18 de las mejores herramientas para agendar citas y organizar tu día

1.  18 herramientas para agendar citas
2. Cómo agendar citas y reuniones con HubSpot

1. HubSpot

Precio: gratuito

Idiomas disponibles: español, inglés y más

Muchas herramientas de planificación de reuniones se conectan a tu bandeja de entrada, pero ¿qué sucede si también necesitas tu agenda de reuniones disponible en tu CRM? La herramienta de planificación de reuniones de HubSpot se integra tanto con tu calendario como con tu CRM de HubSpot, por lo que configurar reuniones con clientes o prospectos se convierte en un proceso sencillo.

La herramienta Reuniones proporciona a los usuarios un enlace de reserva personalizado, que pueden compartir por correo electrónico, para invitar a las personas a que verifiquen su disponibilidad y reserven tiempo. Cuando alguien agende una cita, se agregará automáticamente a tu calendario compartido y se enviará al CRM.

Características de la herramienta de programación de citas de HubSpot

• Sincronización automática con tus calendarios de Google y Office 365.
• Facilidad para que tú y tus prospectos sean quienes agenden las reuniones.
• Fácil integración con el CRM de HubSpot, así como con las herramientas de correo y chat de la plataforma. 
• Puedes marcar tu disponibilidad para que el sistema encuentre la mejor opción para todos tus invitados mediante encuestas y formularios.

2. Arrangr

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 3,99 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés

Imagen de Arrngr

Esta herramienta maneja la planificación de reuniones integralmente al reservar tiempos de reunión tentativos y también liberar espacios que no se ocupan. Se integra con calendarios y CRM, y tiene la capacidad de programar eventos grupales. Lo más singular es su capacidad para sugerir el lugar de reunión ideal para todos los participantes. 

Características de la herramienta de programación de citas de Arrangr

• La aplicación puede sincronizarse en simples pasos con tus calendarios de Apple, Microsoft y Google.
• Cuenta con un sistema que organiza tus reuniones y reordena el tiempo libre cuando se cancela o se vuelve a programar una sesión.
• Puedes administrar videollamadas y sesiones telefónicas, y también acceder a sugerencias de restaurantes en la zona para reuniones profesionales.

3. Demodesk

Precio: planes de suscripción desde 29 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés

Imagen de Demodesk

Demodesk es un programador y asistente de reuniones todo en uno, diseñado específicamente para la programación de demostraciones de ventas. Ofrece páginas de reserva personalizadas, sincronización de calendario y análisis de reuniones. También permite aprovechar sus opciones avanzadas de uso compartido de pantalla y visualización virtual. Como ventaja, tiene integraciones nativas con muchas herramientas, incluidos los CRM. 

Características de la herramienta de programación de citas de Demodesk

• Sin límite de eventos en ninguno de sus planes.
• Incorpora un servicio propio de videollamada y conferencias virtuales.
• Puedes acceder a algunas funcionalidades de monitoreo como grabación de las reuniones y modo sombra.
• Fácil integración con Gmail, Google Drive, HubSpot y Microsoft Outlook, entre otros.

4. Rallly

Precio: gratuito

Idiomas disponibles: inglés, español y decenas de idiomas más

Imagen de Rallly

Encontrar un tiempo para que un grupo se reúna puede ser una pesadilla, especialmente con equipos grandes y remotos. Rallly te permite crear una encuesta sencilla y directa en la que los asistentes pueden votar por un día que les funcione mejor. También incluye una sección de comentarios abierta en la página de la reunión, para que los asistentes planifiquen la agenda o discutan los detalles más importantes.

Características de la herramienta de programación de citas de Rallly

• Es ideal para programar los tiempos de tus reuniones e incluir formularios o encuestas en su planeación.
• Sistema optimizado para navegación móvil.
• Puedes configurar tus notificaciones para que no te pierdas de ninguna interacción con tu grupo de trabajo.

5. Harmonizely

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 9,99 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés

Imagen de Harmonizely

Las funciones de esta herramienta son muy completas, entre ellas el recordatorio de citas y la sincronización de calendario. Además, permite la programación automatizada para ahorrar tiempo a la hora de planificar una nueva reunión. Otra gran ventaja es que cuenta con acceso móvil para que gestiones tus citas y reuniones desde el lugar en que te encuentres.  

Características de la herramienta de programación de citas de Harmonizely

• Es una buena opción para planificar tus reuniones con todos los participantes y encontrar la mejor fecha y hora para todos.
• Integración con todas las grandes plataformas de calendarios online.
• Ayuda a centralizar todas tus reuniones, las de tu equipo o las de una empresa en un mismo portal.
• Puedes trabajar con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y muchas más opciones para videollamadas.

6. Calendar

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 20 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés

Imagen de Calendar

Calendar es un servicio que integra los calendarios de Google y Apple. La aplicación ofrece dos formas de programar reuniones.

