7 estrategias efectivas de optimización de costos para empresas

¿Te has preguntado cómo algunas empresas logran mantenerse competitivas y rentables en un entorno económico tan cambiante como el de 2025? La respuesta está en una estrategia clave: la optimización de costos.

En un mundo donde la inflación global, la volatilidad de las cadenas de suministro y los avances tecnológicos son la norma, reducir gastos no es solo una opción, sino una necesidad. La verdadera optimización implica gastar de manera más inteligente y estratégica.

Por ejemplo, la digitalización de procesos puede reducir los costos administrativos hasta en un 25 % y aumentar la productividad en un 20 %, según el Foro Económico Mundial. Además, la automatización de tareas repetitivas ha demostrado incrementar la capacidad de la fuerza laboral en un 12 %.

Y no es solo teoría. Empresas como Antolin han logrado revertir pérdidas y mejorar su rentabilidad mediante un enfoque centrado en la eficiencia y el control de costos.

En este artículo, exploraremos las principales estrategias de optimización de costos que están marcando la diferencia en 2025. Desde la implementación de tecnologías avanzadas hasta la adopción de prácticas sostenibles, descubrirás cómo aplicar estas tácticas para mejorar la rentabilidad y competitividad de tu negocio.

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Por qué es fundamental

Porque mantener un control riguroso de los costos puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento.

Cuando una empresa logra optimizar sus costos, no solo mejora su rentabilidad, sino que también libera recursos para invertir en innovación, mejorar la experiencia del cliente o expandirse a nuevos mercados.

Además, la optimización de costos ayuda a las organizaciones a ser más ágiles y resilientes, preparándose mejor para enfrentar imprevistos como fluctuaciones en los precios, interrupciones en la cadena de suministro o cambios regulatorios.

Ventajas y desventajas de la optimización de costos

Aplicar una buena estrategia de optimización de costos no se trata solo de ahorrar dinero. También implica mejorar procesos, usar mejor los recursos y alinear las operaciones con los objetivos de negocio. Aun así, como toda decisión estratégica, también tiene sus riesgos si no se ejecuta correctamente. Aquí te explicamos ambos lados:

Ventajas:

• Incrementa la rentabilidad: al aplicar estrategias para optimizar costos y gastos, las empresas logran hacer más con menos, lo que se traduce en un mayor margen de utilidad.
• Procesos más eficientes: optimizar costos también implica revisar cómo se hacen las cosas. Esto ayuda a eliminar tareas duplicadas, reducir tiempos y aprovechar mejor los recursos.
• Mejor uso del presupuesto: cuando sabes cómo reducir costos en una empresa sin afectar el valor, puedes redirigir esos recursos hacia innovación, expansión o nuevas oportunidades.
• Ventaja competitiva: una empresa que ha aprendido a optimizar costos puede ofrecer mejores precios, reaccionar más rápido ante cambios del mercado y mantenerse competitiva.
• Sostenibilidad operativa: al mantener una estructura de costos saludable, es más fácil adaptarse en tiempos difíciles y asegurar la continuidad del negocio.

Riesgos si no se optimiza correctamente

Una mala aplicación de las estrategias para optimizar costos puede llevar a usar insumos de baja calidad o reducir personal clave.

• Desmotivación del talento humano: si los recortes no están bien comunicados o se perciben como decisiones arbitrarias, el equipo puede perder confianza y compromiso.
• Ahorros que salen caros: a veces, al buscar cómo reducir costos en una empresa, se toman decisiones apresuradas que luego generan gastos mayores (por ejemplo, mal servicio al cliente, errores operativos o fallos técnicos).
• Pérdida de enfoque estratégico: la optimización de costos no es solo una acción táctica. Si no está alineada con la visión del negocio, puede frenar la innovación o el crecimiento.

Qué son los programas de optimización y reducción de costos

Los programas de optimización y reducción de costos son iniciativas diseñadas para identificar y reducir los gastos innecesarios, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la rentabilidad. Estos son fundamentales para cualquier negocio que desee mantener una ventaja competitiva y mejorar su posición financiera en el mercado.

Estos programas pueden abarcar una amplia variedad de actividades, desde la gestión de inventarios y la adquisición de materias primas hasta la gestión de recursos humanos y la eficiencia energética. La estrategia específica utilizada en cada una dependerá de los objetivos del negocio y de los desafíos particulares que enfrenta.

