En mayor o menor medida, a todos nos gustan las hojas de cálculo. Excel es un programa universal en todas las oficinas por distintos motivos: las hojas de cálculo son fáciles de usar, sus funciones son fáciles de aprender y son económicas en comparación con un software especializado.
Sin embargo, también presentan muchos problemas que suponen grandes riesgos para las organizaciones, y si tienes una pequeña empresa o startup, algunos de estos riesgos podrían significar el final de tu negocio.
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Aquí te presentamos cinco motivos por los cuales Excel podría estar arruinando tu negocio. Si tu manera de gestionar la empresa se basa en hojas de cálculo, quizá deberías reconsiderarlo.
Brechas en los ingresos
Las oportunidades de venta y los clientes son la base de tu empresa, y cada centavo cuenta, en especial si te estás esforzando mucho por crecer o por no cerrar tus puertas. Es cierto que monitorizar las interacciones de los clientes en hojas de cálculo es un proceso bastante simple para uno o dos empleados, pero ¿qué sucede cuando contratas a tu primer representante de ventas especializado? ¿O a los primeros diez? El seguimiento de clientes en Excel puede convertirse rápidamente en una actividad caótica.
No solo es imposible determinar quién trabaja con qué oportunidad de venta y cuándo, sino que un seguimiento de interacciones en Excel incorrecto o incompleto a menudo implica pasar por alto a los mejores prospectos. Y si eso no te asusta, entonces nada lo hará.
Un gran número de errores
Cuando administras una pequeña empresa, debes entender muy bien el estado exacto de tu negocio. Algunos dólares extra aquí o allá podrían representar la diferencia entre apostar el doble por una nueva estrategia o inversión, o retirarte por completo del juego y asegurarte el dinero en efectivo que tienes.
Por desgracia, la precisión no es exactamente uno de los puntos fuertes de Excel. Un estudio de la Universidad de Hawaii reveló que el 88% de las hojas de cálculo contiene algún tipo de error. Con esto en mente, llevar a cabo tus tareas financieras en Excel podría acarrearte pérdidas a largo plazo.
Problemas compartidos
¿Este tipo de nombre de archivo te resulta familiar?
Hoja_contacto_cliente_AB_YN_OP_DW_gh_final_31.08.17_final_FINAL.xls
Esa es precisamente la naturaleza de las hojas de cálculo compartidas. Dado que los usuarios no pueden hacer actualizaciones en tiempo real en la misma hoja de cálculo, el documento debe transferirse de un equipo a otro todas las veces que sean necesarias. Después de que una persona actualice el documento maestro (y roguemos que lo haya hecho bien), se lo pasa a alguien más. Es un proceso lento, cuando menos, por lo que si esperas recibir el archivo para analizar los resultados o tomar una decisión crítica, primero asegúrate de que tu tarea no tenga una fecha límite estricta.
Aquí damos por sentado que cada uno de los usuarios completa y guarda la hoja de cálculo correctamente. De lo contrario, si un documento no se almacena en la carpeta compartida designada, se puede generar una gran problema de versiones en conflicto. Si eso pasa, deberás tener mucha suerte y paciencia para descubrir cuál es la versión correcta.
Problemas de implementación
En el informe sobre las ventas Estado de Inbound del año 2017, los representantes de ventas expresaron que el principal problema de los sistemas de CRM era la introducción manual de datos. Este obstáculo también se traslada a las hojas de cálculo, que implican una introducción de datos casi 100% manual.
Si los propietarios de las empresas tienen problemas para que los representantes de ventas y otros empleados introduzcan datos en un sistema de CRM (que, en teoría, presenta un cierto nivel de automatización), experimentarán los mismos inconvenientes (o incluso peores) con las hojas de cálculo. Sin embargo, si tus empleados no usaran hojas de cálculo, ¿cómo sabrías cuál es la situación real de tu empresa? La predicción de visibilidad no sería la mejor.
Obstáculos de seguridad
No todos los miembros de tu empresa deberían poder ver todos los datos. Por ejemplo, no todos los empleados deberían tener acceso a la información del área de recursos humanos, como las tasas de remuneración, los números de seguridad social y domicilios. La seguridad deficiente no solo pone en riesgo a tus empleados, sino que también expone a tu empresa a demandas o sanciones.
¿Cuál es la solución de Excel para garantizar la seguridad de las hojas de cálculo? La protección de acceso con contraseña. Dicho de otra manera: los usuarios pueden ver toda la hoja de cálculo o ni siquiera pueden acceder a ella. No hace falta aclarar que esta no es la situación ideal en casos en los que los usuarios requieren distintos niveles de acceso.
Además, dado que la seguridad no se vincula a cuentas específicas (en Excel no hay forma de saber quién accede a una hoja de cálculo), la persona equivocada solo debe averiguar la contraseña para modificar o robar tus datos. Recuerda que por la boca muere el pez, así que espero que todos tus empleados sean fiables.
Como puedes ver, Excel no es una herramienta que te ayude a ahorrar tiempo ni dinero. En lugar de ofrecer beneficios, las hojas de cálculo podrían perjudicar a las pequeñas empresas sin que ni siquiera lo sepan.
La tecnología especializada no siempre es costosa. Hay una gran variedad de apps de finanzas, recursos humanos, gestión de contactos y ventas disponibles en la actualidad, que fueron creadas específicamente en función de las necesidades y el presupuesto de las pequeñas empresas.
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