Mantener la estabilidad financiera de tu empresa es un desafío constante. Desde los desafíos iniciales de establecer un nuevo negocio hasta las presiones diarias de mantenerlo en marcha, las finanzas son un tema omnipresente que puede generar ansiedad y temor. ¿Qué pasa si los costos se disparan? ¿Cómo puedo estar seguro de que no estoy dejando pasar por alto ningún detalle crucial que pueda impactar negativamente en el futuro de mi empresa?
En este contexto, es crucial reconocer que la estructura de costos es más que una simple herramienta contable; es un salvavidas para tu negocio. Te permite adentrarte en los intrincados detalles de tus gastos y comprender exactamente cómo se distribuyen tus recursos financieros.
No importa en qué etapa se encuentre tu negocio, desde la etapa inicial hasta la expansión y el crecimiento, la estructura de costos es tu brújula financiera, guiándote a través del turbulento mar de las finanzas empresariales.
Imagina poder identificar los problemas financieros potenciales antes de que se conviertan en crisis. La estructura de costos te ofrece esta capacidad, permitiéndote detectar los detalles críticos a tiempo y tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde. Desde los costos fijos como el alquiler y los salarios, hasta los costos variables como los materiales y la mano de obra directa, cada aspecto de tus gastos se desglosa meticulosamente, proporcionándote una visión clara y detallada de la salud financiera de tu empresa.
La estructura de costos no es solo una herramienta más en tu arsenal empresarial, es la columna vertebral de tu estrategia financiera. Te ofrece la seguridad y la confianza que necesitas para tomar decisiones informadas y garantizar la viabilidad a largo plazo de tu empresa. Entonces, ¿por qué esperar a que aparezcan las sorpresas desagradables en el horizonte? Toma las riendas de tus finanzas hoy mismo y asegúrate de que tu empresa esté en el camino hacia el éxito financiero.
¡Si nunca has creado una estructura de negocios, en este artículo te contaré por qué es tan importante hacerlo; además, te compartiré todo lo que sé acerca de los elementos que requieres para elaborar una de manera exitosa!
Qué es la estructura de costos
La estructura de costos es un proceso que tiene por objetivo organizar de forma efectiva los costos dentro de una empresa y así mejorar la toma de decisiones. Tiene en cuenta diferentes aspectos como los tipos de costos, sus porcentajes, los productos a comerciar y los aspectos relativos a la gestión y acercamiento a los clientes, entre otros.
Los costos se dividen en dos tipos: fijos y variables.
Costos fijos
Un costo fijo no varía ante los cambios de producción de bienes y servicios; se mantiene constante. Este se refiere a los suministros, los gastos de administración, el pago de servicios, entre otros.
Este tipo de costos también cuenta con dos categorías: discrecionales y comprometidos.
Los costos discrecionales son aquellos que pueden reducirse sin que la producción de una empresa cambie, por ejemplo: la renta de una oficina o la misma publicidad. Los costos comprometidos no sufren modificaciones; de lo contrario, la producción podría verse afectada. Un ejemplo de ellos son los salarios de los empleados o los impuestos.
Costos variables
Un costo variable puede fluctuar en función de los niveles de producción de una empresa: cuanto más elevada sea esta, más altos serán los costos. Un ejemplo de este tipo de costos son la materia prima y mano de obra.
Entre sus características más singulares se encuentran tres: que son controlables, gestionables y proporcionales, lo que permite un comportamiento lineal en relación con una producción.
Por qué es importante definir la estructura de costos de una empresa
Definir la estructura de costos de una empresa es fundamental por varias razones clave que afectan directamente su viabilidad y éxito a largo plazo. A continuación te comparto algunas de las principales razones que debes tener en cuenta:
Optimización de recursos
La optimización de recursos es esencial para maximizar la eficiencia operativa y reducir el desperdicio. Al comprender cómo se asignan los recursos financieros, humanos y materiales en la empresa, los líderes pueden identificar áreas donde se están utilizando de manera ineficiente y tomar medidas para mejorar la eficiencia. Esto puede implicar la reasignación de personal, la implementación de procesos más eficientes o la búsqueda de proveedores más rentables.
