Gestionar las finanzas de tu empresa de manera estratégica es clave para su crecimiento y estabilidad. Desde la fase inicial del proyecto hasta su consolidación y expansión, entender cómo se distribuyen tus recursos te permitirá optimizar inversiones y tomar mejores decisiones.
Una estructura de costos bien definida no solo te ayuda a registrar gastos, sino que también te brinda una visión clara de tu salud financiera, permitiéndote asignar recursos de forma más eficiente. Con ella, podrás diferenciar entre costos fijos y variables, identificar oportunidades de ahorro y mejorar la rentabilidad de tu negocio.
En este artículo, te mostraremos cómo diseñar una estructura de costos efectiva, cómo aprovecharla para la toma de decisiones estratégicas y, además, podrás descargar una plantilla gratuita de HubSpot para gestionar presupuestos de manera más sencilla y precisa. ¡Descubre cómo optimizar tus inversiones y potenciar la estabilidad financiera de tu empresa!
Guía y plantilla para crear un presupuesto enfocado en crecer
Accede a una guía detallada y una plantilla que te ayudan a desarrollar un presupuesto estratégico centrado en el crecimiento y la expansión de tu negocio.
- Conoce las pautas básicas para crear valor.
- Utiliza nuestras plantillas de presupuestos variados.
Descargar ahora
Todos los campos son obligatorios.
- Qué es la estructura de costos
- Tipos de costos
- Por qué es importante definir la estructura de costos de una empresa
- Tipos de estructuras de costos
- Factores que aumentan los costos empresariales
- 3 ventajas de establecer una estructura de costos en tu empresa
- Cómo hacer una estructura de costos
- 6 ejemplos de estructura de costos
- Preguntas frecuentes sobre estructura de costos
El análisis de costos de una empresa no es solo una herramienta más en el arsenal corporativo, es la columna vertebral de toda estrategia financiera. Ofrece la seguridad y la confianza que se necesita para tomar decisiones informadas y garantizar la viabilidad a largo plazo de la empresa. Entonces, ¿por qué esperar a que aparezcan las sorpresas desagradables en el horizonte? Toma las riendas de tus finanzas y asegúrate de que tu empresa esté en el camino hacia el éxito financiero.
¡Si no sabes cómo diseñar una estructura de costos, en este artículo te contaré por qué es tan importante hacerlo; además, te compartiré todo lo que sé acerca de los elementos que requieres para elaborar una de manera exitosa!
Qué es la estructura de costos
La estructura de costos es un proceso que tiene por objetivo organizar de forma efectiva los costos dentro de una empresa y así mejorar la toma de decisiones. Tiene en cuenta diferentes aspectos como los tipos de costos, sus porcentajes, los productos a comerciar y los aspectos relativos a la gestión y acercamiento a los clientes, entre otros.
Tipos de costos
Los costos se dividen en dos tipos: fijos y variables.
1. Costos fijos
Un costo fijo no varía ante los cambios de producción de bienes y servicios; se mantiene constante. Este se refiere a los suministros, los gastos de administración, el pago de servicios, entre otros.
Este tipo de costos también cuenta con dos categorías: discrecionales y comprometidos.
- Los costos discrecionales son aquellos que pueden reducirse sin que la producción de una empresa cambie, por ejemplo: la renta de una oficina o la misma publicidad.
- Los costos comprometidos no sufren modificaciones; de lo contrario, la producción podría verse afectada. Un ejemplo de ellos son los salarios de los empleados o los impuestos.
2. Costos variables
Un costo variable puede fluctuar en función de los niveles de producción de una empresa: cuanto más elevada sea esta, más altos serán los costos.
Ejemplos de este tipo de costos son:
- La materia prima.
- La mano de obra.
Entre sus características más singulares se encuentran tres: que son controlables, gestionables y proporcionales, lo que permite un comportamiento lineal en relación con una producción.
