Gestionar el tiempo de manera eficiente puede ser complicado. En cuanto inicias una tarea ya tienes en tu bandeja de correo una lista de mensajes que preguntan cómo vas en las otras diez tareas que están pendientes. Y, claro está: tu WhatsApp o Telegram tiene más de 50 notificaciones nuevas acerca de un proyecto de último minuto. ¿Qué haces primero?
Por fortuna, existe una herramienta que te ayuda a implementar un proceso de trabajo. Se llama matriz Eisenhower. Qué es, cuáles son sus ventajas y algunos ejemplos, a continuación.
Qué es la matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower, también conocida como la Caja de Eisenhower o Matriz Urgente-Importante, es una poderosa herramienta de gestión del tiempo y productividad que te permite organizar y priorizar tus tareas diarias con mayor eficacia. Su objetivo es ayudar a los usuarios a concentrarse en las actividades que realmente importan y que aportan valor, mientras eliminan o delegan tareas que pueden consumir tiempo sin generar resultados significativos.
Este método no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce el estrés y la procrastinación al ofrecer una estructura clara para la toma de decisiones diarias.
Está inspirada en Dwight D. Eisenhower, expresidente de Estados Unidos, conocido por su increíble capacidad de tomar decisiones rápidas y efectivas durante su mandato.
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Eisenhower solía decir: “Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante”, una filosofía que dio origen a esta metodología. Posteriormente, el concepto fue popularizado por Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, quien integró esta herramienta en sus enseñanzas sobre productividad personal.
Para qué sirve la matriz Eisenhower o matriz de administración del tiempo
Más allá de ser uno de los instrumentos más citados y populares en el mundo de las ventas, la matriz Eisenhower, es un recurso que contribuye en gran medida a planificar, priorizar, delegar tareas semanales y mensuales, al dividirlas en cuatro cuadrantes, que van de lo urgente a lo no urgente y de lo importante a lo no importante.
Esta matriz de administración del tiempo es flexible y se puede aplicar tanto en el ámbito personal como en el profesional. Es útil para líderes que gestionan equipos y deben priorizar proyectos importantes, así como para individuos que buscan organizar su vida personal y reducir el estrés diario.
Ya sea que trabajes en un entorno corporativo, como emprendedor o estudiante, esta matriz puede ser clave para alcanzar tus metas de manera más eficiente.
Elementos de la matriz Eisenhower
- Cuadrante uno: urgente + importante
- Cuadrante dos: importante + no urgente
- Cuadrante tres: urgente + no importante
- Cuadrante cuatro: no urgente + no importante
La matriz de Eisenhower tiene cuatro cuadrantes, que clasifican las tareas y así permiten una gestión más eficiente.
1. Cuadrante uno: urgente + importante
Aquí cabe todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse a nadie más. Nos referimos a situaciones cotidianas, como escribir una publicación diaria para el blog de tu empresa para cumplir con la cuota de contenido establecida, y también a aquellas que surgen de imprevisto, como una crisis en redes sociales que debe resolverse cuanto antes.
2. Cuadrante dos: importante + no urgente
Este espacio se asigna a aquello que debe cumplirse, pero no tiene una fecha inmediata. Por ejemplo, la presentación de una estrategia de marketing para el último trimestre del año: no tienes que hacerla hoy mismo, pero sí está en la lista de tareas importantes de tu equipo.
3. Cuadrante tres: urgente + no importante
Quizá esta clasificación te parezca contradictoria, pero sí existen tareas que requieren resolverse de forma inmediata, pero no es tan relevante que lo soluciones tú mismo. Eso quiere decir que puedes delegarlas a alguien de tu equipo para su seguimiento, sin sacrificar el tiempo que debes invertir en otras actividades. Por ejemplo, agendar citas con prospectos, responder correos o dar seguimiento a una campaña de anuncios; es decir, todo lo rutinario.
4. Cuadrante cuatro: no urgente + no importante
En el día a día vamos a encontrarnos con este tipo de tareas que nos distraen demasiado o hacen que pospongamos una actividad. Es lo que muchos etiquetan como procrastinar, que no necesariamente quiere decir que no haces nada, sino más bien que inviertes tu tiempo en cosas que no te ayudan a avanzar, como revisar todas tus cuentas personales de redes sociales antes de ver tu correo profesional, o dedicar más de lo necesario a elegir un color para el fondo de una foto. Todo lo que resulte poco fundamental debe eliminarse.