Toma de decisiones informadas
Una comprensión clara de la estructura de costos proporciona a los líderes empresariales la información necesaria para tomar decisiones informadas en todas las áreas del negocio. Por ejemplo, al comprender los costos asociados con la producción de un producto o servicio, los líderes pueden fijar precios que cubran esos costos y generen un margen de beneficio adecuado. Del mismo modo, al evaluar nuevas iniciativas o inversiones, pueden considerar cómo afectarán estos costos a la rentabilidad general de la empresa.
Rentabilidad sostenible
Mantener una rentabilidad sostenible es fundamental para la supervivencia a largo plazo de cualquier empresa. Una estructura de costos bien gestionada ayuda a garantizar que los ingresos generados por las operaciones de la empresa sean suficientes para cubrir los costos asociados y generar un beneficio neto. Esto proporciona estabilidad financiera y asegura que la empresa pueda reinvertir en sí misma para el crecimiento futuro.
Competitividad
En un mercado competitivo, los clientes tienen muchas opciones entre las que elegir, por lo que las empresas deben ser capaces de ofrecer productos y servicios de alta calidad a precios competitivos. Una estructura de costos bien definida permite a las empresas identificar formas de reducir costos sin comprometer la calidad, lo que les permite ofrecer precios más atractivos a los clientes sin sacrificar su rentabilidad.
Evaluación del rendimiento
La estructura de costos proporciona una base para evaluar el rendimiento financiero de la empresa en comparación con sus objetivos y expectativas. Al monitorear de cerca los costos reales en relación con los presupuestados y analizar las tendencias a lo largo del tiempo, los líderes pueden identificar áreas de fortaleza y debilidad en la gestión financiera de la empresa. Esto les permite tomar medidas correctivas cuando sea necesario y ajustar las estrategias comerciales para mejorar el rendimiento general de la empresa.
Una estructura de costos bien definida es esencial para la gestión eficiente de una empresa, la toma de decisiones informadas, la rentabilidad sostenible, la competitividad en el mercado y la evaluación continua del rendimiento financiero.
Es un componente crítico de la gestión empresarial que requiere atención y cuidado por parte de los líderes empresariales para garantizar el éxito a largo plazo del negocio.
Tipos de estructuras de costos
Incitado por los costos
Este tipo se enfoca en disminuir los costos lo más posible. Su intención es mantener una estructura de costos ágil y automatizada, por lo que se inclina hacia la tercerización de servicios.
Incitado por el valor
Este tipo de estructura se centra en la creación de valor y se caracteriza por tener un alto nivel de personalización.
3 ventajas de establecer una estructura de costos en tu empresa
1. Brinda un buen panorama inicial
Si tu idea es poner en marcha un nuevo emprendimiento, la estructura de costos es una herramienta útil para describir los recursos que necesitas y saber cuánto te costará cada uno. Esto te da una visualización de cuánta inversión inicial requieres para cubrir los gastos de diferentes aspectos como los servicios, la materia prima, los sueldos y la publicidad, etc.
2. Garantiza si un proyecto es rentable
Este beneficio es útil tanto si estás comenzando con un negocio como si ya lo echaste a andar. La estructura, al ser tan detallada, te permite saber cuánto gastarás y así conocer si tu proyecto está dando los resultados que esperabas.
3. Proporciona valiosa información segmentada
Todo el desglose de información que contiene facilita la sistematización de los gastos asociados a la producción de cada unidad, etapa o departamento. Si existe alguna variación, como desviaciones o errores, podrás hacer una corrección oportuna.
La estructura de costos dentro del modelo de negocio Canvas
La estructura de costos es uno de los nueve elementos que conforma al modelo Canvas. Con él se puede visualizar la infraestructura, oferta, clientes y situación financiera de tu organización para detectar las deficiencias y hacer un análisis de rendimiento.
Este se compone de nueve elementos:
- Segmentos de clientes
- Propuesta de valor
- Canales
- Relaciones con clientes
- Fuentes de ingresos
- Actividades clave
- Recursos clave
- Asociaciones clave
- Estructura de costos
Asimismo, la estructura de costos ayuda a responder dos preguntas fundamentales:
- ¿Cuáles son los principales generadores de costos?
- ¿Cómo se vinculan los ingresos?
La estructura de costos considera las economías a escala, los costos constantes, las variables y las ganancias. De esta forma, puedes saber cuál es el volumen de ventas que necesitas para obtener resultados favorables en términos económicos.
