La gestión eficiente de las comprar es un aspecto importante en la estructura operativa de cualquier tipo de empresa. En este contexto, la comunicación fluida y precisa entre compradores y proveedores es fundamental para evitar errores, retrasos y malentendidos que puedan afectar el rendimiento y la rentabilidad del negocio.
Las órdenes de compra representan un elemento central en este proceso, actuando como documentos formales que delinean las transacciones comerciales entre ambas partes. Más allá de ser simples registros de transacciones, estas órdenes cumplen una función vital al establecer las condiciones, términos y detalles específicos de cada acuerdo de compra.
Para lograr esta claridad en la comunicación, puedes utilizar órdenes de compra que son documentos útiles que facilitan a las empresas y proveedores comunicarse entre sí de manera formal. Es una herramienta importante que ayuda al manejo de los procesos relevantes para muchos negocios, influye incluso en el crecimiento empresarial, además de que funciona como documentación que protege a ambas partes ante un procedimiento legal o de auditoría.
Aquí te mostraré qué es una orden de compra, sus características, para qué sirve y mucho más.
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- Qué es una orden de compra
- Importancia y características de las órdenes de compra
- Para qué sirve una orden de compra
- 4 tipos de órdenes de compra
- 8 elementos de una orden de compra
- Cómo hacer una orden de compra
- 9 ejemplos de órdenes de compra
- Cómo utilizar la plantilla de orden de compra de HubSpot
Qué es una orden de compra
Una orden de compra es un documento comercial emitido por un comprador para solicitar bienes o servicios a un proveedor. Funciona como un compromiso formal de compra, detallando los productos o servicios requeridos, las cantidades, los precios acordados, los términos de pago y las condiciones de entrega.
Este documento ayuda a organizar las adquisiciones, garantizar la trazabilidad de las transacciones y proporcionar un respaldo mercantil en la relación entre comprador y proveedor.
Sirve como un contrato preliminar que establece las expectativas entre las partes involucradas. Ayuda a evitar malentendidos y conflictos durante la ejecución del acuerdo comercial.
Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor, ya que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de confusión en los procesos de compraventa. Al realizar una orden de compra se mantienen las operaciones de la empresa de manera organizada. Esto permite que los proveedores visualicen el pedido y comprueben si se puede llevar a cabo, antes de que se comprometan a cumplirlo.
Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos productos o servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que deberá efectuarse en el tiempo establecido en el documento.
Con la transformación digital, cada vez se impulsa más el uso de documentos en la nube. Si bien la orden de compra suele ser física para el control de la mercancía, hay una tendencia de hacer órdenes de compra web, es decir, de forma digital para su manejo en la red.
La orden de compra web facilita su uso, el llenado y automatización de su gestión con el apoyo de software especiales.
Importancia y características de las órdenes de compra
Las órdenes de compra son documentos esenciales en el proceso de adquisición de bienes y servicios, ya que permiten agilidad, ahorro de tiempo y garantizan la transacción. Más allá del tipo de orden de compra, estas cumplen múltiples funciones clave:
- Constatan y acreditan una operación comercial.
- Actúan como un respaldo mercantil.
- Contienen detalles específicos de la transacción.
- Facilitan la visualización de los movimientos de compra.
- Hacen que el proceso de adquisición sea más ágil y eficiente.
Características de la orden de compra
- Flexible: se adapta a diversas industrias y tipos de transacciones comerciales.
- Personalizable: puede ajustarse a las necesidades específicas de cada empresa. Esto no solo mejora la claridad y el control de las transacciones, sino que también fortalece las relaciones con los proveedores al comunicar de manera más efectiva las expectativas y necesidades de la empresa. Al incluir información detallada y específica en la orden de compra, se minimizan malentendidos, se optimiza la planificación y se refuerza la confianza en la cadena de suministro.
- Formal: establece de manera clara y oficial la intención de adquirir bienes o servicios, proporcionando un registro legalmente vinculante de los términos y condiciones acordados.
- Legal: regula la transacción comercial, abordando derechos y responsabilidades de ambas partes, garantías y otros aspectos legales relevantes.
- Rastreable: utiliza un número único de referencia, facilitando su seguimiento en el proceso de compra, lo cual es crucial para el control de inventario y la gestión financiera.
- Comunicación: actúa como un medio claro de comunicación entre el comprador y el proveedor, reduciendo la posibilidad de malentendidos.
- Controlable: sirve como un registro detallado de la transacción comercial, proporcionando una referencia valiosa para la contabilidad, la gestión financiera y la resolución de disputas.
