La comunicación efectiva en los negocios es clave para garantizar el funcionamiento positivo de los procesos internos y externos en tu empresa. Cuando se realizan compras es muy importante comunicar claramente las solicitudes para evitar cualquier tipo de confusión. 

Para lograr esta claridad en la comunicación puedes utilizar órdenes de compra, que son documentos útiles que facilitan a las empresas y proveedores comunicarse entre sí de manera formal. Son una herramienta importante que ayuda al manejo de los procesos relevantes para muchas empresas, además de que funcionan como documentación que protege a ambas partes ante un procedimiento legal o de auditoría. 

Cualquier empresa puede hacer uso de las órdenes de compra y en este sentido nuestras plantillas para crear órdenes de compra son ideales para que las adaptes a tus necesidades.

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Aquí te mostraremos qué es una orden de compra, sus características, para qué sirve y mucho más.

Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor, ya que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de confusión en los procesos de compraventa. Al realizar una orden de compra se mantienen las operaciones de la empresa de manera organizada. Esto permite que los proveedores visualicen el pedido y comprueben si se puede llevar a cabo, antes de que se comprometan a cumplirlo. 

Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que deberá efectuarse en el tiempo establecido en el documento. 

Con la transformación digital cada vez se impulsa más el uso de documentos en la nube; si bien la orden compra suele ser física para el control de la mercancía, actualmente existe una tendencia de hacer órdenes de compra web, es decir, de forma digital para su manejo en la red.  La orden de compra web facilita su uso, el llenado y automatización de su gestión con el apoyo de software especiales.

Características de una orden de compra

Las órdenes de compra son documentos que permiten agilidad y ahorro de tiempo, además de que ofrecen la garantía de una transacción. Independientemente del tipo de orden de compra:

  • Es un documento oficial y legal.
  • Constata y acredita una operación comercial.
  • Es un respaldo mercantil.
  • Es detallado en cuanto a los elementos que lo integran.
  • Permite orden y control, ya que debe haber algún folio o secuencia.
  • Ayuda a visualizar los movimientos de compra.
  • Permite la comunicación entre un vendedor y un comprador.
  • Puede integrar garantías de una compra.
  • Es un proceso ágil.

Entonces, veamos para qué sirve una orden de compra y algunos beneficios que brinda a tu administración.

La orden de compra es un documento que puede usarse para verificar lo que se compró, cuánto costó y cuándo se realizó la compra. Entre los objetivos más importantes se encuentran:

  • Brinda la certeza de que ambas partes tienen la información correcta y que, en caso de que haya alguna confusión, este documento pueda servir como comprobante. 
  • Agiliza la optimización de los procesos de compra en la empresa.
  • Otorga eficiencia en el proceso de compra y venta para ambas partes. 

Una de las funciones principales de la orden de compra es el control, para el cual es fundamental hacer un seguimiento de órdenes de compra, es decir, hacer un monitoreo del pedido que se ha hecho para verificar que se cumpla en los términos señalados. Este proceso implica el momento de hacer la orden de compra, cuando se aprueba el documento y la recepción de la mercancía adquirida.

1. Orden de compra estándar

Este tipo de orden de compra es el más utilizado, ya que incluye detalles de la solicitud como precio, cantidad, fecha de solicitud y condiciones de pago. Este tipo de orden de compra se utiliza cuando se adquieren bienes o servicios de manera regular en un negocio. 

2. Orden de compra planificada

Se utiliza cuando no se conoce con exactitud la fecha de entrega, pero se está contemplando la necesidad de adquirir un bien o servicio en el futuro. La orden de compra planificada puede realizarse de forma cotidiana y posteriormente ajustarse la fecha de entrega para que el proveedor lo tenga en cuenta. 

3. Orden de compra abierta

Este tipo de orden se utiliza cuando se desconocen ciertos detalles de la solicitud, por lo que debe establecerse un plazo específico y una cantidad máxima de bienes. Con la orden de compra abierta el comprador puede pedir al proveedor cierta cantidad de productos en este periodo sin exceder la máxima. 

4. Orden de compra por contrato

Se emplea cuando se realiza un contrato específico por los bienes o servicios. Se refiere a una compra que es acordada entre el comprador y el proveedor, cuyos precios no están fijados por la oferta y la demanda, sino por un convenio establecido entre las partes.

Antes de conocer cómo hacer una orden de compra es importante que sepas cuáles son los 5 elementos básicos que debe incluir.

1. Información del vendedor y comprador

Esta información es importante ya que ayudará a las partes interesadas a conocer detalles sobre el nombre y la dirección en la que se entregará el producto o servicio. Mejorará la comunicación en torno a la petición de compra y evitará cualquier tipo de confusión. 

2. Datos de entrega y facturación

Uno de los objetivos de contar con órdenes de compra es señalar minuciosamente dónde queremos que se nos envíen los bienes o servicios que estamos comprando; además de la dirección de facturación de la orden que, en muchas ocasiones, suele ser la misma. De no ser así, es importante señalarlo en el documento. 