Uno de los objetivos principales de estos programas es aumentar la eficiencia en la empresa, lo que a menudo implica la identificación y eliminación de procesos ineficientes o redundantes.

Además, también pueden implicar la renegociación de contratos con proveedores y la identificación de alternativas más rentables, así como la implementación de tecnologías innovadoras que permitan mejorar la eficiencia.

Diversos estudios y casos empresariales recientes destacan los beneficios tangibles de implementar programas de optimización de costos:

• Antolin, proveedor global de soluciones tecnológicas para interiores de automóviles, logró un beneficio neto de 5,6 millones de euros en el primer trimestre de 2025, revirtiendo las pérdidas de 2024.
• Esto fue posible gracias a su Plan de Transformación centrado en eficiencia y control de costos. El EBITDA creció un 15 % interanual, alcanzando los 95 millones de euros, con un margen del 9,7 %.
• En el sector minero, la adopción de análisis predictivo y optimización de procesos permitió a las empresas reducir los costos de mantenimiento hasta en un 30 %, aumentar la vida útil de los equipos entre un 20 % y 40 %, y mejorar la eficiencia operativa, según un informe de McKinsey.
• En México, el Foro Económico Mundial reportó que la digitalización de procesos permitió a las empresas reducir los costos administrativos hasta en un 25 % y aumentar la productividad en un 20 %, al tiempo que ayudó a minimizar fraudes internos.
• En Colombia, el programa "Fábricas de Productividad y Sostenibilidad" implementado por Colombia Productiva permitió a las mipymes mejorar su productividad en un 33,8 % en promedio, generando ahorros de hasta $115 millones anuales y aumentando los ingresos en hasta $235 millones.

Diferencias entre reducción y optimización de costos

Muchas veces se confunden los términos reducción de costos y optimización de costos, pero en realidad representan enfoques muy distintos dentro de la gestión financiera de una empresa.

La reducción de costos suele entenderse como recortar gastos, muchas veces de manera inmediata y sin un análisis profundo. Esto puede implicar eliminar partidas presupuestales, disminuir personal o comprar materiales más baratos, lo que en algunos casos afecta la calidad, la productividad o la satisfacción del cliente.

Aunque puede ser útil a corto plazo, reducir costos de forma indiscriminada no es una estrategia sostenible ni eficiente para crecer.

En cambio, la optimización de costos es un proceso más amplio y estratégico. Se trata de analizar cada área y proceso para reducir costos en una empresa de forma inteligente, sin sacrificar valor ni impacto positivo.

La optimización busca maximizar la eficiencia, invertir mejor los recursos y mejorar resultados, considerando aspectos como la tecnología, la innovación y la cultura organizacional.

Por ejemplo, mientras que una reducción simple puede significar despedir personal para ahorrar en sueldos, una optimización de costos podría implementar herramientas digitales que automatizan tareas repetitivas, manteniendo el equipo y aumentando la productividad.

Las estrategias para optimizar costos son clave para empresas que quieren mantenerse competitivas y rentables en el tiempo, mientras que la reducción de costos puede ser un parche temporal que, si no se maneja bien, trae problemas mayores.

1. Utiliza herramientas de automatización

Las herramientas de automatización pueden ser una excelente manera de optimizar los costos. Ayudan a las organizaciones a mejorar la eficiencia al eliminar la necesidad de realizar tareas repetitivas manualmente: por ello, puede aumentar la productividad hasta en un 30 %.

A continuación, te presentamos cómo se desempeñan:

• Automatización de procesos de negocios: las empresas pueden utilizar estas herramientas para identificar y eliminar procesos redundantes o ineficientes. Al hacerlo es posible reducir los costos asociados con la realización de tareas manuales y mejorar la eficiencia.
• Automatización de tareas de contabilidad: sirven para realizar tareas repetitivas como la entrada de datos, la conciliación de cuentas y la preparación de informes financieros. Al automatizarlas, las organizaciones pueden eliminar los errores y ahorrar tiempo y recursos.
• Automatización de atención al cliente: las empresas pueden utilizar chatbots y otras herramientas de automatización para brindar atención al cliente de manera eficiente. Esto puede ayudar a disminuir los costos asociados con la contratación y capacitación de personal, al tiempo que se mantiene un alto nivel de satisfacción.
• Automatización de marketing: estas herramientas sirven para enviar correos electrónicos automatizados, crear campañas publicitarias en redes sociales y hacer un seguimiento del rendimiento de las campañas. Esto puede ayudar a reducir los costos asociados con la contratación de personal de marketing y mejorar el retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés).

