Uno de los aspectos más relevantes de una empresa es su tamaño. ¿Por qué? Porque se relaciona directamente con sus procesos, el lugar que tiene en el mercado y el manejo de sus prioridades.

Cuando hablamos del tamaño no nos referimos a su reputación, sino a la cantidad de colaboradores con la que cuenta, los recursos disponibles y sus objetivos inmediatos.

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Todo eso lo ha conseguido a lo largo del tiempo; se traduce en beneficios como la experiencia, oportunidad de inversiones y mayor penetración de mercado. Esto también influye la manera en que se estructura su equipo de ventas.

Para que tu equipo de ventas reúna las características de tu negocio, debes pensar el tamaño que tiene. En términos generales existen tres tipos: pequeñas, medianas y grandes empresas y aquí te daremos consejos específicos para cada uno.

Cómo estructurar tu fuerza de ventas si tu empresa es pequeña

Aquí caben todas aquellas que son micro y pequeñas empresas que comparten ciertas características clave:

  • Llevan poco tiempo en operación.
  • Pueden ser un emprendimiento unipersonal o con hasta 25 empleados.
  • Tienen recursos limitados; por lo tanto, la demanda y las acciones que pueden ejecutar también.
  • Hay poca especialización en sus funciones.
  • Viven al día.
  • Su objetivo es buscar mercado y darse a conocer.

Usualmente en este tipo de negocios no es una prioridad competir o mejorar ciertos procesos porque apenas se abren paso en el mercado. La prioridad es que el producto o servicio ofrecido llegue a más personas, hablar con participantes de la industria para crear espacios y conocer lo que la gente piensa de la oferta.

Cuando tu empresa es pequeña, toma estas medidas para tu equipo de ventas:

1. Crea un plan estratégico

Este aspecto no debe dejarse de lado en ninguna empresa, sin importar su tamaño. Si es el dueño quien se encarga de vender o un pequeño equipo que tal vez cumpla con otras funciones, tienen que definir la visión y el plan estratégico para que el contacto de prospectos, la búsqueda de nuevas maneras de comunicar su oferta de valor y el seguimiento de ventas se realice, aunque no de forma tan especializada como en una empresa de mayor tamaño.

2. Establece un método sencillo de operación y ponlo a prueba

A todos nos gustaría llegar a lo grande sin dar los pasos pequeños. Aun así, para correr primero hay que aprender a caminar. Debido a que es difícil que exista un equipo dedicado a una sola tarea en una empresa pequeña, se deben optimizar el tiempo y los recursos.

Si cuentas con un método sencillo de operación, será más fácil que la persona encargada de las ventas no tenga una carga de trabajo abrumadora. Y si hay más de un integrante en ese equipo, quizá sea factible que el entrenamiento y la comunicación de la estrategia de la empresa recaigan en un responsable asignado.

Si, por el contrario, quien está a la cabeza de la empresa también vende, entonces es importante que busque maneras de retroalimentar su estrategia. La idea es que haya oportunidad de comprobar la efectividad y de encontrar oportunidades de mejora, incluso cuando las tácticas actuales parezcan ser lo más adecuado.

3. Concéntrate en lo importante

Lo que importa para cualquier empresa de recién apertura es abrirse puertas en el mercado y probar la viabilidad de su producto o servicio. Todavía no busques si tu modelo de negocio es el más eficiente o si eres la mejor opción entre tus competidores.

Date a conocer, luego deberás enfocarte en el crecimiento de tu organización en el siguiente paso.

Así como existen prioridades según el tamaño, también ocurre con las herramientas para alcanzar objetivos. Por ejemplo, nuestro Sales Hub Starter se enfoca en las necesidades de una pequeña empresa, que podría aprovechar mejor ciertas ventajas, como la organización del proceso de ventas (cotizaciones, automatización sencilla, pipeline de negocios) y la creación de reportes para medir el desempeño.

Cómo estructurar tu fuerza de ventas si tu empresa es mediana o mid-market

Son organizaciones que cuentan con las siguientes características:

  • Tienen entre 26 y 200 empleados.
  • Llevan más tiempo en el mercado y, por lo tanto, tienen más solidez que una pequeña empresa.
  • Cuentan con varios equipos definidos al interior de la empresa (al menos marketing, ventas y atención a clientes, además de la administración).
  • Disponen de más recursos, así que tienen oportunidad de mejorar.
  • Su objetivo es escalar y comenzar una estrategia surround sound, que definiremos más abajo.

Si tu empresa cumple con estas características, entonces una buena forma de estructurar tu equipo de ventas sería la siguiente:

1. Delimita tareas

Si comenzaste como una micro o pequeña empresa, ahora ya tienes un poco más de experiencia, un poco más de recursos y más empleados. Es momento de que separes las tareas por equipos, aunque todavía no sean tan grandes, para que empiece la especialización de cada uno. Esto se hará más evidente cuando tu organización crezca de nuevo.

Marketing, ventas y customer success deberán contar con su propia estrategia y objetivos definidos. Sin embargo, recuerda que es importante que estén en contacto continuo, comunicándose sus procesos y metas cumplidas para que tu estrategia tenga mayor cohesión.

2. Permite que ventas crezca más que los otros

Esto no quiere decir que los demás departamentos no sean importantes. Pero verás que de manera orgánica ocurrirá: ventas siempre será el departamento más numeroso y el que encabece el crecimiento de una empresa.