3. Fecha y número de orden de compra

Este es un elemento importante en las órdenes de compra. Permite identificar la solicitud realizada y gracias a él podemos ahorrarnos el tiempo de buscar entre documentos los detalles específicos. Con un número de seguimiento podemos llevar un orden más formal de todas las compras. 

4. Notas y observaciones

Aquí se incluye la descripción y detalles de los artículos proporcionados, cantidades y precios definidos para cada uno.

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5. Firma o autorización

Este relevante elemento señala quién autoriza la orden de compra. Esta firma ayuda a que todos los departamentos involucrados en la compra puedan llevar a cabo la petición sin ningún inconveniente.

Ahora que sabes qué es una orden de compra y cuáles son los elementos básicos que la componen, veamos cómo hacer una de manera eficaz.

1. Enviar solicitud

Cuando existe la necesidad de adquirir algún bien o servicio para la empresa, lo primero que hay que generar es una solicitud al departamento de compras para obtener la autorización pertinente y poder llevar a cabo esta acción. Se trata de una solicitud sencilla en la que se detalla lo que se quiere comprar y cuál es el propósito empresarial de dicha compra.

2. Encontrar proveedor

Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud, este se encargará de emitir la orden de compra y conseguir los datos del proveedor más conveniente para la empresa, así como la autorización financiera.

3. Confirmar la orden

Una vez que el proveedor ha recibido la orden de compra, verifica que pueda proveerla en tiempo y forma, y que los datos estén correctos en el documento. Luego la aprueba, generalmente mediante una plataforma de contratación.

4. Proceder a la entrega

Cuando la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor, lo único que hay que hacer es esperar a recibir los bienes o servicios que se ordenaron en el tiempo y la forma en que se solicitó. Además, cuando lleguen, verificar que la cantidad y los artículos recibidos coincida con los datos en la orden de compra. 

Al ser un documento flexible es fácil que hagas una orden de compra en Excel o en Word, para lo cual es recomendable que hagas un formulario que puedas utilizar cada vez que necesites hacer una. Si quieres evitar crearlo desde cero, ahorra tiempo y utiliza nuestras plantillas gratuitas para crear órdenes de compra

9 ejemplos de órdenes de compra

Si nunca has realizado una orden de compra, pero crees que es un documento que te servirá dentro de tus procesos de gestión, entonces estos ejemplos de órdenes de compra realizados con la plantilla de HubSpot te serán de utilidad.

1. Ejemplo de orden de compra de productos

Una de las órdenes de compra que se emiten con regularidad es para adquirir artículos de papelería en una empresa. Este es un ejemplo de Servicios Editoriales S.A. que solicita artículos de papelería para el departamento de recursos humanos. Por esta razón envía una orden de compra para realizar el pedido al vendedor o proveedor Papelera Universal, donde especifica la cantidad y los artículos requeridos, así como el lugar a donde deben enviarse, que en este caso es la misma dirección de la factura. 

Ejemplo de orden de compra de productos con plantilla

2. Ejemplo de orden de compra de servicios

Las órdenes de compra también son útiles para registrar la solicitud de actividades de carácter profesional necesarias en una empresa. Un ejemplo puede ser el mantenimiento de la maquinaria o equipos de trabajo. En este caso Gimnasios ZONE solicita el servicio de electricidad y mantenimiento para su equipo al proveedor Sport Solutions. El documento detalla los servicios que está solicitando, así como el valor de dicho servicio.

Ejemplo de orden de compra formato de servicios

3. Ejemplo de orden de compra de referencia

Según sean las políticas de la empresa, se puede enviar la orden de compra directamente al proveedor para que se entregue el pedido en la dirección específica o simplemente conservar la orden de compra como referencia para futuras aclaraciones. En este caso, la empresa Especialistas en Marketing ha emitido una orden de compra a nombre de la compañía aérea Iberia, donde se especifica la adquisición de un boleto de avión para uno de los integrantes de su equipo. Esta orden de compra está autorizada por el CEO de la empresa. Aunque no fue enviada directamente al proveedor, queda como referencia documentada para el departamento de finanzas. 

Ejemplo de orden de compra hecho con la plantilla de HubSpot

4. Ejemplo de orden de compra abierta

Como ya mencionamos en este artículo, existe un tipo de orden abierta en la que el proveedor y el comprador establecen una cantidad máxima de bienes que serán entregados durante un periodo. Un ejemplo de este tipo de orden es cuando un comprador hace un acuerdo con el proveedor para adquirir cierta cantidad de artículos para un tiempo específico, en este caso la Agencia Zero ha hecho el acuerdo con Proveedores Larios SL para adquirir hasta 10 computadoras portátiles y 4 fotocopiadoras en un periodo de un año a un precio establecido. 

orden de compra formato - Ejemplo abierta

5. Ejemplo de orden de compra planificada

En este ejemplo de orden de compra aparecen los detalles, cantidades y dirección de envío, pero se desconoce la fecha exacta de entrega, por lo que es el único dato que puede modificarse. En este caso, el restaurante Superior ha hecho una orden de compra para adquirir nuevas mesas y sillas con el proveedor Todo Furniture, en la que se específica que la fecha de entrega no está disponible. 