Por ejemplo, la empresa "Logística Verde" incorporó un software de optimización operacional con inteligencia artificial para la planificación de rutas y manejo de inventarios, logrando una reducción del 25 % en costos operativos y un aumento del 50 % en rentabilidad en un año.

2. Negocia con los proveedores

La negociación con proveedores puede ser una forma efectiva de mejorar el desempeño y la rentabilidad. Te presentamos algunas maneras de poder hacerlo:

• Comprender los costos de los proveedores: es importante que las empresas comprendan los costos de los proveedores, incluidos los de producción y de envío, y los márgenes de beneficio. Al tenerlos claros pueden tener una mejor idea de lo que pueden negociar con ellos.
• Buscar opciones alternativas: pueden buscar opciones alternativas para los productos o servicios que compran a los proveedores. Si estos no están dispuestos a negociar, lo mejor es contar con otros que ofrezcan mejores precios y términos.
• Negociar plazos de pago: tanto las pymes como los grandes negocios pueden negociar con los proveedores para establecer plazos de pago más largos, lo que ayuda a reducir los costos de financiamiento y mejorar el flujo de efectivo.
• Consolidar las compras: otra estrategia funcional es consolidar las compras para obtener mejores precios de los proveedores. Al adquirir grandes volúmenes de productos o servicios es posible obtener descuentos y aminorar los costos de envío.
• Mantener una buena relación con los proveedores: como con cualquier otra relación de trabajo, el buen trato y la generación de confianza son claves, y para la optimización de costos no son la excepción. Por ello, una compañía puede trabajar con sus proveedores para identificar oportunidades de ahorro y mejorar la eficiencia en la cadena de suministro.

Un ejemplo es en 2024, Mercadona fortaleció su compromiso con proveedores locales en Aragón, realizando compras por valor de 1.007 millones de euros, un aumento del 6,5 % respecto al año anterior, lo que demuestra cómo una colaboración estrecha puede beneficiar a ambas partes.

3. Evalúa el costo-beneficio de tus gastos

Evaluar el costo-beneficio de los gastos también ayuda a las empresas a optimizar sus costos este año. ¿Cómo hacerlo? Te lo decimos a continuación:

• Establecer criterios de evaluación: los negocios pueden establecer criterios de evaluación para determinar el costo-beneficio de los gastos. Estos pueden incluir factores como el ROI, la reducción de costos a largo plazo, el impacto en la eficiencia y la satisfacción del cliente.
• Realizar un análisis de costo-beneficio: este sirve para evaluar el impacto financiero de los gastos, pues compara los costos de un gasto con los beneficios potenciales, por ejemplo, el aumento de ingresos o la reducción de costos.
• Priorizar los gastos: las organizaciones pueden priorizar los gastos según su importancia y su impacto en la rentabilidad. Esto ayuda a garantizar que las inversiones más importantes y beneficiosas se asignen a los rubros adecuados.
• Monitorear y revisar los gastos: los negocios pueden monitorear y revisar los gastos de forma regular para evaluar su efectividad y realizar ajustes, si es necesario. Esto contribuye a garantizar que las inversiones sigan siendo rentables y beneficiosas a largo plazo.
• Utilizar herramientas de análisis financiero: estas herramientas sirven para evaluar el costo-beneficio de los gastos, y ayudan a las empresas a identificar aquellos que pueden reducirse o eliminarse para mejorar la rentabilidad.

Por ejemplo la empresa "Estilo Global" enfrentaba pérdidas del 40 % en ventas durante picos de tráfico en su plataforma de e-commerce. Al integrar un software de gestión con análisis predictivo, aumentaron sus tasas de conversión en un 15 % y redujeron las devoluciones en un 20 % en seis meses.

