Muchas empresas, grandes y pequeñas, no saben identificar el momento indicado para llamar a sus leads.
Esta deficiencia en su proceso de ventas, además de que tiene un coste económico, revela la falta de un proceso estandarizado de ventas, así como de las herramientas necesarias para llevarlo a cabo.
Aunque las estrategias específicas dependen de cada industria y modelo de negocios, hay señales inequívocas de que es momento de realizar esa llamada que define una venta exitosa. Por eso hemos preparado estos tips estratégicos.
4 consejos para que tus leads estén listos para una llamada
1. Controla en quién inviertes tu tiempo
Es posible que cada representante de ventas tenga sus propias técnicas, que son su marca personal de ventas. Sin embargo, estandarizar el proceso de ventas tiene ventajas cuando estás a cargo de un equipo numeroso de representantes.
Para lograrlo, es fundamental que controles en quién inviertes tu tiempo. De lo contrario no solo perderás el tuyo, sino el de todos tus colaboradores. Y por si eso fuera poco, pones en peligro los ingresos de la empresa. Antes de levantar el teléfono y llamar a tus prospectos confiando en que es el momento adecuado, tienes que entender qué características posee la empresa a la que deseas venderle tus productos o servicios, por ejemplo:
- Número de empleados.
- Industria a la que pertenece.
- Modelo de negocios.
- Presencia en línea (puedes revisar Alexa Rank).
Si haces esto, garantizas que las cuentas que ingresan a la fuerza de ventas están correctamente alineadas con tu buyer persona y probablemente tendrán un potencial de conversión más elevado.
Quizá albergues dudas en algún momento sobre las empresas a las que deberías aproximarte. Cuando eso suceda, identifica a tus compradores anteriores y pregúntales por qué eligieron tus productos o servicios. De esta forma sabrás quiénes te han comprado y por qué lo han hecho, lo que te servirá más adelante para saber elegir a tus futuros clientes.
Cuando hayas identificado los leads más prometedores, define asimismo en qué etapa se encuentran. Suele suceder que muchos solo están explorando opciones en el mercado, mientras que otros están listos para decidir. La experiencia nos ha enseñado que realizar una llamada de ventas en el momento equivocado puede terminar costándote un posible ingreso
2. Genera una estrategia
Supongamos que has identificado correctamente a aquellos leads que tienen probabilidades de convertirse en tus clientes y que se ajustan con tu público objetivo. Inclusive en este punto, si tu equipo de ventas realizase una serie de llamadas con el ánimo de contactarlos a todos, muy probablemente serían rechazados en la mayoría de los casos. Para evitar este problema tienes que desarrollar una estrategia para acercarte a tus prospectos y no perder oportunidades en el intento, la cual depende en buena medida del uso de la matriz de encaje e interés.
Veamos cómo funciona la matriz en cada escenario. El ideal se presenta cuando el interés del lead es alto y tu oferta encaja en las necesidades de la empresa en cuestión. Cuando eso suceda, el representante de ventas no tendrá problemas al momento de realizar una llamada de ventas. Por otro lado, el escenario que quieres evitar es aquel en el que el interés es bajo y tu empresa no encaja con las necesidades del cliente potencial.
Los dos restantes escenarios son combinaciones de los anteriores. En el primer escenario hay un interés alto por parte del lead, pero tus productos o servicios no encajan con sus necesidades en ese momento. Es muy difícil que en este caso logres satisfacer las necesidades de esa empresa, a menos que estés dispuesto a invertir en soluciones nuevas o a la medida.
En el segundo escenario, hay un interés bajo pero tus productos o servicios son perfectos para ese lead. Es entonces cuando priorizas el encaje sobre el interés, porque el segundo aspecto lo puedes generar. De hecho, ese es el trabajo de tu equipo de ventas: generar interés en los leads que encajan con tu oferta.
Cuando hayas hecho este análisis para cada lead serás capaz de crear una estrategia de ventas a la medida. Incluso si decides abordar a un cliente en el escenario más desfavorable, lo harás a sabiendas de lo que implica.
El grueso de tu estrategia normalmente se verá enfocado en los prospectos con bajo interés y encaje alto, pues el interés es algo que tu equipo puede crear. Para despertar interés en estos potenciales clientes hay una serie de 3 pasos que son casi infalibles. Ha llegado el momento de levantar el teléfono y contactar al lead con la finalidad de guiarlo a través de 3 simples peldaños:
- Define el contexto
- Escenario a futuro
- Influenciar el cambio
Veamos en qué consiste cada uno de ellos.
- Define el contexto: cuando contactes al lead, dirige la conversación hacia el primer peldaño, esto es, la pregunta: «¿Cómo operan hay en día en tu empresa?».
- Escenario a futuro: una vez que tengas respuesta, haz la siguiente pregunta: «¿Cómo les gustaría operar en el futuro?». Te recomendamos que establezcas un periodo definido, de acuerdo con la industria, el modelo de negocio y la experiencia de otros clientes.
- Influenciar el cambio: por último, tienes que guiar la conversación hacia el tercer peldaño: «Así como operan hoy en día, ¿llegarán a esa meta?». Esta última pregunta se puede responder con un sí o un no. Si el cliente asegura que alcanzarán la meta tal y como trabajan al momento de la llamada, despídete y deja abierta la posibilidad de contactarlo más adelante. Si la respuesta es negativa, entonces hay que trabajar en un cambio.
