En un entorno digital altamente competitivo, la recolección de datos se ha convertido en una herramienta esencial para el marketing. Conocer a la audiencia, entender su comportamiento y anticipar sus necesidades permite a las marcas diseñar estrategias más precisas y personalizadas.
Desde el análisis de interacciones en redes sociales hasta el seguimiento del comportamiento en sitios web, los datos proporcionan información valiosa para optimizar campañas, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la conversión.
En este artículo, exploraremos cómo la recolección de datos puede potenciar el crecimiento de los negocios y cuáles son las mejores prácticas para aplicarla de manera efectiva y ética.
Por ello, hemos creado esta guía de recolección de datos de clientes que te ayudará a conocer todo sobre el tema y logres implementarlo con éxito en tu empresa. Además en nuestra comunidad podrás conocer qué información de contacto es importante para tu empresa ¡Te invitamos a participar!
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Qué es la recolección de datos
La recolección de datos es un método por el cual las empresas recopilan y miden información de diversas fuentes, a fin de obtener un panorama completo, responder preguntas importantes, evaluar sus resultados y anticipar futuras tendencias.
Este proceso busca reunir y medir información de diferentes fuentes para obtener una visualización completa y precisa acerca de un tema, zona o situación de interés. Dicho de otra forma: evalúa resultados para una mejor toma de decisiones.
Las técnicas empleadas pueden variar considerablemente, desde encuestas y entrevistas hasta la observación directa y el análisis de datos secundarios. Cada técnica tiene su propio enfoque y utilidad, dependiendo del tipo de información que se desea obtener.
Usualmente, las encuestas permiten recopilar grandes volúmenes de datos cuantitativos de manera eficiente, mientras que las entrevistas ofrecen una visión más profunda y cualitativa sobre experiencias y opiniones.
La observación directa, por su parte, es útil para entender comportamientos en contextos naturales. El uso de datos secundarios, obtenidos de fuentes previamente recopiladas, puede complementar estos métodos y proporcionar una perspectiva adicional sin la necesidad de realizar nuevas recolecciones.
Para implementar estas técnicas, se utilizan diversos instrumentos de recolección de datos, como cuestionarios, dispositivos de medición y software especializado. Los cuestionarios son herramientas versátiles que pueden ser diseñadas para obtener datos específicos a través de respuestas cerradas o abiertas.
Los dispositivos de medición son esenciales en investigaciones científicas y técnicas para asegurar la precisión de los datos recolectados. El software de encuestas y análisis de datos, como Google Forms y SPSS, facilita la creación de encuestas, la recopilación de respuestas y el análisis de grandes volúmenes de información.
El método de recolección de datos se refiere al enfoque general utilizado para obtener la información. Puede ser cualitativo, cuantitativo o una combinación de ambos. Los métodos cualitativos se centran en la comprensión profunda de fenómenos a través de datos no numéricos, mientras que los métodos cuantitativos buscan identificar patrones y relaciones a partir de datos numéricos.
Un enfoque mixto combina estos métodos para ofrecer una visión más completa, aprovechando la riqueza de los datos cualitativos junto con la robustez de los datos cuantitativos.
El procedimiento de recolección de datos debe ser meticuloso para garantizar la calidad y la integridad de la información obtenida. Inicia con la definición clara de los objetivos de recolección, lo cual guía la selección de métodos e instrumentos adecuados.
Cuáles son los métodos de investigación de la recolección de datos
La recolección de datos se puede llevar a cabo por medio de 4 métodos de investigación:
- Método analítico. Revisa a profundidad y en forma ordenada cada dato; va de lo general a lo particular para obtener conclusiones.
- Método sintético. Analiza y resume la información; a través de razonamientos lógicos llega a nuevos conocimientos.
- Método deductivo. Parte de conocimientos generales para llegar a conocimientos singulares.
- Método inductivo. A partir del análisis de datos particulares llega a conclusiones generales.
Para qué sirve la recolección de datos
La recolección de datos en marketing sirve para analizar información cuantitativa y cualitativa de forma sencilla, facilitando la comprensión del contexto en el que se desarrolla el objeto de estudio.
A través de este proceso, las empresas pueden almacenar y clasificar datos según las características de un público determinado, lo que les permite desarrollar estrategias de marketing dirigidas específicamente a su audiencia ideal y traducir estos esfuerzos en un aumento de ventas.
