«El arte de avanzar radica en comprender qué dejar atrás». Esta cita del gurú del marketing Seth Godin resume la importancia de contar con buenos datos para tomar mejores decisiones. 

El fracaso es parte natural de la vida y lo que más importa, especialmente para los vendedores, es cómo avanzas.

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Piensa en la última vez que tomaste una decisión rápida que arrojó resultados decepcionantes. ¿Usaste datos para informar esa decisión? Lo más probable es que hayas utilizado solamente la intuición.

La analítica informa decisiones, conduce a nuevas ideas y revela oportunidades de crecimiento. De hecho, se estima que para 2022 el 62% del procesamiento de datos e investigación informática de los negocios sea totalmente automatizada. A medida que más organizaciones confían en sus datos para la toma de decisiones estratégicas, su capacidad para obtener conocimientos prácticos será fundamental para su éxito.

Entonces, ¿cómo puedes visualizar tus datos de ventas para tomar decisiones clave y analizar el desempeño?

La respuesta es: un dashboard de ventas 

Esta información a menudo se puede filtrar por diferentes periodos y muchos paneles de ventas pueden extraer datos en tiempo real.

Los dashboards de ventas brindan una descripción de tus indicadores clave de rendimiento (KPI) y te muestran cómo tu equipo de ventas está siguiendo sus objetivos metas de ingresos. Además, los líderes de ventas usan estas métricas para rastrear el progreso hacia los objetivos, tomar decisiones y planes, ajustar la compensación, otorgar bonificaciones e incentivos para identificar contratiempos antes de que se conviertan en grandes problemas.

1. Determina cuáles métricas de ventas rastrearás

La parte más desafiante de la construcción de un tablero es saber cómo comenzar: ¿hay objetivos específicos que estés intentando alcanzar? Un tablero puede ayudarte a visualizar tu progreso hacia esos objetivos. Lo primero que debes hacer es identificar las métricas de ventas que te gustaría rastrear.

  • ¿Qué métricas se revisan regularmente en la empresa, con el equipo de ventas y en las reuniones individuales?
  • ¿Hay métricas que se consideren más importantes que otras?
  • ¿Cuáles son tus indicadores clave del rendimiento (KPI)?
  • ¿Tienes varios equipos de venta dentro de tu organización de ventas?

Las métricas de ventas que elijas normalmente se encuentran en una o más de estas categorías:

  • Métricas de ventas de actividad
  • Métricas de ventas de canal
  • Métricas de ventas de generación de leads
  • Métricas de alcance de ventas
  • Métricas de ventas de conversión primarias
  • Métricas de ventas de canal
  • Métricas de productividad de ventas
  • Métricas de contratación e incorporación de representantes
  • Métricas de adopción de capacitación, herramientas y procesos de ventas

2. Identifica cómo se utilizará el dashboard

No existe un dashboard de ventas único para todos, por lo que necesitas saber cómo se utilizará el dashboard y quién lo utilizará.

¿El dashboard ayudará a los representantes de ventas individuales a rastrear su progreso hasta su cuota mensual o será utilizado por los gerentes de ventas para observar qué representantes obtuvieron mejor desempeño durante el trimestre?

Aquí hay algunas cosas para considerar:

  • Quién usará el dashboard: representantes de ventas, gerentes, vicepresidentes o ejecutivos.
  • Cómo lo usarán: ¿revisarán el dashboard de control diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.?
  • Qué información querrán ver: ¿qué métricas, visualizaciones y cálculos analizarán?

Piensa también dónde se verá el dashboard. Por ejemplo, si tienes un equipo de ventas externo, considera crear una versión del dashboard para dispositivos móviles para que pueda verse desde un teléfono móvil, tableta o computadora.

3. Elige un proveedor de dashboard de ventas

Si ya estás utilizando un CRM, es probable que incluya funciones de informes que te permitan crear paneles para tu equipo. Si no estás utilizando un CRM, existen herramientas de informes independientes que te permiten sincronizar o importar tus datos para crear paneles e informes. 