Importancia de las órdenes de compra para las empresas
Las órdenes de compra desempeñan un papel crucial en la gestión eficiente de las adquisiciones dentro de las empresas por varias razones fundamentales:
- Claridad y precisión: proporcionan una descripción detallada de los bienes o servicios solicitados, incluyendo cantidades, precios, términos de entrega y cualquier otra especificación relevante. Esto garantiza que tanto el comprador como el proveedor estén alineados en cuanto a lo que se espera de la transacción.
- Registro documental: crean un registro formal de la transacción comercial, actuando como evidencia tangible de la solicitud y autorización de la compra. Esto es invaluable en caso de disputas, auditorías o reclamaciones futuras.
- Control de gastos: ayudan a las empresas a controlar sus gastos al establecer límites y parámetros claros para las adquisiciones. Al definir los productos o servicios a comprar y los precios acordados, se evita el gasto excesivo o las compras no autorizadas.
- Seguimiento de inventarios: permiten rastrear fácilmente la entrada de productos, facilitando la planificación y la gestión de existencias.
- Relaciones con proveedores: fomentan la confianza y eficiencia en la cadena de suministro al comunicar claramente las expectativas y condiciones de compra.
Las órdenes de compra no solo agilizan el proceso de adquisición de bienes y servicios, sino que también contribuyen a una mejor gestión financiera, operativa y administrativa dentro de cualquier empresa.
Para qué sirve una orden de compra
Cuando una empresa requiere algún bien o servicio se crea una orden de compra en la que se describe de manera detallada lo que necesita, cuándo y dónde quiere que se lo envíen. Una orden de compra sirve para que ambas partes tengan un registro detallado de la compra.
La orden de compra es un documento que puede usarse para verificar lo que se adquirió, cuánto costó y cuándo se realizó la transacción.
Diferencias entre órdenes de compra, facturas y recibos
En el proceso de compra-venta, distintos documentos cumplen funciones específicas en diferentes momentos. Entre los más comunes se encuentran la orden de compra, la factura y el recibo. Cada uno de ellos tiene un propósito distinto y se emite en etapas particulares de la transacción.
Uso en el proceso de compra-venta
- Orden de Compra: se genera al inicio de la transacción cuando el comprador expresa formalmente su intención de adquirir bienes o servicios. Es un documento emitido por el comprador y enviado al proveedor detallando los productos solicitados, cantidades y condiciones de pago.
- Factura: se emite una vez que el proveedor acepta la orden de compra y realiza la entrega de los bienes o servicios. Es un documento legal que detalla los productos entregados, sus precios, impuestos y términos de pago.
- Recibo: se emite cuando el comprador realiza el pago de la factura. Sirve como comprobante de que la transacción ha sido completada y que el pago ha sido recibido.
La orden de compra inicia el proceso formal de adquisición, la factura certifica la entrega y establece la obligación de pago, y el recibo confirma que el pago ha sido realizado. Cada documento cumple una función específica y es esencial para la correcta administración y control de las transacciones comerciales.
4 tipos de órdenes de compra
- Estándar
- Planificada
- Abierta
- Por contrato
Las órdenes de compra son documentos esenciales en la gestión de adquisiciones, permitiendo formalizar y organizar las transacciones comerciales. Dependiendo de las necesidades de la empresa y el tipo de operación, existen distintos tipos de órdenes de compra, cada uno con características específicas que facilitan el control y la eficiencia en la compra de bienes o servicios.
Además, los formatos de orden de compra pueden variar según el sector o el nivel de personalización requerido, asegurando una comunicación clara con los proveedores y optimizando los procesos internos.
1. Estándar
Este tipo de orden de compra es el más utilizado, ya que incluye detalles de la solicitud como precio, cantidad, fecha de solicitud y condiciones de pago. Este se utiliza cuando se adquieren bienes o servicios de manera regular en un negocio.
2. Planificada
Se utiliza cuando no se conoce con exactitud la fecha de entrega, pero se prevé la necesidad de adquirir un bien o servicio en el futuro. La orden de compra planificada puede realizarse de forma cotidiana y, después, ajustarse la fecha de entrega para que el proveedor lo tenga en cuenta.
3. Abierta
Este tipo de orden se utiliza cuando se desconocen ciertos detalles de la solicitud, por lo que debe establecerse un plazo específico y una cantidad máxima de bienes. Con la orden de compra abierta, el cliente puede pedir al proveedor cierta cantidad de productos en este periodo sin exceder el límite.
