9 consejos para maximizar la rentabilidad por representante de ventas

Solemos pensar en las ventas como una caja negra. Las cuotas crecen como por arte de magia o por causas externas, mientras que los fracasos provienen de la mala suerte o de la productividad individual. Después de todo, no conocemos qué implica el éxito o fracaso en esta área que, sin exagerar, es vital para cualquier negocio.

En este panorama, ¿cómo puede tu empresa lograr el éxito si no tiene un proceso documentado? ¿Qué debe hacer cada uno de tus representantes cuando llega un lead? ¿Dispone de una matriz para saber si tiene un encaje alto y un interés bajo?

Sabemos que buscas, especialmente en estos momentos, que tu organización perdure. Pero no hagas que ese esfuerzo esté determinado por la lucha del día a día. Aquí te ofrecemos varios consejos accionables como líder de ventas para que vayas más allá de alcanzar una cuota.

1. Establece un lenguaje común 

Antes que nada, establece un lenguaje común en tu equipo. Cuando cada miembro tiene una definición distinta de lo que significa un lead o una oportunidad, hay una brecha para que entre el caos.

Por supuesto, puedes partir de las definiciones más aceptadas en las ventas. No obstante, lo realmente importante es que dentro de tu equipo haya significados unívocos, que todos los conozcan y los usen. 

2. Enfócate en lo que está en tu poder

En HubSpot nos gusta pensar que los indicadores señalan algo en concreto. Las métricas, aunque pueden ser útiles, tienen un papel secundario. ¿Cuál es la diferencia entre ambos? Que los indicadores hablan sobre algo que está dentro de mi alcance y de las posibilidades de acción de mi equipo. Las métricas, en cambio, contienen algunos aspectos que no puedo controlar. 

Cuando en otras compañías todo se reduce a cuántos tratos cerró un vendedor o no, nosotros preferimos mirar qué dicen los indicadores acerca de la conversación de cada representante con los clientes. ¿Hizo las preguntas que le permitieron conocer sus necesidades? ¿Nutrió la conversación de forma individual o se enfocó en aspectos genéricos?

Cuando un representante de ventas logra cerrar un trato, él o ella hizo una parte del trabajo. El resto lo hizo el cliente al decir «sí». Como líder, lo que depende de ti es que ayudes a tu colega para que ponga todas las cartas a su favor hasta el momento de decisión.

3. Prioriza generar más oportunidades

¡Siempre ve en busca de más oportunidades! Nunca te quedes en ceros. En ventas decimos que «si no prospectas, es como si no estuvieras respirando». Una oportunidad más es un as bajo la manga.

Claro que para lograrlo necesitas las herramientas adecuadas que te ayudarán a prospectar más en menos tiempo (lo que abordaremos más adelante). Al fin y al cabo, tus representantes no podrán duplicar o triplicar sus oportunidades si no tienen un panorama integral del negocio, cuáles son sus leads y cuándo contactaron a cada persona.

4. Olvídate de anticipar el fracaso

Ya te hemos dado varios enfoques que puedes usar en un corto plazo. Antes de que avancemos, debemos revisar algo fundamental: ¿será que la mentalidad de tu organización, de tu industria o incluso del entorno determina tus posibilidades de éxito?

Como te comentamos al inicio, muchas empresas ven al departamento de ventas como una mera casualidad, y al éxito en la rentabilidad como algo que depende de la suerte. En realidad, lo primero que debes cambiar es esa forma de ver el mundo, los negocios y la actuación de cada uno de tus vendedores.

Hemos trabajado con clientes que creían que debían contratar más agentes porque de 10, seguramente fallaría la mitad. Padecían de «predisposición al fracaso». Es por eso que pensaban el éxito como algo sorprendente, cuando debería ser algo obvio. En vez de magia, hay detrás un proceso de predicción y ejecución.

Así, no mirarás tus indicadores solo como un número que presentas cada trimestre frente a una junta directiva, sino como una fuente de información que puedes comparar a lo largo del tiempo y que te llevará a la mayor eficiencia.

Eso hará que formes un equipo verdadero, en vez de que dispongas de un puñado de representantes aislados. Y cuando dispones de un equipo, puedes replicar lo que funciona y evitar sistemáticamente las malas prácticas.

5. Fomenta y busca vendedores por vocación

Otro cambio fundamental es la forma en que ves las ventas, así transformarás tu liderazgo y la visión de quienes llegan a tu departamento.

Seamos sinceros: comúnmente, la gente piensa que estar en ventas es lo último que alguien puede hacer, y solo cuando no prosperó en el resto de trabajos disponibles. Guardamos la imagen del vendedor casa por casa, que tiene que esforzarse al máximo cada día para conseguir un beneficio mínimo.

Lo cierto es que las ventas son una carrera y una vocación. Si puedes, contrata personas que realmente amen las ventas. Si no puedes, fomenta esa dedicación y cariño (aunque, por supuesto, primero deberás hacerlos crecer en ti).

Como vendedores somos quienes canalizan las necesidades de personas reales y les ayudamos a solucionarlas. Somos un vínculo esencial entre la sociedad y las empresas, sobre todo si nos centramos en nuestros clientes. 

Lidera a tus vendedores pensando que ese es su destino de carrera y motívalos hacia el éxito personal y de equipo.

6. Establece un modelo operativo

Piensa en todos los consejos anteriores como una preparación hacia este: crea, mejora y monitorea un modelo operativo. Antes que nada, te daré lo que considero como la fórmula del éxito para las ventas.

Ingresos = (proceso x capacitación x ejecución ) ^ oportunidades

En otros términos, necesitas un proceso desde el cual puedas capacitar a tus vendedores y pasar a la ejecución para así crecer exponencialmente con tus oportunidades.

