¿Qué es el plan de emergencia de una empresa y cómo crearlo?

Las empresas requieren medidas especiales que les ayuden a proteger sus operaciones, infraestructura y empleados. Por ello, la realización de un plan de emergencia de una empresa se vuelve imprescindible para mitigar, dentro de lo posible, los daños que podría causar una eventualidad negativa.

Si actualmente tu empresa no cuenta aún con un plan de emergencia, en este contenido podrás conocer más acerca de su función y cómo crearlo de forma rápida y sencilla.

Las emergencias pueden ser resultado de diferentes situaciones, por ejemplo, eventos naturales o provocados por los seres humanos. Estos eventos pueden ser los terremotos, el terrorismo o la aparición de virus o enfermedades, como la situación actual que vivimos con la pandemia de la COVID-19.

No todas las emergencias incurrirán en daños únicamente físicos. Los ciberataques a empresas de América Latina aumentaron en un 24 % en 2021. En España, se registraron cerca de 40 mil por día. Por ello, es esencial contar con un plan de emergencia empresarial que apoye a tu compañía en caso de que la información corra algún tipo de riesgo.

¿Cuál es la importancia del plan de emergencia de una empresa?

Las emergencias pueden provocar diferentes peligros para las empresas, por ejemplo: físicos, biológicos, químicos, financieros, entre otros. Por ello, se vuelve indispensable establecer el plan de emergencia de una empresa para conocer las acciones óptimas que deben seguirse ante cada situación y saber de qué forma actuar antes de que ocurran estos eventos. 

Durante una emergencia, el principal objetivo de la organización es garantizar que la empresa continúe funcionando. Cuando los líderes empresariales se toman el tiempo para investigar y planificar cuidadosamente antes de que ocurran eventos desafortunados, dan pie a que toda la compañía esté lista para actuar de manera rápida y eficaz. 

Los planes de emergencia se componen por diferentes etapas que cubren tanto las medidas como las acciones de seguridad a contemplar antes, durante y después de una situación negativa.

Gracias al plan de emergencia de una empresa, los líderes pueden tomar medidas para identificar los peligros potenciales y realizar una lista de acciones para prevenirlos, mitigarlos o controlarlos. 

¿Quién elabora el plan de emergencia en una empresa? 

Los planes de emergencia deben ser elaborados por empresas externas especializadas en la detección y prevención de riesgos empresariales. Los expertos deben contar con un equipo técnico capacitado para dictaminar todos los posibles peligros a los que puede estar expuesta una empresa. 

Si la creación del plan de emergencia de una empresa está contemplado para realizarse de forma interna, lo mejor es apoyarse en un responsable en materia de seguridad y salud laboral que conozca a fondo las características del centro de trabajo y así determine los riesgos y las acciones a emprender. 

Como una forma de ayudarte en el desarrollo de tu plan de emergencia, a continuación te compartimos los pasos básicos para crearlo. Recuerda que necesitarás asesoría de expertos, pero esto te dará la pauta para iniciar la planificación.

1. Identifica las áreas más críticas de tu empresa

Para comenzar a crear tu plan de emergencia empresarial lo primordial es saber cuáles son todos los posibles riesgos en los que podrían verse envueltas tus operaciones. Por lo tanto, el primer paso es identificar las áreas más críticas de tu organización y las formas en que podrías protegerla. 

Analiza cada una de las áreas de tu negocio y detecta sus riesgos. Te brindamos algunos ejemplos: 

• Productos o servicios. ¿De qué manera podrías respaldar tus productos o servicios en caso de que fallaran? Determina cuáles podrían ser sus posibles fallas y las opciones para solucionarlos rápidamente. 
• Clientes. Todas las empresas tienen clientes clave a los cuales se debe dar prioridad en caso de una emergencia o crisis. Haz una lista de ellos y considera las formas en las que te pondrías en comunicación para avisarles que tu compañía está pasando por una eventualidad y que te encuentras en proceso de recuperación. 
• Infraestructura. Piensa en todos los detalles que envuelven el espacio físico donde se encuentra tu empresa: ¿tienes sistemas de seguridad como alarmas o cámaras de seguridad? ¿Cuentas con personal especializado en brindar seguridad? También debes pensar si tu propiedad está en buenas condiciones y si cumple con los estándares de calidad en la construcción y acondicionamiento; así como las áreas de evacuación, señalización, entre otros. 
• Empleados. Tal vez en este momento podrías pensar que no es necesario capacitar a tus empleados en caso de emergencia, pero lo mejor es prevenir. De esta manera pueden tener una mejor actuación ante cualquier riesgo y pueden ayudar para dar continuidad a las operaciones empresariales. 
• Información de valor. Agrega todos los datos de valor de tu empresa (como clientes, información, estados financieros, accesos) y determina el proceso de respaldo para salvaguardar dicha información. 

Otro punto igual de importante es que verifiques los seguros con los que cuenta tu empresa y pongas la información en un documento de fácil acceso. Si tu negocio no cuenta con ninguna póliza de seguridad, busca las opciones que mejor te convengan para mitigar lo más posible los riesgos o consecuencias de una emergencia.