4. Contrato
Se emplea cuando se realiza un contrato específico por los bienes o servicios. Se refiere a una transacción que es acordada entre el comprador y el proveedor, cuyos precios no están fijados por la oferta y la demanda, sino por un convenio establecido entre las partes.
Antes de conocer cómo hacer una orden de compra, es importante que sepas cuáles son los elementos básicos que debe incluir.
8 elementos de una orden de compra
- Información del vendedor y comprador
- Datos de entrega y facturación
- Fecha y número de orden de compra
- Notas y observaciones
- Precio unitario y total
- Condiciones de pago
- Condiciones de entrega
- Firma o autorización
1. Información del vendedor y comprador
Esta información es importante, ya que ayudará a las partes interesadas a conocer detalles sobre el nombre y la dirección en la que se entregará el producto o servicio. Mejorará la comunicación en torno a la petición de compra y evitará cualquier tipo de confusión.
2. Datos de entrega y facturación
Uno de los objetivos de contar con órdenes de compra es señalar minuciosamente dónde se enviarán los bienes o servicios, además de la dirección de facturación de la orden que, en muchas ocasiones, suele ser la misma. De no ser así, es importante señalarlo en el documento.
3. Fecha y número de orden de compra
Este es un elemento importante en las órdenes de compra. Permite identificar la solicitud realizada y gracias a este podemos ahorrarnos el tiempo de buscar entre documentos los detalles específicos.
4. Notas y observaciones
Aquí se incluye la descripción y detalles de los artículos proporcionados, cantidades y precios definidos para cada uno. Este elemento es fundamental para que la transacción sea clara y transparente, por lo que es importante que agregues la cantidad de cada ítem, cualquier detalle técnico, físico o de uso sobre los productos o servicios; además de números de referencia o códigos asociados a los productos.
5. Precio unitario y total
Es importante agregar el precio unitario de cada producto o servicio y el total para cada ítem; así como el monto total de la orden de compra, ya con impuestos y cualquier otro cargo.
6. Condiciones de pago
Este elemento consiste en aclarar los términos de pago, como el plazo en el que se espera el pago y descuentos por pago anticipado, si es que este último aplica.
7. Condiciones de entrega
También es fundamental aclarar la fecha o plazo de entrega, la ubicación de entrega e instrucciones especiales que tengan que ver con la entrega de los productos o servicios.
8. Firma o autorización
Este relevante elemento señala quién autoriza la orden de compra. Esta firma ayuda a que todos los departamentos involucrados en la compra puedan llevar a cabo la petición sin ningún inconveniente.
Cómo hacer una orden de compra
- Envía una solicitud.
- Encuentra un proveedor.
- Llena tu orden de compra.
- Describe los productos o servicios.
- Especifica las condiciones de entrega.
- Confirma la orden.
- Procede a la entrega.
1. Envía una solicitud
Cuando existe la necesidad de adquirir algún bien o servicio para la empresa, lo primero que hay que generar es una solicitud al departamento de compras para obtener la autorización pertinente y poder llevar a cabo esta acción. Se trata de una solicitud sencilla en la que se detalla lo que se quiere comprar y cuál es el propósito empresarial de dicha compra.
2. Encuentra un proveedor
Una vez que el departamento de compras ha aprobado la solicitud, este se encargará de emitir la orden de compra y conseguir los datos del proveedor más conveniente para la empresa, así como la autorización financiera.
3. Llena tu orden de compra
Inicia la orden de compra con un encabezado que contenga la información básica como el nombre y la dirección de tu empresa, la fecha de emisión de la orden y un número de referencia único para facilitar el seguimiento.
Luego, incluye los detalles completos del proveedor como su nombre, dirección y cualquier otra información de contacto relevante. Esto garantiza que la orden esté claramente dirigida al proveedor correcto.
4. Describe los productos o servicios
Recuerda enumerar a detalle los productos o servicios que estás comprando, por lo que será necesario que incluyas información como la cantidad, la descripción, los números de referencia y cualquier especificación técnica.
No olvides que debes aclarar el precio unitario de cada producto o servicio y presentar el cálculo total para cada ítem; multiplica la cantidad por el precio unitario para obtener el total. También deberás agregar los impuestos y otros cargos si es necesario.
5. Especifica las condiciones de entrega
Tu orden de compra debe contener los términos y condiciones de la transacción, tales como el plazo en el que se espera el pago y cualquier descuento por pago anticipado. Asimismo, hay que detallar los términos de entrega: la fecha o el plazo, la ubicación de entrega y cualquier instrucción especial relacionada con la entrega de los productos o servicios.
Si es necesario, agrega cualquier información adicional relevante como condiciones de garantía o cualquier otra que sea importante para transparentar la transacción.
