu página y el código de inserción.  

Cómo agendar citas con HubSpot: guarda la configuración y datos

Copia y pega el enlace de reserva en tu navegador y verifica si tu herramienta de reuniones tiene configurada esta reunión de la manera en que tú deseas.  

Cómo agendar citas con HubSpot: copia y pega el enlace de tu reunión

Si estás listo para aprovechar esta excelente herramienta, puedes configurarla de forma gratuita ahora mismo.

Software gratuito para agendar citas de HubSpot

Ahora que ya conoces varias opciones para agendar citas, selecciona la que responda a las necesidades de tu empresa y comienza a optimizar tus reuniones.

Plataforma CRM
 GET HERE

Publicado originalmente el 16 de agosto de 2022, actualizado el 18 de agosto de 2022

Topics:

Reuniones