Por qué es importante definir la estructura de costos de una empresa
Definir la estructura de costos de una empresa es fundamental por varias razones clave que afectan directamente su viabilidad y éxito a largo plazo. A continuación te comparto algunas de las principales razones que debes tener en cuenta:
Optimización de recursos
La optimización de recursos es esencial para maximizar la eficiencia operativa y reducir el desperdicio. Al comprender cómo se asignan los recursos financieros, humanos y materiales en la empresa, los líderes pueden identificar áreas donde se están utilizando de manera ineficiente y tomar medidas para mejorar la eficiencia. Esto puede implicar la reasignación de personal, la implementación de procesos más eficientes o la búsqueda de proveedores más rentables.
Toma de decisiones informadas
Una comprensión clara de la estructura de costos proporciona a los líderes empresariales la información necesaria para tomar decisiones informadas en todas las áreas del negocio. Por ejemplo, al comprender los costos asociados con la producción de un producto o servicio, los líderes pueden fijar precios que cubran esos costos y generen un margen de beneficio adecuado. Del mismo modo, al evaluar nuevas iniciativas o inversiones, pueden considerar cómo afectarán estos costos a la rentabilidad general de la empresa.
Rentabilidad sostenible
Mantener una rentabilidad sostenible es fundamental para la supervivencia a largo plazo de cualquier empresa. Una estructura de costos bien gestionada ayuda a garantizar que los ingresos generados por las operaciones de la empresa sean suficientes para cubrir los costos asociados y generar un beneficio neto. Esto proporciona estabilidad financiera y asegura que la empresa pueda reinvertir en sí misma para el crecimiento futuro.
Competitividad
En un mercado competitivo, los clientes tienen muchas opciones entre las que elegir, por lo que las empresas deben ser capaces de ofrecer productos y servicios de alta calidad a precios competitivos. Una estructura de costos bien definida permite a las empresas identificar formas de reducir costos sin comprometer la calidad, lo que les permite ofrecer precios más atractivos a los clientes sin sacrificar su rentabilidad.
Evaluación del rendimiento
La estructura de costos proporciona una base para evaluar el rendimiento financiero de la empresa en comparación con sus objetivos y expectativas. Al monitorear de cerca los costos reales en relación con los presupuestados y analizar las tendencias a lo largo del tiempo, los líderes pueden identificar áreas de fortaleza y debilidad en la gestión financiera de la empresa. Esto les permite tomar medidas correctivas cuando sea necesario y ajustar las estrategias comerciales para mejorar el rendimiento general de la empresa.
Una estructura de costos bien definida es esencial para la gestión eficiente de una empresa, la toma de decisiones informadas, la rentabilidad sostenible, la competitividad en el mercado y la evaluación continua del rendimiento financiero.
Es un componente crítico de la gestión empresarial que requiere atención y cuidado por parte de los líderes empresariales para garantizar el éxito a largo plazo del negocio.
Tipos de estructuras de costos
Incitado por los costos
Este tipo se enfoca en disminuir los costos lo más posible. Su intención es mantener una estructura de costos ágil y automatizada, por lo que se inclina hacia la tercerización de servicios.
Incitado por el valor
Este tipo de estructura se centra en la creación de valor y se caracteriza por tener un alto nivel de personalización.
Factores que aumentan los costos empresariales
Cuando quieras saber acerca de la estructura de costos de una empresa debes aprender a conocer y controlar los diferentes elementos que están elevando tus costos operativos. Por eso, te contaremos acerca de tres factores que, al no tener una buena gestión, podrían afectar aspectos como la rentabilidad de tu negocio, esto enfocado en temas de falta de tecnología, dirección poco profesional, ausencia de plan estratégico y procesos que ya no funcionan en la actualidad.
1. Falta de tecnología y automatización
En nuestra era digital, el uso de la tecnología lo tenemos intrínsecamente adherido a nuestra cotidianidad. Y no es de esperar que empresas todavía no modernicen sus sistemas, automatizando tareas que les permita evitar errores, esfuerzos duplicados y reprocesos. Utilizar métodos manuales, aunque no está visto del todo mal, expone a la empresa a equivocaciones y a una carga administrativa considerablemente mayor.
