Cómo hacer gráficas en Excel para presentar datos a tu equipo

Las gráficas tienen la capacidad de resumir información compleja. Te ayudarán para que tu equipo entienda los puntos esenciales, detecten patrones y comportamientos, entre otros análisis que, sin duda, son cruciales para cualquier área corporativa.

Si estás a punto de preparar una presentación de datos, estamos seguros de que esta información te será útil. Aunque todas las gráficas funcionan dentro de los reportes de venta, desempeño, servicios u otros, existen diferentes tipos de gráficas en Excel y cada una tiene una función en particular.

Es importante que las conozcas y diferencies, pues podrías estar presentando una información valiosa en una gráfica poco adecuada. Obtén el mejor provecho de las gráficas de Excel. ¡Aquí te decimos cómo!

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3 ventajas de presentar tus datos en gráficas 

Utilizar gráficas para la presentación de informes, datos o resultados es vital, pero además también te dan ventajas como las siguientes.

1. Aumentan la comprensión y el interés

La información representada de forma gráfica suele tener más comprensión que un informe por escrito, sobre todo cuando los datos a mostrar son muy extensos o contienen cifras difíciles de comprender. En las gráficas en Excel puedes emplear colores, texturas, sombras y demás elementos que llaman la atención de tu audiencia.

2. Enfatizan los descubrimientos

Las conclusiones de los informes y análisis pueden ser traducidos de forma clara para los miembros de tu equipo. En la presentación de informes de ventas, los aumentos o disminuciones se perciben sin complicaciones.

3. Muestran varias categorías

Los resultados de ventas, por ejemplo, son bastante extensos y contienen más de una categoría para analizar la información a detalle. La ventaja de las presentaciones en Excel es que dentro de un mismo archivo pueden incluirse diversas gráficas con distintos rubros como: ventas totales, ventas por vendedor, ventas por sucursales, entre otros.

Ahora que ya conoces las principales ventajas por las que las gráficas son un excelente recurso para la presentación de información a tu equipo, es tiempo de diferenciar qué tipos de gráficas existen y cuál es el funcionamiento de cada uno de ellos.

1. Gráfica de pastel

Es una gráfica circular que sirve para dividir datos por sectores, ilustrando cada proporción numérica para mostrar la composición como un todo. Es usual para presentar porcentajes y proporciones. 

Imagen de Canva

Si quieres exponer características o atributos en la información, además de números o cifras, con una gráfica de pastel los datos podrán visualizarse mejor.

2. Gráfica de barras

También se conoce como gráfica de columnas. Tiene barras rectangulares con longitudes horizontales proporcionales a los datos, cifras o valores que representa. 

Imagen de Google Search Ads 360

Si lo que buscas es comparar dos o más valores, esta será tu mejor opción.

3. Gráfica comparativa

Es similar a la gráfica de barras; la diferencia radica en que los valores o cifras comparten un mismo espacio para poder comparar la información. 

Imagen de Chartblocks

Si vas a presentar la comparativa de resultados de ventas por año, por ejemplo, este tipo de gráfica expondrá claramente la información que necesitas.

4. Gráfica lineal

Este tipo de gráfica muestra información en serie a través de puntos llamados «marcadores», los cuales se conectan entre sí por una línea recta. 

Imagen vía Revistas Blogs

Con este tipo de presentación se pueden observar cambios en tendencia o comportamientos. Se utiliza para variables cuantitativas, por ejemplo: series mensuales, trimestrales o anuales.

5. Gráfica con variables

Combinada con una gráfica de barras, la línea que atraviesa las columnas sirve para representar la evolución de una variable.  

Imagen de Support Office

Este tipo de gráfica es ideal para mostrar los ascensos y descensos en una tendencia o comportamiento.

6. Gráfica de anillos

Es también conocida como gráfica de dona. Es parecida a la gráfica de pastel y su función es mostrar datos de un porcentaje total. Con una presentación de este tipo, las personas pueden enfocarse de manera más fácil en cada sección. 

