Cómo aplicar los 8 pasos del modelo de Kotter (con ejemplo)

La capacidad de adaptación es una de las fortalezas que toda empresa debe poseer. Si bien todas las compañías tienen objetivos y métodos de trabajo definidos, la realidad es que muchos de los factores que afectan las tomas de decisiones, la capacidad de ventas y la organización de una empresa están fuera de las manos de los líderes empresariales.

En los últimos años hemos sido testigos de una de las más importantes transformaciones en las dinámicas de trabajo. La lección es que no prepararse para el cambio y adaptarse a nuevos climas de negocios puede llevar al fracaso.

En este artículo revisaremos los puntos más importantes de uno de los modelos de cambio más populares en el liderazgo organizacional: el modelo de Kotter.

Descubre qué es, cuál es su importancia y cómo puedes implementarlo en tu empresa con 8 sencillos pasos gracias a un ejemplo empresarial.

Asimismo, reconoce la importancia de crear una estrategia que dé lugar a un proceso de cambio, en el que tienen que participar todos los miembros de la organización: la junta directiva, jefes de área, trabajadores y sindicatos. Anuncia la transformación con un sentido de urgencia para lograr que el ritmo se apresure y se mantenga hasta la consecución.

Importancia del modelo de Kotter

Es necesario contar con una estrategia clara para adaptarse al cambio a fin de que los procesos de transformación sean eficaces y benéficos para todos. Precisamente, el modelo de Kotter se encarga de dirigir el rumbo. Es un método eficaz en gestión de cambio empresarial que se encarga de transiciones tan abruptas como un cambio de administración, gerencia, modo de producción, sistema de organización, nuevas herramientas de trabajo, implementación de tecnología e IA, entre otros.

Este modelo funciona como un instructivo para las y los líderes de cualquier tipo de empresa, quienes se encargan de dar el primer paso e inspirar a los demás antes, durante y después del proceso. La empresa consultora Gartner ha reportado que más de la mitad de las iniciativas de cambio fracasan, mientras que solo el 34 % de ellas son exitosas. Por ello, es primordial contar con una fórmula que se ajuste a los nuevos ambientes laborales.

Ventajas y desventajas del modelo de Kotter

Entre las ventajas que tiene este modelo, que le han valido su gran popularidad, se encuentran:

• Tiene una capacidad de adaptación para ser útil en diferentes escenarios y para distintos problemas empresariales.
• Es sencillo de entender y de seguir, por lo que las y los líderes empresariales pueden adoptar esta metodología sin ser expertos en transformación organizacional.
• Es un método probado, ya que incluso después de más 25 años de su propuesta en el Harvard Business Review, la fórmula sigue siendo realmente útil para pequeñas y grandes empresas. 
• Ya que es una fórmula general, puedes adaptar la estrategia al giro de tu organización o a las necesidades de tus recursos humanos.

Por otro lado, dentro de las desventajas referentes a esta fórmula empresarial vemos los siguientes puntos: 

• Su planeación inicial es imprecisa, ya que el sentido de urgencia sobre el que se basa puede caer en decisiones impulsivas que no tienen una estrategia definida aún.
• De acuerdo con los principios de la investigación de mercados, se tendría que hacer un análisis previo de la empresa, y con base en su visión, crear una estrategia.
• Está muy enfocado en los líderes empresariales y en los resultados que se tienen que rendir a la junta directiva.

Ahora que sabes por qué este modelo es tan importante y las ventajas y desventajas que tiene su fórmula general, es momento de que veamos cuáles pasos componen la propuesta de Kotter y cómo la puedes implementar en un escenario real.

1. Establece un sentido de urgencia

Generalmente son las y los líderes empresariales quienes más rápido detectan la necesidad de cambio. Aun así, por sí mismos no pueden generar estas transformaciones.

Debido a que las empresas están compuestas por una multiplicidad de individuos, es necesario unir fuerzas y buscar colectivamente la transformación. Si todos no buscan el cambio, difícilmente tendrás éxito en tus objetivos de transformación. Para generar este interés colectivo debes generar un sentimiento común de urgencia.

