A medida que tu empresa encuentra su ritmo, crece y escala, las tareas diarias se vuelven cada vez más complicadas. Por esta razón, es probable que necesites, en algún punto, optimizar el seguimiento de tus pedidos para ahorrar tiempo, reducir tu ciclo de ventas y aumentarlas en el futuro. Para ello, una buena solución podría ser implementar una solución de configuración de cotización de precios (CPQ).
En este artículo, te contamos más acerca de este concepto, cuáles son sus beneficios y limitantes, así como una lista de herramientas que puedes usar para integrar este proceso a tu negocio. Descubre de qué manera puede cambiar tu estrategia de precios hoy mismo.
Qué es «Configure, Price, Quote» o CPQ
El CPQ es una metodología comercial que contempla todos los procesos involucrados en el cálculo del precio de una oferta. Este concepto proviene de los términos en inglés «Configure, Price y Quote» que se refieren a la configuración, establecimiento del precio y cotización de un bien para los clientes finales.
Por lo general, este método se apoya en el uso de software y herramientas para determinar los costes de los productos que se ofrecen a los clientes. Además, para los pedidos, te permite generar cotizaciones de forma rápida y precisa. Así, las empresas pueden optimizar sus procesos de facturación y pago, a la vez que simplifican la gestión de inventario.
Si crees que usar CPQ es lo mismo que enviar una factura básica en PDF, piénsalo de nuevo. Al utilizar este método confiable, podrás reducir el tiempo que dedicas a tareas administrativas, mientras tu empresa, tu cartera de proyectos y tus ofertas de productos crecen.
A continuación, analizamos su proceso para que puedas comprender mejor cómo funciona.
Cómo funciona el proceso CPQ
1. Configuración
Debido a la enorme variedad de productos disponibles en el mercado, los clientes ya no se interesan por soluciones que sirven para todos. Ahora, muchos compradores buscan, en específico, productos que puedan adaptarse a sus necesidades. De hecho, una de cada cinco personas está dispuesta a pagar el 20 % más por productos personalizados.
Mediante la configuración, puedes ofrecer al público la mercancía que requieren. También tienes la oportunidad de trabajar con las personas para asegurarte de que tu oferta cumple con las características y la funcionalidad que buscan a través de un sistema fácil de rastrear.
Si tu empresa tiene un catálogo de productos extenso o una variedad de opciones de personalización, este elemento también puede ayudarte a crear rápidamente una oferta especial para tus leads. Por ejemplo, si tu empresa ofrece equipo deportivo personalizado y lo vende a un equipo local, puedes emplear un software de configuración para anotar los detalles del pedido como el color y la tela.
2. Precio
La función de precio te permite modificar el precio que le ofrecerás a tus consumidores, de acuerdo a los matices de la compra, los descuentos o impuestos aplicables. Según la estrategia que implemente tu compañía, puedes respaldar tu proceso de venta al modelar el precio correcto para cada negociación.
Las estrategias de precios comunes incluyen:
- Precios basados en la competencia: dependen de la tasa de mercado de tu oferta.
- Precio de costo más valor: marcan el precio final de tu producto, el cual incluye el coste de producción y lo que pretende obtener tu empresa.
- Precios dinámicos: resulta de la fluctuación del precio según la demanda del cliente.
- Precios basados en tarifas: determina una tarifa por hora, es decir, la cantidad de tiempo que tardó el negocio en hacer la entrega. Por lo general, se utilizan para ofertar servicios.
- Precios basados en el valor: establece cuánto está dispuesto a pagar un cliente por un producto.
Con este tipo de software, puedes especificar cómo se debe fijar el precio de cada producto para que los genere automáticamente.
Los precios también pueden variar en función de las características del pedido. Por ejemplo, en el caso de que tu negocio de artículos deportivos ofrezca un modelo de precios que reduzca el coste de cada unidad en pedidos de gran volumen, tu CPQ podría calcular el monto total indicado.
Supongamos que tu empresa cobra por camiseta 25 USD en pedidos de 20 a 40 unidades y 18 USD cuando son de 50 a 70 piezas. Si un comprador solicita un total de 60 camisetas, el software podría determinar el total del pedido de forma automática con la tarifa de 18 USD por camiseta.
3. Cotización
También, con un programa de este tipo, puedes mandar de forma instantánea, precisa y rápida cotizaciones a todos tus leads, lo que agiliza el trabajo de tu equipo de ventas. Además, evitarás los intercambios por correo electrónico para enviar presupuestos y facturas. Esto agilizará las aprobaciones necesarias y la recopilación de firmas electrónicas.
Otra característica común de este software es la integración de pagos en línea, que te permite cobrar en línea cuando envías cotizaciones a tus usuarios. Esto mejorará de forma notable la experiencia de tus consumidores, además que garantizarás la calidad de los presupuestos que entregas.
En la siguiente sección, te seguimos contando qué otros beneficios puede traerle este recurso a tu negocio.
