Cómo hacer una lista de tareas que cumplirás sí o sí

Hacer una lista de tareas es sencillo. En teoría, es la solución a tus problemas de productividad. Representa una de las alternativas más poderosas para reducir el estrés y la ansiedad. Se le llama «barrido mental» a ese momento de sentarse y aterrizar por escrito las cosas pendientes, de acuerdo con David Allen, autor de Getting Things Done.

Hacer una lista de tareas alivia tu cerebro de una sobrecarga cognitiva. Tu mente obtiene una sensación de calma cuando ve listadas todas las actividades que tienes por hacer.

Aun así, el trabajo no se ejecuta solo con el hecho de sacar de tu cabeza las actividades pendientes. Se trata solo del primer paso. El problema viene cuando, incluso aquellos que creen fervientemente en las listas de tareas, no saben cómo hacer para que resulten efectivas. Por fortuna, aquí estamos para ayudarte a crear una lista que con seguridad vas a cumplir.

¿Qué es una lista de tareas? 

Es un conjunto de actividades por hacer de manera ordenada, donde las tareas prioritarias encabezan la lista y las menos importantes quedan al final. Con esta lista te aseguras de que todas tus actividades pendientes estén por escrito en un solo lugar, así ¡no te olvidas de nada!

Las listas de tareas son tus mejores aliadas para vencer la sobrecarga de trabajo. Cuando las utilizas efectivamente estás mejor organizado y eres mucho más confiable. Esta herramienta permite que generes menos estrés, te asegures de no olvidarte de nada importante y, sobre todo, que enfoques tu tiempo y energía correctamente en las actividades. Con ello te haces más productivo y valioso para tu equipo de trabajo.

Cómo hacer una lista de tareas eficaz: 9 tips infalibles 

Hay algunas cosas que debes tomar en cuenta para que tu lista sea más efectiva y obtengas sus beneficios.

1. Escoge un medio

Las listas de tareas vienen en todas las formas y tamaños, pero se trata de lo que mejor te acomode a ti. Algunas investigaciones señalan que escribir la información a mano nos ayuda a recordar mejor. Pero si no has usado un bolígrafo desde 2000, existen apps digitales que pueden ayudarte a crear tu lista de tareas. Más adelante te sugerimos algunas.

2. Sé claro en lo que necesitas hacer

Es común observar en la lista de tareas actividades como «Hablarle a Catalina», «Preparar presentación». El problema de escribir esto es la falta de claridad en el enunciado. Quizá en el momento en que escribes la tarea sabes lo que quieres hacer. Sin embargo, la tarea puede olvidarse o volverse confusa con el paso del tiempo y las actividades que realizas día a día. ¿De qué tenía que hablar con Catalina? ¿Cuál de todas las presentaciones? Sé muy específico con las actividades que tienes que realizar. 

3. Establece fechas estratégicamente

Agrega fechas a actividades que tengan mayor prioridad o que requieran realizarse en una fecha específica. Si estableces fechas a todas tus actividades puedes darte cuenta de que quizá reúnes demasiadas en un solo día, lo que lleva a saturarte y perder la utilidad de la lista de tareas.

Dedica un tiempo para planear tu semana, basándote en tu calendario y revisar cuidadosamente que las actividades agendadas sean realizables en un solo día.

4. Establece entre 6 y 12 actividades diarias

Es posible que una gran lista de actividades pueda frustrarte a causa de todas las distracciones, emergencias o interrupciones que surgen en el día a día. Al final de cada día, tómate unos minutos para priorizar las actividades del día siguiente. 

Selecciona las actividades más importantes de tu lista y resáltalas para realizarlas todas al día siguiente. Esto no solo te mantendrá enfocado en lo importante: te obligará a escoger las tareas que tienen una mayor relevancia en tu día, en función del tiempo que te lleva completarlas.

5. Agrupa tareas similares

Cuando revises tu lista, notarás que hay tareas similares por su naturaleza, por ejemplo «llamar a clientes». Si tienes dos o tres tareas que involucren llamar por teléfono, agrúpalas y realízalas al mismo tiempo, una tras otra. O si se trata de enviar correos electrónicos mándalos uno detrás del otro.

De esta manera tu mente estará más enfocada en el trabajo que estás haciendo y podrás terminar más cosas en menos tiempo. Es efectivo y productivo realizar tareas similares juntas.

6. Haz una revisión semanal

En su metodología para ser más productivo, presentada en Getting Things Done, David Allen recomienda la revisión semanal. Si quieres que tu lista se mantenga efectiva y actualizada es de vital importancia revisarla semanalmente.

