¿Comienzas cada día preguntándote cómo causar una mala primera impresión en tus prospectos? Lo dudo mucho. No obstante, cuando usas las mismas plantillas de correo y las mismas "buenas prácticas" durante un tiempo, es posible que no notes que tu presentación aleja a los prospectos.

Si bien esta es una parte pequeña de tu estrategia de comunicación, recuerda que es una de las más importantes. La presentación es el momento ideal para diferenciarte de la competencia y ofrecer valor inmediato a tus prospectos.

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Por eso, dedica un poco de tiempo y haz que tus presentaciones por correo electrónico sean brillantes. Para ayudarte, recopilé ocho errores comunes que debes evitar al presentarte por correo electrónico y añadí algunas sugerencias sobre qué decir.

8 maneras de causar una impresión muy negativa por correo electrónico

1. Comenzar con una línea de asunto engañosa o aburrida

No hagas esto: ¿Quieres alejar a tus prospectos antes de que te conozcan o sepan qué haces? Usa líneas de asunto como estas: “Seguimiento”, “Recomendación de [contacto en común]” o, simplemente, “Solicitud de reunión”.

¿Realmente quieres desconcertar al prospecto? Escribe “Re: [Título del último correo que le enviaste]” incluso si no respondió la primera vez. Ya sabes lo que dicen: “Si no abre tu correo la primera vez, continúa enviando mensajes hasta que lo haga”.

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: Aporta una bocanada de aire fresco a la bandeja de entrada de tu prospecto con líneas de asunto que despierten su interés y lo hagan reír. Haz preguntas que ofrezcan un beneficio a la audiencia. Por ejemplo, “¿Puedo ayudarlo a salir de la oficina 10 minutos antes?” o “¿Se está esforzando por conseguir un ascenso?”. Si estás en la misma ciudad, llama su atención con una frase como “Te invito a tomar algo en una happy hour”.

Estas líneas de asunto son más interesantes, causan una mejor primera impresión y también se pueden incluir en plantillas.

2. Decir al destinatario que es su día de suerte

No hagas esto: Sin dudar, dile a tu prospecto que debe estar muy agradecido porque te pusiste en contacto con él. Además, después de presentarte y contar en profundidad a qué se dedica tu empresa, haz que toda la conversación gire en torno a ti, tus clientes y tu empresa, y explica cuánto puede beneficiarse el prospecto del servicio que ofreces (si es inteligente, por supuesto).

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: En lugar de que el prospecto busque en Google cómo borrar un correo electrónico más rápido de lo que es humanamente posible, reconoce que tiene una agenda ocupada y agradece su atención.

Usa frases como estas: “Ha hecho un trabajo excelente en el desarrollo de [escribe el nombre del equipo, la empresa o la iniciativa]”, “Me gustaría saber más sobre los pasos que lo llevaron hasta allí” y “Ayudé a empresas con logros similares a crecer de X maneras”.

Al centrarte en los logros del prospecto, y no en los tuyos, y al solicitar más información sobre sus éxitos, pones el enfoque de la conversación en él. Recuerda que todos disfrutamos más de las conversaciones en las que somos protagonistas.

3. Recordar al destinatario que eres un completo desconocido

No hagas esto: Abrir correos de contactos que no conoces es bastante impredecible. No seas el tipo de representante de ventas que recompensa a quienes son lo suficientemente intrépidos como para hacer clic y les recuerda que es un desconocido que buscó por todo internet hasta encontrar una conexión de segundo o tercer grado en común.

Algunas frases resaltan lo artificial de la comunicación y no ayudan a desarrollar la conversación ni a concretar la venta. Estos son algunos ejemplos: “Sé que no nos conocemos”, “Obtuvo un ascenso recientemente. ¡Buen trabajo!” o “Noté que le gusta esquiar en su tiempo libre”.

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: Usa información compartida públicamente. Por ejemplo, si el prospecto es un profesional del marketing especializado en redes sociales cuya empresa se adquirió recientemente, escribe algo como “Leí que Empresa X adquirió su empresa recientemente. ¡Buen trabajo! Me gustaría saber cómo influirá esto en las prioridades o debilidades de su equipo de redes sociales de pago”.

Luego, diga lo siguiente: “A menudo, cuando se adquieren empresas como la suya, es necesario volver a alinear los objetivos, las comunicaciones y las métricas. Ayudé a varias empresas similares a lograr esos objetivos…

No importa si se conocieron antes, ya que no usas información personal desconocida para establecer una conexión falsa. En lugar de eso, presentas de inmediato un valor auténtico para el destinatario.

4. Usar una conexión de tercer grado como excusa para el contacto

No hagas esto: Sabes a qué me refiero. Sería algo como “Hola, Daniel. Me enteré de que nuestros primos segundos asistieron a la Universidad Nacional Autónoma de México hace 15 años” o "Noté que trabajamos con el mismo contador y pensé que podría estar interesado en...". Estas no son conexiones, sino la encarnación de la desesperación.

