Cualquier empresa que venda productos necesita conocer el costo de los bienes vendidos.
¿Por qué? En pocas palabras, es uno de los mayores indicadores de ingresos, ganancias y sostenibilidad empresarial.
A continuación profundizaremos en el costo de ventas y por qué es tan importante; repasaremos la fórmula del costo de ventas y te daremos algunos consejos para optimizar el costo de ventas de tu negocio.
¿Qué es el costo de ventas?
El costo de ventas es un indicador de ventas que determina el valor del inventario vendido (y creado, si eres el fabricante) en un periodo. La fórmula analiza todos los costos directamente atribuibles a lo que vendas, cualquiera que sea el producto; y si eres el fabricante, la mano de obra directa para producirlo.
Elementos que integran el costo de ventas
- Materia prima o costo de almacén son los materiales que se han utilizado para fabricar o elaborar un producto o el inventario que se tiene de él.
- Mano de obra es el esfuerzo físico o mental que se utiliza para elaborar o fabricar un producto; puede ser directa o indirecta y depende de la actividad de la empresa.
- Gastos de fabricación es la suma de los gastos indirectos que afectan el costo del producto.
Fórmula de costo de ventas
La fórmula para calcular el costo de ventas es:
Debido a que el costo de ventas les dice a los dueños de negocios cuánto cuesta adquirir lo que se va a vender, el número se relaciona directamente con las ganancias y los ingresos. Por ejemplo, si tu costo de ventas es igual o menor que tus ingresos para ese periodo significa que has alcanzado el punto de equilibrio o que has perdido dinero y no es rentable.
Las empresas deben mirar sus costos de ventas para un periodo específico (un día, un trimestre, un año, etc.); después comparar este periodo con uno diferente de la misma duración, para ver cómo cambiaron las ventas.
Una afirmación común es que el costo de ventas es mejor cuando es bajo. Esto es en parte cierto si el costo de los bienes vendidos es igual a cero, lo que significa que adquiriste el inventario sin costo alguno o que no vendiste nada.
Si es lo último, no has obtenido ningún beneficio. Entonces lo que querrás hacer es reducir los costos de ventas, disminuyendo cuánto gastas en tu inventario. Más adelante destacaremos algunos consejos para eso.
El cálculo del costo de ventas varía en función de si eres el fabricante o el intermediario. Repasemos ambos para aclarar las cosas.
¿Cómo sacar el costo de ventas?
- Conoce tu inventario inicial.
- Revisa tu inventario adquirido.
- Considera tu inventario final.
- Aplica la fórmula
1. Conoce tu inventario inicial
Se refiere a los productos terminados con los que cuentas. Determinar el inventario inicial es crucial para calcular el costo de ventas. Este inventario se refiere a los activos que tiene tu negocio y se basa en el costo que se registra del inventario al comienzo de un periodo contable.
Supongamos que cuentas con inventario inicial de 1000 USD en mercancía.
2. Revisa tu inventario adquirido
Se refiere al costo de lo que compraste durante el periodo contable. Esto incluye el costo de las materias primas para la fabricación de un producto, las compras que realizaste y los suministros relacionados, así como salarios de empleados, el importe del envío y el alquiler de tu negocio.
Supongamos que el inventario que adquiriste durante el periodo contable fue de 1500 USD.
3. Considera tu inventario final
Se refiere a lo que no vendiste al final del periodo contable y que tienes en stock. Es decir, todos los productos que tienes disponibles para la venta al final de este periodo contable.
Consideremos que tu inventario final es de 1200 USD.
4. Aplica la fórmula
Es momento de realizar el cálculo de costo ventas. Utiliza los valores obtenidos anteriormente usando la fórmula de costo de ventas:
- Costo de ventas = inventario inicial + inventario adquirido - inventario final
- Costo de ventas = 1000 + 1500 - 1200
- Costo de ventas = 1300
Al usar la fórmula descubrirás que tu costo de ventas es de 1300 USD.
Fórmula de costo de ventas para fabricantes
Los fabricantes de productos tienen un enfoque más complejo para calcular los costos de ventas debido a todos los componentes en su inventario.
Por ejemplo, si estás fabricando mochilas, piensa en todo lo que implica hacer una. El metal de cremalleras, la tela, el plástico para sujetar las correas, e incluso las horas de mano de obra directamente atribuible a la producción (como los salarios por hora de los trabajadores del almacén) juegan un papel en el costo de producción de la mochila.