Esta revisión te da un panorama general de lo que tienes que hacer, sin distracciones, y así puedes enfocarte en el trabajo de la siguiente semana. Hacerlo te brinda un completo control de tus actividades y te asegura de que estás haciendo las actividades correctas para cumplir con tus objetivos y proyectos.

7. Desglosa tus actividades

Tareas como «crear la nueva propuesta de proyecto» resultan muy vagas e incluso intimidantes. Son propensas a ser pospuestas por lo abrumador que puede resultar realizarlas. Una manera de convertir estas tareas en algo menos amenazador y realizable es desglosar las actividades en otras más pequeñas. Por ejemplo, en lugar de «crear la nueva propuesta de proyecto» puedes poner «Redactar el objetivo» o «Elegir los canales del proyecto».

8. Agenda la planificación

 Dentro de tu lista de tareas, programa también el día y hora para revisar tu agenda y tu propia lista. Necesitas dedicar un momento a esta actividad para que tu planificación sea efectiva y tu lista de actividades sea correctamente realizada.

9. Sé flexible

Siempre deja alrededor de 15 minutos de comodín entre cada una de las actividades de tu lista o calendario, para prever que algo surja. Siempre ocurren situaciones imprevistas que ocupan tiempo de tu día que no tenías planeado. 

Ahora que, si lo tuyo es lo digital, hay numerosas herramientas gratuitas en el mercado que pueden adecuarse a tus necesidades. Vienen en todas las formas y colores, y lo mejor es que puedes elegir la que mejor se adapte a tu personalidad.

Si aún no estás tan convencido de hacer una lista de tareas digital, ten en cuenta que son una alternativa más segura para mantener un registro de tu carga de trabajo. Después de todo, ¿qué tan seguido guardas post-its o agendas viejas de lo que hiciste en años anteriores?

1. Todoist (iOS y Android)

Es un administrador de tareas digital gratuito que te permite agregar colores específicos a tus tareas, priorizarlas e incluso crear proyectos o listas compartidas. La app tiene un diseño sencillo y cuenta con una buena experiencia de usuario.

Está disponible para ambos sistemas operativos y te permite integrar Google Drive, Gmail y Calendario. Te brinda la posibilidad de añadir fechas límite a tus tareas y ofrece herramientas de priorización y categorización. La versión premium tiene un costo de 3 dólares mensuales y puedes cancelarla en el momento que quieras.

Checa cómo organizarte con Todoist en este video:

2. Remember the milk (para la mayoría de dispositivos y SO)

Es una app gratuita y amigable que permite dejar la lista de tareas fuera de tu cabeza y llevarla a tu dispositivo móvil. Recibe recordatorios para cualquier tarea (así no te olvidarás de comprar la leche). 

Con esta herramienta puedes compartir tus listas e incluso asignar tareas a otras personas; además se sincroniza en todos tus dispositivos. Es rápida y fácil de usar; cuenta con la herramienta de Smart Add, con la cual puedes poner opciones a tus actividades en un mismo lugar, como fecha de realización, nivel de prioridad, si algo debe repetirse, etiquetas y mucho más. 

La herramienta también te permite dividir tus tareas en subtareas, y esas subtareas se pueden dividir en otras más para hacer tus actividades más específicas y manejables.

3. Trello (iOS y Android)

Es una herramienta que te deja arrastrar, tirar, añadir colores y manipular los elementos de tu lista de tareas de una manera distinta al resto de las aplicaciones.

Los proyectos largos puedes acomodarlos en tableros, donde organizas tu lista de tareas y dividir los proyectos grandes en subproyectos. Puedes agregar notas, adjuntos y etiquetas de colores a cada tarjeta, la cual aparece en todas tus listas.

Trello tiene una particularidad que la hace ganarse una estrellita: te permite visualizar tu lista de tareas de una forma sencilla, incluye una vista de calendario, donde puedes observar simultáneamente tus tareas de la próxima semana, incluso del mes. Puedes arrastrar y soltar tarjetas entre los días del calendario para cambiar las fechas de realización de tus tareas.

Con la opción gratuita puedes crear tableros ilimitados, listas, tarjetas, miembros, checklists, adjuntos y permite la integración con Google Drive y Dropbox. En la versión de pago (de 9.99 dólares mensuales) puedes añadir mayor almacenamiento, personalización, opciones con mayor privacidad, entre otras características más.

4. Microsoft To Do (iOS, Android y Windows Phone)

Representa una alternativa gratuita disponible para varios sistemas operativos. La app proviene de Wunderlist, otra aplicación de gestión de tareas que posteriormente adquirió Microsoft. La herramienta cuenta con una muy buena experiencia de usuario. Entender su funcionamiento es muy sencillo, por lo cual es ideal para aquellos que tienen contacto por primera vez con las apps de tareas y la organización personal.

