Estructura de costos: qué es y cómo crearla (con ejemplos)

Mantener buenas finanzas de tu empresa es un aspecto fundamental para tener todo a flote y evitar malas sorpresas en el futuro. Por lo tanto, no importa en qué etapa se encuentre hoy tu negocio: debes tomar las riendas y asegurarte de que todo marche eficazmente. 

Si bien existen muchos métodos y cálculos que puedes realizar para saber el estado financiero de tu empresa, la estructura de costos es una de las herramientas obligatorias. Su desglose te permite detectar los detalles a tiempo y tomar las acciones correctivas necesarias.

Si nunca has creado una estructura de negocios, en este artículo te diré por qué es tan importante hacerlo y te contaré acerca de todos los elementos que requieres para ello.

Los costos se dividen en dos tipos: fijos y variables.

Costos fijos

Un costo fijo no varía ante los cambios de producción de bienes y servicios; se mantiene constante. Este se refiere a los suministros, los gastos de administración, el pago de servicios, entre otros. 

Este tipo de costos también cuenta con dos categorías: discrecionales y comprometidos.

Los costos discrecionales son aquellos que pueden reducirse sin que la producción de una empresa cambie, por ejemplo: la renta de una oficina o la misma publicidad. Los costos comprometidos no sufren modificaciones; de lo contrario, la producción podría verse afectada. Un ejemplo de ellos son los salarios de los empleados o los impuestos. 

Costos variables 

Un costo variable puede fluctuar en función de los niveles de producción de una empresa: cuanto más elevada sea esta, más altos serán los costos. Un ejemplo de este tipo de costos son la materia prima y mano de obra. 

Entre sus características más singulares se encuentran tres: que son controlables, gestionables y proporcionales, lo que permite un comportamiento lineal en relación con una producción.

Tipos de estructuras de costos

Incitado por los costos

Este tipo se enfoca en disminuir los costos lo más posible. Su intención es mantener una estructura de costos ágil y automatizada, por lo que se inclina hacia la tercerización de servicios. 

Incitado por el valor

Este tipo de estructura se centra en la creación de valor y se caracteriza por tener un alto nivel de personalización. 

3 ventajas de establecer una estructura de costos en tu empresa 

1. Brinda un buen panorama inicial 

Si tu idea es poner en marcha un nuevo emprendimiento, la estructura de costos es una herramienta útil para describir los recursos que necesitas y saber cuánto te costará cada uno. Esto te da una visualización de cuánta inversión inicial requieres para cubrir los gastos de diferentes aspectos como los servicios, la materia prima, los sueldos y la publicidad, etc. 

2. Garantiza si un proyecto es rentable 

Este beneficio es útil tanto si estás comenzando con un negocio como si ya lo echaste a andar. La estructura, al ser tan detallada, te permite saber cuánto gastarás y así conocer si tu proyecto está dando los resultados que esperabas. 

3. Proporciona valiosa información segmentada 

Todo el desglose de información que contiene facilita la sistematización de los gastos asociados a la producción de cada unidad, etapa o departamento. S existe alguna variación, como desviaciones o errores, podrás hacer una corrección oportuna. 

La estructura de costos dentro del modelo de negocio Canvas 

La estructura de costos es uno de los nueve elementos que conforma al modelo Canvas. Con él se puede visualizar la infraestructura, oferta, clientes y situación financiera de tu organización para detectar las deficiencias y hacer un análisis de rendimiento. 

Este se compone de nueve elementos: 

• Segmentos de clientes
• Propuesta de valor
• Canales
• Relaciones con clientes
• Fuentes de ingresos
• Actividades clave
• Recursos clave
• Asociaciones clave
• Estructura de costos

Asimismo, la estructura de costos ayuda a responder dos preguntas fundamentales: 

• ¿Cuáles son los principales generadores de costos?
• ¿Cómo se vinculan los ingresos?

La estructura de costos considera las economías a escala, los costos constantes, las variables y las ganancias. De esta forma, puedes saber cuál es el volumen de ventas que necesitas para obtener resultados favorables en términos económicos.

1. Considera los aspectos que necesitas para realizar una estructura de costos

Antes de que empieces a hacer cualquier cálculo o análisis, debes contar con lo siguiente: 

• Definir una política de costos basada en los objetivos y prioridades de tu gran compañía o pyme. 
• Contar con un equipo financiero capacitado y con experiencia. 
• Tener un amplio conocimiento de tu empresa. 
• Disponer de un registro de las ventas y gastos de tu organización. Si tu negocio apenas está por comenzar, es un buen momento para generar estos registros. 

2. Determina tus costos fijos 

Como mencioné, los costos fijos son aquellos gastos que no puedes dejar de pagar, en tanto que son parte de tu negocio de forma sustantiva. Para calcularlos te recomiendo tener a la mano tu presupuesto anual, y así conocer los costos unitarios de cada uno de tus productos. En caso de no tener uno, considera hacerlo para que tengas una visualización más completa del área financiera.

Después de esto, organiza los rubros de egresos y extrae aquellos que son gastos fijos. Prepara una relación de todos ellos, súmalos y ese será tu total de costos fijos. 

