Software para cotizaciones: las 11 mejores herramientas comparadas

En un entorno empresarial competitivo, contar con un software eficiente para cotizaciones de ventas puede marcar la diferencia entre cerrar un trato y perder una oportunidad. Un buen cotizador no solo genera documentos profesionales rápidamente, sino que también optimiza la gestión de clientes y facilita la toma de decisiones.

Las mejores soluciones ofrecen seguimiento de cambios, automatización, reportes y análisis de datos, integrándose con tu CRM para un flujo de trabajo sin interrupciones. Estas herramientas de cotización te permiten personalizar plantillas, enviar documentos electrónicamente y realizar ajustes en tiempo real, proporcionando una ventaja significativa en tu proceso comercial.

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Elabora cotizaciones profesionales y precisas con esta herramienta que te ayudará a presentar y negociar propuestas comerciales efectivas con clientes.

• Personaliza tu cotización de manera efectiva
• Transmite profesionalismo
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Este tipo de software automatiza el proceso de elaboración de cotizaciones, reduciendo el riesgo de errores y ahorrando tiempo al integrar funciones como la actualización de precios, la integración con sistemas de gestión de clientes (CRM) y el envío electrónico de documentos.

La importancia de hacer una cotización correcta: más allá de los precios

La cotización es un aspecto fundamental en el proceso de ventas y en la gestión de relaciones con los clientes. Aunque a menudo se piensa que el principal objetivo de una cotización es simplemente presentar un precio competitivo, la importancia de hacer una cotización correcta va mucho más allá de los números.

Una cotización precisa y bien elaborada tiene el potencial de impactar significativamente en la percepción del cliente, la eficiencia operativa y la efectividad del proceso de ventas.

En primer lugar, una cotización correcta actúa como una herramienta de comunicación clara entre el proveedor y el cliente. Proporcionar una propuesta detallada y bien estructurada no solo asegura que el cliente entienda qué está incluyendo el precio, sino que también ayuda a prevenir malentendidos futuros.

Una cotización precisa desglosa los costos asociados a cada componente del producto o servicio, especifica los términos de entrega, las condiciones de pago y cualquier otra condición relevante. Esta transparencia es crucial para establecer confianza y credibilidad con el cliente, quienes valoran la claridad y la honestidad en las transacciones comerciales.

Además, una cotización bien elaborada puede ser un factor decisivo en el proceso de toma de decisiones del cliente. En mercados altamente competitivos, una cotización detallada y profesional puede diferenciar a una empresa de sus competidores. No se trata solo de ofrecer el precio más bajo, sino de demostrar el valor agregado que se está proporcionando.

Una cotización que detalla los beneficios, la calidad del producto o servicio y el soporte postventa puede influir en la percepción del cliente y en su decisión de elegir a una empresa sobre otra. La presentación profesional y la precisión en una cotización también reflejan la calidad y la atención al detalle que el cliente puede esperar durante toda la relación comercial.

Desde lo operativo

Desde el punto de vista operativo, una cotización correcta tiene un impacto directo en la eficiencia del proceso de ventas.

Un software de cotizaciones adecuado puede automatizar gran parte del trabajo manual asociado con la generación de propuestas, lo que permite a los equipos de ventas ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores. La integración con sistemas de gestión de clientes y bases de datos de productos facilita la actualización de información y la consistencia en las cotizaciones.

Un proceso de cotización eficiente contribuye a una mejor gestión del flujo de trabajo y una mayor capacidad para responder rápidamente a las solicitudes de los clientes, lo que puede acelerar el ciclo de ventas y mejorar la tasa de cierre de oportunidades.

“Vender se trata realmente de tener conversaciones con la gente y ayudar a mejorar su empresa o su vida”.

Lori Richardson

CEO de Score More Sales

La importancia de un correcto seguimiento

Un aspecto fundamental es la capacidad de realizar un seguimiento efectivo. Una cotización bien elaborada debe permitir un seguimiento fácil y organizado, para asegurarse de que las propuestas sean revisadas, aprobadas y convertidas en ventas.

Las herramientas modernas de cotización ofrecen funcionalidades para el seguimiento de cambios, la generación de reportes y el análisis de datos, lo que ayuda a identificar patrones, evaluar el rendimiento y ajustar estrategias de ventas según sea necesario.

Una cotización correcta también tiene implicaciones legales y contractuales. Una propuesta bien detallada puede servir como base para un contrato formal, minimizando el riesgo de disputas y malentendidos en el futuro. Al incluir términos y condiciones claros, se establece un acuerdo explícito entre las partes, protegiendo tanto al proveedor como al cliente y garantizando que ambas partes estén alineadas en cuanto a expectativas y compromisos.

Así pues, hacer una cotización correcta es crucial no solo por el precio que se presenta, sino por la claridad, la profesionalidad y la eficiencia que implica. Una cotización bien elaborada fortalece la relación con el cliente, mejora la eficiencia operativa y contribuye a una gestión efectiva del proceso de ventas, demostrando que la atención al detalle y la transparencia son esenciales para el éxito en el ámbito comercial.

5 maneras para presentarle una cotización al cliente

Presentar una cotización de manera efectiva es fundamental para cerrar ventas y fortalecer relaciones con los clientes. La manera en que entregas tu propuesta puede marcar la diferencia en la percepción del cliente y en la posibilidad de éxito de la venta.

Estas con cinco maneras efectivas que puedes utilizar para presentar una cotización al cliente, optimizando el uso de sistemas de cotizaciones, herramientas de cotización o un CRM para cotizaciones.

