Nos quejamos de pasar incontables horas en reuniones improductivas y mal gestionadas, pero el mayor crimen es todo el tiempo perdido que dedicamos a programar la reunión.

La comunicación interminable y los pasos de ida y vuelta: revisar calendarios, encontrar el mejor lugar para reunirse, establecer un número de llamada, agregar la reunión al calendario e invitar a todos los asistentes necesarios. El proceso hace que la reunión sea una molestia incluso antes de que comience.

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Ya sea que estés tratando de encontrar el horario perfecto para ponerte al día con tu equipo o que estés buscando la mejor manera de coordinarte con tus clientes, estas herramientas de programación de reuniones te serán de gran utilidad.

1. HubSpot 

Muchas herramientas de planificación de reuniones se conectan a tu bandeja de entrada, pero ¿qué sucede si también necesitas tu agenda de reuniones disponible en tu CRM? La herramienta de planificación de reuniones de HubSpot se integra tanto con tu calendario como con tu CRM de HubSpot, por lo que configurar reuniones con clientes o prospectos se convierte en un proceso sencillo.

Herramientas para organizar y agendar citas y reuniones: HubSpot

La herramienta Reuniones proporciona a los usuarios un enlace de reserva personalizado que pueden compartir por correo electrónico para invitar a las personas a ver su disponibilidad y reservar tiempo. Cuando alguien agende una cita, se agregará automáticamente a tu calendario y se enviará al CRM.

Recomendamos nuestra propia herramienta por el valor que proporciona, especialmente para los representantes de ventas y los especialistas en marketing. Haz clic aquí para ver cómo funciona.

2. Arrangr

Esta herramienta maneja la planificación de reuniones integralmente al reservar tiempos de reunión tentativos y también liberar espacios que no se toman. Se integra con calendarios y CRM y tiene la capacidad de programar eventos grupales. Sin embargo, lo más singular es su capacidad para sugerir el lugar de reunión ideal para todos los participantes.  

Herramientas para organizar juntas y reuniones: Arrangr

Imagen de Arrangr

3. Demodesk

Demodesk es un programador y asistente de reuniones todo en uno diseñado específicamente para la programación de demostraciones de ventas. No solo ofrece páginas de reserva personalizadas, sincronización de calendario y análisis de reuniones, sino que también se permite aprovechar sus opciones avanzadas de uso compartido de pantalla y visualización virtual. Como ventaja, tiene integraciones nativas con muchas herramientas, incluidos los CRM.

Demodesk, herramienta para organizar citas y reuniones

Imagen de Demodesk

4. Rally 

Encontrar un tiempo para que un grupo de personas se reúna puede ser una pesadilla, especialmente con equipos grandes y remotos. Rally te permite crear una encuesta sencilla y directa en la que los asistentes pueden votar en un día por un evento que funcione mejor para ellos. También incluye una sección de comentarios abierta en la página de la reunión, para que los asistentes planifiquen la agenda de la reunión o discutan los detalles más importantes.

Programa para agendar citas: Rally

Imagen de Rally

5. Harmonizely

Las funciones de esta herramienta son muy completas, entre ellas el recordatorio de citas y la sincronización de calendario. Además, permite la programación automatizada para ahorrarte un poco de tiempo a la hora de planificar una nueva reunión. Otra gran ventaja es que cuenta con acceso móvil para que gestiones tus citas y reuniones desde el lugar en que te encuentres.  

Herramientas para organizar reuniones: Harmonizely

Imagen de Harmonizely

6. Calendar 

Calendar, adquirido por Timebridge, es un servicio gratuito que integra los calendarios de Google y Apple. La aplicación ofrece dos formas de programar reuniones.

Con el método outbound, los anfitriones indican su propia disponibilidad, enumeran los asistentes a los que les gustaría que asistan a una reunión y utilizan el software Calendar para enviar un correo electrónico para recopilar los horarios preferidos de todos. Una vez que la herramienta determina el momento ideal para que todos se reúnan, programa la reunión. Con el método inbound, Calendar brinda una URL personal donde los usuarios pueden verificar su disponibilidad y solicitar horarios para reunirse contigo.