Es posible que marketing no cuente con mucho personal; sin embargo, todos sus esfuerzos estarán dirigidos para que el equipo de ventas tenga con qué trabajar. Es realmente el área con mayor estructura y jerarquía.

Por supuesto, cada empresa es distinta, con una cultura y modelo de negocio particulares, por lo que el nivel de jerarquía puede diferir. Pero podemos decir que en el departamento de ventas de las organizaciones medianas hay tres niveles de jerarquía:

  • Nivel básico: donde se encuentran los representante de ventas que salen al campo, contactan al cliente y ofrecen el producto o servicio.
  • Nivel intermedio: gerentes de ventas. El equipo es tan grande que una sola persona ya no puede hacerse cargo de él. Lo recomendable es que por cada 8 representantes haya un gerente para que la carga de trabajo se distribuya equitativamente. Los gerentes dirigen al equipo e implementan la estrategia que proviene del equipo de dirección o vicepresidencia.
  • Último nivel: directivos o vicepresidentes de ventas. Aquí surge la visión y la creación de la estrategia a nivel empresa, que después se comunica a los gerentes de ventas.

Como puedes notar, en una empresa mediana ya existe una jerarquía que permite crear un puente entre la visión estratégica (con los directores o vicepresidentes) y la ejecución del día a día en el mercado (gracias a los representantes de ventas), gracias a los gerentes.

3. Apunta a construir el surround sound de ventas

Con los dos puntos anteriores comienzas a crear la estrategia de sonido envolvente o surround sound de ventas. ¿En qué consiste? En que ya no solo importa la venta en sí misma o quién la ejecuta, sino qué es lo que hace falta en el proceso para que se realice de mejor manera. Es decir, que áreas dedicadas a la estrategia, la administración y la optimización de ciertas tareas eliminan esa carga que impedía a los representantes dedicarse únicamente a vender, lo que mejora su desempeño.

A medida que la empresa crece y aumenta su capital, también pone atención en cómo mejorar. Las pequeñas se concentran en el día a día. Las medianas ya piensan en cómo escalar, ganar más mercado y ser competitivas. Para lograrlo necesitas ese surround sound y, de nuevo, las herramientas que atiendan la etapa en la que está tu organización.

Cómo estructurar tu fuerza de ventas si tu empresa es grande (corporación)

Son fáciles de identificar al tener en cuenta estas características:

  • Tienen a más de 200 empleados entre sus filas.
  • Ya están establecidas, incluso pueden tener renombre en el mercado en el que participan.
  • Sus equipos tienen una organización totalmente independiente entre ellos.
  • Sus jerarquías incluyen, al menos, un director o vicepresidente, manager y una web.
  • Son más especializadas en sus áreas, por lo que ganan en eficiencia y progreso en sus procesos.
  • Su objetivo es convertirse en las número uno.

En este formato de empresa, asegúrate de que tu equipo de ventas está constituido sólidamente al seguir estos lineamientos:

1. Da independencia a todos tus equipos, incluido el de ventas

Cada equipo de una corporación ya tiene su propia organización, una funcionalidad propia, incluso con puestos en niveles C, que les otorgan esta independencia. Esto quiere decir que las decisiones que toman ya no vienen de un par de cabezas, sino de un equipo completo.

Aun así existe comunicación entre las áreas, gracias a las juntas que se realizan entre directores para dar seguimiento a las estrategias en juego.

El área de ventas de una corporación, por tanto, se considera una organización propia, al igual que la de marketing y la de atención. Como ya mencionamos, ventas tendrá un número mayor de colaboradores. Y ya que la empresa se encuentra en una etapa en la que ya no busca competir, sino en convertirse en la opción favorita de su mercado, los procesos de venta están más estandarizados.

2. Garantiza que el surround sound sea eficiente

Gracias al tiempo que tiene en operaciones, la experiencia y los datos que tiene respecto de su producto o servicio, sabe qué funciona y el surround sound se aplica sin problemas. Hay oportunidad de crear un proceso de marketing y ventas más complejo, gracias a las estadísticas sobre los clientes, sus comportamientos y los sectores en los que más vende. Así es como logrará llegar al pico de la estrategia de sonido envolvente: estar en todas partes para el consumidor.

El siguiente paso es innovar, incluso en el modelo jerárquico.

3. Busca la especialización

Vale mencionar que cada modelo de negocio también necesita sus propios roles y estrategias, que varían de empresa en empresa. Podemos poner de ejemplo lo que hicimos en HubSpot cuando empezamos a crecer. Decidimos que lo mejor era dividir en dos al equipo de ventas: uno que se encargara todo el tiempo de las estrategias y el otro a las operaciones

Es una forma de buscar la especialización, una vez que ya está bien establecida la presencia de marca y la oferta de valor. Lo que también implica software más especializado y robusto.

Esperamos que estas formas de analizar el alcance y los recursos de una empresa te ayuden a crear un mejor equipo de ventas. Recuerda que una organización está en constante crecimiento y aprendizaje, por lo que es importante que busques alternativas que te den las llaves para alcanzar tus objetivos.

Accede a todos los recursos que tenemos para que tu equipo de ventas sea más productivo y eficiente.

¡Continúa desarrollándote a la par de tu negocio y prueba cosas nuevas!

Estructura Organizacional

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Publicado originalmente en septiembre 8 2020, actualizado septiembre 29 2020

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Gerente de Ventas