¿Quieres saber cómo implementar la matriz de Eisenhower? Es muy sencillo, a continuación te explicamos cómo.
Cómo hacer una matriz de Eisenhower en 5 pasos
1. Establece tus cuadrantes
Para empezar, debes imaginar que tus tareas se organizarán en 4 cuadrantes de prioridad. Y ¿cuáles son esos cuadrantes? Como ya lo mencionamos son:
- Urgente
- No urgente
- Importante
- No importante
La caja de cuadrantes debería verse más o menos así:
2. Clasifica tus tareas basándote en los cuadrantes
El paso esencial es priorizar tus tareas, analiza qué es lo que debe hacerse (ahora mismo) planearse (en un tiempo determinado), delegarse (asignar a alguien del equipo) o eliminarse (no es significativo para el desempeño de tu trabajo).
3. Aprende a delegar
Uno de los grandes retos para los que usan la matriz de Eisenhower, por primera vez, es aprender a delegar tareas. Para una persona aprensiva, hasta las actividades más sencillas y rutinarias se convierten en un asunto de vida o muerte y, por lo tanto, prefieren no arriesgarse a poner a alguien más al frente de ellas.
Sin embargo, delegar responsabilidades es también una estrategia que aumenta la productividad, estimula la confianza entre los equipos, se convierte en una forma de motivar y empoderar a tus colaboradores y te permite recibir retroalimentación.
4. Implementa la matriz Eisenhower con tu equipo
Aunque cada persona establezca la matriz para sus propias responsabilidades, también es posible usarla para la gestión del trabajo de equipos completos. De esta forma, es más sencillo que cada área sepa qué debe hacer y la prioridad que se le otorga a cada proceso. Además, es una buena manera de informar a todos en qué trabaja cada quien, y así no perder tiempo en las juntas de seguimiento (como puedes ver, al implementar la matriz Eisenhower en toda tu empresa eliminas al menos una tarea del cuarto cuadrante: las reuniones excesivas).
5. Enfoca tus esfuerzos de manera efectiva
Una vez que ya sabes cuál tarea debe resolverse con rapidez y qué necesita más planeación, puedes concentrarte mejor, nivelar la presión y el estrés, y desarrollar cada tarea sin interrupciones o descuidos.
Para ejemplificarlo mejor, lo ponemos de la siguiente manera:
- Todo lo que es urgente debería ser lo primero que hagas en tu rutina. Nada de eso puede esperar, así que es mejor que se elimine de tu lista lo antes posible.
- Todo lo que es importante, pero no urgente, necesita planeación y toda tu atención. No solamente hablamos de lo relacionado directamente con tu trabajo (planes de expansión, colaboraciones con otras marcas a largo plazo, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio), sino también con lo que te ayuda a ser un mejor profesional en tu campo (tomar diplomados y conseguir certificaciones), mantenerte saludable (entrenar para correr un maratón dentro de cinco meses) o motivado (ahorrar para comprar el auto con el que sueñas).
- Todo lo que es urgente y no importante es parte de la rutina, pero alguien más puede hacerlo. Esto implica reconocer que otras personas, al igual que tú, poseen la capacidad de resolver o gestionar alguna actividad de forma exitosa.
- Finalmente, todo lo que no es urgente ni importante es, en suma, un obstáculo en tu trabajo. Es verdad que a lo largo del día debes tomar descansos, comer, hacer pausas para estimular tu creatividad y concentración. Sin embargo, hay actividades que realmente no aportan nada a tu trabajo o tu rutina.
Ventajas y desventajas de la matriz de Eisenhower
Ventajas
- Permite identificar cuáles actividades de tu día a día se pueden delegar a otro miembro de tu equipo, o incluso eliminar del todo.
- Facilita organizar el momento para lo que no necesariamente debe completarse de inmediato, pero que no conviene posponer porque es vital para el buen desempeño de tu área, tu empresa o tu negocio en general.
- Es una buena aliada para evitar las horas extra de trabajo y para que el tiempo que inviertas sea de calidad.
Desventajas
- Te obliga a clasificar tus tareas en lo que urge y lo que no, que no siempre es tan sencillo como aparenta. Por lo tanto, te sugerimos tomar en cuenta tus fechas de entrega para no correr el riesgo de enviar al final, algo que aunque parecía no tener importancia, sí tenía un límite temporal.