Imagen de Chartblocks

Son ideales para mostrar la proporción en la que algo está dividido. Por ejemplo: el porcentaje de países con mayor población, tipos de campañas publicitarias más utilizadas, entre otros datos.

Crear gráficas en Excel es más fácil de lo que se pueda pensar. Solo necesitas tomarte un tiempo para aterrizar bien los datos que incluirás en la presentación. Además, hay muchos estilos y formatos que el programa te permite utilizar para que les des un toque único.

Recuerda que puedes plasmar la personalidad de tu empresa por medio de colores y formas en tus presentaciones. Como ya lo vimos en los diferentes tipos de gráficas en Excel, puedes escoger entre muchas opciones. Y, así como ya te mostramos las más utilizadas, te presentamos a continuación cómo crearlas.

¿Cómo hacer gráficas en Excel?

• Introduce los datos a graficar en una hoja de Excel y selecciónalos.
• Ve al menú «Insertar» y elige el tipo de gráfico que deseas crear.
• Personaliza sus elementos y estilo.

Estos pasos son genéricos. Mira las instrucciones para cada uno de los tipos de gráficas que puedes hacer en Excel:

1. Agrega tabla 

Este tipo de gráficas son una excelente opción para presentar sobre todo reportes anuales de ventas o metas alcanzadas, debido a que las cantidades o datos se pueden visualizar de manera individual. Hacerlo es muy fácil.

Después de abrir el programa, agrega la tabla de contenidos que deseas graficar. 

2. Selecciona los datos

Selecciona los datos a graficar y dirígete al menú «Insertar > Insertar gráfico circular».

3. Dale formato 

Para añadir más características o dar formato ve hacia el menú «Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico». Aquí podrás cambiar desde el título hasta las leyendas que deseas que aparezcan. 

Esta gráfica es tu aliada para mostrar resultados claros y precisos. Puedes organizar los datos por número de ventas, por vendedor, entre otros criterios.

Las gráficas en barras o columnas son útiles para destacar cambios en los datos a lo largo de un periodo o ilustrar comparaciones. Para hacerlas, solo sigue estos pasos:

1. Introduce los datos a graficar

Coloca toda la información que quieres que aparezca en tu gráfica como te la mostramos a continuación.

2. Selecciona los datos

Selecciona los datos y dirígete al menú «Insertar > Gráficos – Columnas». Elige el tipo de columnas que más te guste. 

3. Dale formato

Si deseas aplicar otro diseño solo selecciona nuevamente toda la gráfica, haz clic en el menú «Diseño de gráfico» y escoge el estilo que prefieras.

4. Personaliza el formato del área de trazado

Otra forma de cambiar el formato de la gráfica es al hacer clic derecho y seleccionar «Formato del área de trazado». Verás una ventana lateral donde podrás alterar el relleno, sombra, iluminado, entre otros elementos. 

Como ya lo mencionamos, las gráficas con barras o columnas son usadas para mostrar comparaciones entre grupos. Si en la información que vas a presentar hay más de tres series, recomendamos usar una gráfica de barra ampliada para una mejor visualización de los datos.  

1. Introduce los datos a graficar

Cuando se trata de medir el impacto de desempeño de los empleados o el número de ventas por año, las gráficas comparativas son un gran apoyo. Crearlas consiste en unos cuantos pasos muy fáciles de realizar.

2. Selecciona los datos

Selecciona a los empleados del primer año y el total de sus ventas y comisiones. Dirígete al menú «Insertar > Gráfico». 

3. Hazla comparativa

En la gráfica solo podrán visualizarse los datos del año 2018. Para hacer la gráfica comparativa, selecciona toda la gráfica, ve al menú «Diseño de gráfico > Datos». 

4. Selecciona el origen

En la ventana «Seleccionar el origen» da clic en el signo de (+) para agregar una nueva serie. En el apartado de «Valores de la serie» elimina el contenido que aparece. 