1. Utiliza plantillas profesionales y personalizadas

La primera impresión es crucial, y una herramienta de cotización bien utilizada puede marcar la diferencia. Utiliza plantillas profesionales y personalizadas para que tu cotización luzca organizada y coherente con la imagen de tu marca. Estas plantillas deben incluir el logotipo de tu empresa, información de contacto y un diseño que refleje la identidad corporativa.

Personaliza cada cotización según las necesidades específicas del cliente, incluyendo su nombre y los detalles del proyecto. Un sistema de cotizaciones que permita esta personalización te ayudará a destacar y mostrar que has dedicado tiempo a entender y adaptar la oferta a las necesidades del cliente.

2. Presenta una propuesta de valor clara

Al utilizar un sistema de cotizaciones, es importante que tu propuesta de valor sea clara y convincente. No te limites a presentar los números; explica detalladamente los beneficios de tu producto o servicio. Muestra cómo tu oferta puede resolver los problemas del cliente o mejorar su situación.

Un CRM para cotizaciones puede ayudarte a acceder a información previa sobre el cliente y adaptar la propuesta a sus necesidades específicas. Incluye ejemplos de resultados anteriores o testimonios de clientes satisfechos para respaldar tus afirmaciones. Una propuesta de valor bien definida facilita que el cliente comprenda por qué tu oferta es la mejor opción.

3. Ofrece opciones y flexibilidad

La flexibilidad es clave cuando presentas una cotización. Utiliza un sistema de cotizaciones que te permita ofrecer diferentes opciones y niveles de servicio. Presentar varias alternativas con características y precios distintos puede ayudar a satisfacer diferentes necesidades y presupuestos del cliente.

Asegúrate de que cada opción esté claramente descrita y explica las diferencias entre ellas para que el cliente pueda tomar una decisión informada. Esta flexibilidad no solo muestra que estás dispuesto a adaptarte a sus necesidades, sino que también aumenta las posibilidades de que el cliente acepte la cotización.

4. Explica los términos y condiciones

Un aspecto crucial de cualquier cotización es la claridad en los términos y condiciones. Utiliza tu cotizador para detallar todos los aspectos del acuerdo. Utiliza tu software para hacer cotizaciones para detallar todos los aspectos del acuerdo, incluidos los términos de pago, plazos de entrega, garantías y políticas de cancelación.

Un CRM para cotizaciones puede ayudarte a mantener un registro organizado de estos detalles y asegurar que sean consistentes en todas las propuestas.

Al ser transparente y detallado en estos aspectos, reduces el riesgo de malentendidos y disputas futuras. Proporciona un resumen de los términos clave al inicio de la cotización para que el cliente pueda ver rápidamente los puntos más importantes.

5. Facilita la comunicación y el seguimiento

El proceso de cotización no termina con el envío del documento. Facilita la comunicación con el cliente ofreciendo múltiples canales de contacto, como correo electrónico, teléfono o chat en línea.

Asegúrate de que el cliente sepa cómo ponerse en contacto contigo para hacer preguntas o solicitar aclaraciones. Utiliza herramientas de seguimiento en tu sistema de cotizaciones para monitorizar el estado de la propuesta y programar recordatorios para el seguimiento.

Un CRM para cotizaciones puede ser muy útil para registrar interacciones y analizar la efectividad de tus cotizaciones. Realiza un seguimiento proactivo para verificar que la propuesta ha sido recibida y para abordar cualquier duda que pueda surgir. Esto demuestra tu interés y compromiso con el cliente, y puede ser clave para cerrar la venta.

Al aplicar estos enfoques, no solo refuerzas tu profesionalismo, sino que también construyes una base sólida para relaciones comerciales exitosas y duraderas.

1. Software para cotizaciones de HubSpot

HubSpot ofrece una versión gratuita de su sistema de cotizaciones con funciones básicas ideales para cualquier vendedor o vendedora que esté empezando. Si buscas herramientas de cotización más avanzadas, puedes optar por alguno de sus planes pagos:

• Sales Hub Starter: 45 USD al mes (facturado anualmente) para 2 usuarios.
• Sales Hub Professional: 375 USD al mes para 5 usuarios.
• Sales Hub Enterprise: desde 1.200 USD al mes (facturado anualmente) para un equipo desde 10 usuarios.

Con el software de cotizaciones de HubSpot puedes agilizar tus procesos de cotizaciones, cobros con firmas y pagos integrados. Cierra tratos de forma más rápida al crear cotizaciones empresariales de alta calidad en segundos.

Esta solución se integra con el software de ventas todo en uno de HubSpot, que incluye herramientas de ventas como plantillas y seguimiento de correo electrónico, automatización de ventas, reuniones, llamadas, predictive lead scoring e informes.

Características clave del software para cotizaciones de HubSpot:

• Firmas electrónicas: facilita la firma de cotizaciones y contratos de manera rápida y segura, ideal para vendedores y vendedoras que gestionan muchos documentos.
• Pago integrado: permite realizar pagos directamente desde las cotizaciones, simplificando el proceso para el cliente y acelerando la conversión de la venta.
• Colores y marcas personalizados: personaliza las cotizaciones con los colores y logotipos de tu marca, lo que permite a los vendedores y vendedoras mantener una imagen coherente y profesional.
• Integración con Stripe: ofrece la posibilidad de integrar pagos en línea mediante Stripe, facilitando la recepción de pagos y la gestión financiera directamente desde el sistema de cotizaciones.

