Gestionar el tiempo de manera eficiente puede ser complicado. En cuanto inicias una tarea ya tienes en tu bandeja de correo una lista de mensajes que preguntan cómo vas en las otras diez tareas que están pendientes. Y, claro está: tu WhatsApp o Telegram tiene más de 50 notificaciones nuevas acerca de un proyecto de último minuto. ¿Qué haces primero?

Por fortuna existe una herramienta que te ayuda a implementar un proceso de trabajo. Se llama matriz Eisenhower.

Su nombre, en caso de que lo estés preguntando, viene de la persona que la inspiró: el expresidente estadounidense Dwight Eisenhower, un hombre que fue reconocido por su alta productividad. Por lo tanto, Stephen Convey, el experto en administración empresarial, retomó sus hábitos para crear la matriz Eisenhower, tal y como la conocemos hasta nuestros días, en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

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¿Para qué sirve la matriz Eisenhower o matriz de administración del tiempo?

Más allá de ser un instrumento compartido en uno de los libros más citados en el mundo de las ventas, la matriz Eisenhower, también conocida como la caja Eisenhower, la matriz urgente/importante o la matriz de administración de tiempo, es un recurso que contribuye en gran medida para planificar, priorizar, delegar tareas semanas y mensuales, al dividirlas en cuatro cuadrantes, que van de lo importante a lo no importante, y de lo urgente a lo no urgente.

No obstante, sus ventajas van un poco más allá. Al administrar de esta manera el trabajo, también puedes darte cuenta de cuáles actividades de tu día a día se pueden delegar a otro miembro de tu equipo, o incluso eliminar del todo. Así, habrá espacio para lo que no necesariamente debe completarse de inmediato, pero que no conviene posponer porque es vital para el buen desempeño de tu área, tu empresa o tu negocio en general.

La matriz Eisenhower, entonces, no solo es una buena aliada para no dedicar muchas horas extra al trabajo, sino también para que el tiempo que inviertas sea de calidad.

¿Sabes cómo implementarla? A continuación te explicamos cómo y verás que es muy sencillo.

5 pasos para realizar tu propia matriz Eisenhower

1. Establece tus cuadrantes

Para empezar, debes imaginar que tus tareas se organizarán en 4 cuadrantes de prioridad, como ya lo mencionamos: importante, no importante; urgente, no urgente. Debería verse más o menos así:

Cómo hacer una matriz Eisenhower desde cero

2. Clasifica tus tareas basándote en los cuadrantes

Ahora que ya sabes cómo priorizar tus tareas, analiza qué es lo que debe clasificarse como urgente y como importante. Para que sepas cómo hacerlo, estas son las definiciones:

  • Cuadrante 1: urgente + importante. Aquí cabe todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse a nadie más. Nos referimos a situaciones cotidianas, como escribir una publicación diaria para el blog de tu empresa para cumplir con la cuota de contenido establecida, y también a aquellas que surgen de imprevisto, como una crisis en redes sociales que debe resolverse cuanto antes.
  • Cuadrante 2: importante + no urgente. En este espacio acomoda aquello que debe cumplirse, pero no tiene una fecha inmediata. Por ejemplo, la presentación de una estrategia de marketing para el último trimestre del año: no tienes que hacerla hoy mismo, pero sí debe estar en tu lista de tareas importantes para tu equipo.
  • Cuadrante 3: urgente + no importante. Quizá esta clasificación no la tienes presente la mayor parte del tiempo, pero sí existen tareas que son urgentes, pero no importantes. Eso quiere decir que puedes delegarlas a alguien de tu equipo para su seguimiento sin sacrificar el tiempo que debes invertir en otras actividades. Por ejemplo, agendar citas con prospectos, responder correos de recibido o darle seguimiento a una campaña de anuncios; es decir, todo lo rutinario.
  • Cuadrante 4: no urgente + no importante. En el día a día nos vamos a encontrar con este tipo de tareas que nos distraen demasiado o hacen que pospongamos una actividad. Es lo que muchos etiquetan como procrastinar, que no necesariamente quiere decir que no haces nada, sino más bien que inviertes tu tiempo en cosas que no te ayudan a avanzar, como revisar todas tus cuentas personales de redes sociales antes de ver tu correo, o dedicarle más de lo necesario a elegir un color para el fondo de una foto. Todo lo que cabe aquí debe eliminarse.

Tomando el ejemplo anterior, se vería así:

Matriz Eisenhower con tareas asignadas

3. Aprende a delegar

Uno de los grandes retos para los que usan la matriz de Eisenhower por primera vez, es aprender a delegar tareas. Para una persona algo aprensiva, hasta las actividades más sencillas y rutinarias se convierten en un asunto de vida o muerte y, por lo tanto, prefieren no arriesgarse al poner a alguien más al frente de ellas.

