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6 Cosas que debes saber antes de comprar un sistema CRM

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Tener tu primer sistema CRM (o sistema de administración de clientes) puede ser como comprar un automóvil por primera vez. No sólo intercambias tu dinero por unas llaves y enseguida vas a toda velocidad por la ciudad; tienes que comprar primero un seguro, conseguir una licencia, ajustarte el cinturón de seguridad, alinear los espejos, entre otras cosas.

Del mismo modo, hay algunos preparativos que necesitas hacer antes de introducir una nueva plataforma de software a la empresa.

Los sistemas CRM son una herramienta que se utiliza cada vez más. Un estudio reciente de CSO Insights reveló que más del 80% de las empresas de ventas utilizan un software de CRM, lo que representa una tasa de adopción de casi el doble que la de hace una década. Sin embargo, el uso del CRM no termina con la venta. Hay innumerables ángulos y nichos de mercado, desde el servicio al cliente hasta el lavado de ventanas; todos adoptan un CRM para darle seguimiento y gestionar las relaciones con sus clientes.

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Aún así, se cree que las iniciativas de CRM están llenas de inestabilidad. En la web, los analistas cotizan de manera precipitada y fallan en los cálculos de las tasas; en algunos casos hasta de un 69%. Si bien estos resultados algunas veces se basan en poca evidencia, incluso una precisión parcial podría causar alarma. A decir verdad, solo hay unas cuantas situaciones más en las que se puede fallar al comprar un nuevo CRM y lograr el retorno de la inversión (ROI).

Entonces, ¿cómo puedes proteger tu inversión? Crea un entorno que aproveche al máximo el valor del nuevo sistema a través de la preparación, uso efectivo y la medición precisa del rendimiento.

6 pasos a seguir antes de comprar un sistema CRM

1) Considera las alternativas

Tal vez ya hayas escogido una solución específica y estás seguro de que es la mejor para tus necesidades. Aún así, no firmes un contrato hasta que hayas considerado otras soluciones. El mercado los sistemas CRM es muy competitivo, lo cual significa que cada opción «es la mejor en su clase», por lo que es probable que encuentres otras dos o tres con características y precios similares. 

2) Crea una compra ejecutiva

Hacer que tu equipo líder trabaje con el nuevo CRM puede tener un gran impacto en su éxito a largo plazo, pero eso no solo significa lograr que tu director financiero firme la compra. Esto quiere decir que tienes que sentarte a conversar con los interesados de cara al futuro (director de ventas, director de marketing, director de sistemas, etc) y crear un acuerdo unánime sobre la necesidad de un CRM en la empresa, así como un plan para el proyecto. Una de las mejores maneras de crear un caso de negocios es mostrarle a cada ejecutivo el valor que el CRM agregará a su departamento. Para empezar, existe el obvio incentivo financiero: El software de CRM devuelve un promedio de $5.60 de beneficio por cada dólar invertido.

3) Negocia un contrato seguro

Ya sea que hayas seleccionado un sistema instalado o en la nube, la mayoría de los vendedores están dispuestos a comprometerse con algunos puntos. El contrato servirá como un esquema de tu relación con el vendedor, por lo que es importante leer las letras pequeñas sobre el precio y las tarifas, la propiedad de los datos, términos de renovación, seguridad y actualizaciones. Si algo favorece injustamente al vendedor, señala tus inquietudes. También puedes pedir una copia del acuerdo de nivel de servicio (SLA), ya que esto definirá tus expectativas de rendimiento y soporte.

4) Capacita a tus empleados

La adopción del usuario final es uno de los fracasos más comunes y más frustrantes en el lanzamiento de una iniciativa de CRM. Un estudio realizado por Forrester reveló que el 22% de los problemas de un CRM se relacionan con la adopción lenta del usuario, la capacitación deficiente y los desafíos que conlleva adaptarse a nuevos flujos de trabajo.

Por su puesto, no ayuda si seleccionas una plataforma que tenga una interfaz anticuada o un flujo de trabajo confuso, pero la otra mitad de la ecuación trata de preparar a tus equipos para el éxito. Tu programa de capacitación debe centrarse en las ganancias de valor del nuevo sistema (por ejemplo, funciones nuevas y de ahorro de tiempo). La duración de la capacitación se debe determinar según la complejidad del sistema. Te recomendamos leer esta publicación para aprender cómo hacer que esta adopción se haga en tiempo récord

5) Personaliza el software

Recuerda que deberías poder personalizar tu nuevo sistema de CRM para que coincida con las preferencias del usuario. ¿Hay cierto proceso de pipeline que prefiera tu equipo de ventas? Recrea ese proceso en el CRM. Otros aspectos importantes de la personalización incluyen establecer controles de acceso respecto a las funciones y la integración de los programas de terceros a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) del proveedor. Las integraciones indispensables deben establecerse antes de que el sistema se ponga en marcha.

6) Establece una infraestructura para medir el ROI

La única forma de saber con certeza si tu CRM está fallando o teniendo éxito es monitorear tu ROI constantemente; la ganancia neta es un porcentaje del coste total. Aquí es donde tienes que ser un poco obsesivo-compulsivo, ya que el «gasto» es mucho más complicado que el precio del CRM y la «ganancia neta» es mucho más compleja que los ingresos. Establece un valor de referencia antes de la implementación (cuando todavía estés usando las hojas de cálculo) y compara los nuevos datos con esta referencia. Estas son algunas de las métricas que debes tener en cuenta en tus cálculos:

Inversión total

  • Licencia o suscripción por adelantado
  • Tarifas del servicio del vendedor y del soporte técnico (migración de datos, implementación, mantenimiento, asesoría, etc.)
  • Costes de mantenimiento de TI
  • Actualizaciones de pago
  • Coste por agregar o eliminar usuarios

Ganancia neta

  • Ingresos totales
  • Número de cuentas nuevas
  • Promedio de ingresos por venta/cuenta
  • Ahorros en el coste por prospecto
  • Ahorros en el coste y tiempo por aumento de la productividad
  • Ahorros en el coste por mayor retención de clientes

Establecer tu primer CRM puede parecer un proceso difícil, pero esto depende más de la escala de tus necesidades, que de cualquier otra complejidad inherente de la CRM. Si eres una empresa pequeña que utiliza una solución de implementación sencilla y en la nube, podrías estar listo para ejecutarla en menos de un día.

Solo recuerda esto: cuanto mejor planeada esté tu estrategia en un principio, más valor obtendrás de tu CRM al final. ¿Tienes alguna experiencia de CRM de la que otros podrían aprender algo? No dudes en compartirla en los comentarios.

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