2. Proposify

Precio:

• Plan individual: 19 USD por usuario al mes.
• Plan para equipos comerciales: 49 USD por usuario al mes, facturado trimestralmente.

Imagen de Proposify 

Proposify automatiza el proceso de propuesta de ventas. Te permite organizar y realizar un seguimiento de las propuestas y cotizaciones de tu equipo. Además, se integra con HubSpot y otros software.

Características clave del software para cotizaciones de Proposify:

• Métricas y notificaciones: permite a los vendedores y vendedoras obtener información detallada sobre el comportamiento de los clientes al interactuar con las cotizaciones, facilitando el seguimiento y la toma de decisiones.
• Cotización interactiva: ofrece la posibilidad de crear cotizaciones dinámicas que permiten a los clientes personalizar su experiencia, mejorando la interacción y aumentando las probabilidades de cierre.
• Firmas electrónicas: facilita la firma digital de cotizaciones, asegurando rapidez y legalidad en la aprobación de acuerdos.
• Campos personalizados: permite ajustar los formularios y campos de la cotización según las necesidades específicas del cliente, brindando mayor flexibilidad al vendedor o vendedora.

3. Responsive

Precio: solicitar con un representante de ventas.

Imagen de Responsive

Este software para cotizaciones te permite crear propuestas y colaborar con tu equipo comercial para estar al tanto de las solicitudes.

Responsive tiene un motor de recomendación que utiliza inteligencia artificial para buscar en una base de datos la información y los documentos de tu propuesta; sugiere de forma automática el mejor contenido a utilizar.

• Formatos de consumo: permite la creación de cotizaciones en diversos formatos, adaptándose a las necesidades de cada cliente y brindando flexibilidad en la presentación de propuestas.
• Gestión de proyectos: ideal para vendedores y vendedoras que gestionan múltiples proyectos, ya que permite coordinar las cotizaciones con el avance de los mismos, integrando todos los aspectos en un solo lugar.
• Integración con otras herramientas y software: responsive se integra con diversas plataformas, lo que facilita su uso junto con otras soluciones de ventas, CRM, o herramientas de marketing.
• Motor de recomendación inteligente: utiliza inteligencia artificial para sugerir opciones personalizadas en función de los datos y preferencias del cliente, mejorando la efectividad de las cotizaciones y la experiencia de compra.

Casos de uso ideales para el software de cotizaciones de Responsive:

• Empresas con necesidades de cotización complejas y personalizadas: si tu negocio ofrece productos o servicios altamente personalizables, Responsive permite crear cotizaciones adaptadas a los requisitos específicos de cada cliente, gracias a su motor de recomendación inteligente y formatos de consumo flexibles.
• Equipos que gestionan múltiples proyectos y cotizaciones al mismo tiempo: la función de gestión de proyectos es ideal para vendedores y vendedoras que necesitan coordinar varias cotizaciones a lo largo de distintos proyectos, manteniendo todo organizado en una sola plataforma.
• Negocios que requieren integraciones con otros sistemas: si ya utilizas otras herramientas de ventas o CRM, Responsive es una excelente opción, ya que se integra perfectamente con diversas soluciones, asegurando un flujo de trabajo eficiente sin interrupciones.
• Vendedores o vendedoras que buscan optimizar su proceso de cotización mediante inteligencia artificial: el motor de recomendación inteligente ayuda a los equipos comerciales a crear propuestas más acertadas y personalizadas, lo que puede aumentar la probabilidad de conversión al ofrecer opciones más relevantes y ajustadas a las necesidades del cliente.

• 4. ClientPoint

Precio:

ClientPoint ofrece tres tipos de licencias mensuales según el nivel de funciones que necesita cada vendedor o vendedora:

• Associate User: 35 USD al mes.
• Standard User: 65 USD al mes.
• Author User: 95 USD al mes.

Imagen de ClientPoint

Con ClientPoint puedes cerrar tratos más rápido. Esta herramienta te permite generar propuestas y rastrearlas. Además, los vendedores pueden estar al tanto de todo el proceso a través de notificaciones automáticas y un panel en vivo.

Características clave del software para cotizaciones de ClientPoint:

• Biblioteca de contenido: centraliza materiales como presentaciones, videos, PDFs y documentos de venta, lo que facilita a los vendedores y vendedoras el acceso y envío de información clave al cliente desde una misma plataforma.
• Motor de generación de documentos: automatiza la creación de cotizaciones y propuestas profesionales con rapidez y consistencia, ahorrando tiempo en tareas repetitivas.
• Firmas electrónicas: permite cerrar acuerdos más rápido mediante firmas digitales seguras y legalmente válidas.
• Integración con CRM y otros software: se conecta con plataformas como Salesforce, HubSpot y otros sistemas comerciales, permitiendo sincronizar datos y mantener un flujo de trabajo sin fricciones.

Casos de uso ideales para el sistema de cotizaciones de ClientPoint:

• Vendedores o vendedoras que manejan muchos materiales de venta: su biblioteca de contenido es ideal para quienes necesitan compartir documentos personalizados y actualizados de manera eficiente con cada cliente.
• Equipos comerciales que buscan escalar su productividad: el motor de generación de documentos permite a los equipos crear propuestas profesionales en minutos, manteniendo una imagen uniforme y acelerando el proceso de venta.
• Negocios con ciclos de venta largos que requieren seguimiento estructurado: la integración con CRM permite gestionar cada etapa de la relación comercial y vincular las cotizaciones directamente con oportunidades en curso.
• Empresas que valoran procesos de aprobación ágiles: gracias a las firmas electrónicas integradas, los clientes pueden aprobar propuestas de forma inmediata desde cualquier dispositivo, lo cual es clave para cerrar tratos sin demoras.

