17 consejos para la contabilidad de tu pyme en 2023

Llevar de manera adecuada y organizada la contabilidad de tu pyme es una tarea necesaria que, como propietario o propietaria, te ayuda a llevar un registro preciso del dinero de tu compañía.

En términos básicos, la contabilidad de una pequeña o mediana empresa se realiza al llevar un registro del total de ingresos y egresos, con lo cual obtienes una información financiera precisa de cada transacción comercial de tu negocio. Este proceso te permite conocer cuál es el flujo de dinero de tu empresa y su progreso en general.

A continuación, compartimos contigo algunos consejos para gestionar la contabilidad de tu pyme con las mejores prácticas, y así evitar sorpresas desagradables al momento de hacer cuentas.

17 consejos para la contabilidad de tu pyme en 2023

1. Separa tu cuenta bancaria personal de tu cuenta comercial

Este sin duda sería el consejo inicial: una buena organización de tus finanzas permitirá una gran salud financiera de tu negocio. Aun cuando estés invirtiendo tus fondos personales en tu negocio, debes registrar los ingresos y gastos, separados de tus transacciones personales.

Con esta implementación puedes organizar y mejorar tus actividades comerciales, y se elimina la confusión que podría generarse al realizar tu deducción de impuestos. Así llevas un mejor flujo de caja y mantienes seguros los fondos de tu cuenta.

2. Factura con exactitud

Es un procedimiento que puede resultar lento y tedioso, pero es un paso imprescindible en la contabilidad de tu pyme, porque un pequeño error puede repercutir en el cobro de tu dinero. Todas tus facturas deben contener la información específica de tus transacciones y deben enviarse en el tiempo oportuno. Para esto es necesario un generador de facturas que te ayude a desarrollar este proceso, de manera automatizada y eficiente.

Con la expedición de facturas puedes tener un control más organizado de tus operaciones, proyectar una perspectiva más profesional de tu negocio y demostrar legalmente la garantía de tus servicios.

3. Lleva control de las cuentas por cobrar

Es esencial que mantengas la comunicación directa con tus clientes, ya que el rendimiento y trascendencia de tu empresa dependen de las cuentas por cobrar; por eso cerciórate de que tus clientes paguen en tiempo y forma. Tener una gestión impecable de tus cuentas por cobrar te permitirá asegurarte de que te paguen a tiempo, planificar con antelación y mantener un flujo de caja equilibrado.

4. Adquiere un software para contabilidad de pymes

La contabilidad digital te brinda métodos más rápidos que los cálculos manuales. Adicionalmente, puedes obtener herramientas administrativas, de marketing, ventas, operaciones, servicio al cliente y muchas otras grandes ventajas para tu pyme. 

Registrar los datos de forma automática minimiza la redundancia; puedes establecer un impuesto calculado previamente sobre las ventas y te ahorras los costos de invertir en tecnología de escritorio en tu empresa. Obtén cálculos precisos e informes automatizados sin necesidad de esperar a que tus empleados los tengan listos, quizá con alguno que otro error. 

5. Mantén tus libros contables actualizados

Tener una organización impecable en tus libros da lugar a una buena planificación y una previsión financiera más acertada para tu pyme. El beneficio de esto lo verás reflejado al momento de cumplir con tu presupuesto comercial y obtener un estimado realista de tus proyecciones financieras. Evitarás sorpresas y te será más fácil presentar lo que la ley te pide como empresa.

6. Registra un balance de pérdidas y ganancias

Generar estos estados te permite encontrar el resultado neto de tus operaciones e identificar insights relevantes sobre la eficiencia de tu negocio. Con este ejercicio puedes determinar el beneficio bruto, neto y operativo, y el balance de la totalidad de lo obtenido antes de impuestos.

7. Registra los débitos y créditos

Toda transacción financiera debe estar registrada en tu libro contable. Al momento de introducir todas tus operaciones, separa las que fueron pagadas con débito y aquellas realizadas con crédito. De esta manera podrás llevar un mejor control y rastreo de dónde provienen los ingresos de tu empresa.

8. Evita hacerlo por tu cuenta

Tal vez este es el mejor consejo que podemos darte: la mejor contabilidad para tu pyme es la que se contrata.

Puedes subcontratar las funciones de un experto en el tema o un contador comercial. Esto fortalecerá tu salud financiera y podrás concentrarte en invertir tu energía y tiempo en los otros cientos de cosas que debes gestionar como duena o dueño de una pyme.

9. Registra todos los gastos de la empresa

En el día a día tal vez te olvides de registrar todo tipo de gastos que pueden salir de la empresa, que pudieran parecer insignificantes o que salieron de tu bolsillo (cuestión que debes evitar). Aun así deben ser registrados los costos de mano de obra, consultorías, suministros de oficina, viajes y emergentes. Dividir el tipo de gastos que tienes en tu empresa puede ayudarte a seleccionar de mejor manera los que califican para deducir impuestos. Puedes hacerlo en 4 rubros principales: gastos variables, gastos emergentes, gastos «hormiga» y gastos flexibles. 

10. Guarda tus recibos

Guarda los recibos impresos del total de tus gastos, así podrás saber en dónde estás gastando tu dinero. Es importante que registres todos los gastos importantes del negocio y tengas la prueba de estos movimientos. Mantener los recibos es benéfico para categorizar los gastos con precisión, seleccionar deducciones fiscales específicas y llevar un registro financiero claro y transparente.

