Qué es la integración empresarial y cómo realizarla con éxito

A fines del siglo pasado, en la década de 1990, gracias al avance en la computación y las tecnologías de la información, las empresas comenzaron a utilizar más aplicaciones en sus procesos productivos, especialmente en el ramo manufacturero.

Sin embargo, esto derivó en un problema que no se había previsto: la desconexión de las herramientas, programas y sistemas, ya que cada uno trabajaba de forma aislada en alguna etapa del ciclo productivo.

A raíz de esa situación surgió la necesidad de integrar las herramientas para dotar a las empresas de unidad en sus operaciones. Además de resolver el problema de la desconexión, la idea de integrarlos ofrecía una ventaja competitiva: un modelo estandarizado de control empresarial que facilitaba la gestión de los datos y mejoraba la comunicación.

A partir de entonces, la integración empresarial ha sido esencial para fomentar el crecimiento económico, la productividad y la eficiencia de los ciclos productivos. Y no solo eso: le permitirá a tu compañía innovar y ofrecer nuevas soluciones. Así que comencemos por definir este concepto.

Tipos de integración empresarial

En un contexto como el actual, en el que la tecnología de la información es el eje central de las estrategias de crecimiento empresarial, la integración se ha sofisticado. De manera tal que existen varias categorías.

1. Integración de aplicativos: se trata de la conexión de diferentes aplicaciones para que compartan la información y las funciones en tiempo real.
2. Integración de procesos: se refiere a la integración de flujos de trabajo que abarcan varias aplicaciones y sistemas.
3. Integración de datos: esta es la recopilación de información de distintas fuentes empresariales bajo un mismo esquema de base de datos, para evitar que se pierdan o se formen compartimentos a los que solo un área tenga acceso.
4. Integración de dispositivos: también se conoce como interoperabilidad y consiste en integrar los dispositivos, plataformas y sistemas para compartir datos y operar de forma coherente un solo proceso.

Por lo general, una empresa es dueña de todos los aplicativos, procesos, datos, dispositivos y sistemas que utiliza en sus procesos, pero eso es lo único que unifica estos elementos. Lo anterior significa que no hay otro elemento que los cohesione, aparte de la propiedad. Esto provoca contrariedades como aislamiento, silos de información y dificultades para operar y monitorear.

Si a esto le sumamos la complejidad de cada uno de estos elementos individuales, podríamos hablar de un problema de administración y operación bastante complicado que requiere múltiples equipos y especialistas. A raíz de este desafío es que la integración ha dado soluciones que facilitan la operación y garantizan la unidad de los procesos productivos.

Importancia de la integración empresarial

La importancia de la integración empresarial radica en que soluciona el problema del crecimiento desordenado de los aplicativos, procesos, datos, dispositivos y sistemas.

Integrar los datos empresariales permite ofrecer nuevos servicios y experiencias a los clientes, como señalábamos en la introducción. Por ejemplo, a través de la centralización de los datos en una sola base es posible aprovechar la información para personalizar el trato con la clientela. Por supuesto que esto requiere de una plataforma como un CRM, pero actualmente en el mercado hay muchas opciones que se adaptan a las necesidades de cada empresa.

¿Cómo se realiza la integración en una empresa? 

Una integración empresarial se puede realizar a través de una estrategia tecnológica hecha a la medida. Esta consiste en encontrar el punto de convergencia entre el modelo de negocio y las tecnologías de la información disponibles. Esta opción conlleva un estudio de cada una de las etapas; al mismo tiempo, deben identificarse las fortalezas actuales y las áreas de desarrollo donde la TI puede ser útil para mejorar el rendimiento de la empresa.

Como resultado de la estrategia tecnológica la empresa tendría que ser capaz de:

• Mejorar la retención de clientes
• Incrementar el rendimiento de los equipos
• Controlar la información almacenada en las bases de datos
• Optimizar los procesos productivos
• Facilitar el mantenimiento del sistema unificado bajo un modelo de integración
• Asimilar los cambios y acelerar las actualizaciones de los sistemas de la empresa
• Unificar los criterios para la toma de decisiones

Una estrategia tecnológica, cuya finalidad es lograr la integración empresarial, tendrá que dividirse en etapas para llevarse a cabo:

1. Exploración de las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado
2. Evaluación de factibilidad tecnológica para la empresa
3. Análisis de costes y presupuesto para la integración

Estas tres etapas a su vez tendrán que dividirse en subetapas para ejecutar la estrategia tecnológica. En términos generales, se analizan aspectos como:

• Las tecnologías disponibles y los casos de éxito
• Las tecnologías que la competencia utiliza actualmente
• La información que necesitan los especialistas en integración para llevar a cabo el proceso
• Los ecosistemas tecnológicos con los que se cuenta actualmente
• Las soluciones ideales para la empresa
• Un presupuesto aprobado previamente por la gerencia

El resultado de este análisis será un coste total de implementación, el cual tendría que estar acompañado por un análisis del ROI (retorno de inversión) y de otros aspectos técnicos.