La app cuenta con las herramientas básicas para crear una lista de tareas, como fechas límite de realización, notas, adjuntos, herramientas de priorización y recordatorios.

5. Tick Tick (iOS)

Gestiona los distintos aspectos de tu vida de una manera fácil y sencilla; con ella puedes crear listas para tu trabajo, escuela, casa o tu lista de compras.

Te permite organizar tus actividades por orden de prioridad y por colores en un calendario anual. Tick Tick también activa alertas para cada una de tus tareas y recordarte cuando se acerque la fecha límite de realización.

Las app ofrece cinco vistas de calendarios distintas, donde puedes checar y gestionar tu agenda de la manera que más te convenga.

6. Any Do (para la mayoría de dispositivos y iOS)

Es una herramienta que cuenta con un muy buen diseño y ofrece todas las características que se requieren para este tipo de aplicaciones.

Una de sus particularidades, que la distinguen de otras herramientas, es la notificación que envía diariamente señalándote que debes planear tu día. Permite la entrada de voz y la característica de agitar tu dispositivo para borrar tareas realizadas.

Está diseñada para iPhone, pero puede utilizarse en en muchos otros dispositivos. El sitio Lifehacker la denominó como la mejor app para iPhone. Lo mejor es que es gratuita.

Si quieres saber más a detalle cómo funciona Any Do checa esta reseña.

7. Habitica (iOS y Android)

Es una app gratuita con temática de videojuego, que transforma tu lista de tareas y proyectos en una temática medieval y en un juego de roles.

Con solo eliminar cosas de tu lista tu personaje sube de nivel cada vez que obtienes un logro y gana dinero para comprar armamento y vencer a tus enemigos.

Si no cumples con una tarea, u olvidas tachar las actividades logradas, tu personaje se ve afectado en su salud y puede perder su progreso. Categoriza tus logros en carpetas específicas, divididas en los distintos aspectos de tu vida.

Es una aplicación sencilla, con funciones básicas. Es una gran opción si te estás iniciando en el mundo de las listas de tareas y buscas algo fuera de lo común. Si también eres competitivo puedes animar a algunos amigos o colegas a utilizarla también.

Checa cómo Habitica puede ayudarte con tus hábitos de organización en este video:

8. Dommuss (iOS y Android)

Dommuss un espacio al que tiene acceso toda la familia o empresa y es ideal si buscas la organización de tu familia o de una pequeña empresa. Tiene la facultad de editar la lista o el calendario.

La aplicación cuenta con un espacio para agregar fotografías, añadir notas y generar listas de compra. Y no solo eso: también puedes crear tu menú o dieta semanal y agregar las comidas de toda la semana. De esta forma también puedes llevar el control de tu alimentación. 

Puedes guardar contactos de emergencia o números telefónicos a los que llames de manera recurrente. Además recibes notificaciones de la tareas que te corresponde realizar y cada vez que se actualice una lista.

9. Google Calendar (iOS y Android)

Representa una opción ideal si tus necesidades son prácticas, simples y tienes poco tiempo para dedicarte a la organización de tus tareas. Lo único que necesitas para usar esta app, totalmente gratuita, es tener una cuenta de Gmail. Con ella podrás acceder a sus útiles recursos desde cualquier dispositivo.

Crea alertas y recordatorios; además todos los eventos se añadirán automáticamente a tu correo de Gmail. Puedes visualizar tu calendario por día, mes o año. La app registra automáticamente tus reservas de vuelos, hoteles e incluso de restaurantes. Puedes crear tu lista de tareas y visualizarlas junto a tus eventos.

La herramienta permite que añadas tus objetivos personales e intuitivamente te sugerirá en qué momento del día puedes lograrlos, de acuerdo con tus actividades agendadas.

10. Google Keep (iOS y Android)

Si lo que quieres es hacer listas y notas rápidas en un solo lugar, sincronizadas con todos tus dispositivos, Google Keep funciona como un bloc de notas que se conecta directamente con Google Drive. Puedes realizar listas de verificación, listas de tareas, agregar fotos, notas de voz, que se almacenan en la nube.

Google Keep no cuenta con las características de las aplicaciones que te hemos mencionado anteriormente y tampoco está enfocada en el diseño. Sin embargo, es una buena opción si eres usuario de Google Drive y te gusta crear y editar listas sobre la marcha.

Ahora ya conoces diversos recursos con los que puedes hacer una lista de tareas. Elige la opción que se adapte a tu personalidad y a tus necesidades para cumplir tus objetivos. Recuerda que el tiempo es un recurso muy preciado para quienes en verdad entienden su valor.

Esperamos que con esta lista encuentres el recurso ideal para crear tus listas. De esta manera tu tiempo estará mejor organizado y realizarás todas tus actividades con eficiencia y efectividad.