Además, esta recopilación de información ayuda a identificar oportunidades de negocio, permitiendo a las marcas descubrir tendencias emergentes y nuevas áreas de crecimiento. También es clave para la optimización de procesos, ya que muestra en qué puntos del recorrido del comprador existen fricciones y cómo pueden mejorarse para ofrecer una experiencia de usuario más fluida y efectiva.
Uno de los principales beneficios de la recolección de datos es que proporciona información valiosa sobre el comportamiento de los clientes y leads.
Al analizar los sitios que visitan, las publicaciones con las que interactúan y las acciones que completan, las empresas pueden comprender mejor sus intereses y necesidades. Esto permite diseñar campañas más personalizadas, mejorar la comunicación y aumentar la tasa de conversión.
Además, a largo plazo, la información recolectada facilita la creación de perfiles de audiencia segmentados, lo que optimiza el rendimiento de las campañas al dirigir los mensajes adecuados a los clientes potenciales correctos.
Los datos personalizados también juegan un papel crucial en la identificación de tendencias del mercado. A través de su análisis, las empresas pueden anticipar cambios en el comportamiento del consumidor y ajustar sus estrategias en consecuencia.
Esto permite no solo reaccionar ante nuevas demandas, sino también adelantarse a ellas, garantizando una ventaja competitiva en un entorno en constante evolución.
Técnicas e instrumentos para la recolección de datos
El departamento de marketing es el punto de partida en la recolección de datos, ya que se encarga de atraer y convertir usuarios mediante estrategias como contenido atractivo, formularios, chat en vivo y otras herramientas digitales.
Una de las soluciones más efectivas para este proceso es HubSpot, que permite recopilar información clave dentro de un CRM, como datos de contacto, interacción con el sitio web y preferencias de suscripción.
Los instrumentos para la recolección de datos en marketing incluyen diversas herramientas diseñadas para captar información de manera estructurada.
Entre ellas destacan los formularios de contacto, encuestas, entrevistas y focus groups, cada uno con su propio enfoque y utilidad según el tipo de información que se desea obtener.
Estos métodos permiten segmentar mejor a la audiencia y mejorar la precisión de las estrategias de automatización.
Método de recolección de datos
Existen distintas técnicas de recolección de datos, cada una con ventajas específicas según el contexto y los objetivos de la empresa. Algunas de las más utilizadas en marketing son:
- Observación: permite analizar el comportamiento del usuario de manera directa, sin intermediarios.
- Cuestionarios o encuestas: son una de las herramientas más efectivas para recopilar información detallada de la audiencia. Al solicitar datos básicos como el nombre completo, la empresa y el correo electrónico, el departamento de marketing puede obtener una mejor idea del perfil del usuario y segmentarlo en distintos grupos. Esta segmentación es clave para desarrollar estrategias de comunicación más personalizadas y automatizar campañas de marketing basadas en intereses y características específicas. Existen diferentes tipos de encuestas, como cuestionarios abiertos que permiten conocer a profundidad las opiniones de los consumidores y cuestionarios cerrados que facilitan la recopilación rápida de información estructurada.
- Focus groups: proporcionan un espacio de discusión para obtener diversas perspectivas sobre un producto o servicio.
- Entrevistas: brindan información detallada mediante preguntas estructuradas o abiertas.
- Formularios de contacto: son una herramienta esencial para obtener datos voluntarios de los usuarios en sitios web.
- Fuentes abiertas: datos públicos disponibles en informes gubernamentales, académicos o especializados.
- Monitoreo de redes sociales: permite analizar tendencias y comportamientos de la audiencia en plataformas digitales.
- Análisis del sitio web: recopila información sobre el tráfico y la interacción del usuario con la página.
- Historial de conversaciones: ayuda a mejorar la atención al cliente y optimizar la experiencia del usuario.
Optimización del procedimiento de recolección de datos
Para que el procedimiento de recolección de datos sea eficiente, es fundamental contar con herramientas que automaticen y organicen la información.
HubSpot es una de las plataformas más completas para ello, ya que permite medir el rendimiento de las campañas de marketing, generar informes detallados y analizar métricas clave. Su sistema de lead scoring facilita la identificación de clientes potenciales al otorgar puntuaciones según su comportamiento e interacción con la marca.
Con una estrategia bien definida y el uso adecuado de herramientas para la recolección de datos, las empresas pueden anticipar cambios en el comportamiento del consumidor y ajustar sus estrategias en consecuencia.
Esto no solo mejora la toma de decisiones, sino que también potencia el crecimiento del negocio y optimiza el impacto de las campañas de marketing.