Ahora bien, como seguramente habrás imaginado, este proceso requiere un estudio de la situación actual y de la implementación de soluciones tecnológicas. Todo dependerá de cuán robusta sea la arquitectura que se necesita para implementar la integración.

Actualmente, la mayoría de las grandes empresas utilizan algún tipo de software que se puede beneficiar de la integración empresarial, por ejemplo:

• Software de contabilidad y manejo de nómina
• Gestión de relación con los clientes o CRM
• Inteligencia de negocios y analítica
• Gestión de la cadena de suministro o SCM
• Software de recursos humanos
• Sistema de planificación de recursos empresariales o ERP

Según sea el tipo de empresa y el modelo de negocio, la integración empresarial puede requerir que alguno de estos sistemas se integre para facilitar la operación comercial. Por ejemplo, un software de contabilidad podría integrarse con el CRM para que el departamento de contabilidad lleve un control en tiempo real de los nuevos clientes.

Enseguida, verás algunas claves para que puedas garantizar una integración empresarial efectiva.

1. Conoce los elementos que se van a integrar

Por lo general, los elementos que se integran para ofrecer una solución empresarial son muy variados. Estos consisten en servicios de mensajería, flujos de datos, interfaces de programación de aplicativos y conectores de aplicaciones, entre muchos otros.

Es importante tener alguna noción en torno a estos conceptos de programación para entablar un diálogo con los encargados de una integración empresarial.

1. Los servicios de mensajería permiten el intercambio de mensajes en lenguajes de programación que incluso pueden ser diferentes en cada aplicativo. 
2. Los conectores de aplicaciones son parte de la arquitectura del sistema que ofrece la integración. Determinan las reglas de interacción entre cada componente y se trata de soluciones estandarizadas para cada API, lo que permite la comunicación.
3. Los flujos de datos permiten que las aplicaciones incorporen los datos que se generan desde el inicio de proceso. Esta opción es muy eficiente para empresas que centran todo su esfuerzo en los clientes, el servicio y la atención.
4. Los patrones de integración ofrecen una solución a través de un lenguaje común, que pueden utilizar los programadores y los arquitectos de sistemas para facilitar la comunicación entre las aplicaciones, sistemas y herramientas.
5. Las API o interfaz de programación de aplicaciones también son muy comunes cuando hablamos de integración. Consisten en protocolos, herramientas y definiciones que permiten desarrollar software de aplicaciones para comunicar programas o aplicaciones independientes.

2. Analiza los modelos de integración disponibles

Los modelos de integración varían dependiendo de la solución que se esté buscando. Los más comunes son los siguientes:

1. El modelo punto a punto permite conectar dos redes como si fueran la misma. Ayuda a integrar diversas localizaciones como edificios, oficinas, almacenes y demás.
2. El modelo de distribución y enlace consiste en un nodo central desde el cual se realiza la conexión de todas las aplicaciones. Esto resuelve el problema de la complejidad en torno al nivel de personalización que requiere cada aplicativo en el modelo punto a punto.
3. El bus de servicios empresariales (ESB) consiste en un patrón de integraciones backend. Además, los servicios de integración se pueden llevar a cabo con ajustes mínimos en las aplicaciones, lo cual disminuye la carga de trabajo y la posibilidad de cometer errores. Por último, los ESB están basados en protocolos abiertos estandarizados para facilitar cualquier implementación.
4. La integración ágil es el siguiente paso en cuanto a tecnologías de la información. Las metodologías ágiles permiten llevar un seguimiento dinámico y oportuno de cualquier proyecto de integración y sus componentes.

3. Elige un equipo de integración 

Como acabamos de señalar, existen diferentes modelos o arquitecturas de integración empresarial. Estas tienen requisitos particulares que los ingenieros y programadores conocen con gran nivel de detalle. Al hablar de las características generales de estos modelos no pretendemos sustituir a los especialistas. De hecho, nuestra intención es despertar el interés por un tema tan apasionante como el de la integración de software con fines empresariales.

El objetivo de esto es que los directivos de la empresa sean conscientes de lo que conlleva este proceso. Uno de los factores determinantes es elegir un equipo de integración con experiencia y dominio de su área de especialidad.

Para llevar a cabo este proceso es necesario designar a una o un responsable ejecutivo del proyecto de integración, además de un equipo dedicado a colaborar con los programadores e ingenieros en el proceso de integración, desde la elección de la arquitectura del sistema hasta los pormenores en cuanto a mejores prácticas y estándares.