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: Si realmente tienes una recomendación o una conexión cercana, pide a ese contacto que te presente al prospecto mediante un correo electrónico. Si el contacto es alguien que conociste en algún bar hace tres años, intenta un acercamiento como los que analizamos en los puntos anteriores.

Olvídate de usar un “conocido mutuo” poco convincente; mejor, comparte los beneficios que puedes ofrecer a la empresa del prospecto.

5. Esperar hasta el tercer párrafo para decirle al destinatario por qué le escribes

No hagas esto: El prospecto no necesita una historia de dos párrafos sobre tu empresa y, en realidad, tampoco necesita saber tu nombre ni lo que haces. Recuerda que puede buscar información de tu empresa en Google y hallar tu nombre y tu puesto en la firma del correo electrónico.

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: No le digas qué hace tu empresa, sino cómo puede ayudarlo. Por ejemplo, di lo siguiente: “También soy miembro del grupo de ingenieros de SaaS de Veracruz en LinkedIn y vi su comentario sobre lo difícil que es reclutar ingenieros de productos en el área. Sé que es un problema para muchas empresas tecnológicas de Veracruz. Por eso, he ayudado a muchas de estas a aumentar un 25% el número de candidatos”.

Así, vas directo al punto y haces que la conversación sea interesante para el prospecto. Además, mencionas quién eres y cómo puede ayudar tu empresa de una manera mucho más relevante.

6. Decir su nombre una vez y otra vez, y otra vez

No hagas esto: La verdad, Elena, es que me gustó mucho el artículo que publicó recientemente en el blog sobre las herramientas de marketing. ¿Qué pasaría, Elena, si le dijera que tengo una herramienta que puede controlar a todas las demás? Hablo en serio, Elena…”. Es probable que sientas ganas de cerrar el correo y eliminarlo de inmediato.Al menos a mí me despierta eso.

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: Siempre que estés en duda, habla en tono familiar. Repetir el nombre del prospecto solo le recordará que está leyendo un correo de un representante de ventas. Usa el nombre como si fuera pimienta, no sal, y menciónalo con moderación durante la conversación. Solo tienes una oportunidad para causar una primera impresión; asegúrate de que sea excepcional.

7. Sonar desesperado y ligeramente amenazador

No hagas esto: Si tu pipeline está en tan mal estado que hasta el correo de presentación te hace sonar desesperado, creo que debes reconsiderar tu estrategia de ventas. Por ejemplo, las siguientes frases son ofensivas e impertinentes: “No me gustaría que se pierda esta oferta increíble” o “Los mánagers de recursos humanos inteligentes como usted ya están usando este producto”.

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: Hacer estas suposiciones arriesgadas cuando ni siquiera has hablado con alguien por teléfono es un grave error. Además, insinúan que tu prospecto es de alguna manera inferior sin tu solución todopoderosa, y esa no es la impresión que quieres causar. Al contrario, quieres aportar algo para la gran labor que ya están haciendo.

Una vez que hayas explicado cómo puedes ayudar, incluye un enlace a tu herramienta de reuniones y di lo siguiente: “Si esto le parece interesante, puede concertar una cita en mi calendario aquí”.

O bien di lo siguiente: “Lo llamaré mañana para responder cualquier pregunta que pueda tener”.Esto le recuerda al prospecto que tiene el control de la situación y, a la vez, evita que se menosprecie el excelente trabajo que ha hecho sin tu producto o servicio.

8. Respetar rigurosamente la plantilla

No hagas esto: Todos reconocemos una plantilla de correo electrónico genérica cuando la vemos y, sin dudas, el mensaje que recibimos es que al representante de ventas no le preocupan realmente nuestros objetivos y debilidades, y tampoco nuestra empresa. Solo le importa una cifra.

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En lugar de eso, prueba lo siguiente: Las plantillas son un componente fundamental del flujo de trabajo de un representante de ventas. Sin ellas, no es posible gestionar el volumen de comunicaciones que necesitas. Sin embargo, esto no significa que debes sonar como un robot (ni como un droide moderno).

En lugar de solo cambiar el nombre de un prospecto y su puesto, crea plantillas de correo diferentes para casos de uso de comunicación específicos. Además, no cambies únicamente los detalles básicos. Este es un ejemplo de una plantilla de correo que te hará sonar como un droide:

Es impreciso, impersonal y fácil de olvidar. A continuación, se incluye una plantilla en la que se han hecho algunas modificaciones:

Esta plantilla se puede volver a utilizar con otros prospectos que publiquen en blogs y cuenta con suficientes detalles, lo que te permite personalizar cada correo para que suene auténtico. ¿Cuál preferirías recibir?

Dejando de lado las bromas, y los GIF, los representantes de ventas quieren, y deben, enviar correos que los prospectos abran, lean y respondan. No puedes lograr esto con plantillas obsoletas ni con líneas de asunto aburridas.

Al menos una vez cada tres meses, tómate algunos minutos para revisar tus presentaciones por correo electrónico y prueba una estrategia diferente. Te sorprenderá lo que una pequeña modificación puede lograr.

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Publicado originalmente en julio 23 2018, actualizado