5. Loopio

Precio: solicitar a un representante de ventas.

Imagen de Loopio

Loopio te ayuda a crear y administrar solicitudes y propuestas, y colaborar con tu equipo. Puedes agregar y editar tu mejor contenido en una biblioteca y responder preguntas con flujos de trabajo automatizados.

Características clave del software para cotizaciones de Loopio:

• Respuestas automáticas: automatiza respuestas a solicitudes de propuestas (RFP), cotizaciones o cuestionarios extensos, lo que ahorra tiempo a vendedores y vendedoras en procesos repetitivos.
• Integración con otros software: se conecta con CRM, herramientas de productividad y plataformas de ventas, lo que permite mantener todos los datos sincronizados y accesibles desde un mismo entorno.
• Informes detallados: ofrece análisis completos sobre los procesos de cotización, productividad del equipo y tasas de respuesta, ayudando a optimizar continuamente las estrategias comerciales.
• Revisiones de contenido automatizadas: ayuda a mantener actualizada la base de respuestas y documentos mediante flujos de revisión automáticos, lo que garantiza información precisa y alineada con el equipo de ventas.

Casos de uso ideales para el software de cotizaciones de Loopio:

• Empresas que responden frecuentemente a RFPs o licitaciones complejas: Loopio es una solución ideal para vendedores y vendedoras que trabajan con procesos formales de cotización y deben responder a solicitudes técnicas de forma precisa y rápida.
• Equipos de ventas que manejan una gran base de contenido comercial: gracias a sus funciones de revisión automatizada y base de datos organizada, es perfecto para organizaciones que necesitan asegurar la coherencia y actualidad del contenido que entregan.
• Negocios que valoran la eficiencia operativa: la automatización de respuestas y las integraciones con otras herramientas de trabajo permiten a los equipos comerciales centrarse en vender, en lugar de tareas administrativas.
• Empresas con procesos colaborativos entre áreas (ventas, legal, marketing): facilita la colaboración entre equipos al centralizar la gestión de contenido y simplificar el flujo de revisión y aprobación de propuestas comerciales.

6. Qwilr

Precio: 35 USD al mes (Business) y 59 USD al mes (Enterprise).

Imagen de Qwilr

Crea cotizaciones increíbles con las plantillas de Qwilr. Además, comparte tu cotización a través de un enlace que el cliente podrá firmar, aceptar y pagar en un solo flujo de trabajo. Además, te permite configurar paquetes de cotización personalizados para que tu prospecto pueda elegir diferentes combinaciones de productos y servicios.

Características clave del software para cotizaciones de Qwilr:

• Protección con contraseña: permite proteger cada propuesta o cotización con una clave, garantizando que solo el cliente indicado acceda al documento.
• Biblioteca de plantillas: los vendedores y vendedoras pueden ahorrar tiempo reutilizando plantillas prediseñadas que mantienen una presentación profesional y coherente.
• Precios interactivos: los clientes pueden seleccionar productos o servicios directamente desde la cotización, lo que hace el proceso de compra más dinámico y colaborativo.
• Pago integrado: incluye opciones para que el cliente finalice la compra directamente desde la cotización, integrando plataformas de pago para cerrar acuerdos de forma más rápida.

Casos de uso ideales para el software de cotizaciones de Qwilr:

• Vendedores o vendedoras que quieren destacarse visualmente en sus propuestas: Qwilr permite crear cotizaciones visualmente atractivas, perfectas para industrias creativas o tecnológicas donde la presentación marca la diferencia.
• Equipos de ventas que valoran la experiencia del cliente: sus precios interactivos y la posibilidad de pagar directamente desde la propuesta mejoran la experiencia del cliente y reducen pasos innecesarios en el proceso de cierre.
• Empresas que gestionan documentos sensibles: la protección con contraseña es ideal para negocios que comparten información confidencial y necesitan controlar quién accede a sus propuestas.
• Negocios que buscan agilidad en ventas sin sacrificar calidad: las plantillas personalizables y el pago integrado ayudan a los vendedores y vendedoras a reducir el tiempo entre la presentación de la cotización y el cierre de la venta.

7. GetAccept

Precio: 

• Essential: 15 USD al mes (licencia mensual).
• Professional: 40 USD al mes (facturado anualmente).
• Enterprise: precio personalizado para grandes empresas, disponible bajo solicitud con un representante de ventas.

Imagen de GetAccept

GetAccept es un software para cotizaciones de ventas que permite crear propuestas, administrar contratos y recopilar firmas electrónicas. Se integra con otros software de ventas y te facilita realizar un seguimiento de cada parte del proceso de ventas, desde la reunión hasta el cierre.

Características clave del software para cotizaciones de GetAccept:

• Seguimiento automatizado: permite a los vendedores y vendedoras hacer seguimiento a cada cotización enviada, recibiendo alertas cuando el cliente la abre, interactúa o la firma.
• Chat y video en vivo: mejora la comunicación directa con el cliente desde la misma cotización, generando confianza y resolviendo dudas en tiempo real.
• Edición de documentos en tiempo real: permite modificar propuestas directamente dentro de la plataforma, sin necesidad de reenviar archivos, lo que agiliza el proceso de ajustes con el cliente.
• Aprobaciones por correo electrónico o SMS: ofrece opciones flexibles para que los clientes aprueben la cotización desde su canal preferido, acelerando el cierre de ventas.