El trabajo de este equipo será:

1. Llevar a cabo el proceso de integración según los estándares de la industria.
2. Vigilar el uso del presupuesto de forma adecuada y según lo estipulado en el proyecto de integración aprobado por la gerencia.
3. Estar al tanto de los pormenores de la integración en cada una de sus etapas. Esto incluye la seguridad y la implementación de los protocolos y metodologías del modelo de integración seleccionado.
4. Vigilar las reglas de negocio, los protocolos de comunicación y los demás elementos implicados en una integración empresarial.

4. Define qué información será integrada

La información es el núcleo de cualquier integración empresarial. Por ejemplo, si la empresta está enfocada en el servicio y atención al cliente, es de esperar que los datos de los clientes estén disponibles en un panel de consulta con un solo clic. O bien, si se trata de una empresa que comercializa en línea su oferta, será muy importante que las facturas, ordenes de envío y demás información viaje a lo largo del flujo de información y esté disponible en cualquier momento para su consulta.

La empresa debe definir qué información es importante para llevar a cabo su trabajo, con ayuda del responsable del proyecto de integración y del equipo de integración. Además de saber qué información tiene que circular entre aplicativos, se podrán establecer los protocolos de seguridad y privacidad necesarios. De esta forma la información estará protegida desde el momento en que los clientes acceden a compartirla.

5. Capacita a los miembros de la empresa para esta nueva etapa

Una vez hecha la integración es muy importante que los miembros de la empresa reciban una capacitación para trabajar conforme a este nuevo modelo empresarial. No se trata solo de una tecnología que se suma a las aplicaciones que ya de por sí utilizan. Hay que poner énfasis en que se trata de un nuevo modelo de organización empresarial, cuyo objetivo es optimizar el trabajo de todas las áreas y mejorar el rendimiento de los equipos que forman parte de ella. Esto permitirá reducir los gastos e incrementar el retorno de inversión de toda la operación, gracias al impulso que brinda la tecnología.

3 ejemplos de herramientas de integración empresarial

1. Beetrack

Imagen de Beetrack

Las empresas que utilizan servicios de logística obtienen grandes beneficios de la integración empresarial. Por ejemplo, en la industria del transporte esta solución se puede aplicar a la unificación de plataformas o de departamentos. Beetrack se especializa en ambas opciones.

De acuerdo con su sitio web, utiliza estos aspectos:

• Rastreo satelital de la flota vehicular
• Conectividad con gestores de mapas como Google Maps
• Visibilidad de los despachos en tiempo real

El software de Beetrack permite realizar una integración empresarial 100 % nativa, lo cual mejora el rendimiento de los sistemas.

2. IBM

Imagen de IBM

Las transacciones B2B son cada vez más comunes en un mundo digitalizado que depende de intercambios de información para llevar a cabo transacciones.

La solución que propone el gigante tecnológico permite que las empresas comercien más eficazmente con sus clientes, proveedores y socios comerciales mediante la automatización de los procesos empresariales clave.

Una plataforma de integración B2B permite que las empresas integren sus procesos de intercambio electrónico de datos (EDI) por medio de una puerta única. La plataforma traduce toda la información a un solo formato estandarizado y permite que se transfiera de forma segura y inmediata; incluso disminuye los costos de TI hasta en un 80 % debido a la estandarización de protocolos.

3. HubSpot

Los CRM son el tipo de plataforma que ofrece una gran cantidad de integraciones que pueden mejorar tu negocio rápidamente. HubSpot tiene el potencial de integrar el área de marketing, ventas, servicio, atención al cliente, asistencia, CMS y operaciones bajo una misma plataforma, y compartiendo una base de datos centralizada, gracias a los módulos que la plataforma tiene disponibles.

En HubSpot hallarás una solución de sincronización de datos en torno al CRM. Esto permite crear un ecosistema digital propio que se adapte a las necesidades de cada compañía. Con esto tu negocio podrá seguir creciendo, automatizando y deleitando a su clientela con ayuda de información confiable y disponible en todo momento.

Por si esto fuera poco, HubSpot brinda una gran cantidad de recursos para capacitar a los miembros del equipo, cosa que suele ser un gran reto cuando se habla de integración empresarial. HubSpot Academy ofrece capacitaciones y cursos; la Base de conocimientos mantiene una enorme cantidad de artículos, guías y tutoriales disponibles para consultar en cualquier momento; soporte, educación y recursos de onboarding también están al alcance de un clic y son muy amigables con el usuario.

Además, con ayuda de los proveedores de servicios asociados a HubSpot, podrás llevar el acompañamiento durante el tiempo que lo necesites, asegurando el buen desempeño de tu negocio.

En resumen, HubSpot ha permitido que la integración empresarial se lleve a cabo a partir de la plataforma CRM y los diferentes Hubs que se especializan en alguna de las áreas que ya mencionamos hace un momento. Esto hace que tu empresa pueda estar enfocada en el cliente, el servicio y la experiencia.