4. Minimiza el desperdicio

Minimizar el desperdicio es una parte fundamental de un plan, ya que este representa una pérdida de recursos valiosos que podrían utilizarse de manera más efectiva en otros lugares. Algunas formas de hacerlo efectivamente son las siguientes: 

• Implementar un programa de gestión de residuos: las empresas pueden implementar un programa de gestión de residuos para identificar y reducir los restos en el lugar de trabajo. Esto puede incluir prácticas como la reducción de papel y plásticos, el reciclaje de materiales y la eliminación adecuada de materiales peligrosos.
• Utilizar prácticas de producción más eficientes: las prácticas de producción más eficientes para minimizar el desperdicio pueden incluir la implementación de procesos de producción just-in-time, la optimización de los flujos de trabajo y la reducción de los lapsos de inactividad.
• Capacitar al personal sobre la importancia de minimizar el desperdicio: las compañías pueden capacitar al personal sobre la importancia de minimizar el desperdicio y cómo hacerlo. Esto puede incluir la formación sobre prácticas de gestión de residuos, técnicas de producción eficientes y la identificación y disminución de residuos en el lugar de trabajo.
• Implementar prácticas de compra y almacenamiento más eficientes: las prácticas de compra y almacenamiento pueden incluir la compra de cantidades más precisas de materiales y la utilización de sistemas de almacenamiento que minimicen la posibilidad de que los materiales se dañen o caduquen.
• Medir y monitorear el desperdicio: esto sirve para identificar áreas de mejora y evaluar el éxito de los programas de minimización de desperdicio, mediante la realización de auditorías de residuos y la implementación de sistemas de seguimiento para identificar las áreas donde se genera más desperdicio.

Por ejemplo la empresa Antolin implementó un Plan de Transformación centrado en eficiencia y control de costes, logrando un beneficio neto de 5,6 millones de euros en el primer trimestre de 2025, revirtiendo las pérdidas de 2024.

5. Usa herramientas de gestión de proyectos

La utilización de herramientas de gestión de proyectos permite una mejor planificación, seguimiento y control de los recursos y actividades del proyecto. Aprovecha estas herramientas de la siguiente forma:

• Planificación y presupuesto: las herramientas de gestión de proyectos permiten a las empresas planificar y presupuestar los proyectos de manera más efectiva. Al definir claramente los objetivos y establecer un presupuesto realista, es posible que no gasten más de lo necesario.
• Asignación de recursos: estas herramientas también permiten asignar recursos de manera eficiente. Al destinarlos a las tareas correctas, los negocios pueden garantizar que se utilicen de manera efectiva, lo que ayuda a reducir los costos.
• Seguimiento del progreso: con el uso de este tipo de herramientas puedes realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Al hacerlo, identificarás rápidamente cualquier desviación en el presupuesto o en los plazos, lo que permite tomar medidas correctivas a tiempo.
• Comunicación y colaboración: las herramientas de gestión de proyectos también facilitan la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo y con los stakeholders. Esto puede ayudar a minimizar los errores y evitar la duplicación de esfuerzos para reducir los costos.
• Evaluación y mejora continua: de igual forma, pueden ser útiles para evaluar el rendimiento del proyecto y hacer mejoras continuas. Al analizar el rendimiento del proyecto, las organizaciones pueden identificar las áreas donde se pueden reducir costos y mejorar la eficiencia.

Un ejemplo es que las empresas que adoptan soluciones tecnológicas integrales han reportado mejoras sustanciales en sus márgenes de beneficio tras la adopción de estas herramientas.

6. Implementa modelos de trabajo híbrido o remoto

No es ninguna novedad que el trabajo remoto dejó de ser una solución temporal para convertirse en una alternativa real, viable y, sobre todo, estratégica. Lo que sí sorprende es cuánto puede aportar a la optimización de costos cuando se gestiona correctamente.

Muchas empresas descubrieron durante la pandemia que no necesitaban oficinas gigantes ni presencia física constante para funcionar. Hoy, en 2025, ese aprendizaje ya se ha transformado en acción: cada vez más organizaciones combinan el trabajo remoto con el presencial en modelos híbridos que ofrecen flexibilidad sin perder estructura.

¿Y cómo ayuda esto a reducir costos en una empresa?