Casos de uso ideales para el software de cotizaciones de GetAccept:

• Vendedores y vendedoras que buscan mantener una comunicación fluida y personalizada: las funciones de chat y video integradas permiten resolver dudas directamente desde la cotización, lo que fortalece la relación con el cliente.
• Equipos comerciales que necesitan agilizar los ciclos de venta: gracias al seguimiento automatizado y las aprobaciones por correo o SMS, los procesos se mueven con mayor rapidez y menos fricción.
• Negocios que requieren colaboración en tiempo real: la edición de documentos en vivo es ideal para equipos que trabajan junto al cliente en la construcción de la propuesta, especialmente en ventas consultivas.
• Empresas que valoran un control completo sobre la actividad del cliente: el seguimiento detallado permite saber exactamente cuándo y cómo se está revisando la propuesta, lo que ayuda a los vendedores y vendedoras a actuar con precisión.

8. FastSpring

Precio:

• Free: Plan gratuito con funciones limitadas.
• Growth: 65 USD por usuario al mes.
• Enterprise: desde 65 USD por usuario, con opciones personalizadas según las necesidades de la empresa.

Imagen de FastSpring

Las cotizaciones interactivas (IQ) de FastSpring crean cotizaciones dinámicas que simplifican las conversaciones sobre precios con tus prospectos y aceleran el proceso de ventas. A diferencia de las propuestas tradicionales (las hojas de cálculo y las diapositivas), las IQ conectan tus precios, cotizaciones, firmas electrónicas y pagos en un solo lugar. 

Esta plataforma cuenta con integración para HubSpot con el fin de realizar un seguimiento de tus cotizaciones dentro de tu CRM.

Características clave del software para cotizaciones de FastSpring:

• Interfaz fácil de usar: diseñada para que cualquier vendedor o vendedora, sin conocimientos técnicos, pueda crear, enviar y ajustar cotizaciones de forma intuitiva.
• Notificaciones en tiempo real: avisa automáticamente cuando el cliente abre, revisa o responde a una cotización, lo que permite actuar con rapidez en momentos clave.
• Análisis de datos: ofrece informes detallados sobre desempeño, tasas de cierre y comportamiento del cliente, útiles para optimizar la estrategia comercial.
• Integraciones múltiples: se conecta con CRM, herramientas de ventas, plataformas de facturación y otros sistemas de cotizaciones, asegurando un flujo de trabajo centralizado.

Casos de uso ideales para el software de cotizaciones de Revops:

• Pequeñas y medianas empresas que buscan escalar su proceso de ventas: con una interfaz sencilla y funciones clave desde el plan gratuito, Revops es ideal para negocios en crecimiento que necesitan una herramienta de cotización efectiva y económica.
• Vendedores o vendedoras que trabajan con varios sistemas al tiempo: gracias a sus integraciones múltiples, es una solución perfecta para quienes necesitan conectar la herramienta de cotización con su CRM o sistema de gestión actual.
• Equipos comerciales enfocados en la mejora continua: los análisis integrados permiten identificar puntos de mejora, evaluar tasas de éxito y ajustar las propuestas para aumentar el cierre de ventas.
• Empresas que valoran la inmediatez: las notificaciones en tiempo real ayudan a reaccionar rápidamente ante el interés del cliente, lo que puede marcar la diferencia en ciclos de venta cortos.

9. Better Proposals

Precio: 

• Starter: 19 USD mensuales por usuario.
• Premium: 29 USD mensuales por usuario.
• Enterprise: 49 USD mensuales por usuario, con funciones avanzadas y personalizadas.

Imagen de Better Proposals

Con Better Proposals puedes crear propuestas de ventas y cotizaciones de alta calidad en minutos: sus más de 200 plantillas prediseñadas hacen que este proceso sea rápido y fácil. Una vez que tu propuesta esté completa, la puedes enviar directamente a su destinatario a través de un enlace seguro; el cliente puede firmar, pagar su tarifa y enviarla de nuevo.

Sus notificaciones inteligentes facilitan el seguimiento de lo que debe enviarse y qué clientes (potenciales y actuales) deberían recibir atención.

Características clave del software para cotizaciones de Better Proposals:

• Plantillas de diseño: permite a cualquier vendedor o vendedora crear propuestas visualmente impactantes y profesionales en minutos, sin necesidad de diseñadores.
• Notificaciones en tiempo real: informa cuándo el cliente abre, revisa o interactúa con la propuesta, facilitando el seguimiento inmediato.
• Recolección de firmas: las firmas electrónicas integradas agilizan la aprobación de cotizaciones y reducen los tiempos de cierre.
• Informes y seguimiento de pagos: incluye herramientas para monitorear el estado de cada propuesta, firma y pago, desde una misma plataforma.

Casos de uso ideales para el software de cotizaciones de Better Proposals:

• Vendedores y vendedoras que buscan causar una gran primera impresión: gracias a sus plantillas bien diseñadas, esta herramienta es perfecta para destacar visualmente frente a la competencia.
• Equipos que trabajan con ciclos de venta rápidos: las notificaciones en tiempo real y la recolección de firmas integradas permiten avanzar ágilmente desde la propuesta hasta el cierre.
• Negocios que necesitan controlar el flujo completo de las cotizaciones: desde el envío hasta la firma y el pago, Better Proposals centraliza todo el proceso, ideal para equipos que priorizan eficiencia y visibilidad.
• Empresas que valoran el análisis de rendimiento comercial: sus reportes ayudan a entender qué propuestas funcionan mejor y cuándo es el momento ideal para dar seguimiento.