5. Valores de Y

Enseguida, selecciona los totales de la otra gráfica. Automáticamente, el apartado de «Valores de Y» cambiará. 

6. Acepta

Al dar «Aceptar», podrás ver que la información de ambas tablas ya se encuentra dentro de una misma gráfica comparativa. 

7. Dale formato

Para brindar información más específica acerca de la gráfica, selecciónala nuevamente y dirígete a «Diseño de gráfico > Diseño rápido > Diseño 9». 

8. Añade más datos

Para cambiar el nombre de las series y hacer que aparezcan los años correspondientes, ve nuevamente al menú «Diseño de gráfico > Seleccionar datos», y en el apartado de «Nombre» selecciona la celda con el año de la primera tabla. Haz lo mismo con la segunda. 

Al hacer esto, obtienes una mejor lectura de la gráfica. 

Ya tienes una comparación, fácil de comprender, de cualquier informe que te soliciten.

1. Introduce los datos a graficar

Agrega en la hoja de cálculo los datos que deseas graficar. 

Con este ejemplo te diremos de forma sencilla cómo lograr una gráfica lineal que es funcional para observar las variaciones de una situación.

2. Selecciona los datos

Selecciona la información y ve al menú «Insertar > Líneas». Escoge la gráfica que más te guste. 

3. Dale formato

Cambia el formato de la gráfica hasta que quede tal como quieres presentarlo. Al igual que en los demás ejemplos, para hacerlo solo debes hacer clic sobre la gráfica, ir a «Diseño de gráfico» y elegir el estilo que desees. 

Las gráficas lineales son tu mejor opción para exponer con claridad series cuantitativas y cronológicas.

1. Añade los datos que vas a graficar

Con los datos usados en el ejemplo anterior, ahora te compartiremos cómo hacer una gráfica que muestre las variables de tus resultados.

2. Selecciona los datos

Selecciona los datos y en el menú «Insertar» escoge cualquier tipo de gráfica de barra. 

3. Dale formato a la serie de datos

Una vez que haya aparecido la gráfica de barras en la hoja de cálculo con los datos correspondientes, selecciona las primeras columnas; en este ejemplo son las azules. Haz clic derecho y selecciona la opción «Formato de serie de datos». 

4. Cambia el tipo de gráfico

En la ventana lateral, elige la opción «Eje secundario», y teniendo seleccionadas las primeras columnas, haz clic derecho otra vez y escoge la opción «Cambiar tipo de gráfico». 

5. Elige tu gráfico de línea

En ese mismo menú, opta por un gráfico de línea en tu diseño favorito.

6. Dale formato

Finalmente podrás visualizar las variables y en el menú «Diseño de gráfico» podrás cambiar los formatos hasta que quede tal como quieres presentarlo. 

Como puedes notar, los ascensos y descensos en las tendencias son muy claras.

1. Añade los datos que vas a graficar

En este tipo de gráficas podrás sacar la creatividad que llevas dentro haciendo uso de muchos colores para dividir las categorías que requieres presentar.

2. Selecciona los datos

Selecciona los datos (sin encabezados ni totales) y dirígete al menú «Insertar > Gráficos > Anillos». 

3. Dale formato

Selecciona el formato que desees en el menú «Diseño de gráfico». 

Recuerda que puedes hacer más grande la gráfica para que los nombres y cifras puedan verse sin dificultad.

1. Añade los datos que vas a graficar

Abre tu hoja de Excel y añade los datos que se van a graficar.

2. Selecciona los datos

Selecciona los datos que vas a trazar en el gráfico de dispersión. Haz clic en la pestaña «Insertar» y, a continuación, clic en «Insertar dispersión (X, Y)» o «Gráfico de burbujas».

3. Elige dispersión.

Haz clic en «Dispersión» y en al hacer clic en el área del gráfico encontrarás las pestañas «Diseño» y «Formato».