Ejemplos de recolección de datos
A continuación, presentamos casos reales en los que la recolección de datos ha sido utilizada de manera estratégica por diferentes empresas para optimizar su marketing, mejorar la experiencia del usuario y aumentar sus conversiones.
1. Ejemplo mediante la observación
McDonald's ha utilizado la observación del comportamiento de sus clientes dentro de los restaurantes para mejorar la experiencia de compra. A través de cámaras y análisis de comportamiento, la compañía identificó que los clientes que hacían pedidos en el mostrador a menudo pasaban más tiempo decidiendo qué querían, lo que generaba filas largas.
Para solucionar este problema, implementaron kioscos de autoservicio en los que los clientes pueden hacer su pedido a su propio ritmo sin presiones. Como resultado, no solo lograron reducir los tiempos de espera, sino que también aumentaron el ticket promedio de compra, ya que los clientes se sienten más cómodos explorando el menú y agregando productos adicionales sin la presión de una fila detrás de ellos.
Herramientas recomendadas:
- People Counting Sensors (RetailNext, V-Count, ShopperTrak): analizan el tráfico en tiendas físicas y la interacción de los clientes con productos.
- CCTV Analytics (BriefCam, Axis Communications): cámaras con IA para detectar patrones de comportamiento de los clientes.
- POS (Puntos de Venta) inteligentes (Square, Clover, Lightspeed): registran datos de ventas y preferencias de compra en tiempo real.
2. Ejemplo con formularios
Shopify, una de las plataformas de comercio electrónico más grandes del mundo, utiliza formularios detallados durante el registro de nuevos usuarios para recopilar datos clave. En su formulario de inicio, solicita información como:
- ¿Eres nuevo en la venta en línea o ya tienes un negocio?
- ¿Qué tipo de productos planeas vender?
- ¿Cuánto tiempo llevas en el comercio electrónico?
Estos datos permiten a Shopify segmentar a los usuarios en distintos grupos y personalizar su experiencia desde el inicio. Por ejemplo, un usuario que indica que es nuevo en el comercio electrónico recibirá recomendaciones y recursos educativos para ayudarlo a lanzar su tienda.
Herramientas recomendadas:
- Typeform: permite crear formularios interactivos y personalizados.
- Google Forms: solución gratuita y sencilla para recopilar información de los usuarios.
- HubSpot Forms: integrado en HubSpot CRM para segmentar clientes automáticamente.
- JotForm: ofrece opciones avanzadas de personalización y automatización.
3. Ejemplo con encuestas
Starbucks implementa encuestas de satisfacción para recopilar opiniones de sus clientes y mejorar la calidad de sus servicios.
Estas encuestas abordan aspectos como la calidad del producto, el ambiente del establecimiento y la atención al cliente. Los clientes pueden acceder a estas encuestas a través de diferentes plataformas, incluyendo su sitio web oficial y otros canales en línea.
Herramientas recomendadas:
- Medallia: plataforma de experiencia del cliente que permite recopilar feedback en múltiples canales.
- Survicate: herramienta especializada en encuestas de satisfacción post-compra.
- Alchemer (anteriormente SurveyGizmo): Solución avanzada para encuestas personalizadas.
- Qualtrics XM: recopila datos sobre la experiencia del cliente y analiza patrones de satisfacción.
4. Ejemplos con fuentes abiertas
Netflix ha utilizado Google Trends y otras herramientas de análisis de tendencias para identificar qué contenidos son populares en diferentes mercados antes de lanzar una serie o película original.
Por ejemplo, antes de lanzar La Casa de Papel a nivel internacional, Netflix analizó los datos de búsqueda y conversación en redes sociales sobre series de crimen y atracos en distintos países.
Detectaron que había una gran demanda de este tipo de contenido fuera de España, lo que los llevó a invertir en la distribución y promoción de la serie en América Latina y Europa. Como resultado, La Casa de Papel se convirtió en un éxito mundial y una de las producciones más vistas de la plataforma.
Herramientas:
- Google Trends: es útil para tener una vista de las búsquedas más populares en cualquier parte del mundo, enfocándote en una región o un país entero. Así conocerás qué palabras clave se utilizan con mayor frecuencia alrededor de un tema y de qué manera ayuda a tus estrategias.
- Estadísticas de HubSpot: hay muchos sitios web que comparten datos relevantes para la creación de estrategias de negocios, como la lista de estadísticas de marketing de HubSpot que contiene información relevante de la optimización de buscadores, marketing de contenidos en diferentes formatos, marketing en redes sociales, videomarketing, email marketing, generación de leads y más.