10. PandaDoc

Precio: 

• Free: plan gratuito con funcionalidades básicas.
• Essential: 19 USD mensuales por usuario.
• Business: 49 USD mensuales por usuario.
• Enterprise: precio personalizado, ideal para empresas con mayores necesidades de personalización e integración.

Imagen de PandaDoc

El software de cotización de PandaDoc automatiza el proceso de creación y personalización de cotizaciones, mediante el uso de datos de contacto directamente de tu CRM.

La herramienta tiene una tabla de precios interactiva para que los destinatarios puedan seleccionar múltiples opciones de precios y productos, actualizar las cantidades para satisfacer sus necesidades y comunicarse con tus ejecutivos de ventas. Tu equipo puede acceder, firmar y enviar la cotización a través de cualquier dispositivo.

Características clave del software para cotizaciones de PandaDoc:

• Más de 750 plantillas: acceso a una amplia biblioteca para crear propuestas, contratos y cotizaciones profesionales en minutos.
• Edición de «arrastrar y soltar»: facilita la creación de documentos sin conocimientos técnicos, ideal para equipos de ventas que valoran la rapidez.
• Formato interactivo de cotizaciones: permite a los clientes personalizar elementos como cantidad de productos o servicios, seleccionar opciones y calcular precios en tiempo real.
• Informes de seguimiento y participación: mide el nivel de interacción de los clientes con cada propuesta enviada, desde aperturas hasta firmas.

Casos de uso ideales para el software de cotizaciones de PandaDoc:

• Vendedores o vendedoras que manejan múltiples propuestas al día: las plantillas prediseñadas permiten reducir el tiempo de creación y mantener consistencia en la presentación.
• Equipos que requieren flexibilidad y personalización: gracias a su editor intuitivo y a los elementos interactivos, es ideal para propuestas dinámicas que se ajustan a las necesidades del cliente en tiempo real.
• Negocios que necesitan visibilidad total del proceso comercial: los informes permiten saber exactamente cuándo actuar, mejorando el seguimiento y aumentando las probabilidades de cerrar ventas.
• Empresas en crecimiento que buscan escalar su operación comercial: desde el plan gratuito hasta el Enterprise, PandaDoc ofrece soluciones para quienes están empezando y también para quienes necesitan integraciones avanzadas.

11. Odoo Sales

Precio:

• Gratis: acceso limitado con funciones esenciales.
• Estándar: 8,90 USD mensuales por usuario.
• Personalizado: 13,60 USD mensuales por usuario, con configuraciones adaptadas a cada empresa.

Imagen de Odoo Sales

Odoo Sales facilita la elaboración de tus cotizaciones de ventas, además de ayudarte con el proceso de recolección de firmas y los pagos electrónicos.

Puedes agregar la descripción e imágenes de tus productos que ayudarán a que el cliente tome una decisión a tu favor más inmediata. Además, se encarga de calcular el importe final según las peticiones del cliente. 

Características clave del software para cotizaciones de Odoo Sales:

Edición de «arrastrar y soltar» bloques: crea cotizaciones visuales y dinámicas sin necesidad de conocimientos técnicos, lo que permite a cualquier vendedor o vendedora preparar propuestas rápidamente.

Notificaciones personalizadas: avisa en tiempo real sobre actividades clave, como apertura de la cotización, comentarios o firma del cliente.

Firmas electrónicas: integra la firma digital dentro del flujo de la cotización, facilitando la validación de propuestas sin salir del sistema.

Botones de activación de ventas, descuentos y más: añade botones interactivos que permiten a los clientes seleccionar opciones, activar descuentos u otros elementos directamente desde la propuesta.

Casos de uso ideales para el sistema de cotizaciones de Odoo Sales:

• Vendedores o vendedoras que necesitan flexibilidad y automatización: las funciones interactivas y la edición por bloques facilitan la personalización de cotizaciones según cada cliente.
• Equipos comerciales que ya usan el ecosistema de Odoo: ideal para empresas que desean integrar su sistema de cotización con otros módulos como CRM, facturación o inventario.
• Pequeñas empresas que buscan una herramienta accesible y funcional: el plan gratuito y los precios bajos permiten a negocios emergentes profesionalizar sus propuestas sin un alto costo.
• Organizaciones que priorizan procesos de venta dinámicos: con botones de activación y notificaciones inteligentes, se convierte en una solución ideal para ventas ágiles y adaptadas al comportamiento del cliente.

Analiza estas opciones considerando lo que tu equipo de ventas requiere. Recuerda que también puedes dotarlos de otras herramientas de ventas que les ayuden a llegar a más clientes.

Comparativa de características clave de los 11 mejores software para cotizaciones

Ahora que ya conoces las características, precios y casos de uso ideales de cada herramienta, probablemente te estés preguntando: "¿cuál es el mejor cotizador para mi equipo de ventas?"

Para ayudarte a compararlos de forma rápida y clara, preparamos esta tabla donde reunimos las funciones más importantes de cada uno. Así podrás identificar qué herramientas de cotización ofrecen firmas electrónicas, editores fáciles de usar, opciones interactivas, integraciones clave y mucho más.

Échale un vistazo y encuentra el sistema de cotizaciones que mejor se ajusta a lo que tú y tu equipo comercial necesitan para vender más y mejor.

Cómo elegir el software de cotizaciones ideal según tu industria

Ya viste que hay muchas opciones de software para cotizaciones, pero no todas están diseñadas para las mismas necesidades..

Elegir la herramienta adecuada depende mucho del tipo de producto o servicio que ofreces, del volumen de propuestas que manejas y del nivel de personalización que requiere tu proceso de ventas.