Proveedores de software de dashboard de ventas

  • Klipfolio: este software te permite utilizar datos de tu CRM y combinarlos con datos de otros servicios para crear un dashboard de control. 
  • HubSpot: crea informes y dashboards personalizados para tu equipo que puede extraer datos directamente de HubSpot CRM. Los datos pueden sincronizar una amplia gama de aplicaciones y servicios web.
  • DataHero: obtiene datos de una amplia gama de servicios y herramientas para crear informes personalizados. 
  • Zoho Analytics: realiza un seguimiento de las métricas clave de rendimiento creando un informe personalizado o utilizando uno de los informes y dashboard de Zoho Analytics 60+.
  • Slemma: crea dashboards que centralizan tus datos de ventas y marketing.
  • Visible: automatiza la creación de informes, genera un dashboard y el desglose para ver los detalles de tus informes.
  • TapClicks: aborda los desafíos de ventas mediante la creación de informes y dashboard, que identifican señales de advertencia y notifican a tu equipo para que puedas resolver proactivamente cualquier problema.

4. Introduce datos en el dashboard

Con los dashboards que están integrados con tu CRM podrás sincronizar fácilmente los datos entre ellos. Por ejemplo, HubSpot CRM permite a los usuarios generar informes de ventas a partir de tu base de datos de clientes. Puedes crear un panel e informes para realizar un seguimiento del desempeño de las ventas, identificar a los representantes de ventas con mejor desempeño y hacer pronósticos de ventas y más. 

Si tu equipo no cuenta con un CRM y usa hojas de cálculo para administrar prospectos y clientes, es probable que tenga que crear informes desde cero. Afortunadamente, existen plantillas de tablero de ventas para Excel que puedes usar como punto de partida. 

5. Genera informes para dashboard de ventas

Cuando se trata de crear informes, puedes elegir entre una amplia gama de gráficos para visualizar tus datos. Según sean los datos que estés agregando a tu dashboard, puedes usar una variedad de tipos de gráficos. 

  • Comparar valores (por ejemplo, ventas de dos territorios diferentes): gráfico de barras, gráfico de columnas, gráfico de líneas, gráfico circular, gráfico de dispersión. 
  • Composición (por ejemplo, ventas totales desglosadas por representante de ventas): gráfico circular, gráfico de barras apiladas, gráfico de columnas apiladas, gráfico de áreas, gráfico de cascada. 
  • Tendencias (por ejemplo, crecimiento de los ingresos mes a mes): gráfico de líneas, gráfico de líneas de dos ejes, gráfico de columnas. 

Recuerda que las mejores visualizaciones son aquellas que son fáciles de leer y procesables. Una forma muy simple son los dashboards de ventas en Excel. Lo importante es que el usuario del dashboard pueda leer y comprender los gráficos de un vistazo, sin tener que hacer clic en el informe completo.

Una vez que el dashboard y los informes estén listos, compártelo con tu equipo. No tengas miedo de volver a empezar si hay informes que no satisfagan las necesidades de tu equipo de ventas. 

9 ejemplos de dashboards de ventas

Dado que no existe un dashboard de control único que se aplique a todas las organizaciones de ventas, aquí hay una compilación de ejemplos de dashboard de ventas que pueden modelar el tuyo. 

1. Dashboard de vendedores

Proporciona a los representantes de ventas un panel que les permite realizar un seguimiento de su desempeño individual. Incluye informes para métricas clave como reuniones reservadas, leads abiertos, la cantidad de acuerdos en cartera, ingresos previstos y cualquier otro indicador de rendimiento que utiliza tu equipo. 

Ejemplo de dashboard de ventas para un vendedor

Imagen de InsightSquared

2. Dashboard de gerente de ventas

Este dashboard proporciona una descripción general de muchas métricas clave que utilizan los gerentes de ventas para medir el desempeño. Incluye una sección para las estadísticas diarias y muestra el progreso mensual hacia el objetivo de la nueva cuenta del equipo de ventas y el objetivo de ingresos mensuales recurrentes (MRR, por sus siglas en inglés).

Ejemplo de dashboard de ventas para un gerente

Imagen de InsightSquared

3. Dashboard de clasificación de vendedores

Ve quién se está desempeñando mejor entre todos tus vendedores. Los dashboards de control de ventas generalmente incluyen información sobre la cantidad de actividades completadas (por ejemplo, llamadas, correos electrónicos, reuniones) cuentas nuevas, ingresos mensuales recurrentes generados y números de retención de clientes. 