5. Ejemplo de recolección de datos con monitoreo de redes sociales: Coca-Cola y el análisis de sentimiento
Coca-Cola utiliza monitoreo de redes sociales para analizar el sentimiento de los consumidores en tiempo real. A través de herramientas como Brandwatch, Hootsuite y Sprout Social, la empresa rastrea menciones de su marca en plataformas como Twitter, Instagram y Facebook.
En una ocasión, Coca-Cola notó que muchos consumidores estaban comentando negativamente sobre el uso excesivo de plástico en sus botellas.
En respuesta a este feedback, la empresa anunció planes para aumentar el uso de materiales reciclados y lanzó campañas de concientización sobre sostenibilidad. Gracias a esta estrategia, no solo mejoraron su imagen corporativa, sino que también fortalecieron la relación con sus consumidores.
Herramientas recomendadas:
- Brandwatch: permite analizar menciones y el sentimiento del público en redes sociales.
- Hootsuite: programa publicaciones y monitorea conversaciones en redes sociales.
- Sprout Social: ayuda a medir el impacto del contenido y gestionar interacciones.
- Mention: monitorea menciones de marca y palabras clave en redes sociales.
6. Ejemplo de recolección de datos con análisis del sitio web: Airbnb y la personalización de búsqueda
Airbnb recopila datos sobre las búsquedas que los usuarios realizan en su plataforma para ofrecer recomendaciones personalizadas. Por ejemplo, si un usuario busca alojamientos en Barcelona y filtra opciones con piscina y cocina equipada, la próxima vez que ingrese al sitio verá anuncios de hospedajes similares en otras ciudades que coincidan con sus preferencias.
Este análisis del sitio web ha permitido a Airbnb mejorar su algoritmo de recomendaciones, aumentar la tasa de reservas y brindar una experiencia más personalizada a cada usuario.
- Google Analytics: permite analizar el comportamiento de los usuarios en el sitio web.
- Hotjar: graba sesiones de usuarios y muestra mapas de calor del sitio.
- Crazy Egg: visualiza interacciones de los visitantes con las páginas web.
- FullStory: captura la experiencia del usuario en tiempo real para detectar mejoras.
Cómo integrar sistemas de información en la recolección de datos con HubSpot
En nuestra estrategia de recolección de datos, utilizamos herramientas que nos permiten gestionar, analizar y visualizar la información de manera eficiente. Uno de los sistemas que hemos integrado con éxito es nuestro software de marketing analítico de HubSpot, el cual facilita la medición del rendimiento de nuestras campañas y la generación de reportes personalizados.
Gracias a su panel completamente personalizable, podemos adaptar los informes según nuestras necesidades, agregando o descartando métricas en cualquier momento.
Esto nos permite evaluar con precisión el desempeño de cada canal de marketing y extraer información detallada para mejorar continuamente nuestras estrategias.
Además, nos permite vincular cada interacción de marketing con los ingresos generados, analizar el rendimiento de nuestro sitio web mediante métricas clave y aprovechar estos datos para potenciar el crecimiento de nuestro negocio.
Al integrar esta herramienta en nuestra recolección de datos, logramos optimizar nuestros esfuerzos de marketing y tomar decisiones basadas en información precisa y actualizada, lo que nos ayuda a mejorar la conversión y maximizar el impacto de nuestras campañas.
5. Ejemplo de recolección de datos con focus group
En el focus group puedes hacer tres cosas:
- Conducir una entrevista grupal.
- Darle a varias personas, dentro de un ambiente controlado, tu producto más reciente para que lo prueben.
- Llevarlo a cabo durante una reunión en línea.
En todos los casos, bien implementados, tendrás información muy valiosa de gente real, especialmente si existe un esfuerzo por convocar a quienes serán tu público objetivo (cuanto más diverso sea, mejor).
El creador de Netflix dijo que, gracias a un comentario aislado de un participante en un focus group, comenzó la idea de convertirse en un servicio de streaming. Como no sabes con certeza de dónde vendrá la información más valiosa, deberás poner mucha atención en la forma en que los participantes interactúan con tu producto, sus respuestas y lo que ocurre entre ellos.
Si decides realizar un focus group a distancia, es recomendable que sea con un cantidad menor de personas, para que sea más sencillo de gestionar. Apóyate en herramientas digitales, como chatbots, pizarras en línea (como Coogle), una cuenta pro de Zoom o Google Meet. La duración también debería ser menor, en comparación con una sesión presencial, para evitar el agotamiento por el uso de la pantalla. No olvides grabar la sesión para tener un respaldo.