Ventajas del CPQ
Ofrece seguridad en el proceso de venta
Este método impacta de manera positiva a tu empresa, ya que estandariza procesos y los organiza por pasos. Con ello, obtienes la seguridad de que tu compañía cumple con lo necesario para establecer precios sin pérdidas, ofrecerlos a los clientes y llevar a buen término todas tus operaciones.
Incluso tienes la posibilidad de ingresar variables dinámicas con las que podrás fijar precios al público adecuados y que se ajusten a los movimientos económicos, comerciales y financieros del contexto en el que te desenvuelves.
Ayuda a automatizar tareas administrativas
La automatización de tareas es una de las grandes ventajas que ofrecen estos sistemas. Basta con que programes las acciones para que se repliquen de forma autónoma y segura. Esto funciona bien a la hora de generar presupuestos, emitir facturas o contactar a los clientes.
Como muestra, puedes definir formularios para ingresar la información de tus usuarios o leads y emitir cotizaciones en formato PDF para cada solicitud, completamente personalizadas.
Optimiza el cierre de operaciones
Cuando automatizamos procesos, es mucho más fácil cerrar operaciones. Esto se debe a que así ofreces un servicio veloz, certero y confiable, con lo que incitas al público a que elija tu negocio sobre otros en el mercado. Piensa que, por lo general, los prospectos quieren una respuesta rápida, ya que, con esto, sienten que hay un interés por brindar una solución.
Asimismo, esta herramienta puede salvarte de errores humanos que afecten tu relación con el cliente. Así, las operaciones fluirán y no tendrás problema a la hora de cerrar los tratos.
Eleva la productividad del equipo de ventas
Cuando los equipos tienen los recursos para automatizar tareas, pueden enfocarse en cosas mucho más importantes, como dar un excelente servicio al cliente y resolver todas sus dudas. Por esto, un CPQ puede ayudar a que tus agentes no pasen horas en la creación de presupuestos y contratos, a la vez que tu compañía puede invertir más tiempo en obtener oportunidades de venta nuevas. Esto se traduce en más ganancias y un crecimiento más eficiente.
Centraliza operaciones relacionadas con ventas
Por último, estos programas son soluciones ideales para mantener toda tu información en el mismo lugar, lo que significa que tus datos se conservan seguros, las fichas de tus clientes, actualizadas y la información de cada una de tus operaciones, accesible en todo momento.
De esta manera, si un prospecto regresa después de mucho tiempo para cerrar un trato, puedes recuperar su cotización, actualizarla y darle una oferta rápidamente.
Factores a considerar al elegir una solución CPQ
Las anteriores ventajas demuestran la gran utilidad de las soluciones CPQ. Sin embargo, no todas las herramientas ofrecen los mismos beneficios o no lo hacen de manera integral. Ahora revisamos algunos de los aspectos que debes buscar al incorporar este recurso a tu empresa.
La omnicanalidad del sistema
Una de las funciones que debes considerar en un sistema de ese tipo es que ofrezca omnicanalidad en la comunicación con el cliente. Esto significa que te permita centralizar la información, así como las interacciones con tus usuarios.
De este modo, será más sencillo usar los datos que las personas te han aportado para darles un buen servicio, conocer todo su historial de interacciones y agilizar el proceso de cotización y venta.
La facilidad de su uso
Por otro lado, debe destacar por la usabilidad de su plataforma. En este punto, debes evaluar para qué quieres usarla, cómo y quiénes lo harán. Si quieres un sistema integral y que siempre esté disponible, es recomendable que esta herramienta forme parte de algún software CRM.
Otro aspecto importante es la responsividad del sistema. No siempre querrás emitir facturas desde una computadora y a veces, la urgencia de una cotización ameritará que la hagas desde un teléfono móvil o una tablet. Por ello, debes asegurarte de que funcione bien en estos dispositivos.
La adaptabilidad del sistema y de tu equipo
Asimismo, contempla qué función desempeñará esta herramienta para tu equipo. Algunas, pueden programarse para cumplir con tareas automatizadas desde cero, lo que las convierte en ideales para equipos pequeños de ventas que tienen que realizar tareas repetitivas.
Pero, incluso en estos casos, trata de elegir un sistema que escale contigo y se adapte a tus necesidades. Quizá algunos de tus colaboradores sean muy eficientes para hacer cotizaciones, pero no para emitir facturas. Todo dependerá de lo que quieras hacer con esta herramienta.
Los recursos disponibles
Por último, pero no menos importante, a la hora de elegir una solución de este tipo debes tomar en cuenta los recursos de los que dispones para invertir. Si bien contratar un software así es económico, lo cierto es que implica una inversión de largo plazo.
Esto puede comprometer parte de tu presupuesto durante mucho tiempo, sobre todo, si resulta funcional para tu empresa. Contempla que, en esos casos, sumar este sistema no es un gasto, sino una inversión.
Cuáles son los desafíos que plantea la CPQ
De manera adicional, existen algunas particularidades que debes evaluar, ya que pueden representar limitantes para que saques el mayor provecho de estos sistemas.