6. Confirma la orden
Una vez que el proveedor ha recibido la orden de compra, verifica que pueda proveerla en tiempo y forma, y que los datos estén correctos en el documento. Luego la aprueba, generalmente, mediante una plataforma de contratación.
Recuerda que en tu orden de compra deberás incluir un espacio para la firma y la fecha de la persona autorizada en tu empresa. Esto valida la orden de compra y establece un registro formal de la transacción.
7. Procede a la entrega
Cuando la orden de compra ha sido aceptada por el proveedor, lo único que hay que hacer es esperar a recibir los bienes o servicios que se ordenaron en el tiempo y la forma en que se solicitó. Además, cuando lleguen, verifica que la cantidad y los artículos recibidos coincida con los datos en la orden de compra.
Al ser un documento flexible, es fácil que hagas una orden de compra en Excel o en Word. Es recomendable que hagas un formulario que puedas utilizar cada vez que necesites hacer una orden de compra. Si quieres evitar elaborarla desde cero, ahorra tiempo y utiliza nuestras plantillas gratuitas para crear órdenes de compra.
Si nunca has realizado una orden de compra, pero crees que es un documento que te servirá dentro de tus procesos de gestión, entonces, estos ejemplos realizados con la plantilla de HubSpot te serán de utilidad.
9 ejemplos de órdenes de compra
- Orden de compra de productos.
- Orden de compra de servicios.
- Orden de compra de referencia.
- Orden de compra abierta.
- Orden de compra planificada.
- Orden de compra de contrato.
- Orden de compra estándar.
- Orden de compra de asesoría.
- Orden de compra para una pyme.
1. De productos
Una de las órdenes de compra que se emiten con regularidad es para adquirir artículos de papelería en una empresa. Este es un ejemplo de Servicios Editoriales S.A. que solicita artículos de papelería para el departamento de Recursos Humanos.
Por esta razón, envía una orden de compra para realizar el pedido al vendedor o proveedor Papelera Universal, en la que especifica la cantidad y los artículos requeridos, así como el lugar específico al que deben enviarse, que en este caso es la misma dirección de la factura.
2. De servicios
Las órdenes de compra también son útiles para registrar la solicitud de actividades de carácter profesional necesarias en una empresa. Un ejemplo puede ser el mantenimiento de la maquinaria o equipos de trabajo. En este caso, Gimnasios ZONE solicita el servicio de electricidad y mantenimiento para su equipo al proveedor Sport Solutions. El documento detalla los servicios que está solicitando, así como el valor de estos.
3. De referencia
De acuerdo a las políticas de la empresa, se puede enviar la orden de compra directamente al proveedor para que se entregue el pedido en la dirección específica o simplemente conservar la orden de compra como referencia para futuras aclaraciones.
En este caso, la empresa Especialistas en Marketing ha emitido una orden de compra a nombre de la compañía aérea Iberia, donde se especifica la adquisición de un boleto de avión para uno de los integrantes de su equipo. Esta orden de compra está autorizada por el CEO de la empresa. Aunque no fue enviada directamente al proveedor, queda como referencia documentada para el departamento de finanzas.
4. Abierta
Como ya he mencionado en este artículo, existe un tipo de orden abierta en la que el proveedor y el comprador establecen una cantidad máxima de bienes que serán entregados durante un periodo.
Un ejemplo de este tipo de orden es cuando un comprador hace un acuerdo con el proveedor para adquirir cierta cantidad de artículos para un tiempo específico. En este caso, la Agencia Zero ha hecho el acuerdo con Proveedores Larios SL para adquirir hasta 10 computadoras portátiles y 4 fotocopiadoras en el periodo de un año a un precio establecido.
5. Planificada
En este ejemplo de orden de compra aparecen los detalles, cantidades y dirección de envío, pero se desconoce la fecha exacta de entrega, por lo que es el único dato que puede modificarse. En este caso, el restaurante Superior ha hecho una orden de compra para adquirir nuevas mesas y sillas con el proveedor Todo Furniture, en la que se específica que la fecha de entrega no está disponible.
6.Orden de compra de contrato
Este ejemplo de orden de compra hace referencia a un acuerdo formal entre el vendedor y el comprador sin la necesidad de realizar un contrato. En ella, se establecen los términos y las condiciones generales de las acciones.
Por un lado, el Corporativo López S.A. como comprador y Grupo Cleaner, como vendedor, establecen las condiciones de los servicios a través de una orden de compra que contiene descripción, el monto a pagar, el día de entrega del servicio y las condiciones de cómo se llevará a cabo.