2. Considera lo que tu empresa necesita para seguir operando 

Cuando hayas identificado los posibles riesgos de tu empresa, también es necesario que, dentro de tu plan de emergencia, indiques todo aquello que necesitas para continuar con tus actividades. Recuerda que ninguna compañía puede darse el lujo de parar sus operaciones drásticamente.

Te invitamos a pensar en la siguiente pregunta cuando estés desarrollando el plan de emergencia de tu empresa: en caso de alguna situación desfavorable, ¿cuentas con otro espacio temporal al cual recurrir para dar continuidad a tus operaciones? 

Esta es una de las preguntas más importantes, pues determinará gran parte de tu plan de acción. En caso de contar con una oficina temporal, debes establecer qué necesitas para llevar tus actividades normalmente en ese espacio. 

Si no cuentas con una alternativa propia, puedes encontrar muchas opciones de renta de oficinas de tipo trabajo compartido o incluso una oficina virtual. Sea cual fuere tu mejor opción, lo mejor es que pienses en ello con antelación para saber a dónde recurrir lo más rápido posible. 

3. Enumera las acciones a seguir en caso de una emergencia 

Tu plan de emergencia no podría estar completo si no incluyes todas las acciones o pasos a seguir para resolver la situación. En tu documento debe estar establecido lo siguiente: 

• Contactos de emergencia. Número de servicios de emergencia locales y cualquier contacto adicional al que necesites acudir en caso de emergencia; esto puede ir desde el hospital más cercano, estaciones de policía o bomberos o un técnico que te ayude a resolver un problema de software.
• Procedimiento de emergencia. Sea cual sea la eventualidad, todos en tu empresa deben saber cómo actuar. Describe las acciones a emprender y adjunta información que podría ser útil; por ejemplo, los planos de tu oficina en donde se indiquen las rutas de evacuación y el equipo de seguridad. 
• Kit de primeros auxilios. Indica cada artículo dentro de tu kit de emergencia y dónde está almacenado. En esto radica también la importancia de tener personal capacitado, que pueda saber cómo usarlo eficazmente. Asegúrate de mantener actualizado tu kit, para que, en caso de necesitarlo, esté en condiciones y no haya caducado. 
• Roles y responsabilidades. Las acciones son importantes, pero también lo es indicar quiénes serán los encargados de ejecutar cada paso. Esta es una información esencial dentro de tu plan de emergencia, pues la comunicación es fundamental para realizar los procedimientos necesarios ante una eventualidad. Piensa en aquellos que podrían ser buenos líderes, mantenlos en constante capacitación y registra en tu plan de emergencia sus nombres, así como sus actividades a desempeñar. 

Es posible que exista mucha información que incluir en tu plan de emergencia; sin embargo, recuerda hacerlo de la forma más breve y clara. En cualquier situación de riesgo será más fácil seguir unos cuantos pasos y no perderse entre cientos de páginas.

Te recomendamos dividir por categorías los posibles riesgos de tu empresa e incluir un índice al inicio del documento, para que sea más fácil encontrar los pasos a seguir para cada situación. Procura no generalizar las emergencias, pues no requerirás los mismos números de emergencia o acciones en caso de un desastre natural que en el de un ciberataque.

4. Revisa y actualiza tu plan de emergencia periódicamente

Una vez que tengas listo tu plan de emergencia empresarial, asegúrate de verificar que todo esté correcto y que los pasos a seguir sean los más viables para resolver diferentes situaciones. Consúltalo con tus empleados y facilita su acceso para que puedan ver las acciones que les corresponden a ellos. 

De igual manera, revisa periódicamente los números de contacto para corroborar que están actualizados. Por ejemplo, puedes realizar llamadas de verificación para saber si el número continúa perteneciendo al servicio que necesitas o si es tiempo de agregar un nuevo contacto. Cuanto más prevengas, más rápida podrá ser la recuperación de tus operaciones. 

Ejemplos de planes de emergencia de organizaciones

Si necesitas ver cómo han establecido otras empresas sus planes de emergencia, te compartimos algunos ejemplos que puedes usar de referencia.

1. Plan de emergencia de la Tesorería Nacional de la República Dominicana 

Como lo mencionamos anteriormente, puedes categorizar tu plan de emergencia para saber cómo debe actuar tu personal ante una situación específica. En este ejemplo, la Tesorería Nacional de la República Dominicana desarrolló un documento de las acciones a emprender en caso de un incendio. 

En este plan de emergencia empresarial están indicadas las acciones que debe realizar el personal en caso de descubrir un incendio, las áreas de evacuación, las alternativas de extinción del incendio, el plan de recuperación y las técnicas de control y prevención. 

Imagen de Sismap

2. Plan de emergencia del Ministerio del Ambiente de Perú 

En este caso puedes ver un plan de emergencia bastante detallado sobre cómo dar continuidad a los servicios de TI y restablecerlos en el menor tiempo posible, en caso de alguna eventualidad. 

Es un ejemplo muy completo y comprueba que un plan de emergencia de una empresa puede ser tan extenso como sea necesario. 

Imagen de Gobierno de Perú 

¿Estás listo para crear tu propio plan de emergencia empresarial? Recuerda que este documento es muy importante y no debes escatimar esfuerzos en su desarrollo. Las eventualidades pueden surgir en cualquier momento y tu empresa tendrá una recuperación más rápida si cuenta con un plan de acción que le permita actuar eficaz e inteligentemente.