En ese ejemplo, el cálculo del costo de ventas para las mochilas se realiza primero calculando la cantidad total del inventario de tu posesión al comienzo del periodo.
Digamos que es un periodo de un mes y el primer día del mes la compañía tiene un inventario inicial de mochilas que cuestan 1.000.000 USD para fabricar con material y mano de obra.
A lo largo del periodo, la compañía produce un lote adicional e materiales para la fabricación de mochilas a un costo de 700.000 USD desglosados de la siguiente manera:
- 400.000 USD en la tela para las mochilas
- 200.000 USD en el metal para cremalleras
- 50.000 USD en el plástico para asegurar correas
- 50.000 USD sobre los salarios por hora de los trabajadores del almacén responsables de producir los productos
Al final del mes, la compañía tiene un inventario restante de mochilas que cuestan 500.000 USD.
Entonces, identifiquemos las variables en esta situación:
- Inventario inicial = 1.000.000 USD
- Inventario comprado = 700.000 USD
- Inventario final = 500.000 USD
Ahora, usaremos la fórmula de costo de ventas:
- Costo de ventas = inventario inicial + inventario comprado + inventario final
- Costeo de ventas = 1.000.000 + 700.000 - 500.000
- Costo de ventas = 1.200.000 USD
Esto significa que la cantidad total de mochilas vendidas por el fabricante durante este mes tuvo un costo de producción de 1.200.000 USD.
Fórmula de costo de ventas para intermediarios
Afortunadamente para los intermediarios y redistribuidores el costo de ventas es más simple de determinar. Aquí solo tendrás que buscar en el inventario, ya que la mano de obra por hora de tus empleados no está vinculada a la producción de estos bienes.
Continuemos con el ejemplo de la mochila para una tienda de útiles escolares. Digamos que tenían 10.000 USD en mochilas a principios de mes, pero es el último mes de vacaciones de verano, por lo que la tienda se abastece de 20.000 USD adicionales en mochilas. Al final de mes, solo tienen 2000 USD en mochilas para vender a sus clientes.
Las variables son:
- Inventario inicial = 10.000 USD
- Inventario comprado = 20.000 USD
- Inventario final = 2000 USD
Al calcular:
- Costo de ventas = inventario inicial + inventario comprado - inventario final
- Costo de ventas = 10.000 + 20.000 - 2000
- Costo de ventas = 28.000 USD
Esto significa que la cantidad total directamente relacionada con las mochilas que la tienda tuvo que gastar fue de 28.000 USD.
Empresas como supermercados y ferreterías tienen miles de diferentes productos en sus estantes, por lo que sería difícil rastrear qué causó específicamente que los costos de ventas subieran o bajaran. En ese caso, lo mejor es crear costos de ventas por categorías.
¿Cómo calcular el costo de ventas en Excel?
El costo de ventas en Excel de tu empresa se puede calcular de la siguiente manera:
- Determina cuál es el inventario inicial y agrégalo a la celda.
- Determina cuál ha sido el total del inventario adquirido y añádelo en orden consecutivo en otra celda.
- Ahora calcula cuál es el inventario final con el que cuentas, es decir, la cantidad de existencias al final del periodo contable.
- Calcula el costo de ventas sumando el inventario inicial con el inventario adquirido y restando el inventario final.
Supongamos que tu empresa que tiene como inventario inicial 25.000 USD y que hiciste una compra de materias primas y una adquisición de material de fabricación por 10.000 USD. Para el final de tu periodo contable cuentas con un inventario final de 8000 USD.
Ahora, veamos algunos ejemplos.
3 ejemplos de cómo calcular el costo de ventas
- Costo de ventas de una empresa que fabrica bolsos de tela.
- Costo de ventas de una tienda que vende alimento para mascotas.
- Costo de ventas de libretas hechas a mano.
1. Costo de ventas de una empresa que fabrica bolsos de tela
Supongamos que esta empresa tiene un inventario inicial de 2500 piezas, que necesitaron tela (500 USD), tinta para los diseños (1000), lo necesario para la impresión (780 USD) y el sueldo de los empleados que las fabrican (1500), lo que da un total de 6280:
A lo largo del mes, produce un extra de 1000 piezas, debido a que una empresa organiza una convención en la que desea regalar bolsas de tela con su logo a los asistentes.