De esto se desprende el hecho de que tu fuerza de ventas tiene el potencial de actuar como influenciadores del cambio. Recuerda que no estás vendiendo productos o servicios para solucionar un determinado problema: lo que tratas de hacer es ofrecer resultados y detonar cambios en la manera de operar de una empresa. El resultado consiste en cómo llegar a ese estado deseado o escenario futuro, en vista de que el estado actual de la empresa de tus leads resulta insuficiente para alcanzar esa meta.
Llevar esto a cabo tiene un doble propósito: despegarte de la competencia y adelantar un paso a la objeción de la mayoría de los leads, la cual conocemos como «la conversación del precio». En muchos casos el cliente dice: «¡Es que es muy costoso!». Hay que insistir inteligentemente en que no se invierte en un producto, sino en un resultado.
Por eso es importante elegir cuidadosamente los leads. Porque debes buscar empresas que tengan presupuesto para soluciones, que entiendan la necesidad de crecer a largo plazo y que dicho crecimiento requiere de otras empresas.
En contraparte, también debes elegir las cuentas que tu empresa es capaz de atender. Para ello es necesario que realices un análisis del mercado objetivo, con el fin de obtener un balance de cuentas (empresas grandes o pequeñas) y darles el soporte adecuado.
3. Dale las herramientas correctas a tu equipo
Para que sean exitosos y productivos, tus representantes de ventas necesitan las herramientas correctas:
- Llamadas automatizadas
- Reportes en sitio para análisis de rendimiento
- Métricas de ventas
- Reportes de ticket promedio
- Aplicaciones como Gong para escuchar las llamadas con clientes en vivo y hacer seguimiento y coaching en caliente.
- Software integral como el CRM de HubSpot que contiene todas estas herramientas y funciones.
El objetivo de estas herramientas es volver predecibles las ventas, ya que la información obtenida y analizada te permite crear un plan de oportunidades de ventas para el equipo, además de estrategias de retroalimentación con tus representantes.
De manera secundaria, aumenta tu capacidad de control sobre el volumen de ventas en un periodo definido. Esto es posible gracias a las métricas y reportes asociados a cada representante de ventas. De esta manera puedes analizar el número de llamadas que realiza para convertir los leads y en qué tipo de cuentas se enfoca para cumplir su cuota mensual.
Recuerda que los datos precisos del volumen de ventas y las cuotas de venta para cada representante varían de acuerdo con el tipo de industria, modelo de negocio y época del año, lo cual hace que el análisis sea muy diferente en cada empresa.
4. Monitoriza, evalúa y retroalimenta
Como puedes ver, con las herramientas correctas y a la medida de las necesidades de tu empresa es posible que monitorices y evalúes el desempeño de cada representante de ventas y del equipo en general con el fin de determinar qué tan preparado está tu equipo para ejecutar tu estrategia. Cabe mencionar que el monitoreo y la evaluación se hacen de manera periódica. En cada empresa, sin embargo, varía ese periodo.
Lo más recomendable es que logres un consenso con tus colaboradores sobre los aspectos que serán evaluados de forma individual y colectiva. De esta forma todos conocerán la periodicidad de ambos aspectos y podrán hacer sus respectivas planificaciones o acudir con su líder directo en caso de tener algún problema de desempeño.
A continuación, verás una serie de técnicas que han demostrado ser muy valiosas para dar feedback personal a vendedores. Pero antes, una acotación: asegúrate de realizar estas jornadas de retroalimentación de manera individual, privada y siempre después de hacer una valoración de los aciertos para después señalar las áreas de oportunidad.
- En primer lugar, pregunta al representante de ventas cómo evalúa su propio desempeño. Pídele que desarrolle sus ideas y señale los aciertos y áreas de oportunidad. Este es el momento ideal para destacar su participación en el equipo y valorar sus aportaciones.
- Previamente tendrás que haber revisado los datos de desempeño (métricas, ticket promedio, historial de desempeño). Habla con el representante sobre esto de manera objetiva. Recuerda que no es una crítica a su trabajo, sino una evaluación de su desempeño.
- Identifica las áreas de oportunidad, asegurándote de que tu colaborador entienda en qué radica dicha oportunidad de mejora. Hagan un acuerdo sobre cómo trabajarán a partir de ese momento. Si es necesario, programa una sesión de coaching en caliente para ayudar al representante a mejorar sus habilidades de negociación durante una llamada.
- Si lo consideras necesario, puedes agendar una sesión de juego de roles, en la que el líder del equipo o un vendedor con buen rendimiento y experiencia hace el papel de un cliente y el colaborador en cuestión puede practicar en un ambiente seguro.
El objetivo final de monitorizar, evaluar y retroalimentar es crear un plan de oportunidades para tus colaboradores. Cuando logres implementarlo, y después de un periodo definido, verás las mejoras en el rendimiento y eficiencia de la fuerza de ventas, con su respectivo impacto en los ingresos de la empresa en el mismo periodo.
En resumen, para conseguir que tus leads estén listos para una llamada, tu equipo debe estar capacitado para identificar las condiciones que permiten y favorecen la conversión.
Y, finalmente, nunca pongas un tope a las comisiones, ya que este es el peor obstáculo del desempeño: haz todo lo posible para que tu equipo vea recompensado su esfuerzo.