En este caso, una correcta automatización haría que esos procesos se realizarán rápida y de manera precisa. Esto podría liberar a empleados para que puedan concentrarse en tareas más estratégicas. Con esto queremos decir que no adoptar una tecnología idónea podría convertirse en gastos adicionales tanto de tiempo como de recursos económicos, afectando en últimas elementos como la eficiencia. ¡Invertir en tecnología no es un gasto, sino una estrategia ideal!
2. Dirección poco profesional y falta de un plan estratégico
La gestión eficiente de la empresa es un factor que puede asegurar la disminución de los costos. Pensemos, si una dirección no es profesional y no dispone de un plan estratégico, ¿qué podría pasar?, lo mínimo es que las decisiones que se tomen sean erróneas y que ello pueda concluir en un mal gasto de los recursos. Es por eso que tener una visión clara permite anticiparse ante situaciones como, por ejemplo, los cambios repentinos del mercado, previniendo la inversión en temas innecesarios para la empresa y una pérdida considerable de objetivos y oportunidades.
Cuando un líder se basa en datos para diseñar un plan estratégico podrá optimizar los recursos. Una dirección capaz permite identificar oportunidades de mejora e implementar tareas que rebajen gastos imprescindibles.
3. Procesos obsoletos y mala gestión de la comunicación
Un proceso interno es vital para el correcto funcionamiento de un negocio, y al volverse obsoleto la empresa podría verse envuelta en una mayor cuenta de gastos. Estos procesos pueden hacer lentas las operaciones y, por supuesto, aumentar el índice de errores, lo que puede provocar reprocesos y una pérdida de tiempo valioso. Por otro lado, una buena gestión de la comunicación podría hacerle frente a esos problemas, pues mejora la coordinación entre áreas o equipos. Tener los canales adecuados para una correcta gestión de la información y la comunicación permitirá implementar estrategias para que la empresa tenga un correcto funcionamiento.
Cuando estos factores son detectados a tiempo se pueden tomar las medidas necesarias antes de que se conviertan en verdaderos problemas.
-
Permítete identificarlas y evitar, que con el tiempo, se conviertan en gastos innecesarios para tu negocio.
-
Implementa planes de acción para reducir costos, ello te ayudará a impulsar la productividad y competitividad.
-
Aborda estos factores para mantener una estructura de costos competitiva.
-
Invierte en tecnología y automatización.
-
Adopta una dirección profesional y resiliente.
Con esto estarás preparado para enfrentarte a un mercado que es competitivo todo el tiempo.
3 ventajas de establecer una estructura de costos en tu empresa
1. Brinda un buen panorama inicial
Si tu idea es poner en marcha un nuevo emprendimiento, la estructura de costos es una herramienta útil para describir los recursos que necesitas y saber cuánto te costará cada uno. Esto te da una visualización de cuánta inversión inicial requieres para cubrir los gastos de diferentes aspectos como los servicios, la materia prima, los sueldos y la publicidad, etc.
2. Garantiza si un proyecto es rentable
Este beneficio es útil tanto si estás comenzando con un negocio como si ya lo echaste a andar. La estructura, al ser tan detallada, te permite saber cuánto gastarás y así conocer si tu proyecto está dando los resultados que esperabas.
3. Proporciona valiosa información segmentada
Todo el desglose de información que contiene facilita la sistematización de los gastos asociados a la producción de cada unidad, etapa o departamento. Si existe alguna variación, como desviaciones o errores, podrás hacer una corrección oportuna.
La estructura de costos dentro del modelo de negocio Canvas
La estructura de costos es uno de los nueve elementos que conforma al modelo Canvas. Con él se puede visualizar la infraestructura, oferta, clientes y situación financiera de tu organización para detectar las deficiencias y hacer un análisis de rendimiento.
Este se compone de nueve elementos:
- Segmentos de clientes
- Propuesta de valor
- Canales
- Relaciones con clientes
- Fuentes de ingresos
- Actividades clave
- Recursos clave
- Asociaciones clave
- Estructura de costos
Asimismo, la estructura de costos ayuda a responder dos preguntas fundamentales:
- ¿Cuáles son los principales generadores de costos?
- ¿Cómo se vinculan los ingresos?