Con el método outbound, los anfitriones indican su propia disponibilidad, enumeran los asistentes a los que les gustaría invitar a una reunión y utilizan Calendar para enviar un correo electrónico a fin de recopilar los horarios preferidos de todos. Una vez que la herramienta determina el momento ideal para que todos se reúnan, programa la reunión.

Con el método inbound, Calendar brinda una URL personal donde los usuarios pueden verificar su disponibilidad y solicitar horarios para reunirse contigo.

Características de la herramienta de programación de citas de Calendar

• Ofrece plantillas e indicadores de fecha altamente personalizables.
• Centraliza tus reuniones para que mantengas todos tus agendas pendientes en un mismo lugar.
• Incluye una potente herramienta de analítica para monitorear el tiempo que pasas en reuniones, así como la afluencia de invitados.
• Utiliza tecnologías de IA que, con el tiempo, hacen más eficiente y productiva tu agenda.

7. NeedToMeet

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 12 USD al año por usuario

Idiomas disponibles: inglés

Imagen de NeedToMeet

NeedToMeet no requiere registros para obtener una cuenta y usar el servicio. Simplemente ingresa una breve descripción del propósito de tu reunión, señala tu disponibilidad en un calendario y envía el enlace a los asistentes. La versión gratuita no se sincroniza con tu calendario, pero la suscripción premium puede integrarse con Outlook. Además esta herramienta permite a los asistentes indicar su fecha y hora preferidas, en lugar de elegir solo los horarios de la lista establecida por el anfitrión.

Características de la herramienta de programación de citas de NeedToMeet

• La plataforma está diseñada para encontrar el horario y fecha que más convengan a todos los participantes mediante el envío de encuestas.
• El sistema se conecta a tus cuentas de correo para que recibas todas las notificaciones de confirmación o rechazo en su portal.
• Ofrece aplicaciones optimizadas para iOS, Android y Outlook.

8. You can book.me

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 10 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés

Imagen de You can book.me

Si tienes dificultades para dar a conocer tu disponibilidad a los clientes, te invitamos a probar esta herramienta. El servicio freemium ofrece a los usuarios una URL personalizada para ver espacios libres en tu Calendario de Google y de iCloud para reservar tiempo y reunirse contigo.

El servicio también permite personalizar tu página de reserva con diferentes diseños, colores y el logotipo de tu empresa.

Características de la herramienta de programación de citas de You can book.me

• Puedes sincronizar la plataforma con tus calendarios de Google y Microsoft para obtener una agenda personalizada.
• Ajuste automático de zona horaria para que todos tus clientes sepan exactamente cuándo será la reunión.
• Puedes programar recordatorios mediante mensajes de texto o correos.

9. Pick

Precio: planes de suscripción desde 9 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés

Imagen de Pick

Pick escanea automáticamente los calendarios de Gmail de todos los participantes para encontrar espacios vacíos y luego entregar una lista de horarios posibles (todos los miembros de tu equipo deben estar en Pick para compartir su disponibilidad). Después, puedes enviar una invitación de calendario directamente desde la aplicación.

La aplicación también proporciona a los usuarios una URL individual para que den a conocer su disponibilidad a las personas que solicitan la reunión.

Características de la herramienta de programación de citas de Pick

• Es ideal para profesionistas que dejan en manos de sus clientes programar una reunión, ya que solo debes configurar tu disponibilidad y la plataforma hará el resto.
• Las invitaciones funcionan mediante URL únicas que puedes compartir con tus contactos, clientes y equipos.
• Fácil integración con Gmail y Office 365.

10. Doodle

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 6,95 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español, francés, italiano y alemán

Imagen de Doodle

Con esta herramienta puedes elegir opciones de fecha y hora, y sondear a un grupo para saber cuál funciona mejor. No es necesario que te registres para tener una cuenta y participar en una encuesta. También puedes crear una URL pública de Doodle, donde las personas pueden solicitar una reunión contigo en función de tus horarios.

Características de la herramienta de programación de citas de Doodle

• Sirve tanto para la programación de reuniones como para la gestión de proyectos.
• Está optimizada para el reclutamiento, las reuniones de mesa directiva, ventas, educación y muchas más acciones.
• Ofrece un límite de hasta 10.000 personas invitadas.

11. Calendly

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 8 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español, francés, alemán y portugués

Imagen de Calendly

Calendly se integra directamente con tu calendario de Google u Office 365 y te brinda una URL personalizada, donde las personas pueden ver tu disponibilidad y programar horarios para encontrarse contigo. Ofrece un plan básico gratuito y un plan premium que da cabida a la programación grupal y otras características adicionales.