Cómo hacer la estructura de costos
- Considera los puntos clave que necesitas para realizar una estructura de costos.
- Determina tus costos fijos.
- Obtén tus costos variables.
- Calcula el punto de equilibrio.
1. Considera los aspectos que necesitas para realizar una estructura de costos
Antes de que empieces a hacer cualquier cálculo o análisis, debes contar con lo siguiente:
- Definir una política de costos basada en los objetivos y prioridades de tu gran compañía o PYME.
- Contar con un equipo financiero capacitado y con experiencia.
- Tener un amplio conocimiento de tu empresa.
- Disponer de un registro de las ventas y gastos de tu organización. Si tu negocio apenas está por comenzar, es un buen momento para generar estos registros.
2. Determina tus costos fijos
Como ya te he mencionado, los costos fijos son aquellos gastos que no puedes dejar de pagar, en tanto que son parte de tu negocio de forma sustantiva. Para calcularlos te recomiendo tener a la mano tu presupuesto anual, y así conocer los costos unitarios de cada uno de tus productos. En caso de no tener uno, considera hacerlo para que tengas una visualización más completa del área financiera.
Después de esto, organiza los rubros de egresos y extrae aquellos que son gastos fijos. Prepara una relación de todos ellos, súmalos y ese será tu total de costos fijos.
3. Obtén tus costos variables
Para calcular los costos variables de tu empresa existen dos métodos básicos: el cálculo directo y el cálculo indirecto utilizando tu presupuesto anual.
Para hacer el cálculo directo debes saber cuáles son tus insumos y las cantidades que usas para la producción de cada producto. Por ejemplo, para la realización de 10 pares de calzado deportivo, realiza un cuadro en una hoja de cálculo en donde determines los siguientes valores:
- Materia prima
- Unidad de compra
- Costo unitario
- Unidades utilizadas
- Total
Con la suma de cada elemento obtendrás el costo variable unitario.
En cambio, realiza el cálculo de los costos variables con el presupuesto al tomar en cuenta los rubros de egresos o de gasto variable. Divide estas cantidades entre el número de unidades que produjiste y así obtendrás el costo unitario.
La fórmula que debes utilizar es la siguiente:
Costo variable total / cantidad de unidades
De esta forma tendrás como resultado el costo variable de tu materia prima, la mano de obra, el costo variable total y la cantidad de unidades.
4. Calcula el punto de equilibrio
Para calcular el punto de equilibrio es vital que ya cuentes con el total de tus costos fijos, costos variables y costo unitario.
Ahora, lo que debes hacer es seguir la siguiente fórmula:
Costos fijos / (precio de venta unitario - costo variable unitario)
Es decir, resta el costo unitario variable del precio de venta unitario. Esto te dará como resultado el margen de ganancia de cada producto vendido. Después divide los costos fijos entre el margen que obtuviste antes. El número que resulte será el número de unidades que debes vender para comenzar a percibir ganancias.
Cuando tengas todos tus totales, solo súmalos y estará completa tu estructura de costos.
6 ejemplos de estructura de costos
Te quiero compartir estos ejemplos de estructura de costos que he diseñado, para que tengas una idea más clara de cómo diseñar una en tu compañía.
1. Estructura de costos básica
Así es como puede lucir la estructura de costos básica de una pastelería. Después de desglosar cada costo, se obtiene como resultado que este establecimiento tiene un gasto mensual de 48.678,03 USD.
Observa cómo la parte del resumen y del costo por mes te da un panorama muy claro de los costos para la organización, al tener en cuenta la mano de obra, los materiales o materias primas, sus costos indirectos (como algunos artículos para oficina) y sus costos fijos, entre los que figuran los servicios y seguros.
2. Con modelo Canvas
Con el mismo ejemplo de la pastelería, te presento la forma en que se vería su estructura de costos con el modelo Canvas. La ventaja de esta estructura es que puedes aplicarla en cualquier sector o tipo de negocio. Es una forma de analizar la condición de la compañía y verificar la parte de los costos de una manera clara.
Verás que en sus asociaciones clave considera a sus proveedores y distribuidores, y que los componentes de la propuesta de valor le ayudan a determinar cuáles características y servicios adicionales deberá tener en cuenta.