La estructura de costos considera las economías a escala, los costos constantes, las variables y las ganancias. De esta forma, puedes saber cuál es el volumen de ventas que necesitas para obtener resultados favorables en términos económicos.
Cómo hacer una estructura de costos
- Considera puntos clave para realizar una estructura de costos.
- Determina tus costos fijos.
- Obtén tus costos variables.
- Calcula el punto de equilibrio.
1. Considera puntos clave para realizar una estructura de costos
Antes de que empieces a hacer cualquier cálculo o análisis, debes contar con lo siguiente:
- Definir una política de costos basada en los objetivos y prioridades de tu gran compañía o PYME.
- Contar con un equipo financiero capacitado y con experiencia.
- Tener un amplio conocimiento de tu empresa.
- Disponer de un registro de las ventas y gastos de tu organización. Si tu negocio apenas está por comenzar, es un buen momento para generar estos registros.
2. Determina tus costos fijos
Como ya te he mencionado, los costos fijos son aquellos gastos que no puedes dejar de pagar, en tanto que son parte de tu negocio de forma sustantiva. Para calcularlos te recomiendo tener a la mano tu presupuesto anual, y así conocer los costos unitarios de cada uno de tus productos. En caso de no tener uno, considera hacerlo para que tengas una visualización más completa del área financiera.
Después de esto, organiza los rubros de egresos y extrae aquellos que son gastos fijos. Prepara una relación de todos ellos, súmalos y ese será tu total de costos fijos.
3. Obtén tus costos variables
Para calcular los costos variables de tu empresa existen dos métodos básicos: el cálculo directo y el cálculo indirecto utilizando tu presupuesto anual.
Para hacer el cálculo directo debes saber cuáles son tus insumos y las cantidades que usas para la producción de cada producto. Por ejemplo, para la realización de 10 pares de calzado deportivo, realiza un cuadro en una hoja de cálculo en donde determines los siguientes valores:
- Materia prima
- Unidad de compra
- Costo unitario
- Unidades utilizadas
- Total
Con la suma de cada elemento obtendrás el costo variable unitario.
En cambio, realiza el cálculo de los costos variables con el presupuesto al tomar en cuenta los rubros de egresos o de gasto variable. Divide estas cantidades entre el número de unidades que produjiste y así obtendrás el costo unitario.
La fórmula que debes utilizar es la siguiente:
Costo variable total / cantidad de unidades
De esta forma tendrás como resultado el costo variable de tu materia prima, la mano de obra, el costo variable total y la cantidad de unidades.
4. Calcula el punto de equilibrio
Para calcular el punto de equilibrio es vital que ya cuentes con el total de tus costos fijos, costos variables y costo unitario.
Ahora, lo que debes hacer es seguir la siguiente fórmula:
Costos fijos / (precio de venta unitario - costo variable unitario)
Es decir, resta el costo unitario variable del precio de venta unitario. Esto te dará como resultado el margen de ganancia de cada producto vendido. Después divide los costos fijos entre el margen que obtuviste antes. El número que resulte será el número de unidades que debes vender para comenzar a percibir ganancias.
Cuando tengas todos tus totales, solo súmalos y estará completa tu estructura de costos.
6 ejemplos de estructura de costos
Te quiero compartir estos ejemplos de estructura de costos que he diseñado, para que tengas una idea más clara de cómo hacer una tabla de costos para tu empresa.
1. Estructura de costos básica
Así es como puede lucir la estructura de costos básica de una pastelería. Después de desglosar cada costo, se obtiene como resultado que este establecimiento tiene un gasto mensual de 48.678,03 USD.
Observa cómo la parte del resumen y del costo por mes te da un panorama muy claro de los costos para la organización, al tener en cuenta la mano de obra, los materiales o materias primas, sus costos indirectos (como algunos artículos para oficina) y sus costos fijos, entre los que figuran los servicios y seguros.
2. Con modelo Canvas
Con el mismo ejemplo de la pastelería, te presento la forma en que se vería su estructura de costos con el modelo Canvas. La ventaja de esta estructura es que puedes aplicarla en cualquier sector o tipo de negocio. Es una forma de analizar la condición de la compañía y verificar la parte de los costos de una manera clara.