En otras palabras, no se puede generar cambio si no existe un incentivo para impulsarlo. Esto lo puedes lograr advirtiendo a los colaboradores del peligro que corre la organización frente a ciertos retos, mostrando pequeños escenarios de crisis o eliminando algunos excesos que contribuyan a la inercia actual de los empleados. Si tienes un enfoque proactivo lograrás incentivar este sentido de transformación mediante la comunicación de los beneficios que obtendrán como resultado de la transformación buscada.

2. Crea coaliciones

A pesar de que el cambio requiere la suma de esfuerzos colectivos, debe existir una figura de liderazgo que dirija los esfuerzos comunes hacia la meta que ha sido trazada. Esta figura no necesariamente recae en un único individuo; por el contrario, los líderes deben unir sus fuerzas como responsables directos de una correcta transformación.

Para lograr el cambio en una empresa es fundamental que los líderes creen coaliciones entre departamentos o las mesas directivas para impulsar las transformaciones. Esto ayudará a generar una mejor estrategia y a encauzar esfuerzos.

Cuantos más miembros fuertes del equipo estén de tu lado, más confianza generarás entre los empleados y estos terminarán sumándose a tu causa. Tu experiencia, credibilidad y liderazgo son las mejores herramientas para cumplir satisfactoriamente con este cambio.

3. Desarrolla una visión y una estrategia

Los objetivos se distinguen de las visiones en que los primeros son puntos a cumplir, mientras que las segundas son escenarios de una situación futura e involucran un plan más grande, acompañado de proyectos ideales. Para Kotter la visiones deben ser:

• Imaginables
• Deseables
• Realizables
• Flexibles
• Comunicables

Para generar el cambio no basta con diseñar objetivos fijos. Por el contrario, debes contagiar tu visión para que sea adoptada por todos los miembros del colectivo. Así, no solo les dirás qué hacer, sino por qué es importante hacerlo.

Por otro lado, es necesario que también tengas un plan real, ya que una visión puede ser utópica. Para ello, es fundamental contar con una buena estrategia. Los pasos que debes seguir de acuerdo con este método para definir tu visión y objetivo son:

• Realiza un borrador del objetivo general al que te diriges.
• Remarca la importancia del líder transformacional.
• Distingue el papel de los trabajadores y de las coaliciones que has creado.
• Reflexiona sobre el papel de la razón y el de las emociones en este proceso.
• Ten en cuenta los posibles desvíos y riesgos en tu plan.
• Estima el tiempo en el que lograrás tu objetivo.
• Establece qué es aquello a lo que quieres dirigirte.

4. Comunica la visión de cambio

Una vez que has generado tu plan de acción y que has definido la visión del futuro de tu empresa, es momento de compartir estos ideales con tus trabajadores. De este modo, los colaboradores de tu empresa no solo sabrán qué tienen que hacer y por qué es importante hacerlo: también sabrán cómo lograrlo.

Tus habilidades de comunicación serán las herramientas más importantes en este paso. Si tus empleados no entienden los propósitos del cambio o si tu plan de acción no es congruente, difícilmente lograrás dirigir los esfuerzos hacia el lugar que quieres. Kotter sugiere las siguientes claves para lograr una comunicación efectiva:

• Simplificación del lenguaje: evita la jerga y los tecnicismos para mantener la claridad en los contenidos que quieres comunicar.
• Uso de metáforas, analogías y ejemplos: para hacer más comprensible un problema y la solución que propones, recurre a comparaciones con otros escenarios.
• Creación de foros de discusión: si comunicas tus ideas en grupos pequeños, es mucho más probable que las personas se sientan cómodas al expresar sus dudas.
• Repetición de ideas: una idea difícilmente permanece en la cabeza de las personas tras escucharla una sola vez. Repite esta información, ya sea de manera oral, en un documento o en correos electrónicos.
• Predicar con el ejemplo: si los empleados ven que su líder está implementando las acciones estipuladas, entonces se sentirán más comprometidos a hacerlas también.
• Explicar las inconsistencias y resolver dudas: es necesario escuchar activamente las inquietudes de los trabajadores para que sea claro cómo deben hacerse las cosas.
• Preferir el diálogo a la simple ordenanza: la comunicación unidireccional no funciona en la organización del cambio; opta por conversar con tus colaboradores para generar ideas comunes.