Estos desafíos son:
- Tiene una curva de aprendizaje pronunciada: aprender a utilizar este sistema lleva mucho tiempo, debido a que cada uno tiene funciones, herramientas y ecosistemas propios.
- Implica una inversión alta de tiempo de configuración: configurar la automatización de procesos implica una inversión de tiempo por parte de tu personal.
- Requiere una planeación empresarial: esto significa que no solo se trata de comprar una licencia, necesitas conocer los objetivos de tu empresa y equipos de trabajo. Si no existe esto, la plataforma resultará ineficiente para tus actividades.
- Exige una buena selección de datos: contar con bases de datos actualizadas te permitirá contactar a tus clientes de manera sencilla, pero si tienes demasiada información, esto puede ser contraproducente. Por tanto, necesitas curarla y filtrar de forma continua.
- Implica la homologación de procesos: tu equipo tendrá que definir con claridad su flujo de trabajo. De otro modo, el personal nuevo y actual pueden tener problemas para usar el sistema.
- Requiere soporte y mantenimiento: estos sistemas funcionan adecuadamente y de forma autónoma, pero solo si los has configurado bien. Por el contrario, necesitarás contar con expertos para solucionar problemas con su operatividad.
Soluciones CPQ
Un CPQ te ayudará a impulsar tus ventas en el futuro, pues mantendrás registros precisos de lo que se vendió en cada trato a través de tus registros de contacto en CRM. Veamos algunos buenos ejemplos disponibles en el mercado que puedes implementar hoy mismo.
1. HubSpot
Precio: gratuito.
Imagen de HubSpot
El software CPQ de HubSpot, que pertenece a las herramientas de Sales Hub, es ideal para organizaciones que buscan dar un seguimiento a sus operaciones comerciales. Con esta plataforma, puedes establecer los precios de todas tus líneas de productos y cotizar servicios específicos de manera personalizada.
Su principal ventaja radica en que puedes mantener toda tu información centralizada e integrar la herramienta en el ecosistema de HubSpot. Entonces, si cuentas con nuestro software de ventas o marketing, podrás cruzar datos para ofrecer un servicio rápido y de calidad a los interesados en adquirir tus ofertas.
Por otro lado, tienes la oportunidad de programar el sistema de una forma simple, así como de aprovechar las herramientas de diseño incorporadas para crear formatos únicos de cotizaciones. Esto te facilitará el envío de presupuestos y facturas desde un correo electrónico corporativo y hará que tengas el control total de todo tu proceso, con el toque único de tu marca.
2. Salesforce
Precio: versión de prueba gratuita y costes disponibles mediante un agente de ventas.
Imagen de Salesforce
El CPQ de Salesforce es otra buena opción en el mercado, pues ofrece algunas funcionalidades competitivas. Por ejemplo, con esta plataforma, puedes establecer costes precisos que evitarán que tu empresa pierda dinero y se ajustarán a los intereses de tus consumidores en diferentes contextos.
Además, podrás configurar la compra cruzada y ofrecer en tus cotizaciones productos o servicios adicionales que optimizan o complementan a la oferta principal. Esto se logra mediante un análisis automático de las oportunidades de venta, así como del perfil del usuario.
Por último, este sistema opera mediante la nube, por lo que tu información estará siempre disponible y actualizada. sobre todo, si la complementas con el CRM de Salesforce.
3. DealHub.io
Precio: versión de prueba gratuita y costes disponibles mediante un agente de ventas.
Imagen de DealHub.io
Por su parte, DealHub.io es útil para las empresas que tienen un enfoque en el cierre de tratos. De ahí que esta plataforma se centre en la firma de contratos y los procesos detrás de este evento.
Gracias a su sistema, puedes tener un panorama en tiempo real de las interacciones con tus clientes, ya sea el interés en tu oferta, el nivel de compromiso y su disponibilidad de pago. Con esa información, podrás crear cotizaciones hechas a la medida e incorporar descuentos con cálculos automatizados para sacar la mayor rentabilidad de cada una de tus ventas.
Asimismo, esta herramienta puede integrarse a algunos CRM, como el de Salesforce, Microsoft Dynamics y Freshworks.
4. SAP
Precio: versión de prueba gratuita y costes disponibles mediante un agente de ventas.
Imagen de SAP
Finalmente, hablemos de las ventajas que ofrece el software de SAP. La principal misión de esta plataforma es hacer que los procesos complicados se vuelvan sencillos y que puedas ofrecer a tus clientes un servicio eficiente, rápido y seguro a la hora de cotizar una oferta.
Su principal beneficio es que cuenta con un motor de inteligencia artificial que optimiza procesos en automático y ajusta los precios de acuerdo con el perfil del cliente y de la naturaleza de tu oferta, al tiempo que protege tus márgenes y te hace más competitivo.
Además, puede ser integrado a diversos software CRM en línea, plataformas de e-commerce y hasta ERP, por lo que es una opción versátil que puede ajustarse a tus necesidades.
Comienza a mantener mejores registros de ventas y estrategias de precios. Lleva al siguiente nivel tu proceso de facturación con una solución de software CPQ.