- Quien implemente la matriz de Eisenhower debe tener capacidad de liderazgo y discernimiento. Lo primero, para delegar tareas de forma eficiente; lo segundo, para identificar a los responsables de cada tarea.
- Cuando se involucran varios procesos o personas para la culminación de una tarea (que es común en procesos burocráticos, por ejemplo), la matriz no ayuda tanto porque el trabajo se estanca por cuestiones que no dependen de quien intenta utilizarla.
¿Quieres ver cómo podría lucir una matriz Eisenhower con ejemplos basados en la industria?
5 ejemplos de matriz Eisenhower
1. Para el día
Esta matriz organiza 3 actividades que no tienen relación directa entre ellas. Es decir, pueden ser realizadas por diferentes equipos de trabajo (en este caso: diseño, cuentas y producción) de una misma agencia de marketing. Si todos tienen acceso a la matriz, todos saben en qué trabajan sus compañeros en caso de que necesiten información o apoyo para una nueva tarea.
2. Para un proyecto
Este otro caso te permitirá ver cómo gestionar las tareas necesarias para un proyecto particular. Quizá aquí no es necesario involucrar a todo un equipo, sino tal vez a un par de personas, según la empresa; por ejemplo, lo urgente e importante debería resolverlo un ingeniero de sistemas.
3. Para la estrategia de contenidos de un blog
En este caso, nos referimos a las tareas que una agencia de creación de contenidos ejecuta mes a mes. Entonces, visualizamos aquellas actividades que la persona encargada de coordinar los equipos es capaz de identificar y asignar.
4. Para una sesión de fotos para producto
Quien se encarga de la producción de esta sesión de fotos tiene muchas cosas en qué pensar, y seguramente necesitará una matriz de Eisenhower mucho más amplia. Sin embargo, en este ejemplo nos concentramos en los últimos detalles, previo al día del evento, razón por la que señalamos algunos detalles que estarán en juego unas cuantas horas antes del shooting.
5. Para un servicio de catering en rodaje
Los rodajes de cualquier contenido audiovisual, por muy largo o corto que sea, necesitan un servicio de catering o de comida, para que el personal de producción y el talento tengan un momento de descanso y coman. Este ejemplo revela diferentes aspectos que importan a una empresa que se encarga de esta función, porque no solamente se concentra en menús, sino también en la administración y promoción de su servicio.
Recuerda que una de las ventajas de la matriz de Eisenhower como herramienta de gestión de tiempo y tareas es que no hace obligatorio utilizar algún programa especializado.
Sin embargo, muchas aplicaciones de trabajo en equipo te dan la oportunidad de implementar los principios de la matriz Eisenhower en sus funciones. Trello, Dropbox, Slack, Basecamp, Monday, entre otras. Quizá no tengan todas el formato de los cuadrantes per se, pero sí dan la posibilidad de separar tareas según el nivel de urgencia e importancia, con la ventaja de conocer el avance de cada proceso.
Lo importante es que tú y tus equipos encuentren la manera de trabajar de manera más eficiente y armónica, sin sacrificar tiempo o enfoque en lo que más le importa en tu empresa. Esperamos que estos consejos te sean útiles y logres tus objetivos como todo un Dwight Eisenhower.
Preguntas frecuentes sobre la matriz de Eisenhower
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
Qué hago si todas mis tareas parecen urgentes e importantes
Si todas tus tareas parecen urgentes e importantes, es probable que no estés gestionando adecuadamente tus prioridades. Lo ideal es detenerte y reevaluar cada tarea con mayor detenimiento. Pregúntate: ¿Qué pasaría si no hago esta tarea hoy mismo? Si la respuesta es que no habría consecuencias graves, probablemente la tarea no sea tan urgente.
También puedes desglosar tareas complejas en partes más pequeñas para identificar cuáles son prioritarias. Otro consejo es aprender a delegar: no todas las tareas necesitan ser realizadas por ti.
Cuándo usar la matriz de Eisenhower
Debes usar la matriz de Eisenhower cuando sientas que tienes demasiadas tareas y no sabes por dónde empezar, o cuando te cuesta diferenciar qué es lo más importante. Es especialmente útil en situaciones de alta presión o cuando estás trabajando con plazos ajustados.
Es una gran herramienta cuando necesitas ser más productivo y evitar perder tiempo en tareas que no te aportan valor. Aplicar esta matriz regularmente te ayudará a gestionar mejor tu carga de trabajo y enfocar tu energía en lo que realmente importa, tanto en tu vida profesional como personal.