Así que el inventario adquirido durante ese periodo sería de 2512 USD. Al sumar esos dos valores, el inventario disponible corresponde a 8792 USD.
Al final de ese periodo, 350 bolsos quedaron sin venderse, lo que se convierte en el inventario final, por un total de 879 USD.
Y, al aplicar la fórmula, el costo de ventas es de 5401 USD
2. Costo de ventas de una tienda que vende alimento para mascotas
En este ejemplo de un negocio que es intermediario, la tienda cuenta con inventario inicial de alimento húmedo para gato de 2000 latas, a un precio de 2 USD cada una. Eso da un total de 4000 USD.
Durante ese mes tuvo pedidos de un sabor nuevo, que tenía un costo más elevado que las otras disponibles. Así que la tienda compró 500 de esas latas a 2,50 USD cada una, lo que le resulta en un inventario adquirido de 1250 USD.
Ya tiene entonces un total de 5250 USD en mercancía, y al final del mes descubre que las latas de nuevo sabor volaron de los anaqueles, pero sobraron 300 de las anteriores (600 USD en total). El costo de venta es de 4650 USD.
3. Costo de ventas de libretas hechas a mano
Este ejemplo utiliza un proyecto alterno de una sola persona, que comienza a hacer estas libretas. Su inventario inicial es de 200 piezas, y cada una cuesta 4 USD de materiales para fabricarse, lo que se convierte en 400 USD.
Ya que se trata de un negocio que apenas inicia, la persona no tiene que aumentar el inventario en el primer mes, así que no hay inventario adquirido.
Al final de ese periodo, no le va tan mal, y solo le quedan 45 piezas, lo que se traduce en un costo de ventas de 751 USD.
4 buenas prácticas para el costo de ventas
En virtud de que el costo de ventas es crucial para tu negocio, hacer esfuerzos para optimizarlo puede rendir frutos de muchas maneras. A continuación, presentamos algunas de nuestras recomendaciones para controlar el costo de ventas.
1. Trabaja acuerdos con proveedores
A menudo, los proveedores están dispuestos a negociar el precio de lo que te venden si puedes comprar al por mayor, comprometerte con un acuerdo exclusivo o firmar una asociación a largo plazo. Si puedes hacer esto, puedes reducir el costo de este inventario y mantener el mismo precio para tus clientes. Esto se traduce en más ganancias para ti y ninguna diferencia en la calidad para los clientes.
Este proceso y tipo de asociación implican tiempo para encontrar los proveedores adecuados y generar un nivel de confianza. Si tienes éxito, puede ser un gran generador de dinero para tu negocio.
2. Organiza los costos de ventas por categoría
Si bien observar los costos de ventas a lo largo del tiempo proporciona proyecciones claras de crecimiento y sostenibilidad del negocio, no brinda la oportunidad de ver escenarios específicos. Una opción es mirar los costos de ventas para un producto o categoría de producto para medir las ventas de manera más detallada.
Este camino definitivamente requerirá organización: deberás desarrollar un sistema de clasificación y organización que funcione para tus informes. Pero vale la pena porque proporciona una visión clara de cómo ciertos bienes contribuyen a tus resultados finales.
3. Mira hacia la automatización
Una forma para que los fabricantes reduzcan el costo de los productos vendidos es considerar la automatización: invertir en máquinas que hagan el trabajo en lugar de trabajadores humanos, mismas que generalmente requieren un pago inicial considerable. Sin embargo, a largo plazo, el costo de los bienes vendidos podría reducirse.
La automatización es un tema candente en la economía actual y tiene mala reputación por desplazar a ciertos trabajadores. Tómate el tiempo para ejecutar no solo un análisis de costos, sino también un análisis sobre cómo esto podría afectar la imagen de tu empresa en su conjunto.
4. Reduce el desperdicio y el robo
El desperdicio y el robo pueden crear una variación enorme entre el inventario que compras y el inventario que vendes. Prioriza la eficiencia y supervisa al personal para garantizar que cada pieza de inventario se incorpore al producto final y que cada producto final llegue a un cliente. Esto contribuirá en gran medida a controlar el costo de ventas.
Calcular el costo de ventas es un paso esencial para medir la salud y el crecimiento de tu negocio. Comienza hoy mismo y ve cómo beneficia a tu empresa.