Verás que en sus asociaciones clave considera a sus proveedores y distribuidores, y que los componentes de la propuesta de valor le ayudan a determinar cuáles características y servicios adicionales deberá tener en cuenta.
3. Por departamento
La estructura de costos también puede aplicarse a un departamento específico en tu empresa. En este ejemplo, te muestro cuál sería el desglose del área de marketing.
Como puedes observar, considera los sueldos del director de área, del líder de proyectos, de los ejecutivos, diseñadores y redactores, así como el precio del software que utiliza, y los costos de los artículos de la oficina y de servicios.
4. Estructura esquematizada
En este ejemplo sobre una empresa que vende bolsos, puedes ver una estructura esquematizada que ayuda mucho a la visibilidad de lo que está pasando en la organización. Se han desglosado los costos en diferentes categorías como los sueldos, plataformas de trabajo, costos indirectos y costos fijos.
Cada concepto muestra la cantidad, la unidad de medida, el costo unitario y el costo mensual asociado. La suma de todos los gastos mensuales da como resultado 20,150 USD.
5. Por bloques
Esta tabla de costos organiza la estructura de costos de un estudio de fotografía en las categorías de costos fijos, costos variables, costos totales y gastos generales. Hacerlo en una estructura por bloques te proporciona una visión más clara de cómo se distribuyen los gastos y los ingresos.
Aquí verás que considera como costos fijos los alquileres, los equipos, los costos de internet y teléfono, la publicidad, la compra de seguros, mantenimientos y gastos de oficina, entre otros ítems. Asimismo, los costos variables le ayudan a entender a fondo la estructura de recursos necesarios para cada proyecto. Esto también le será útil, de forma directa, al momento de establecer los precios.
6. Sencilla
Este ejemplo es sobre una pizzería. Tiene en cuenta el costo de los ingredientes, los salarios, alquileres, servicios públicos, publicidad, marketing, equipo y utensilios.
Así puedes ver que incluso un documento más sencillo te dará la guía que necesitas para comenzar con la contabilidad.
Ahora que sabes qué es la estructura de costos, tienes información que te será útil para crear tu propia estructura y mantener las finanzas de tu empresa saludables. Consulta esta guía todas las veces que necesites y ocupa alguno de los ejemplos que te brindé para orientarte un poco más a la hora de crear tu propia estructura.
Recuerda que los resultados variarán con base en los elementos que tengas que agregar a tu estructura de costos. Y ahora que sabes qué es la estructura de costos, la idea es que quede plasmado todo muy claramente para asegurarte de que todo marcha como esperas.
Preguntas frecuentes sobre estructura de costos
Algunas preguntas que nuestros usuarios se hacen sobre estructura de costos:
Qué es una estructura de costos de una empresa y cuál es su importancia
La estructura de costos de una empresa se refiere a la composición detallada de todos los gastos asociados con la operación del negocio. Esto incluye costos fijos, como alquileres y salarios, así como costos variables, como materiales y mano de obra directa. Es importante porque proporciona una comprensión clara de cómo se distribuyen los recursos financieros de la empresa y dónde se está incurriendo en gastos.
Cómo se puede determinar la estructura de costos de una empresa
Determinar la estructura de costos de una empresa generalmente implica analizar detalladamente todos los gastos asociados con la operación del negocio. Esto puede implicar revisar registros financieros, como estados de resultados y balances generales, para identificar y categorizar todos los costos fijos y variables. También puede requerir entrevistas con el personal de la empresa para comprender mejor cómo se asignan los recursos en diferentes áreas de la organización.
Cómo puede una empresa mejorar su estructura de costos para aumentar la rentabilidad
Una empresa puede mejorar su estructura de costos de varias maneras. Esto puede incluir la identificación y eliminación de gastos innecesarios o ineficientes, la negociación de mejores términos con proveedores para reducir los costos de materiales, la implementación de procesos más eficientes para reducir los costos de mano de obra, y la inversión en tecnología o automatización para aumentar la productividad.
