La comunicación efectiva en los negocios es clave para garantizar el funcionamiento de los procesos internos y externos de manera positiva para tu empresa. Cuando se realizan compras es muy importante comunicar claramente las solicitudes para evitar cualquier tipo de confusión. 

Para lograr esta claridad en la comunicación puedes utilizar órdenes de compra (documentos útiles que facilitan a las empresas y proveedores comunicarse entre sí de manera formal). Son una herramienta importante que ayuda al manejo de los procesos relevantes para muchas empresas, además de que funcionan como documentación que protege a ambas partes ante un procedimiento legal o de auditoría. 

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Cualquier empresa puede hacer uso de las órdenes de compra a través de plantillas preestablecidas que se pueden adaptar a sus necesidades. Son útiles siempre que se necesite vender o comprar bienes o servicios a otra empresa. Las órdenes de compra ayudan a rastrear los pedidos desde la solicitud de compra hasta la facturación. Con este documento se puede agilizar el proceso de compra de cualquier empresa. 

Además, las órdenes de compra te permitirán automatizar el proceso de aprobación a la hora de adquirir productos o servicios que requieras de un proveedor externo. 

Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor, ya que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de confusión en los procesos de compra y venta. Al realizar una orden de compra se mantienen las operaciones de la empresa de manera organizada. Esto permite que los proveedores visualicen el pedido y comprueben si se puede llevar a cabo, antes de que se comprometan a cumplirlo. 

Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que deberá efectuarse en el tiempo establecido  en el documento. 

¿Cuál es el objetivo de una orden de compra?

Cuando una empresa requiere algún bien o servicio se crea una orden de compra en la que se describe de manera detallada lo que necesita, cuándo y en dónde quiere que se lo envíen. Una orden de compra tiene como objetivo que ambas partes tengan un registro detallado de la compra. Este documento puede ser usado para verificar lo que se compró, cuánto costó y cuándo se realizó la compra. Dentro de los objetivos más importantes se encuentran:

  • Brinda la certeza de que ambas partes tienen la información correcta y que, en caso de que haya alguna confusión, este documento pueda servir como comprobante. 
  • Agiliza la optimización de los procesos de compras en la empresa.
  • Otorga eficiencia en el proceso de compra y venta para ambas partes. 

5 Elementos de la orden de compra

Antes de conocer cómo hacer una orden de compra es importante que sepas cuáles son los cinco elementos básicos que debe tener.

  1. Información del vendedor y comprador. Esta información es importante ya que ayudará a las partes interesadas a conocer detalles sobre el nombre y la dirección en el que se entregará el producto o servicio. Mejorará la comunicación en torno a la petición de compra y evitará cualquier tipo de confusión. 
  2. Datos de entrega y facturación. Uno de los objetivos de contar con órdenes de compra es señalar detalladamente en dónde queremos que se nos envíe los bienes o servicios que estamos comprando, además de la dirección de facturación de la orden que, en muchas ocasiones, suele ser la misma. De no ser así, es importante señalarlo en el documento. 
  3. Fecha y número de orden de compra. Este es un elemento importante en las órdenes de compra. Permite identificar la solicitud realizada y gracias a él podemos ahorrarnos el tiempo de buscar entre documentos los detalles específicos. Con un número de seguimiento podemos llevar un orden más formal de todas nuestras compras. 
  4. Notas y observaciones. Aquí se incluye la descripción y detalles de los artículos proporcionados, cantidades y precios definidos para cada uno.
  5. Firma o autorización. Este relevante elemento señala quién autoriza la orden de compra. Esta firma ayuda a que todos los departamentos involucrados en la compra puedan llevar a cabo la petición sin ningún inconveniente.

Ahora que sabes qué es una orden de compra y cuáles son los elementos básicos que la componen, veamos cómo puedes hacer una orden de compra para tu empresa. 

4 pasos para generar una orden de compra

Aunque puede sonar sencillo, es común que muchas personas no comprendan del todo los pasos a seguir para generar una orden de compra. Por eso a continuación listamos cada uno de ellos:

1. Enviar solicitud

Cuando existe la necesidad de adquirir algún bien o servicio para la empresa, lo primero que hay que generar es una solicitud al departamento de compras para obtener la autorización pertinente y poder llevar a cabo esta acción. Se trata de una solicitud sencilla en donde se detalla lo que se quiere comprar y cuál es el propósito empresarial de dicha compra.

2. Encontrar proveedor

Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud, este se encargará de emitir la orden de compra y conseguir los datos del proveedor más conveniente para la empresa, así como la autorización financiera. 

3. Confirmar la orden

Una vez que el proveedor ha recibido la orden de compra, verifica que pueda proveerla en tiempo y forma y que los datos estén correctos en el documento. Luego la aprueba generalmente mediante una plataforma de contratación. 

4. Proceder a la entrega

Cuando la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor, lo único que hay que hacer es esperar a recibir los bienes o servicios que se ordenaron en el tiempo y de la forma que se solicitó. Además, en el momento en que lleguen, verificar que la cantidad y los artículos recibidos coincida con los datos en la orden de compra. 