3. Por departamento
La estructura de costos también puede aplicarse a un departamento específico en tu empresa. En este ejemplo, te muestro cuál sería el desglose del área de marketing.
Como puedes observar, considera los sueldos del director de área, del líder de proyectos, de los ejecutivos, diseñadores y redactores, así como el precio del software que utiliza, y los costos de los artículos de la oficina y de servicios.
4. Estructura esquematizada
En este ejemplo sobre una empresa que vende bolsos, puedes ver una estructura esquematizada que ayuda mucho a la visibilidad de lo que está pasando en la organización. Se han desglosado los costos en diferentes categorías como los sueldos, plataformas de trabajo, costos indirectos y costos fijos.
Cada concepto muestra la cantidad, la unidad de medida, el costo unitario y el costo mensual asociado. La suma de todos los gastos mensuales da como resultado 20,150 USD.
5. Por bloques
Esta tabla organiza la estructura de costos de un estudio de fotografía en las categorías de costos fijos, costos variables, costos totales y gastos generales. Hacerlo en una estructura por bloques te proporciona una visión más clara de cómo se distribuyen los gastos y los ingresos.
Aquí verás que considera como costos fijos los alquileres, los equipos, los costos de internet y teléfono, la publicidad, la compra de seguros, mantenimientos y gastos de oficina, entre otros ítems. Asimismo, los costos variables le ayudan a entender a fondo la estructura de recursos necesarios para cada proyecto. Esto también le será útil, de forma directa, al momento de establecer los precios.
6. Sencilla
Este ejemplo es sobre una pizzería. Tiene en cuenta el costo de los ingredientes, los salarios, alquileres, servicios públicos, publicidad, marketing, equipo y utensilios.
Así puedes ver que incluso un documento más sencillo te dará la guía que necesitas para comenzar con la contabilidad.
Ahora que sabes qué es la estructura de costos, tienes información que te será útil para crear tu propia estructura y mantener las finanzas de tu empresa saludables. Consulta esta guía todas las veces que necesites y ocupa alguno de los ejemplos que te brindé para orientarte un poco más a la hora de crear tu propia estructura.
Recuerda que los resultados variarán con base en los elementos que tengas que agregar a tu estructura de costos. La idea es que quede plasmado todo muy claramente para asegurarte de que todo marcha como esperas.
Preguntas frecuentes sobre estructura de costos
Estas son algunas de las preguntas que nuestros usuarios HubSpot se hacen con mayor frecuencia sobre estructura de costos:
Qué es exactamente la estructura de costos de una empresa y por qué es importante
La estructura de costos de una empresa se refiere a la composición detallada de todos los gastos asociados con la operación del negocio. Esto incluye costos fijos, como alquileres y salarios, así como costos variables, como materiales y mano de obra directa.
Es importante porque proporciona una comprensión clara de cómo se distribuyen los recursos financieros de la empresa y dónde se está incurriendo en gastos. Esta comprensión es fundamental para la toma de decisiones informadas, la optimización de recursos y la rentabilidad a largo plazo.
Cómo se puede determinar la estructura de costos de una empresa
Determinar la estructura de costos de una empresa generalmente implica analizar detalladamente todos los gastos asociados con la operación del negocio. Esto puede implicar revisar registros financieros, como estados de resultados y balances generales, para identificar y categorizar todos los costos fijos y variables.
También puede requerir entrevistas con el personal de la empresa para comprender mejor cómo se asignan los recursos en diferentes áreas de la organización. Una vez que se han recopilado y categorizado todos los costos, se puede crear una representación clara y detallada de la estructura de costos.
Cómo puede una empresa mejorar su estructura de costos para aumentar la rentabilidad
Una empresa puede mejorar su estructura de costos de varias maneras. Esto puede incluir la identificación y eliminación de gastos innecesarios o ineficientes, la negociación de mejores términos con proveedores para reducir los costos de materiales, la implementación de procesos más eficientes para reducir los costos de mano de obra, y la inversión en tecnología o automatización para aumentar la productividad.
También puede implicar la revisión y ajuste periódico de la estructura de precios de los productos o servicios de la empresa para garantizar que cubran adecuadamente los costos y generen un margen de beneficio suficiente. En última instancia, mejorar la estructura de costos puede ayudar a una empresa a aumentar su rentabilidad y competitividad en el mercado.