6. Ejemplo de recolección de datos con entrevistas
Las entrevistas son una oportunidad para registrar mejor las reacciones de la gente y esas sutilezas en los gestos o tonos de voz que se pierden en las encuestas o formularios.
Además de que puedes realizarlas por teléfono, quizá una videollamada sea más efectiva, especialmente si tu interlocutor te permite grabar su rostro: así entenderás mejor sus respuestas.
Te sugerimos que la estructures con un guion que te ayude a conducirla para que no pierdas el objetivo. Selecciona a tus entrevistados de acuerdo con sus conocimientos o experiencia que sean relevantes para tus metas: clientes fieles, integrantes de tu competencia más importante, innovadores de tu área, personas que adquirieron tu producto o servicio recientemente o por primera vez.
Las preguntas pueden ser cerradas (cuyas respuestas serán contestadas con una sola palabra. Ejemplo: «¿Ha comprado anteriormente en nuestras sucursales físicas?» «Sí».
O abiertas (en las que el encuestado puede formular enunciados más amplios y presentar argumentos): «¿Cómo fue su experiencia cuando instaló las últimas actualizaciones a la aplicación?» «Sentí el sistema un poco más lento que de costumbre durante las primeras horas. Pero al final del día volvió a la normalidad.
Es más sencillo compartir datos con mi equipo, aunque algunos permisos de edición cambiaron sin mi autorización. Me percaté de ello hasta la mañana siguiente».
Si ya tienes establecido lo que quieres saber mediante la entrevista, será más sencillo definir el tipo de preguntas a realizar.
Cómo convertir la recolección de datos en decisiones estratégicas
Al margen de las estrategias que decidas utilizar para recolectar datos, es fundamental que exista una línea de comunicación directa y abierta entre los tomadores de decisiones, para que así puedan llegar a conclusiones en función de los resultados o las evidencias.
Hacer especial énfasis en el análisis y la presentación de los datos es sumamente importante. Recuerda que los datos deben ser útiles y apoyar un propósito en específico; pero sobre todo deben ser fiables y limpios. Por ello, contar con una herramienta que te permita tener una fuente única de referencia es de gran ayuda.
Adicionalmente, cerciórate de que las personas que toman las decisiones cuenten con reportes claros que les permitan comprender a fondo la información recopilada, para que así puedan dar con las soluciones que tú y tu negocio, o tu equipo, esperan.
Por ejemplo, la compañía argentina Teclab, cuyo eje es ofrecer servicios educativos on-line, vive bajo la premisa «la información es poder».
Además de mejorar sus procesos de recolección de datos a través de la implementación de nuevas técnicas y herramientas, la información obtenida de la interacción de los leads con el contenido dio lugar a la optimización de la experiencia del usuario.
Así la empresa logró identificar cuál era el contenido más estratégico, de acuerdo con el momento, y cuál era el tiempo apropiado para entregarlo, mejorando con ello sus procesos. De hecho: tienen una tasa de apertura de emails automatizados de 46 % y una tasa de apertura de emails clave para los alumnos del 86 %.
Puedes conocer más detalles en este caso de estudio.
Recolectar, mantener y utilizar los datos de tus clientes es un trabajo que nunca termina. Pero cuando tienes información relevante, precisa y actualizada, todo lo demás es más fácil y genera impactos positivos en tus áreas de ventas, marketing y servicio.
Procura mantener datos de la más alta calidad en todas tus aplicaciones y permite el acceso a todos tus departamentos para que puedan colaborar fácilmente.
Preguntas frecuentes sobre recolección de datos
Algunas preguntas frecuentes de nuestros usuarios sobre recolección de datos:
1. Qué es la recolección de datos y por qué es esencial
La recolección de datos es el proceso de reunir información relevante para análisis y toma de decisiones. Es esencial porque permite a las organizaciones basar sus estrategias en datos reales, identificar oportunidades y problemas, y medir el rendimiento de sus actividades para mejorar continuamente.
2. Cómo puede una organización determinar si necesita un informe de terceros
Una organización debería considerar un informe de terceros cuando las regulaciones requieren auditorías externas, se necesita una evaluación imparcial y objetiva, o se quiere aumentar la confianza de los inversores y otras partes interesadas al proporcionar transparencia adicional.
3. Cuáles son los principales desafíos en la recolección de datos
Los principales desafíos incluyen asegurar la precisión y la integridad de los datos, manejar la sobrecarga de información, y cumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos para evitar sanciones y mantener la confianza de los clientes.