Al crear un modelo operativo: 

• Predecirás el crecimiento: no tendrás que esperar hasta el fin de trimestre para saber si alcanzarás las metas o no. Tendrás una máquina en pleno funcionamiento donde podrás ver (gracias a las herramientas adecuadas) qué partes funcionan y cuáles no. En otras palabras, dispondrás de la información suficiente para tomar decisiones inteligentes en el día a día.
• Reducirás los costos: es común en los departamentos de ventas asumir que los representantes llegarán y se irán en un suspiro. Es por eso que los costos de bajas, contrataciones e impuestos, por solo mencionar algunos, consumen buena parte de sus presupuestos. Con un proceso establecido, tus agentes llegarán a sus metas de forma sostenida y alcanzarán el éxito, mientras que podrás retener el talento.
• Crearás un camino de éxito para tus colegas: cuando le das un rumbo a tus contrataciones, tienes una base para el desarrollo profesional. En vez de un equipo de 15 personas poco motivadas y que trae pocos resultados a tu negocio, tendrás 7 representantes realmente inmersos, frente a los cuales hay un camino de éxito personal y laboral.

Pero ¿cómo logras tener un departamento así de eficiente? Dándole la tecnología que necesita. Es por eso que un CRM será el vínculo entre tu equipo y el modelo operativo que pondrás en marcha.

El CRM gratuito de HubSpot ayudará a que tu equipo:

• Sepa qué hacer con cada lead desde el momento en que aparece y que haya un agente asignado.
• Cuente con una documentación exacta de cada paso, lo que es vital para medir, evaluar y predecir las ventas.
• Tenga vistazos transversales de toda la organización y así no tendrá que «adivinar» cómo es el panorama. Los agentes sabrán cuántos leads y leads calificados tienen, hace cuánto les dieron seguimiento y cuáles son las tareas pendientes.
• Disponga de la herramienta de secuencias donde podrás revisar el proceso de cada vendedor y pasar las «recetas» exitosas de unos a otros agentes.

En general, este CRM hará la vida de todos más fácil e incrementará las oportunidades de éxito, tanto individuales como en conjunto. 

Ten en cuenta que la estructura o modelo operativo que establezcas depende de tu modelo comercial. Puedes personalizarlo si, por ejemplo, tus agentes deben encargarse de generar clientes premium desde una oferta freemium. O si se dedican a la venta directa minorista o, por el contrario, hacen ventas especializadas para otras organizaciones. 

7. Sienta las bases para un proceso escalable y especializado

Ya tienes el modelo operativo y ya cuentas con el mejor CRM para las ventas. Es tiempo de dar paso a que tu proceso sea escalable.

Como un estándar deberías tener un gerente por cada 8 representantes de ventas. Por cada 4 gerentes, un director; así como un presidente por cada 4 directores. En teoría, es una estructura que funciona. 

Más allá de números fijos, debes crear oportunidades de escalabilidad en función del crecimiento de tu empresa; es decir, crear un modelo más maduro y desarrollado. Tendrás que disponer de herramientas que te ayuden a analizar las tendencias pasadas y predecir el comportamiento de tus clientes.

¿Hay algún sector de tus clientes que tenga un crecimiento por encima de la media? Hemos visto cómo un producto cobra fuerza en un segmento secundario de un negocio (por lo que se vuelve primario).

Este es tu escenario para que desarrolles equipos centrados en micro y pequeñas empresas, o en empresas medianas y multinacionales. También puedes crear equipos enfocados en inmobiliarias, compañías de seguros o de servicios financieros. Lo importante es que escuches lo que te dice tu mercado y crees esquemas de trabajo de acuerdo con él (y no al revés). De hecho, 69% de los compradores considera que la mejor experiencia de compra sucede cuando los negocios prestan atención a sus necesidades particulares.

8. Alivia los puntos de dolor de tus clientes

A menudo, pensamos que debemos convencer a los prospectos de que deben comprar, a toda costa, un producto. Renueva ese enfoque y escucha a tu mercado. Analiza hacia dónde te está llevando en este momento.

Escucha las necesidades y puntos de dolor de tus clientes: quizá tu compañía no deba dar prioridad a la innovación de productos, sino hacia alinear y llevar a las personas correctas su oferta actual. Esta es una de las claves para vender más a largo plazo.

9. Sé un visionario (mientras que otros se enfocan en el corto plazo)

Todos sabemos que estos tiempos son un desafío. Gran parte de las compañías sienten temor (y eso es natural) y casi puedes sentir la ansiedad en el mercado. No quieren perder tiempo: deben hallar la manera de salir a flote.

Pese a todo, enfocarte en tus objetivos y tu negocio, y no en la supervivencia, hará la diferencia.

Está claro que la supervivencia es relevante, pero no debe ser tu motor por mucho tiempo. Si creas un marco operativo tendrás las bases no solo para pasar una mala racha, sino para crecer mejor más allá de unos pocos meses o años.

Incluso en medio de las circunstancias, analiza cuáles son los sectores de tus clientes que tienen más movimiento y ve hacia allá. Haz que tus vendedores sean auténticos estrategas comerciales y evita que solo se dediquen a tomar pedidos de los clientes recurrentes. Retoma el control de tus operaciones al saber, de forma estratégica, dónde están los leads más valiosos y cómo deben tus agentes jugar sus cartas para cerrar más tratos.

Finalmente, reflexiona en lo que es urgente y lo que es importante. En las ventas solemos ir de una tarea urgente a la otra, y dejamos atrás lo que debería importarnos. Si hoy estás luchando para llegar a una cuota, es tiempo de que vayas más allá. Y hacerlo cuanto antes te ayudará a fortalecer a tu equipo, tu función como líder y tu organización.