Diseña paso por paso un plan de acción que involucre todas las etapas que requieres para el cambio y prioriza la claridad en las instrucciones que des a tus trabajadores. Asimismo, utiliza un lenguaje simple y mantén tus canales de comunicación abiertos en caso de que surjan dudas o inquietudes.

5. Empodera a los trabajadores

Como su nombre lo indica, una de las tareas más importantes que debes cumplir para lograr el cambio es dándole más poder a las personas.

Si bien los líderes son las figuras representativas e impulsoras de la transformación, la realidad es que unas cuantas de personas en posición de autoridad son incapaces de generar el cambio y de monitorear todas las acciones de transformación que les corresponden a los trabajadores. Por ello, es fundamental que generes consciencia colectiva y cedas responsabilidades a tus colaboradores.

Naturalmente, delegar tareas puede ser difícil para los líderes. Por ello, es importante asegurarse de que los trabajadores desempeñen su trabajo de modo correcto. Para lograrlo, Kotter recomienda:

• Inculcar la visión de cambio en los ideales del trabajador.
• Crear estructuras de trabajo compatibles con la visión y delegar responsabilidades a las personas y grupos indicados.
• Ofrecer capacitación para que los responsables puedan cumplir con sus tareas.
• Alinear el sistema y el personal de acuerdo con el objetivo establecido.
• Confrontar a quienes no están llevando a cabo sus tareas y, de ser necesario, separarlos del grupo.

6. Genera objetivos a corto plazo

Tener una única meta lejana en el tiempo puede ser un buen incentivo para los trabajadores. Sin embargo, a la larga puede provocar un desánimo entre ellos o incluso generar desinterés.

Para mantener la motivación entre los colaboradores es deseable que haya pequeñas metas en el camino que representen triunfos para los trabajadores. Esto permitirá que exista una evidencia tangible de que los sacrificios y esfuerzos están rindiendo frutos. Asimismo, tus superiores, en caso de que haya, verán la eficiencia de tu plan de transformación.

De ser posible, ofrece incentivos y recompensas con cada pequeño logro de los empleados, a fin de generar ánimo y terminar de convencer a todo el equipo de que tu plan funciona.
Si quieres generar objetivos concretos, puedes utilizar nuestras plantillas de objetivos SMART.

7. Consolida los triunfos e incentiva más cambios

Los cambios realmente profundos suelen requieren tiempo y, como hemos visto, este es un punto en contra al momento de generar interés en la transformación y mantener motivados a los equipos.

Cuando no hay constancia de un progreso real o está llevando demasiado tiempo lograr la visión que has definido, lo más probable es que surja el escepticismo y tu credibilidad sea puesta en duda. Para evitarlo, lo mejor es que comiences a consolidar los pequeños triunfos en prácticas empresariales reales.

Esto permitirá que a partir de un logro generes nuevos objetivos menores y mantengas activos a tus trabajadores. Nunca es conveniente sentirte en una zona de confort y cantar victoria sin haber llegado al último objetivo.

Solo de este modo no se perderá la búsqueda del objetivo final y los trabajadores se mantendrán activos y a la expectativa de cumplir con las metas que les hayas propuesto.

8. Afianza el cambio en la cultura de tu empresa

Has llegado a tu objetivo. El plan que definiste ha funcionado y la visión que habías imaginado se ha hecho realidad. El cambio parece exitoso. No obstante, si bien muchas veces las transformaciones modifican las metodologías de trabajo y los objetivos empresariales, debes considerar que un viejo hábito es difícil de extirpar. Las transformaciones no serán cambios reales sino hasta el momento en que se vuelvan parte de una nueva cultura empresarial.

Solo cuando se hayan modificado los valores, misión o visión de las empresas es que podemos asegurar que el cambio ha rendido frutos. De lo contrario, solo será una fachada que tarde o temprano terminará cayéndose.

Para lograr este afianzamiento del cambio es necesario que fijes en la mente de los colaboradores de la empresa los nuevos valores y las nuevas formas de trabajo. Para lograr esta misión Kotter recomienda:

1. Generar los cambios en la cultura al final del proceso y no antes. Es necesario generar las nuevas prácticas para después modificar los códigos de la empresa; de otro modo, esto se percibirá como una imposición.
2. Tener los resultados del cambio como respaldo. Esto te permitirá contar con evidencia de que el cambio ha sido benéfico para la organización.
3. Conservar a quienes se hayan adaptado mejor al cambio. Por más que quieras, es probable que muchas personas se mantengan reacias a aceptar las modificaciones obtenidas. En algún punto, será necesario que hagas una selección de personal de acuerdo con los estándares actualizados para que también puedas atraer al talento correcto. 

