Estructura de costos: qué es y cómo crearla (con ejemplos)

Mantener las finanzas de tu empresa es un aspecto fundamental para tener todo a flote y evitar malas sorpresas en el futuro. Por lo tanto, no importa en qué etapa se encuentre hoy tu negocio, debes tomar las riendas y asegurarte de que todo marche eficazmente financieramente hablando. 

Si bien existen muchos métodos y cálculos que puedes realizar para saber el estado financiero de tu empresa, la estructura de costos es una de las herramientas obligatorias. Su gran desglose permite ver detalles a tiempo para saber si algo va mal y poder tomar acción oportunamente. 

Si nunca has creado una estructura de negocios o tenías en mente que debes realizarla mes con mes, en este artículo te diremos por qué es tan importante realizarla y te contaremos sobre todos los elementos que requieres para realizarla.

Los costos se dividen en dos tipos: fijos y variables. Ambos son perdurables y son necesarios para el buen funcionamiento de una empresa. De forma individual, cada categoría se define de la siguiente manera:

Costos fijos

Un costo fijo no varía ante los cambios de producción de bienes y servicios; se mantiene constante. Estos pueden ser los suministros, los gastos de administración, el pago de servicios, entre otros. 

Este tipo de costos también cuenta con dos categorías que son: discrecionales y comprometidos.

Los costos discrecionales son aquellos que pueden llegar a reducirse sin la que producción de una empresa cambie, por ejemplo: la renta de una oficina o la misma publicidad. Los costos comprometidos no sufren modificaciones, de lo contrario la producción podría verse afectada. Un ejemplo de ellos son los salarios de los empleados o los impuestos. 

Costos variables 

Un costo variable puede variar en función de los niveles de producción de una empresa; cuanto más elevada sea esta, más altos serán los costos. Un ejemplo de este tipo de costos son la materia prima y mano de obra. 

Entre sus características más singulares se encuentran tres: son controlables, gestionables y proporcionales, lo que permite un comportamiento lineal en relación con una producción.

Tipos de estructuras de costos

También existen diferentes tipos de estructura de costos, te contamos más de ellos a continuación.

Incitado por los costos: este tipo se enfoca en disminuir los costos lo más posible. Su intención es mantener una estructura de costos ágil y automatizada, inclinándose a la tercerización. 

Incitado por el valor: este tipo de estructura se centra en la creación de valor y se caracteriza por tener un alto nivel de personalización. 

3 ventajas de establecer una estructura de costos en tu empresa 

Ahora que conoces un poco más del concepto de estructura de costos, te compartimos las razones por la que es tan valiosa dentro de una organización. 

1. Brinda un buen panorama inicial 

Si tu idea es poner en marcha un nuevo emprendimiento, la estructura de costos es una herramienta útil para describir los recursos que necesitas y saber cuánto te costará cada uno. Esto te da una visualización de cuánta inversión inicial requieres para cubrir los gastos de diferentes aspectos: servicios, materia prima, sueldos, publicidad, etc. 

2. Garantiza si un proyecto es rentable 

Este beneficio puede aplicar tanto si vas comenzando con un negocio como si ya lo echaste a andar. La estructura de costos, al ser tan detallada, te permite saber cuánto estarás gastando para así conocer si tu proyecto está dando los resultados que esperabas. 

3. Proporciona valiosa información segmentada 

Todo el desglose de información que contiene facilita la sistematización de los gastos asociados a la producción de cada unidad, etapa o departamento. Por lo que si existe alguna variación como desviaciones o errores se puede hacer una corrección oportuna. 

La estructura de costos dentro del modo de negocio canvas 

La estructura de costos es uno de los nueve elementos que conforma al modelo de canvas. Con él se puede visualizar la infraestructura, oferta, clientes y situación financiera de tu organización para detectar deficiencias y hacer un análisis de rendimiento. 

El modelo canvas se compone por nueve elementos: 

1. Segmentos de clientes.
2. Propuesta de valor.
3. Canales.
4. Relaciones con clientes.
5. Fuentes de ingresos.
6. Actividades clave.
7. Recursos clave.
8. Asociaciones clave.
9. Estructura de costos.

Específicamente, la estructura de costos ayuda a responder dos preguntas fundamentales: 

• Cuáles son los principales generadores de costos. 
• Cómo se vinculan los ingresos.