3. Obtén tus costos variables 

Para calcular los costos variables de tu empresa existen dos métodos básicos: el cálculo directo y el cálculo indirecto utilizando tu presupuesto anual. 

Para hacer el cálculo directo debes saber cuáles son tus insumos y las cantidades que usas para la producción de cada producto. Por ejemplo, para la realización de 10 pares de calzado deportivo, realiza un cuadro en una hoja de cálculo en donde determines los siguientes valores: 

• Materia prima
• Unidad de compra
• Costo unitario 
• Unidades utilizadas
• Total 

Con la suma de cada elemento obtendrás el costo variable unitario. 

En cambio, realiza el cálculo de los costos variables con el presupuesto al tomar en cuenta los rubros de egresos o de gasto variable. Divide estas cantidades entre el número de unidades que produjiste y así obtendrás el costo unitario. 

La fórmula que debes utilizar es la siguiente:

Costo variable total / cantidad de unidades

De esta forma tendrás como resultado el costo variable de tu materia prima, la mano de obra, el costo variable total y la cantidad de unidades.

4. Calcula el punto de equilibrio 

Para calcular el punto de equilibrio es vital que ya cuentes con el total de tus costos fijos, costos variables y costo unitario. 

Ahora, lo que debes hacer es seguir la siguiente fórmula:

Costos fijos / (precio de venta unitario - costo variable unitario)

Es decir, resta el costo unitario variable del precio de venta unitario. Esto te dará como resultado el margen de ganancia de cada producto vendido. Después divide los costos fijos entre el margen que obtuviste antes. El número que resulte será el número de unidades que debes vender para comenzar a percibir ganancias. 

Cuando tengas todos tus totales, solo súmalos y estará completa tu estructura de costos.

6 ejemplos de estructura de costos

He creado estos ejemplos para que tengas una idea más clara de cómo hacer la estructura en tu compañía. 

1. Estructura de costos básica

Así es como puede lucir la estructura de costos básica de una pastelería. Después de desglosar cada costo, se obtiene como resultado que este establecimiento tiene un gasto mensual de 48.678,03 USD.

Observa cómo la parte del resumen y del costo por mes te da un panorama muy claro de los costos para la organización, al tener en cuenta la mano de obra, los materiales o materias primas, sus costos indirectos (como algunos artículos para oficina) y sus costos fijos, entre los que figuran los servicios y seguros.

2. Estructura de costos con modelo Canvas 

Con el mismo ejemplo de la pastelería, te presento la forma en que se vería su estructura de costos con el modelo Canvas. La ventaja de esta estructura es que puedes aplicarla en cualquier sector o tipo de negocio. Es una forma de analizar la condición de la compañía y verificar la parte de los costos de una manera clara. 

Verás que en sus asociaciones clave considera a sus proveedores y distribuidores, y que los componentes de la propuesta de valor le ayudan a determinar cuáles características y servicios adicionales deberá tener en cuenta.

3. Estructura de costos por departamento 

La estructura de costos también puede aplicarse a un departamento específico en tu empresa. En este ejemplo, te muestro cuál sería el desglose del área de marketing.

Como puedes observar, considera los sueldos del director de área, del líder de proyectos, de los ejecutivos, diseñadores y redactores, así como el precio del software que utiliza, y los costos de los artículos de la oficina y de servicios.

4. Estructura de costos esquematizada

En este ejemplo sobre una empresa que vende bolsos, puedes ver una estructura esquematizada que ayuda mucho a la visibilidad de lo que está pasando en la organización. Se han desglosado los costos en diferentes categorías como los sueldos, plataformas de trabajo, costos indirectos y costos fijos.

Cada concepto muestra la cantidad, la unidad de medida, el costo unitario y el costo mensual asociado. La suma de todos los gastos mensuales da como resultado 20,150 USD.

5. Estructura de costos por bloques

Esta tabla organiza la estructura de costos de un estudio de fotografía en las categorías de costos fijos, costos variables, costos totales y gastos generales. Hacerlo en una estructura por bloques te proporciona una visión más clara de cómo se distribuyen los gastos y los ingresos.

Aquí verás que considera como costos fijos los alquileres, los equipos, los costos de internet y teléfono, la publicidad, la compra de seguros, mantenimientos y gastos de oficina, entre otros ítems. Asimismo, los costos variables le ayudan a entender a fondo la estructura de recursos necesarios para cada proyecto. Esto también le será útil, de forma directa, al momento de establecer los precios.

6. Estructura de costos sencilla

Este ejemplo es sobre una pizzería. Tiene en cuenta el costo de los ingredientes, los salarios, alquileres, servicios públicos, publicidad, marketing, equipo y utensilios.

Así puedes ver que incluso un documento más sencillo te dará la guía que necesitas para comenzar con la contabilidad.

Aquí tienes toda la información útil para crear tu propia estructura y mantener las finanzas de tu empresa saludables. Consulta esta guía todas las veces que necesites y ocupa alguno de los ejemplos que te brindé para orientarte un poco más a la hora de crear tu propia estructura.

Recuerda que los resultados variarán con base en los elementos que tengas que agregar a tu estructura de costos. La idea es que quede plasmado todo muy claramente para asegurarte de que todo marcha como esperas.