4. Dale formato

Haz clic a la pestaña «Diseño» y, a continuación, elige el estilo de gráfico que deseas usar. Al hacer clic en el título del gráfico puedes escribir el texto que quieras.

Puedes personalizar todos los campos de tu gráfica. En la pestaña «Diseño», haz clic en «Agregar elemento de gráfico > Títulos de eje» y, a continuación, puedes agregar un título de eje horizontal y uno para el eje vertical. 

1. Selecciona los datos 

El diagrama de Gantt muestra un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

Establece la lista de tareas, las cuales se van a representar en el diagrama. En el ejemplo, A1:C6.

Si tus datos están en un intervalo de celdas continuo, selecciona cualquiera de las celdas del intervalo para incluir todos los datos del mismo. Si los datos no están en un intervalo continuo, entonces elige las celdas manteniendo presionada la tecla Ctrl.

2. Selecciona barra apilada 

Haz clic en «Insertar > Insertar gráfico de barras > Barra apilada».

3. Dale formato

Puedes dar formato al gráfico de barras apiladas para que parezca un diagrama de Gantt. En el gráfico, dale clic a la primera serie de datos (la parte «Inicio» de la barra en azul) y, a continuación, en la pestaña «Formato» selecciona «Relleno de forma > Sin relleno».

Si no necesitas la leyenda o el título del gráfico, haz clic en ella y presione SUPR.

4. Personaliza

Con las herramientas de gráficos puedes personalizar el diagrama agregando cuadrículas o rótulos, cambiando el color de las barras o apariencia de los valores y el texto.

5. Guarda como plantilla

Si quieres volver a utilizar el diagrama que has hecho, puedes guardarlo como plantilla. Presiona COMANDO y haz clic en el gráfico, luego selecciona «Guardar como plantilla». Aquí puedes descargar un template de diagrama de Gantt muy útil. 

1. Selecciona los datos

Selecciona una columna que contenga texto (categorías) y otra con números, luego el diagrama de Pareto agrupará las mismas categorías y sumará los números correspondientes.

Si seleccionas dos columnas de números, en vez de una de números y otra con las categorías de texto correspondientes, Excel trazará los datos en clases, como en un histograma. Luego podrás ajustar estas clases.

2. Inserta el gráfico

Haz clic en «Insertar > Insertar gráfico estadístico» y luego en «Histograma» para entonces elegir «Pareto».

También puedes usar la pestaña «Todos los gráficos» en «Gráficos recomendados» para crear un diagrama de Pareto (haz clic en «Insertar > Gráficos recomendados > pestaña Todos los gráficos».

3. Dale formato

Haz clic con el botón derecho en el eje horizontal del gráfico, «Formato de ejes > Opciones del eje».

Usa la siguiente información para elegir las opciones que quieras en el panel de tareas «Formato de ejes».

Cómo pasar gráficas de Excel a Word

Al ser programas de la misma familia Microsoft Word y Excel comparten muchas funcionalidades, así que pasar gráficos de uno a otro es realmente sencillo, además de que se vinculan los datos.

El mejor método es copiar y pegar. Aquí están los pasos para hacerlo:

1. Copia tu gráfico de Excel

2. Pega la imagen en Word

Abre tu programa, haz clic donde quieras pegar tu gráfico, pero hazlo en la opción «Pegado especial» y elige «Objeto gráfico de Microsoft Office».

3. Cambio de formato

Cuando seleccionas el gráfico en Word se habilitan las herramientas de gráficos. Puedes modificar tanto el diseño como el formato.

Puedes dar clic en «Diseño de gráficos» o en «Herramientas de gráficos diseño > Datos > Modificar datos» y selecciona una de las opciones siguientes:

• Editar datos para modificar el gráfico en Word.
• Editar datos en Excel.

Ahora que ya sabes cómo hacer gráficas en Excel, verás que todos tus análisis tendrán una interpretación más rápida y fácil. No esperes más y aprovecha al máximo esta herramienta.