Ejemplo de dashboard de ventas de liderazgo o clasificación de vendedores

Imagen de Klipfolio

4. Dashboard de rendimiento de tratos

Con la previsión de acuerdos al frente y al centro, los miembros de ventas de tu organización pueden ver cuántos ingresos se espera alcanzar. Los informes muestran cuántas ofertas hay en cada etapa del proceso de ventas y cuántas se han cerrado en comparación con el objetivo. 

Ejemplo de dashboard de ventas para visualizar la tasa de acuerdos cerrados

Imagen de HubSpot

5. Dashboard de control de pérdidas y ganancias

Con un dashboard que incluya un informe de tasa de pérdidas/ganancias y rastree por qué se ganaron o perdieron los tratos, tú y tu equipo pueden identificar qué acciones cerraron un trato o hicieron que fracasaran. También puedes comparar las tasas de cierre de tu equipo con las tasas del periodo del informe anterior o los puntos de referencia de la industria. 

Ejemplo de dashboard de ventas de ganancias y pérdidas

Imagen de Salesforce

6. Rendimiento de ventas por región 

¿Dónde estás haciendo más ventas? ¿Qué productos compran los clientes? Este panel brinda información sobre qué territorios están vendiendo más cada tipo de producto. Además, proporciona una descripción general de MRR en comparación con el mes anterior.

Ejemplo de tablero de ventas por región

Imagen de Klipfolio

7. Dashboard de actividades de ventas

Un dashboard de actividades de ventas proporciona a los gerentes de ventas una representación visual de lo que están haciendo los representantes en el día a día. Además, brinda información más amplia, como el número promedio de actividades por transacción ganada.

Ejemplo de tablero de ventas por actividades

Imagen de Zoho

8. Dashboard de ventas de visión de rendimiento

Este dashboard presenta las métricas clave de rendimiento, al frente y al centro. Esto hace que sea fácil de leer. La información más valiosa es lo primero que la gente verá cuando se cargue el tablero. 

Ejemplo de dashboard de ventas de visión general de rendimiento

Imagen de Zoho

9. Dashboard de control de ventas de seguimiento temporal

¿Tienes un equipo de ventas que siempre está en movimiento? Ve en dónde se invierte el tiempo de los representantes de ventas y cuántos ingresos están generando. 

Ejemplo de dashboard de ventas de seguimiento temporal

Imagen de Cumul.io

Consejos para crear tu dashboard de ventas

¿Estás inspirado para hacer cálculos y crear informes? Ten en cuenta los siguientes consejos al crear tu propio dashboard de ventas:

1. Utiliza un diseño limpio

No hagas que las imágenes (por ejemplo, gráficos y tablas) y los colores sean tan pesados que distraigan la atención sobre los datos. Muchas herramientas de tablero te permiten diseñar tus informes en cada cuadrícula para ayudarte a organizar aún más los datos. 

Coloca el gráfico más importante en la esquina superior izquierda del panel: la investigación de la experiencia del usuario encontró que el lado izquierdo de un sitio web se ve con más frecuencia que el derecho. Con esta información en mente, crea un flujo de informes que se pueda leer de izquierda a derecha y ubica las imágenes más importantes en el lado izquierdo del tablero. 

2. Incluye cálculos (cuando respondes)

Los cálculos pueden agregar contexto adicional a un informe y ayudarte a ahorrar tiempo. Por ejemplo: no es deseable que tu equipo tenga que hacer cálculos mentales para determinar el crecimiento de los ingresos mes tras mes. 

3. Haz que el dashboard sea accesible

Si haces que el dashboard de control diseñado específicamente para gerentes de ventas, vicepresidentes o ejecutivos estén disponibles para todos, los colaboradores individuales pueden ver qué métricas y objetivos son importantes para el liderazgo. La transparencia es una forma de motivar a tus representantes de ventas, porque tienen la capacidad de alejarse y ver el impacto que tienen tus números en el negocio. 

Con estos consejos y trucos en la mano, estarás bien preparado para comenzar a crear tus propios dashboards de ventas.

Pipeline de ventas

 Pipeline Ventas Plantilla

Publicado originalmente en noviembre 17 2020, actualizado noviembre 21 2020

Topics:

KPI de ventas