Sin embargo, delegar responsabilidades es también una estrategia que aumenta la productividad, ayuda a destacar el talento escondido de tu equipo y se convierte en una forma de motivar a los que trabajan contigo, incluso si es con algo pequeño. 

4. Implementa la matriz Eisenhower con tu equipo

Aunque cada persona tenga sus propios cuadrantes, también es posible usarla para la gestión del trabajo de equipos completos. De esta forma, es más sencillo que cada área sepa qué tiene que hacer y la prioridad que se le debe dar a cada proceso. Además, es una buena manera de informar a todos en qué se ocupa cada quién, y así no perder tiempo en las juntas de seguimiento.

Es decir, tan solo con implementar la matriz Eisenhower en toda tu empresa ya eliminaste al menos una tarea del cuarto cuadrante.

5. Enfoca tus esfuerzos de manera efectiva

Una vez que ya sabes cuál tarea es más importante y urgente, es más sencillo decidir qué debe resolverse con rapidez y qué necesita más planeación. Esto te ayudará a concentrarte mejor, nivelar la presión y el estrés y desarrollar lo más importante con sin descuidos.

Para ejemplificarlo mejor, lo ponemos de la siguiente manera:

  • Todo lo que es urgente debería ser lo primero que hagas en tu rutina. Nada de eso puede esperar, así que es mejor que se elimine de tu lista lo antes posible. Es como cuando te comes el platillo que menos te gusta del menú para que el momento se vaya rápido.
  • Todo lo que es importante, pero no urgente, necesita planeación y toda tu atención. No solamente hablamos de lo relacionado directamente en tu trabajo (planes de expansión, colaboraciones con otras marcas a largo plazo, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio), sino también en lo que te ayuda a ser un mejor profesional en tu campo (tomar diplomados y conseguir certificaciones), a mantenerte saludable (entrenar para correr un maratón dentro de cinco meses) o motivado (ahorrar para comprar el auto con el que sueñas).
  • Todo lo que es urgente y no importante es parte de la rutina, pero alguien más puede hacerlo. Esto significa que también debes reconocer que para dar lo mejor de ti necesitas decirle adiós a las minucias.
  • Finalmente, todo lo que ni es urgente ni importante es, y ha sido siempre, un obstáculo en tu trabajo. Es verdad que a lo largo del día debes tomar descansos, comer, distraerte para no saturar tu creatividad y concentración. Sin embargo, en el fondo sabes perfectamente que revisar Instagram no aporta nada a esta parte de tu rutina.

¿Quieres ver cómo podría lucir una matriz Eisenhower con ejemplos basados en la industria?

Ejemplos de matriz Eisenhower

1. Para el día

Esta matriz organiza 3 actividades que no tienen relación directa entre ellas. Es decir, puede ser compartida entre diferentes equipos de trabajo (en este caso: diseño, cuentas y producción) de una misma agencia de marketing. Todos tienen acceso a ella, así que todos saben en qué trabajan sus compañeros en caso de que necesiten alguna actualización o pedir su colaboración para una nueva tarea.

Ejemplo de matriz Eisenhower con diversas tareas para un día de trabajo

2. Para un proyecto

Este otro ejemplo te permitirá ver cómo se pueden gestionar las tareas necesarias para un proyecto en particular. Quizá aquí no es necesario involucrar a todo tu equipo, sino tal vez a un par de personas, según el tamaño de la empresa, y ayuda a poner en perspectiva lo que es más urgente para no perder el tiempo en otros aspectos.

Ejemplo de matriz Eisenhower para un proyecto específico

Recuerda que una de las ventajas de esta herramienta de gestión de tiempo y tareas es que no hace obligatorio que utilices algún programa especializado. Sin embargo, muchas aplicaciones de trabajo en equipo te dan oportunidad de implementar los principios de la matriz Eisenhower en sus funciones. Trello, Dropbox, Slack, Basecamp, Monday, entre otros. Quizá no tengan todos el formato de los cuadrantes per se, pero sí dan la posibilidad de separar tareas según el nivel de urgencia e importancia, con la ventaja de conocer el avance de cada proceso.

Lo importante es que tú y tus equipos encuentren la manera de trabajar de manera más eficiente y armónica, sin sacrificar tiempo libre o concentración en lo que más importa en tu empresa. Esperamos que estos consejos te sean útiles y logres tus objetivos como todo un Dwight Eisenhower.

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Publicado originalmente el 01 de octubre de 2020, actualizado el 01 de octubre de 2020

Topics:

Mejora de procesos