Calendar, programa para agendar citas

Imagen de Calendar

7. NeedToMeet

NeedToMeet no requiere registros para obtener una cuenta y usar el servicio. Simplemente ingresa una breve descripción del propósito de tu reunión, señala tu disponibilidad en un calendario y envía el enlace a los asistentes. La versión gratuita no se sincroniza con tu calendario, pero ofrece una suscripción prémium que puede integrarse con Outlook.

Esta herramienta se diferencia de servicios como Rally y Doodle porque permite a los asistentes indicar su fecha y hora preferida en lugar de elegir solo de una lista establecida por el anfitrión.  

Herramientas para organizar reuniones y juntas: NeedToMeet

Imagen de NeedToMeet

8. YouCanBook.me

Si tienes dificultades para dar a conocer tu disponibilidad a los clientes, te invitamos a probar esta herramienta. El servicio freemium ofrece a los usuarios una URL personalizada para ver espacios gratuitos en tu Calendario de Google y de iCloud para reservar tiempo para reunirse contigo.

El servicio también permite personalizar tu página de reserva con diferentes diseños, colores y el logotipo de tu empresa.  

Programa para agendar reuniones: YouCanBook.me

Imagen de YouCanBook.me

9. Pick

Pick escanea automáticamente los calendarios de Gmail de todos los participantes para encontrar espacios abiertos y luego entregar una lista de horarios disponibles. Después, puede enviar una invitación de calendario directamente desde la aplicación.

Todos los miembros de tu equipo deben estar en Pick para poder compartir su disponibilidad. La aplicación también proporciona a los usuarios una URL individual para compartir su disponibilidad con las personas que solicitan la reunión.  

Pick, herramienta para agendar reuniones

Imagen de Pick

10. Doodle

Con esta herramienta puedes elegir opciones de fecha y hora y sondear a un grupo para saber cuál funciona mejor. No es necesario que te registres para tener una cuenta y participar en una encuesta. También puedes crear una URL pública de Doodle donde las personas soliciten una reunión contigo en función de tu disponibilidad.

Doodle, programa para agendar citas

Imagen de Doodle

11. Calendly

Calendly se integra directamente con tu calendario de Google u Office 365 y te brinda una URL personalizada donde las personas pueden ver tu disponibilidad y programar horarios para encontrarse contigo. Ofrecen un plan básico gratuito y un plan Prémium que permite la programación grupal y otras características adicionales.

Para ayudarte a mantenerte organizado, puedes configurar tipos y duraciones de reuniones personalizadas, por ejemplo, «registro de 30 minutos» o «revisión de proyectos de 60 minutos». También puedes agregar preguntas personalizadas al formulario que completan las personas para registrarse, incluir un enlace a un documento o página web que las personas deben revisar antes de la reunión o incluso hacer que los eventos sean privados.

Calendly, herramienta para organizar reuniones y juntas

Programa para agendar citas: Calendly

Imágenes de Calendly

12. Clara 

Conoce a Clara, una asistente virtual impulsada por machine learning, que puede programar todas tus reuniones y familiarizarse con tus patrones de programación. Una vez que te registras, indicas tus preferencias en cuanto a los días y horarios en los que estás disponible para las reuniones y tus lugares favoritos para tomar café, almorzar o beber.

Si alguien solicita una reunión, puedes utilizar la dirección de correo electrónico de CC Clara (que se puede personalizar para el dominio de tu empresa) y el asistente virtual determinará la hora, fecha, duración, participantes y ubicación de la reunión. También entiende los comandos humanos como «Estoy enfermo, ¿puedes reprogramar mis reuniones del martes?».

 Actualmente solo funciona con Gmail y tiene un precio elevado, pero podría valer la pena si la programación es un problema importante para tu empresa si consideras que es significativamente más barato que contratar a un asistente personal.

Herramientas para organizar reuniones y agendar citas: Clara

Imagen de Clara 

13. Google Calendar

Si tu equipo utiliza Gsuite y te gustaría optimizar los procesos de programación, puedes agendar reuniones con otros a través de Google Calendar.  