Ahora que conoces a grandes rasgos la propuesta de modelo de cambio de Kotter, es momento de revisar un ejemplo para entender cómo puedes implementar esta fórmula en tu empresa.

Ejemplo de aplicación del modelo de Kotter en una empresa

La adopción de tecnologías informáticas como parte de la transformación digital no es solamente una tendencia en las empresas, sino una necesidad para responder a las nuevas necesidades y dinámicas del mercado. Esto se hace patente en que, de acuerdo con McKinsey, una gran cantidad de trabajadores estiman necesario cambiar su ocupación o bien generar nuevas habilidades para desempeñar mejor su puesto.

Si en tu compañía es necesario prepararse ante los nuevos ámbitos comerciales a partir de la adopción de tecnologías informáticas, entonces puedes utilizar el modelo de Kotter para planificar la transformación y tener una estrategia que te asegure el éxito empresarial.

De acuerdo con este modelo, deberás seguir los 8 pasos que revisamos anteriormente. Aquí te compartimos este proceso aplicado a la tan necesaria transformación digital:

1. Establecimiento de un sentido de urgencia

La gerente de la agencia de viajes Travelin es consciente de la rápida transformación del mercado, lo cual representa una continua preocupación para ella. Se ha percatado de que la competencia ha comenzado a elevar sus ventas y su compañía se ha quedado atrás; es posible que haga falta incorporar tecnologías que le permitan contestar y atender más rápido a sus clientes.

Para generar una necesidad de cambio urgente comunica el problema al que se enfrenta el negocio, sin alentar el caos o el miedo: informa sobre la baja de ventas, el riesgo que corre la agencia y los efectos adversos que ocasiona la falta de respuesta rápida en comparación con sus competidores, principalmente en los canales de redes sociales como Facebook.

Con base en el modelo Kotter recomienda reducir algunos gastos innecesarios, como los alimentos gourmet y las fiestas, para mejor invertirlo en un software de automatización que permita contestar velozmente a los clientes.

2. Creación de coaliciones

Una vez que ella ha detectado que el cambio es necesario, vale la pena que comparta sus inquietudes con los demás líderes de la agencia. Al departamento de logística le hace falta un sistema eficiente para comunicarse con las aerolíneas, hoteles, agencias de automóviles, guías turísticos y demás, para la creación de paquetes de viaje.

Este departamento también se vería beneficiado con la implementación de un programa que mejore la relación con los socios y contactos de la agencia Travelin. Así es como va creando coaliciones con ellos para que su inquietud sea escuchada.

Una vez que estos líderes contagien el entusiasmo por el cambio con los miembros de su equipo, se creará un sentimiento de motivación por aprender e integrar estos sistemas en sus operaciones.

Asimismo, puede hablar con las mesas directivas y con los inversores para comentar las ventajas productivas que pueden tener diferentes plataformas para gestionar las comunicaciones de la agencia de viajes.

3. Desarrollo de una visión y una estrategia

La gerente ha identificado el problema y es momento de imaginar una solución. En este punto ya ha investigado sobre el tema y sabe que es necesario incluir un software para la gestión de clientes (CRM), con el que será más fácil la captación de clientes, envío de mensajes desde diferentes plataformas y cierres de ventas que elevarán la productividad.

Una visión comprometida con el cambio tecnológico presentará un escenario al que aspira llegar y, por lo tanto, deberá crear una estrategia clara para llegar a él.

¿Qué necesita la gerente para alcanzar este objetivo?:

• Conseguir la autorización de la mesa directiva para comenzar el cambio en Travelin.
• Reunir los recursos para la compra del software y costear la capacitación.
• Fortalecer al departamento de tecnologías de la información para orientar esta nueva implementación.
• Contratar nuevos talentos y capacitar a los antiguos empleados.
• Integrar más tecnología en las actividades cotidianas de la agencia.
• Planear un proceso de migración a la nueva metodología.
• Crear un manual final en el que las tecnologías sean parte de la operatividad de la agencia.
• Dirigir los valores y cultura empresariales en torno a la innovación.