11. Crea un plan presupuestal

Cuando creas tu plan de negocios, una de las actividades principales que debes hacer es generar presupuestos o proyecciones de ingresos y egresos, establecer con anticipación los gastos que pudieran presentarse, listarlos y compararlos con los ingresos reales.

12. Presta atención a los posibles gastos de alto costo

Algo que afecta normalmente a la contabilidad de las pymes son los gastos en mano de obra, construcción e inventario. Dentro de tu plan de proyección anual, integra los gastos que pudieran necesitarse a largo plazo. Debes tomar en consideración que tendrás gastos comerciales altos, como las reparaciones de equipos, actualización o compra de maquinaria, depreciaciones y, por supuesto, los impuestos.

13. Planifica tus inversiones

Después de aplicar los consejos que te hemos dado y llevar un control constante de tus ingresos y egresos, podrás seleccionar en el momento indicado para invertir en tu empresa. Puedes solicitar un crédito comercial para cubrir el costo. De esta forma comenzarás un historial de crédito saludable para tu empresa, calificando para mejores financiamientos. Asimismo, las tarjetas de crédito comerciales pueden ofrecerte beneficios como viajes o recompensas favorables para tu pyme.

14. Verifica que tu inventario esté correcto

Para generar tus estados financieros adecuadamente es necesario que no haya errores al registrar tus datos de inventario con extrema precisión. El inventario físico lo puedes calcular manualmente de manera tradicional, o utilizar un software de contabilidad que puede gestionar de manera automática el stock, a medida que se va vendiendo el producto.

15. Destina un sueldo para ti

Debes incorporarte en la nómina como cualquier otro empleado. Al hacerlo refuerzas el primer consejo de esta lista (separar lo personal del negocio). De esta forma evitarás caer en una de las malas prácticas recurrentes de dueños de negocio, que pueden llevarte a perderlo todo, esto es, pagar tus gastos personales con los ingresos de tu empresa. El dinero que destines como sueldo debes depositarlo en tu cuenta personal.

16. Considera subcontratar el pago de nómina

El manejo de la nómina puede ser una tarea desgastante, ya que deben tomarse en consideración factores como la emisión de cheques o facturas, la asignación de prestaciones, la retención de impuestos y otras actividades generales que intervienen directamente en la contabilidad de tu pyme. Puede resultar muy engorroso hacerlo sin subcontratar tu contabilidad de nómina, que significa una inversión en un aspecto muy importante. Hay proveedores de este servicio que pueden integrarse en tu CRM para que se carguen los datos automáticamente.

Si te decides por subcontratar este servicio, te recomendamos que asignes una cuenta especial para la nómina. De esta manera tu proveedor del servicio no tendrá acceso a tu cuenta principal; además, así puedes asegurar el pago a tus empleados —aun si la cuenta principal llega a sobregirarse—, ya que no hay nada peor para un empleado que un cheque sin fondos, o una cuenta sin su depósito correspondiente.

17. Reembolsa tus gastos comerciales

En muchas ocasiones resulta inevitable como dueño de negocio que sufragues los gastos comerciales con tu dinero personal. Recuerda que estos deben aparecer sin excepción en los libros contables de tu empresa; por lo tanto, pide a tu compañía que te extienda un cheque para reembolsar el gasto que hiciste con tus fondos personales, adicional al pago de tu nómina.

1. Pipefy

Una gran alternativa para estandarizar procesos administrativos repetitivos, personalizar y controlar el proceso de tus compras de acuerdo con tus necesidades. Crea flujos de trabajo inteligentes y eficientes, lo que agiliza tus procesos con proveedores y colegas.

2. BookKeeper

Es una aplicación diseñada para trabajadores independientes y pymes, que te ofrece crear y gestionar tu inventario, generando informes personalizados y detallados. Es una aplicación bastante completa, ya que incluye aspectos de contabilidad empresarial, comercial y financiera. Una gran ventaja es que puedes utilizarla sin necesidad de estar conectado a internet.

3. Money Manager

Es una aplicación con una muy buena experiencia de usuario y una interfaz muy intuitiva para llevar la contabilidad de tu empresa. Con tan solo un clic puedes monitorear y registrar todos los ingresos y egresos de tu empresa. La aplicación también te permite organizar presupuestos y facturas con distintas temporalidades. Te ofrece gráficos de todos los movimientos financieros, así podrás saber en un segundo en dónde está y cómo se mueve tu dinero.

4. Spendee

Es una aplicación gratuita en la que puedes registrar los movimientos financieros de tu empresa, crear presupuestos y compartirlos con tus colegas. La app te permite ingresar datos financieros de tu empresa, de manera sencilla, y te brinda consejos para tener un manejo más eficiente de tu dinero.

Estas apps y recomendaciones te ayudarán a llevar una salud financiera exitosa, que permita construir un negocio eficiente y duradero. Y da un paso más allá con un software CRM para empresas pequeñas y medianas que te garantice una gestión sin fricciones de las relaciones con tus clientes. ¡Nada se te pasará de largo!

Si, en cambio, eres un profesional en el área, un CRM para contadores y asesorías contables será clave para que administres tu cartera de clientes de manera eficiente.