Si tu correo electrónico del trabajo ya forma parte de una membresía de GSuite, puedes ir a tu calendario, buscar a otro miembro del equipo en la pestaña «Reunirse con» a la izquierda y luego hacer clic en tu nombre para ver su calendario frente al tuyo. Si haces clic en un intervalo de tiempo en ese calendario, puedes programar una reunión con ese compañero de equipo.

Programa para agendar citas: Google Calendar

Imagen de Google Calendar

Si tus compañeros de equipo no son parte de tu Gsuite, puedes presionar el botón «Compartir» justo para compartir tu calendario con tu dirección de correo electrónico. Desde allí, pueden ingresar al calendario y programar una reunión contigo.

Las opciones son infinitas para las herramientas de programación de reuniones. En última instancia, la elección depende de cuál se adapta mejor a tu flujo de trabajo personal.  

14. Zoom

Zoom es conocida por ser una de las plataformas de videoconferencias más populares, pero también incluye herramientas para facilitar el proceso de programación de reuniones. Puedes elegir agregar la reunión a tu calendario (que puede enviar una invitación al destinatario por ti) o puedes copiar y pegar la invitación generada en un correo electrónico. Además, las funciones de Zoom Meetings incluyen funciones de grabación y transcripciones.

Herramientas para organizar reuniones: Zoom

Imagen de Zoom

Cómo programar una reunión con la herramienta de reuniones de HubSpot

La herramienta de reuniones de HubSpot te permite reservar reuniones con contactos sin perder tiempo con todos los intercambios, y se conecta con Gmail, Outlook y más. Lo mejor de todo: es gratuita.

Estos son los pasos para comenzar:

1. Regístrate para obtener una cuenta gratuita de HubSpot Sales

La herramienta de reuniones viene gratis con nuestro Sales Hub, y ambas son poderosas cuando se combinan con nuestro CRM gratuito.

2. Haz clic en el enlace Reuniones en las pestañas Ventas

Esto te llevará a la parte posterior de la herramienta Reuniones, donde puedes crear tu propio enlace de reunión.

3. Da clic en el botón «Crear enlace de reunión» en la esquina superior derecha

Puedes ver la opción de elegir Personal o Equipo. Si solo eres tú quien solicita la reunión, elige Personal.

4. Completa los detalles de tu reunión

HubSpot solicita el título (que aparecerá en tu herramienta de reuniones), el nombre, cuál quieres que sea la URL de tu enlace y más detalles.

Cómo programar una reunión con HubSpot: vacía los datos de tu junta

5. Configura tu reunión en HubSpot

También hay campos adicionales para que se incluyan detalles opcionales en la invitación, como el asunto y la descripción que se enviarán a los asistentes.  

Cómo agendar citas con HubSpot: configura tu reunión

Disponibilidad

Esta es la característica clave que elimina las vueltas en la programación de reuniones. Al designar cuándo puedes reunirte mostrará solo esos horarios para que el destinatario elija.  

Cómo organizar reuniones con HubSpot: selecciona tu disponibilidad

7. Agrega preguntas de formulario para calificar

Si estás en ventas y tienes tu herramienta de reuniones a la vista de todos, es posible que desees permitir que solo los prospectos calificados reserven contigo. Esta sección requiere algunos campos para brindarle más información.  

Cómo agendar citas con HubSpot: agrega preguntas y úsalas como filtro

8. Haz clic en «Guardar cambios» y verifica tu trabajo

Una vez que hagas clic en este botón, verás una ventana emergente que incluye el enlace de tu página y el código de inserción.  

Cómo agendar citas con HubSpot: guarda la configuración y datos

Copia y pega el enlace de reserva en tu navegador y verifica si tu herramienta de reuniones tiene configurada esta reunión de la manera en que tú deseas.  

Cómo agendar citas con HubSpot: copia y pega el enlace de tu reunión

Si estás listo para aprovechar esta excelente herramienta, puedes configurarla de forma gratuita ahora mismo.

Programa para agendar citas de HubSpot (gratuito)

Ahora que ya conoces varias opciones para agendar citas, selecciona la que responda a las necesidades de tu empresa y comienza a optimizar tus reuniones.

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Publicado originalmente el 09 de febrero de 2021, actualizado el 09 de febrero de 2021

Topics:

Reuniones