3 ejemplos de órdenes de compra

Si nunca has realizado una orden de compra pero crees que es un documento que te servirá dentro de tus procesos de gestión, entonces estos ejemplos de órdenes de compra realizados con la plantilla de HubSpot te serán de mucha utilidad para inspirarte a crear las tuyas. 

1. Ejemplo de orden de compra de productos

Una de las ordenes de compra que se emiten con regularidad son para compra de artículos de papelería en una empresa. Este es un ejemplo de Servicios Editoriales S.A. que solicita artículos de papelería para el departamento de recursos humanos. Por esta razón envía una orden de compra para realizar el pedido al vendedor o proveedor Papelera Universal, donde especifica la cantidad y los artículos requeridos, así como el lugar adonde deben enviarse, que en este caso es la misma dirección de la factura. 

Ejemplo de orden de compra de productos con plantilla

2. Ejemplo de orden de compra de servicios

Las ordenes de compra también son útiles para registrar la solicitud de actividades de carácter profesional necesarias en una empresa. Un ejemplo puede ser el mantenimiento de la maquinaria o equipos de trabajo. En este caso Gimnasios ZONE solicita el servicio de electricidad y mantenimiento para su equipo al proveedor Sport Solutions. El documento detalla los servicios que está solicitando, así como el valor de dicho servicio.

Ejemplo de orden de compra de servicios en plantilla gratis

3. Ejemplo de orden de compra de referencia

Según sean las políticas de la empresa, se puede enviar la orden de compra directamente al proveedor para que se entregue el pedido en la dirección específica o simplemente conservar la orden de compra como referencia para futuras aclaraciones. En este caso, la empresa Especialistas en Marketing ha emitido una orden de compra para un boleto de avión con la compañía aérea Iberia para uno de los integrantes de su equipo. Esta orden de compra está autorizada por el CEO de la empresa. Aunque no fue enviada directamente al proveedor, queda como referencia documentada para el departamento de finanzas. 

Ejemplo de orden de compra hecho con la plantilla de HubSpot

Cómo utilizar la plantilla de orden de compra de HubSpot

La plantilla de orden de compra de HubSpot es muy fácil de usar; es un formato útil para cualquier tipo de empresa y puedes adaptar el diseño según sean tus necesidades de marca. Los pasos para generar una orden de compra con la plantilla de HubSpot son los siguientes.

1. Descarga la plantilla

HubSpot cuenta con 20 plantillas empresariales completamente gratuitas que pone a tu disposición para simplificar tus procesos. Incluye la plantilla de orden de compra que podrás descargar gratis una vez que hayas llenado el formulario. 

Plantilla de orden de compra gratis en HubSpot

2. Datos de facturación

Una vez descargada la plantilla, abre el archivo Excel para que puedas editar la orden de compra. Comienza por llenar las primeras celdas, en este espacio detalla los datos de facturación para el proveedor, además de la fecha y el número de orden del control interno de tu departamento de ventas. 

Plantilla de orden de compra gratuita

3. Datos del proveedor 

En esta parte describirás los datos del proveedor a quien le estás solicitando el bien o el servicio: el nombre de la compañía, el nombre del contacto directo a quien le estás solicitando el producto o servicio a comprar, el domicilio y el teléfono. Esto te permitirá tener acceso directo al proveedor en caso de una aclaración o confusión. 

Datos del proveedor en la plantilla para orden de compra de HubSpot

4. Dirección de envío

En algunas ocasiones la dirección de envío suele ser diferente a la dirección de facturación. Este espacio te servirá para aclarar de manera detallada dónde quieres que sea entregada tu compra. 

Dirección de envío en la plantilla de orden de compra de HubSpot

5. Productos o servicios

Este es el espacio asignado para describir lo que estás comprando, ya sea un bien o un servicio; tiene que ir detallado de manera muy precisa. Describe la cantidad que estás solicitando y los precios definidos para cada uno, incluyendo descuentos, impuestos y costo de envío. 

Template gratis de orden de compra

6. Autorización

Una vez que hayas detallado todos y cada uno de los productos o servicios que estás solicitando al proveedor, es momento de autorizar la compra a través de la firma de quien tenga las facultades para hacerlo; por ejemplo, el jefe del Departamento de Compras. 

Sección para autorización de la plantilla de orden de compra de HubSpot

 

Existen muchas empresas que solo registran sus compras a través de un formulario básico de gastos que muchas veces no es suficiente. Cuando las empresas van adquiriendo cada vez más responsabilidades, es necesario operar con un sistema de órdenes de compra que garantice reunir la información necesaria para tomar las mejores decisiones comerciales. Este sistema proporciona un nivel de comunicación claro y detallado sobre lo que estás gastando, dónde y con quién.  

Orden de compra

 Plantilla compra

Publicado originalmente en noviembre 25 2020, actualizado noviembre 25 2020

Topics:

Gestión empresarial