Para mantenerte organizado, puedes configurar tipos y duraciones de reuniones personalizadas, por ejemplo: «registro de 30 minutos» o «revisión de proyectos de 60 minutos». También puedes agregar preguntas personalizadas al formulario que completan las personas para registrarse, incluir un enlace a un documento o página web que las personas deben revisar antes de la reunión o incluso hacer que los eventos sean privados. 

Características de la herramienta de programación de citas de Calendly

• Puedes compartir tu disponibilidad mediante formularios y calendarios que ayudan a tus clientes a conectar contigo.
• La gestión de los calendarios debut plantilla también es posible y permite disponer de tus talentos para atender a los clientes.
• Fácil integración con Zapier, Zoom, Microsoft Teams, PayPal o Stripe, entre otras.

12. Clara 

Precio: planes de suscripción desde 99 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español y decenas de idiomas más

Imagen de Clara

Clara es una asistente virtual, impulsada por machine learning, que puede agendar todas tus reuniones y familiarizarse con tus patrones de programación. Una vez que te registras, indicas tus preferencias en cuanto a los días y horarios en los que estás disponible para las reuniones y tus lugares favoritos para tomar café, almorzar o beber.

Si alguien solicita una reunión, puedes utilizar la dirección de correo electrónico de CC Clara (que se puede personalizar para el dominio de tu empresa) y el asistente virtual determinará la hora, fecha, duración, participantes y ubicación de la reunión. También entiende los comandos humanos como «Estoy enfermo, ¿puedes volver a programar mis reuniones del martes?».

Características de la herramienta de programación de citas de Clara

• Es la mejor herramienta para automatizar acciones y gestionar tus agendas.
• Actualmente solo funciona con Gmail.
• Ideal para quienes necesitan un gestor o asistente con alta disponibilidad.

13. Google Calendar

Precio: gratuito

Idiomas disponibles: inglés, español y decenas de idiomas más

Imagen de Google Calendar

Si tu correo electrónico del trabajo ya forma parte de una membresía de G Suite, puedes ir a tu calendario, buscar a otro miembro del equipo en la pestaña «Reunirse con» y hacer clic en su nombre para ver su calendario y el tuyo. Si hay coincidencia en un intervalo de tiempo en ese calendario, puedes programar una reunión con ese compañero de equipo.

Si tus compañeros de equipo no son parte de tu G Suite, puedes presionar el botón «Compartir» justo para compartir tu calendario con tu dirección de correo electrónico; desde allí, pueden ingresar y programar una reunión contigo.

Características de la herramienta de programación de citas de Google Calendar

• Puedes agendar reuniones online con otros a través de Google Calendar, ya sean internos o externos a tu organización.
• La plataforma es parte del ecosistema de Google, por lo que su uso es algo familiar y sencillo.
• Conecta automáticamente tus calendarios a tu cuenta de correo y a otras aplicaciones de la marca.

14. Zoom

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 99 USD al año por usuario

Idiomas disponibles: inglés, español y decenas de idiomas más

Imagen de Zoom

Zoom es conocida por ser una de las plataformas de videoconferencias más populares, pero también incluye herramientas para facilitar el proceso de programación de reuniones. Puedes agregar la reunión a tu calendario (que automáticamente envía una invitación al destinatario por ti) o puedes copiar y pegar la invitación generada en un correo electrónico. Además, las funciones de Zoom Meetings incluyen funciones de grabación y transcripciones.

Características de la herramienta de programación de citas de Zoom

• Es ideal para programar reuniones uno a uno, pero también para grandes eventos como congresos, seminarios y conferencias.
• Su calendario funciona a la perfección con su sistema de videollamadas y puede integrarse a tus cuentas de correo.
• Alto nivel de seguridad, ya que puedes poner contraseñas a tus reuniones y compartirlas con contactos específicos.

15. Bookitit

Precio: plan de suscripción único de 15,90 EUR al mes

Idiomas disponibles: español

Imagen de Bookitit

Es una herramienta versátil, intuitiva y fácil de configurar, para hacer reservas online y gestionar citas. Puede ayudar tanto a la organización de equipos internos como a los negocios en su relación con los clientes. ​​​​​Permite notificar por correo electrónico o mensaje SMS a los invitados; esta es una forma de recordarles que no olviden la reunión agendada.

Características de la herramienta de programación de citas de Bookitit

• Ideal para la gestión de grandes eventos.
• Permite enviar recordatorios vía email o mensajería de texto.
• Puedes incluir el widget de la plataforma en tu sitio web, Instagram, Facebook o hasta en Google my Business, para que esté disponible a todos tus visitantes.

16. Fresha

Precio: gratuito

Idiomas disponibles: español

Imagen de Fresha

Esta es una aplicación interesante porque se enfoca en el nicho del sector de belleza, ideal para negocios como spa, barbería, salones de masaje, entre otros. Sin embargo, su funcionalidad se puede adaptar para otro tipo de sectores e incluso para organizar y programar las citas de los equipos de trabajo.  