7. Estándar
Cuando existe una necesidad de productos básicos en una oficina, es muy común que se realicen estas órdenes de compra que sirven como un ejemplo fundamental. En este caso, se muestra la orden de compra para el departamento de limpieza general de la empresa Textiles Montiel S.A. con su proveedor recurrente Soluciones Empresariales. Como puedes ver, es muy básica y una de las más utilizadas en cualquier tipo de negocio.
8. De asesoría
Como ya se ha mencionado, la orden de compra también puede utilizarse para la adquisición de servicios; en este caso se trata de una empresa que brinda consultoría fiscal para un corporativo y desglosa cada uno de los servicios que integran esta orden de compra.
9. Para una pyme
Sin importar el nivel de operación de una empresa, las órdenes de compra brindan control y garantía de lo que implica una transacción comercial. En este ejemplo vemos una compra bastante sencilla, pero que queda registrada en una orden de compra para tener noción de los productos adquiridos.
Cómo utilizar la plantilla de orden de compra de HubSpot
1. Descarga la plantilla
HubSpot cuenta con 20 plantillas empresariales completamente gratuitas que pone a tu disposición para simplificar tus procesos. Incluye la plantilla de orden de compra que podrás descargar gratis, una vez que hayas llenado el formulario.
2. Datos de facturación
Una vez descargada la plantilla, abre el archivo Excel para que puedas editar la orden de compra. Comienza por llenar las primeras celdas; en este espacio detalla los datos de facturación para el proveedor, además de la fecha y el número de orden para el control interno de tu departamento de ventas.
3. Datos del proveedor
En esta parte describirás los datos del proveedor a quien le estás solicitando el bien o el servicio: el nombre de la compañía, el nombre del contacto directo con quien estás gestionando la compra del producto o servicio, el domicilio y el teléfono. Esto te permitirá tener acceso directo al proveedor en caso de una aclaración o confusión.
4. Dirección de envío
En algunas ocasiones, la dirección de envío suele ser diferente a la dirección de facturación. Este espacio te servirá para aclarar de manera detallada dónde quieres que sea entregada tu compra.
5. Productos o servicios
Este es el espacio asignado para describir lo que estás comprando, ya sea un bien o un servicio; tiene que detallarse de manera muy precisa. Describe la cantidad que estás solicitando y los precios definidos para cada uno, incluyendo descuentos, impuestos y costo de envío.
6. Autorización
Una vez que hayas detallado todos y cada uno de los productos o servicios que estás solicitando al proveedor, es momento de autorizar la compra con la firma de quien tenga las facultades para hacerlo; por ejemplo, el o la jefe del departamento.
Existen muchas empresas que solo registran sus compras por medio de un formulario básico de gastos, pero este muchas veces no es suficiente. Cuando las empresas van adquiriendo cada vez más responsabilidades, es preciso operar con un sistema de órdenes de compra que garantice reunir la información necesaria para tomar las mejores decisiones comerciales.
Este sistema proporciona un nivel de comunicación claro y detallado sobre lo que estás gastando, dónde y con quién.
Preguntas frecuentes sobre las órdenes de compra
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
1. Qué información debe incluir una orden de compra para ser efectiva
Una orden de compra efectiva debe incluir información detallada sobre los productos o servicios solicitados, como descripciones precisas, cantidades, precios unitarios, términos de entrega y pago, así como cualquier instrucción adicional relevante. Además, debe contener datos de contacto tanto del comprador como del proveedor, números de orden únicos y fechas de emisión.
2. Cuál es el proceso para gestionar cambios o modificaciones en una orden de compra existente
El proceso para gestionar cambios o modificaciones en una orden de compra existente generalmente implica comunicarse con el proveedor para discutir los cambios necesarios, como ajustes en cantidades, fechas de entrega o especificaciones de productos. Una vez acordados los cambios, se puede emitir una enmienda a la orden de compra original, detallando claramente las modificaciones y obteniendo la aceptación del proveedor.
3. Qué medidas de seguridad se deben implementar para proteger las órdenes de compra contra fraudes o alteraciones
Para proteger las órdenes de compra contra fraudes o alteraciones, es importante implementar medidas de seguridad tales como utilizar sistemas de autorización y aprobación para emitir órdenes de compra, mantener un registro detallado de todas las transacciones, y establecer procedimientos de verificación antes de realizar pagos.
Además, se recomienda utilizar tecnologías como firmas digitales y sistemas de gestión de documentos para garantizar la autenticidad y la integridad de las órdenes de compra.