Primero, disminuye significativamente el gasto en alquiler de oficinas, servicios públicos, mobiliario y mantenimiento. También reduce costos indirectos como transporte, viáticos y horas improductivas en desplazamientos.

Pero lo más interesante es lo que sucede en el mediano plazo: una mayor satisfacción del equipo, menor rotación de talento y mejor acceso a profesionales de diferentes regiones (incluso países), sin tener que asumir costos de reubicación.

Es una de esas estrategias para optimizar costos que no solo reduce gastos, sino que también potencia la competitividad.

Por supuesto, requiere una buena estructura digital, herramientas de colaboración en línea y una cultura organizacional basada en la confianza y los resultados. Pero si se implementa de forma adecuada, el modelo híbrido no solo es más económico, sino también más inteligente.

Por ejemplo según una encuesta global de Zoom, el 83 % de los empleados se sienten más productivos trabajando en entornos híbridos. Además, un estudio de EY reveló que el 90 % de los colombianos prefieren un esquema de trabajo híbrido, con al menos 2 días de trabajo remoto.

7. Aprovecha la inteligencia artificial y automatización avanzada

Si hablamos de optimización de costos en 2025, no podemos dejar de lado a la inteligencia artificial (IA) y la automatización avanzada. Ya no se trata de una tendencia futurista: es una realidad presente que muchas empresas están aprovechando para operar mejor, más rápido y con menos recursos.

¿En qué se traduce esto, concretamente? Imaginemos algunos escenarios: un sistema de IA que analiza tus patrones de venta y ajusta automáticamente tus inventarios para evitar sobrecostos. O un chatbot que responde consultas frecuentes de clientes las 24 horas sin necesidad de ampliar tu equipo de atención.

O incluso algoritmos que detectan posibles fraudes o desviaciones presupuestarias antes de que se conviertan en un problema serio.

Estas tecnologías no solo ahorran tiempo y dinero, sino que también aumentan la precisión de las decisiones y reducen el margen de error humano. Además, liberan a tu equipo de tareas operativas para que puedan enfocarse en lo estratégico.

Otra ventaja clave es que muchas de estas herramientas son escalables y accesibles incluso para pymes. Ya no es necesario hacer grandes inversiones iniciales: muchas soluciones funcionan bajo modelos de suscripción, lo cual encaja perfectamente con un enfoque de reducción de costos en una empresa sin comprometer la innovación.

Integrar la inteligencia artificial y la automatización como parte de tus estrategias para optimizar costos no solo te permite gastar menos, sino operar mejor. En un entorno donde la eficiencia y la agilidad marcan la diferencia, estas tecnologías se convierten en aliados clave para cualquier organización que quiera mantenerse competitiva.

Como ejemplo de esto tenemos a General Electric ha implementado machine learning para predecir el mantenimiento de sus equipos industriales, reduciendo costos de reparación inesperados y mejorando la eficiencia operativa.

Caso de éxito: empresas que transformaron sus costos

La teoría está bien, pero los resultados reales hablan más fuerte. Aquí tienes un ejemplo concreto de una empresa que implementó estas estrategias con éxito:

Cómo medir el impacto de tu programa de optimización de costos

Implementar un programa de optimización de costos es solo el primer paso. Para asegurarte de que realmente está funcionando y aportando valor, es fundamental medir su impacto de manera constante y precisa.

Primero, define indicadores clave de rendimiento (KPIs) relacionados con tus objetivos. Algunos de los más comunes para medir la optimización de costos incluyen:

• Reducción porcentual de gastos operativos: cuánto has logrado bajar en costos generales en comparación con periodos anteriores.
• Aumento de la eficiencia operativa: qué tanto mejoraron los procesos en tiempo o recursos usados.
• Retorno de inversión (ROI): evalúa cuánto se ha recuperado por cada peso invertido en las estrategias para optimizar costos.
• Productividad por empleado: mide si el equipo produce más o mejor con los recursos actuales.
• Satisfacción del cliente: porque una buena optimización no debe afectar la calidad del servicio.

Luego, utiliza herramientas tecnológicas para recopilar y analizar estos datos de forma periódica, como softwares de gestión financiera, ERP o dashboards personalizados. Lo importante es tener información clara y actualizada para tomar decisiones informadas.