1. Tecnología y servicios B2B

En este tipo de industrias, las ventas son complejas, los ciclos suelen ser largos y participan varios tomadores de decisión. Aquí lo más importante es optimizar el seguimiento y mantener la trazabilidad de cada propuesta comercial.

• Integración fluida con tu CRM para no perder el hilo de cada oportunidad.
• Funciones de firma electrónica que aceleren el cierre sin necesidad de procesos físicos.
• Análisis de comportamiento para saber cuándo y cómo el cliente interactúa con tu propuesta.
• Automatización de tareas repetitivas como recordatorios o actualización de precios.

Beneficios para este sector son un mayor control sobre el proceso comercial, reducción del tiempo de respuesta y más oportunidades de cierre al contar con datos accionables sobre cada cotización enviada.

2. Agencias de marketing, diseño o desarrollo de software

Aquí la imagen lo es todo. No basta con enviar una propuesta clara, también debe ser visualmente atractiva, profesional y fácil de entender. Las agencias necesitan impresionar desde el primer clic.

• Plantillas de diseño personalizables con buen aspecto visual.
• Edición tipo “arrastrar y soltar” para crear propuestas sin depender del equipo de diseño.
• Precios interactivos o configurables por el cliente para facilitar la compra.
• Opciones de vista web o móvil que hagan la experiencia más moderna.

Beneficios son propuestas que refuerzan el valor de marca, procesos de venta más dinámicos y mayor tasa de conversión gracias a la experiencia visual.

3. Comercio electrónico B2B y distribuidores

Cuando se manejan múltiples productos, listas de precios variables y descuentos por volumen, el desafío está en generar cotizaciones precisas y automáticas que reflejen inventario, condiciones y márgenes en tiempo real.

• Conexión directa con sistemas de inventario o ERP para evitar errores.
• Catálogos digitales que permitan elegir productos directamente desde la propuesta.
• Reglas de precios configurables por tipo de cliente, volumen o condiciones de pago.
• Botones interactivos para que el cliente pueda modificar cantidades, agregar productos o aceptar de inmediato.

Los beneficios para este sector son el ahorro de tiempo en la generación de cotizaciones complejas, reducción de errores manuales y posibilidad de cerrar ventas más rápido con propuestas flexibles y precisas.

4. Empresas de servicios profesionales (consultoría, legales, arquitectura, etc.)

Aquí el foco está en la claridad, la personalización y la profesionalidad. No se trata solo de cotizar, sino de transmitir confianza, mostrar autoridad y facilitar la toma de decisión del cliente.

• Plantillas adaptables a diferentes tipos de servicios y estructuras de tarifas.
• Seguimiento automatizado por correo electrónico o SMS para mantener el interés activo.
• Firmas electrónicas seguras que eviten pasos adicionales.
• Posibilidad de adjuntar documentos técnicos, legales o referencias visuales dentro de la misma propuesta.

Beneficios son que presenta propuestas más claras y profesionales, reducción de la fricción en la aprobación del cliente y mejor percepción de valor.

5. Empresas SaaS, tecnología y modelos escalables

Cuando el producto o servicio se ofrece en forma de suscripciones o licencias, las cotizaciones deben poder adaptarse a cada cliente según número de usuarios, módulos o duración del contrato.

• Configuradores de precios que permitan ajustar automáticamente según variables clave.
• Flujos de aprobación internos para coordinar ventas complejas con el equipo.
• Analítica integrada para entender qué propuestas convierten mejor y optimizar el proceso.
• Opciones de pago integrado para cerrar la venta sin pasos adicionales.

Beneficios que presenta son: una mayor escalabilidad, procesos comerciales automatizados y capacidad de adaptar cada propuesta a las necesidades específicas del cliente sin perder eficiencia.

¿Vale la pena la inversión?

Aunque los métodos tradicionales parecen ser la opción más económica, la realidad es que un software de cotizaciones especializado ofrece un retorno considerable a mediano y largo plazo.

No solo mejora la eficiencia y reduce errores, sino que también optimiza las oportunidades de conversión, agiliza el seguimiento y permite una escalabilidad que los métodos tradicionales no pueden iguala

Si estás buscando mejorar la eficiencia y escalabilidad de tu equipo comercial, no hay mejor momento que ahora para invertir en herramientas para la automatización de tu negocio en 2025.

Estas soluciones no solo optimizan tus procesos de ventas, sino que también te permiten mantener un control total sobre tus propuestas y clientes, todo mientras aumentas la tasa de conversión y reduces los errores.

Análisis de ROI: el valor de invertir en software especializado vs. métodos tradicionales

Después de explorar las características de distintas herramientas de cotización y ver cómo se adaptan según el tipo de industria, es natural que te preguntes si realmente vale la pena dar el salto a un cotizador especializado..

Más aún si hasta ahora has resuelto tus propuestas comerciales con hojas de cálculo, documentos en Word o plantillas de uso general.

La buena noticia es que sí hay una diferencia, y no solo en comodidad, sino en impacto directo sobre tus resultados comerciales. Invertir en una solución especializada puede ayudarte a vender más, reducir errores y profesionalizar cada punto de contacto con tu cliente o clienta.

Veamos cómo influye esto en el retorno sobre la inversión (ROI) y por qué, a largo plazo, puede ser una de las decisiones más rentables para cualquier equipo de ventas.

1. Eficiencia operativa: menos tiempo, más resultados

Los métodos tradicionales de cotización implican tareas repetitivas que consumen tiempo valioso, como crear documentos manualmente, hacer cálculos a mano o seguir un proceso de aprobación largo.