Con esta estrategia tendrá lo necesario para seguir adelante.

4. Comunicación de la visión de cambio

Una vez que la gerente cuenta con el apoyo de los líderes de la agencia será realmente sencillo dar a conocer el plan de trabajo y los objetivos a los que se dirige. Compartir estas ideas de forma clara será esencial para que todos estén en el mismo barco.

En este punto será deseable que aplique los consejos de Kotter:

• Emplear un lenguaje sencillo y no técnico, ya que puede que sus empleados no estén muy familiarizados con las nuevas tecnologías.
• Permitir que los trabajadores se equivoquen y brindar retroalimentación constante.
• Contar con un equipo de atención que pueda resolver las dudas de los trabajadores.
• Repetir constantemente cómo funcionan los sistemas y por qué es importante su inclusión.
• Integrar las tecnologías a su práctica de liderazgo.

5. Empoderar a los trabajadores

Las tecnologías deben siempre ser instrumentos útiles para los empleados y no al revés. Por ello, la empresa tiene que darles las herramientas necesarias para que puedan controlarlas y utilizarlas a su favor.

El empoderamiento tecnológico consistirá en brindarles información y capacitarlos en el manejo de las tecnologías con el fin de que se vuelvan expertos y expertas en su área. Además, será importante delegar responsabilidades para que comiencen a asumir el cambio como parte de su nueva vida profesional.

Kotter recomendaría que, en este paso, se prescinda de los elementos que no están de acuerdo con el cambio o que no ejercerán una influencia directa en este.

6. Generación de objetivos a corto plazo

Adaptarse a nuevas tecnologías nunca es sencillo y más cuando los hábitos de trabajo están demasiado afianzados en las empresas. Por ello, la gerente debe incentivar los pequeños logros de los trabajadores que están esforzándose en esta transformación, cada vez que van aprendiendo las funciones del software de gestión del cliente.

Conforme los trabajadores necesiten aprender más programas o a utilizar una herramienta específica, ella les ofrece diplomados o cursos de capacitación y hasta un diploma, reconocimiento o incentivo por cada módulo concluido. Así, se sentirán motivados a continuar aprendiendo y a adquirir las habilidades necesarias.

7. Consolidación de triunfos e incentivación a más cambios

Si la plantilla ya ha adquirido alguna habilidad computacional para manejar el CRM, es momento de incluirlo de manera formal dentro de las prácticas cotidianas de la agencia Travelin. De este modo, se hará patente que el cambio es inevitable y que esos pequeños objetivos cumplidos realmente están teniendo una incidencia positiva en las tareas laborales.

Asimismo, se capacita a los empleados en temas más específicos y se les ofrece más cursos de especialización, como parte de la meta principal.

Si ya aprendieron los conocimientos básicos de un programa de automatización, la gerente los invita a familiarizarse con uno nuevo. Si ya conocen las operaciones principales de un sistema, los apoya y motiva a descubrir más funcionalidades.

8. Adopción del cambio en la cultura de la agencia

El cambio tecnológico es uno de los grandes retos a los que hoy en día se enfrentan todas las empresas y esta necesidad de transformación no aminorará con el tiempo. Si la gerente no logra afianzar el cambio, es muy probable que los trabajadores no abandonen sus hábitos previos y rechacen con el tiempo los nuevos métodos de trabajo.

Para evitar este contratiempo, es necesario hacer de la innovación y la inclusión tecnológica partes de la cultura de la agencia. Esto lo logrará migrando en su totalidad las bases de datos y recursos materiales a soportes digitales y a metodologías basadas en el uso de herramientas en línea.

Del mismo modo, será necesario que los canales de comunicación giren en torno a la mensajería instantánea, las videollamadas o que incluso se disponga de una plataforma intraempresarial. Esto hará que con el tiempo los nuevos empleados deban poseer conocimientos informáticos y que eventualmente esto forme parte de la esencia de Travelin.

En este punto, ya te has familiarizado con las estrategias que te pueden ayudar a llevar tus procesos de cambio y transformación. Aprende y mejora tus métodos para alcanzar los retos de transformación que te has propuesto de la mano de esta guía.