Características de la herramienta de programación de citas de Fresha

• Ofrece un calendario bastante llamativo y fácil de manejar.
• Cuenta con herramientas optimizadas para diferentes giros de negocios, desde gimnasios hasta estéticas y centros educativos.
• Es ideal para negocios que trabajan mediante citas y programación de reuniones en línea.

17. Setmore

Precio: opción gratuita y planes de suscripción desde 5 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español, francés, portugués, alemán e italiano

Imagen de Setmore

Con este software tendrás un buen manejo de citas a través de un sistema sencillo de programación; se pueden hacer reservas automatizadas y enviar recordatorios. Se integra con otras herramientas como Zoom, Google Calendar, Facebook, WordPress, entre otras.  

Cuenta con funciones potentes, toda vez que se enfoca a la organización de citas para negocios.

Características de la herramienta de programación de citas de Setmore

• Permite crear una página propia de reservas online para negocios con alta actividad digital.
• Integraciones de analítica avanzada para conocer el perfil de tus contactos y las tendencias en la programación de citas.
• Puedes programar citas recurrentes y enviar notificaciones mediante mensajes de texto o correos electrónicos.

Las opciones son infinitas para las herramientas de programación de reuniones. En última instancia, la elección depende de cuál se adapta mejor a tu flujo de trabajo personal.

18. AgendaPro

Herramienta en español con prueba gratuita y distintos planes de pago dependiendo de las necesidades de tu empresa.

AgendaPro es un software all-in-one que proporciona una agenda online disponible 24/7 para ti y para los clientes de tu negocio. Ahorra tiempo coordinando las citas, confirmándolas y gestionando tu negocio.

Además de la agenda online, AgendaPro tiene muchas otras funcionalidades útiles para gestionar distintos aspectos del negocio: fichas de cliente y de paciente, recordatorios automáticos de cita, sistema de caja en tiempo real, pago online y pago con un POS integrado, cálculo de comisiones, herramientas de marketing y fidelización, app personalizada, control de inventarios, reportes de gestión, presencia en el marketplace… ¡y mucho más! Además, también puedes integrar AgendaPro con otras herramientas y contratar add-ons que simplificarán aún más la gestión de tu negocio.

Otra de las grandes ventajas de esta herramienta es su versatilidad, ya que se adapta perfectamente a las necesidades de las empresas del sector de la belleza, las barberías, los centros de estética, el sector salud y los negocios deportivos. Revisa los precios o pruébala gratuitamente durante unos días. ¡Tú decides!

Cómo agendar citas y reuniones con HubSpot

La herramienta de reuniones de HubSpot te permite reservar reuniones con contactos sin perder tiempo en todos los intercambios, y se conecta con Gmail, Outlook y más. Lo mejor de todo: es gratuita.

Estos son los pasos para comenzar:

1. Regístrate para obtener una cuenta gratuita de HubSpot Sales

La herramienta de reuniones viene gratis con nuestro Sales Hub, y ambos son poderosos cuando se combinan con nuestro CRM gratuito.

2. Haz clic en el enlace Reuniones en la pestaña Ventas

Esto te llevará a la parte posterior de la herramienta Reuniones, donde puedes crear tu propio enlace de reunión.

3. Da clic en el botón «Crear enlace de reunión» en la esquina superior derecha

Puedes ver la opción de elegir Personal o Equipo. Si solo eres tú quien solicita la reunión, elige Personal.

4. Completa los detalles de tu reunión

HubSpot solicita el título (que aparecerá en tu herramienta de reuniones), el nombre, cuál quieres que sea la URL de tu enlace y más detalles.

5. Configura tu reunión en HubSpot

También hay campos adicionales para que incluyas detalles opcionales en la invitación, como el asunto y la descripción que se enviarán a los asistentes.  

Disponibilidad

Esta es la característica clave que elimina las idas y vueltas en la programación de reuniones. Al establecer cuándo puedes reunirte mostrará solo esos horarios para que el destinatario elija.  

7. Agrega preguntas de formulario para calificar

Si perteneces al equipo de ventas es posible que desees que solo los prospectos calificados reserven contigo. Esta sección requiere llenar algunos campos para brindar más información.  

8. Haz clic en «Guardar cambios» y verifica tu trabajo

Una vez que hagas clic en este botón, verás una ventana emergente que incluye el enlace de tu página y el código de inserción.  

Copia y pega el enlace de reserva en tu navegador y verifica si tu herramienta de reuniones tiene configurada esta cita de la manera en que tú deseas.  

Si estás listo para aprovechar esta excelente herramienta, puedes configurarla de forma gratuita ahora mismo.

Ahora que ya conoces varias opciones para agendar citas, selecciona la que responda a las necesidades de tu empresa y comienza a optimizar tus reuniones.