Con un software especializado, muchas de estas tareas se automatizan. La creación de propuestas, la personalización de precios y el envío de las mismas se vuelven más ágiles.

Impacto en el ROI

La reducción en tiempo de trabajo manual permite a los equipos comerciales generar más cotizaciones en menos tiempo, lo que aumenta la posibilidad de cerrar más negocios, sin necesidad de añadir más personal.

2. Menos errores, mayor confianza

Con las herramientas tradicionales, es fácil cometer errores al copiar información, calcular precios o realizar modificaciones en las cotizaciones. Estos pequeños fallos pueden generar problemas que afectan la relación con el cliente y, en el peor de los casos, el cierre de la venta.

Un software de cotizaciones permite automatizar estos procesos y evitar errores manuales. Además, al trabajar con sistemas integrados, como CRM o ERP, los datos se actualizan en tiempo real, lo que mejora la precisión de las cotizaciones.

Impacto en el ROI

Al reducir errores, no solo ahorras costos asociados a correcciones o pérdida de credibilidad, sino que también incrementas las posibilidades de conversión. Los clientes aprecian la precisión y el profesionalismo, lo que aumenta la tasa de aceptación de tus propuestas.

3. Propuestas más atractivas: mayor tasa de conversión

Las propuestas generadas con software especializado tienden a ser mucho más visuales, interactivas y personalizadas. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que aumenta las probabilidades de que acepten tu propuesta.

Un software bien diseñado puede incluir gráficos interactivos, precios dinámicos, opciones personalizadas y una presentación más profesional.

Impacto en el ROI

Propuestas bien diseñadas generan una percepción de valor superior, lo que facilita el proceso de toma de decisiones del cliente y, en última instancia, mejora tu tasa de conversión. Esto se traduce en más ventas cerradas con menos esfuerzo.

4. Automatización y seguimiento en tiempo real: mayor control

Una de las ventajas de un software de cotizaciones de ventas es su capacidad para ofrecer seguimiento en tiempo real sobre cómo interactúan los clientes con las propuestas. Sabes cuándo abren los documentos, cuánto tiempo dedican a cada sección y si han solicitado cambios.

Esto proporciona información clave que puedes usar para dar seguimiento estratégico, sin perder tiempo o agobiar al cliente con múltiples recordatorios.

Impacto en el ROI

Al contar con datos precisos y actualizados, puedes optimizar el tiempo y los recursos dedicados a cada lead, cerrando ventas más rápidamente y priorizando las oportunidades más calientes. Esto mejora el rendimiento general del equipo de ventas.

5. Escalabilidad: preparado para el futuro

Los métodos tradicionales, aunque efectivos a pequeña escala, pueden volverse ineficientes y desorganizados a medida que tu negocio crece.

Las soluciones especializadas, en cambio, están diseñadas para escalar sin perder eficacia. Puedes agregar más usuarios, gestionar más clientes o aumentar las funcionalidades sin que tu equipo pierda productividad.

Impacto en el ROI

A medida que tu equipo crece y tu cartera de clientes se expande, un software especializado facilita la gestión sin la necesidad de contratar personal adicional o de recurrir a procesos manuales más complicados. La escalabilidad no solo es más eficiente, sino también más rentable.

Si quieres mejorar todo tu proceso de ventas, te recomendamos revisar nuestra plantilla para crear un plan de ventas efectivo que complementará perfectamente tu nueva herramienta de cotización.

Preguntas frecuentes sobre software para cotizaciones

Estas son algunas de las preguntas que nuestros usuarios se hacen con mayor frecuencia sobre software para cotizaciones:

1. Cuál es la diferencia entre cotización y presupuesto

Una cotización hace referencia a los precios que una empresa establece para sus productos o servicios. Un presupuesto, por otro lado, son los recursos con los que cuenta un potencial comprador para adquirir tus productos o servicios.

En la práctica, el valor del presupuesto comúnmente no coincide con el de la cotización. O, dicho de otra manera, es posible que tus clientes potenciales no tengan el presupuesto necesario para pagar una cotización determinada.

2. Cómo puede un software para cotizaciones mejorar la eficiencia en la creación de propuestas comerciales

Un software para cotizaciones optimiza la eficiencia en la creación de propuestas comerciales al automatizar muchos de los pasos manuales involucrados. Permite generar cotizaciones rápidas y precisas mediante el uso de plantillas personalizables, lo que reduce el tiempo necesario para cada propuesta.

Además, estas herramientas de cotización suelen ofrecer funcionalidades como la integración con sistemas de gestión de clientes (CRM) y bases de datos de productos, lo que facilita la inclusión de detalles actualizados y relevantes. La automatización también ayuda a minimizar errores humanos, asegurando que las cotizaciones sean consistentes y profesionales.

3. Qué características deben buscarse en un software para cotizaciones para garantizar su efectividad

Al elegir un software para cotizaciones, es crucial buscar características que se alineen con las necesidades específicas de tu negocio. Las funcionalidades esenciales incluyen la capacidad de personalizar plantillas de cotización, lo que permite adaptar los documentos a la identidad de la empresa y a las necesidades del cliente.

La integración con sistemas de gestión de clientes (CRM) y herramientas de facturación puede ser igualmente importante, ya que facilita la transferencia de datos y la gestión de la información del cliente. Además, es beneficioso contar con opciones para realizar seguimiento de cambios, generar reportes detallados y enviar cotizaciones electrónicas.