La estructura de costos considera economías a escala, costos constantes, variables y ganancias. De esta forma, puedes saber cuál es el volumen de ventas que necesitas para obtener ganancias. 

1. Considera los aspectos que necesitas para realizar una estructura de costos

Antes de que empieces a hacer cualquier cálculo o análisis, debes contar con lo siguiente: 

• Definir una política de costos basada en los objetivos y prioridades de tu empresa. 
• Un equipo financiero capacitado y con experiencia. 
• Tener un amplio conocimiento de tu empresa. 
• Un registro de las ventas y gastos de tu empresa. Si tu negocio apenas está por comenzar, es un buen momento para generar estos registros. 

Una vez que te asegures de contar con estos elementos, estás listo para empezar a hacer tu estructura de costos. 

2. Determina tus costos fijos 

Como ya lo mencionamos, los costos fijos son aquellos gastos que no puedes dejar pagar; son parte del día a día de tu negocio. Para calcularlos te recomendamos tener a la mano tu presupuesto anual, para conocer los costos unitarios de cada uno de tus productos. En caso de no tener uno, considera empezar a hacerlo para que tengas una visualización más completa del tema financiero de tu empresa. 

Después de esto, organiza los rubros de egresos y extrae aquellos que son gastos fijos. Prepara una relación de todos ellos, súmalos y ese será tu total de costos fijos. 

3. Determinar tus costos variables 

Para calcular los costos variables de tu empresa existen dos métodos correctos para hacerlo: cálculo directo o cálculo indirecto utilizando tu presupuesto anual. 

Para hacer el cálculo directo debes saber cuáles son tus insumos y las cantidades que usas para la producción de cada producto. Por ejemplo, para la realización de 10 pares de calzado deportivo, realiza un cuadro en una hoja de cálculo, en donde determines los siguientes valores: 

• Materia prima
• Unidad de compra
• Costo unitario 
• Unidades utilizadas
• Total 

Con la suma de cada elemento estarás obteniendo tu costo variable unitario. 

El cálculo de costos variables con tu presupuesto se realiza tomando en cuenta tus rubros de egresos o gasto variable. Divide estas cantidades entre el número de unidades que produjiste y así obtendrás el costo unitario. 

La fórmula que debes utilizar es la siguiente: 

De esta forma tendrás como resultado el costo variable de tu materia prima, la mano de obra, costo variable total y la cantidad de unidades. 

4. Calcula tu punto de equilibrio 

Para calcular tu punto de equilibrio es vital que ya cuentes con el total de tus costos fijos, costos variables y tu costo unitario. 

Ahora, lo que debes hacer es seguir la siguiente fórmula: 

Es decir, resta el costo unitario variable del precio de venta unitario. Esto te dará como resultado el margen de ganancia de cada producto vendido. Después divide los costos fijos entre el margen previamente obtenido. El número que resulte será el número de unidades que debes vender para comenzar a percibir ganancias. 

Cuando tengas todos tus totales, solo súmalos y estará completa tu estructura de costos. 

3 ejemplos de estructura de costos

Como todo proceso contable, para lograr comprenderlo a la perfección es mejor verlo en acción en diferentes aspectos. Por ello, hemos creado estos ejemplos que seguro te darán una idea más clara de cómo hacer la estructura de costos de tu empresa. 

1. Estructura de costos básica

Así es como puede lucir la estructura de costos básica de una pastelería. En ella se destacan los costos de la mano de obra, los materiales, los costos indirectos y los fijos. Después de desglosar cada costo, se tiene como resultado que este establecimiento tiene un gasto mensual de $48.678,03

2. Estructura de costos modelo canvas 

Tomando el mismo ejemplo de la pastelería, esta es la forma en que se vería su estructura de costos en el modelo canvas. 

3. Estructura de costos por departamento 

La estructura de costos también puede aplicarse a un departamento específico en tu empresa. En este ejemplo, te mostramos cuál sería el desglose del área de marketing. 

Aquí tienes toda la información que requieres para crear tu propia estructura de costos y mantener las finanzas de tu empresa saludables. Consulta esta guía todas las veces que necesites y ocupa alguno de los ejemplos que te brindamos para orientarte un poco más a la hora de crear tu propia estructura. 

Recuerda que los resultados variarán con base en los elementos que tengas que agregar a tu estructura de costos. La idea es que quede plasmado todo muy claramente mes con mes para asegurarte de que todo marche como esperas.