Ejemplo de orden de compra planificada

6. Ejemplo de orden de compra de contrato

Este ejemplo de orden de compra hace referencia a un acuerdo formal entre el vendedor y el comprador sin la necesidad de realizar un contrato. En ella se establecen los términos y las condiciones generales de las acciones. Por un lado, el Corporativo López S.A. como comprador, y Grupo Cleaner, como vendedor, establecen las condiciones de los servicios a través de una orden de compra que contiene descripción, el monto a pagar, el día de entrega del servicio y las condiciones de cómo se llevará a cabo. 

Ejemplo de orden de compra de contrato

7. Ejemplo de orden de compra estándar

Cuando existe una necesidad de productos básicos en una oficina es muy común que se realicen estas órdenes de compra, que sirven como un ejemplo fundamental. En este caso se muestra la orden de compra para el departamento de limpieza general de la empresa Textiles Montiel S.A. con su proveedor recurrente Soluciones Empresariales. Como puedes ver, es muy básica y una de las más utilizadas en cualquier tipo de negocio.

Ejemplo de orden de compra estándar

8. Ejemplo de orden de compra de asesoría

Como ya se ha mencionado, la orden de compra también puede utilizarse para la adquisición de servicios; en este caso se trata de una empresa que brinda consultoría fiscal para un corporativo y desglosa cada uno de los servicios que integran esta orden de compra. 

Ejemplo de orden de compra de un servicio (asesoría)

9. Ejemplo de orden de compra para una pyme

Sin importar el nivel de operación de una empresa, las órdenes de compra brindan control y garantía de lo que implica una transacción comercial. En este ejemplo vemos una compra bastante sencilla, pero que queda registrada en una orden de compra para tener noción de los productos adquiridos. 

Ejemplo de orden de compra de pyme

Cómo utilizar la plantilla de orden de compra de HubSpot

La plantilla de orden de compra de HubSpot es muy fácil de usar; es un formato útil para cualquier tipo de empresa y puedes adaptar el diseño según tus necesidades de marca. Los pasos para generar una orden de compra con la plantilla de HubSpot son los siguientes.

1. Descarga la plantilla

HubSpot cuenta con 20 plantillas empresariales completamente gratuitas que pone a tu disposición para simplificar tus procesos. Incluye la plantilla de orden de compra que podrás descargar gratis una vez que hayas llenado el formulario. 

Formato de orden de compra gratis en HubSpot

2. Datos de facturación

Una vez descargada la plantilla, abre el archivo Excel para que puedas editar la orden de compra. Comienza por llenar las primeras celdas; en este espacio detalla los datos de facturación para el proveedor, además de la fecha y el número de orden para el control interno de tu departamento de ventas. 

Formato de orden de compra gratuita

3. Datos del proveedor 

En esta parte describirás los datos del proveedor a quien le estás solicitando el bien o el servicio: el nombre de la compañía, el nombre del contacto directo con quien estás gestionando la compra del producto o servicio, el domicilio y el teléfono. Esto te permitirá tener acceso directo al proveedor en caso de una aclaración o confusión. 

Datos del proveedor en el formato de orden de compra de HubSpot

4. Dirección de envío

En algunas ocasiones la dirección de envío suele ser diferente a la dirección de facturación. Este espacio te servirá para aclarar de manera detallada dónde quieres que sea entregada tu compra. 

Dirección de envío en el formato de orden de compra de HubSpot

5. Productos o servicios

Este es el espacio asignado para describir lo que estás comprando, ya sea un bien o un servicio; tiene detallarse de manera muy precisa. Describe la cantidad que estás solicitando y los precios definidos para cada uno, incluyendo descuentos, impuestos y costo de envío. 

Template gratis de orden de compra

6. Autorización

Una vez que hayas detallado todos y cada uno de los productos o servicios que estás solicitando al proveedor, es momento de autorizar la compra a través de la firma de quien tenga las facultades para hacerlo; por ejemplo, el o la jefe del departamento de compras. 

Sección para autorización de la plantilla de orden de compra de HubSpot

Existen muchas empresas que solo registran sus compras por medio de un formulario básico de gastos que muchas veces no es suficiente. Cuando las empresas van adquiriendo cada vez más responsabilidades, es necesario operar con un sistema de órdenes de compra que garantice reunir la información necesaria para tomar las mejores decisiones comerciales. Este sistema proporciona un nivel de comunicación claro y detallado sobre lo que estás gastando, dónde y con quién.

Orden de compra

 Plantilla compra

Publicado originalmente el 28 de marzo de 2022, actualizado el 30 de marzo de 2022

Topics:

Gestión empresarial