Recuerda también hacer revisiones cualitativas, conversa con tu equipo, proveedores y clientes para conocer cómo perciben los cambios. A veces, el impacto no solo se refleja en números, sino en mejoras en la comunicación, motivación o innovación.

Finalmente, medir el impacto te permitirá ajustar tu programa, identificando qué funciona y qué no, y aplicando nuevas estrategias para optimizar costos que te ayuden a mantener la competitividad y rentabilidad a largo plazo.

Cómo optimizar los costos de tu empresa con herramientas de HubSpot

Optimizar costos se trata de tomar decisiones estratégicas que permitan a la empresa ser más eficiente, asignar mejor sus recursos y generar más valor con menos desperdicio.

HubSpot, como plataforma integral, ofrece múltiples herramientas para lograrlo.

A continuación, exploramos cinco formas clave de implementar una estrategia de optimización de costos utilizando nuestro ecosistema.

1. Automatiza tareas para reducir cargas operativas

Una de las maneras más efectivas de optimizar costos es a través de la automatización. Con los flujos de trabajo disponibles en el Marketing Hub y en el Operations Hub, es posible automatizar tareas como el envío de correos, la asignación de leads, recordatorios y actualizaciones internas.

Esto no solo reduce errores humanos y tiempos de respuesta, sino que libera recursos valiosos que pueden enfocarse en actividades de mayor impacto estratégico. Implementar procesos automáticos permite hacer más con el mismo equipo, sin necesidad de contratar personal adicional.

2. Mejora la gestión de proveedores con información centralizada

Negociar con proveedores es más efectivo cuando se tiene información clara y actualizada. El CRM gratuito de HubSpot permite centralizar todo el historial de interacciones con proveedores, registrar condiciones comerciales y hacer seguimiento a las renovaciones de contratos.

Además, puedes crear propiedades personalizadas para registrar datos como costos unitarios, tiempos de entrega o niveles de satisfacción. Con esta información, es mucho más sencillo tomar decisiones informadas que generen ahorros sostenibles en el tiempo.

3. Evalúa el rendimiento de tus inversiones

Otra práctica clave en la optimización de costos es medir el retorno de cada gasto. Con los informes y dashboards personalizables que ofrece HubSpot, puedes monitorear el rendimiento de campañas, canales de adquisición y acciones comerciales en tiempo real.

Esto permite ajustar presupuestos rápidamente y enfocar la inversión en lo que realmente genera valor.

Por ejemplo, si un canal digital presenta un costo de adquisición elevado pero una baja tasa de conversión, puedes reducir su presupuesto y asignarlo a uno más eficiente, con datos objetivos como respaldo.

4. Reduce el desperdicio operativo en tus procesos comerciales

Un proceso comercial mal estructurado genera desperdicio: leads desatendidos, oportunidades estancadas o tareas duplicadas. Sales Hub te permite construir pipelines de ventas claros, con etapas definidas y automatizaciones que activan alertas cuando una oportunidad lleva demasiado tiempo sin avanzar.

De esta forma, no solo se mejora la eficiencia operativa, sino que se evitan pérdidas por falta de seguimiento o mala gestión del tiempo.

5. Organiza el trabajo sin depender de herramientas externas

Muchas empresas gastan en múltiples plataformas para gestionar tareas, proyectos y comunicaciones. HubSpot ofrece funcionalidades integradas comIo asignación de tareas, notas colaborativas, seguimiento de tickets y playbooks para procesos estandarizados.

Estas herramientas permiten mantener al equipo alineado y reducir la dependencia de software adicional. Al concentrar la operación dentro del mismo ecosistema, se minimizan los costos asociados a la gestión y mantenimiento de múltiples plataformas.

Como ves, optimizar los recursos de tu empresa es crucial para tu éxito y supervivencia en un mercado cada vez más competitivo y exigente.

Al implementar medidas como la reducción de costos, la negociación con proveedores y la utilización de herramientas de gestión de proyectos, puedes aprovechar al máximo tus recursos y mejorar tu rendimiento empresarial.

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En definitiva, emprender alguna estrategia para optimizar los recursos es una inversión que puede marcar una gran diferencia en el éxito a largo plazo.

Preguntas frecuentes sobre estrategias efectivas de optimización de costos