Cuando una empresa crece, la gestión de las ventas se vuelve más complicada y se pierde la visibilidad sobre el proceso de compra de los prospectos. Para solucionar este problema, se recomienda implementar un sistema de CRM (Customer Relationship Manager) que establezca políticas y procesos consistentes para los representantes de ventas. Un sistema CRM ayuda a mantener un seguimiento de las interacciones con los clientes y proporciona una visión clara de en qué etapa del proceso de compra se encuentra cada prospecto.
Es crucial conocer los mejores programas CRM de ventas y marketing disponibles para elegir el más adecuado para el negocio. Un sistema CRM mejorará la gestión de las ventas, proporcionará una estructura sólida y establecerá políticas y procesos consistentes para todos los profesionales de ventas, lo que resultará en una experiencia de compra más consistente y efectiva para los clientes.
Qué puede hacer un CRM para aumentar tus ventas
A continuación, te compartimos una lista de las funciones que un CRM puede ayudarte a cumplir o mejorar dentro del proceso de ventas de tu empresa. Seguro que después de conocer las siguientes funciones de manera más detallada, será más sencillo que elijas el CRM con las herramientas y funciones que más se adapten a las necesidades de tu negocio.
1. Documenta el proceso de ventas
Los procesos de ventas se crean, en primer lugar, en la mente del fundador o vicepresidente de ventas y, posteriormente, se plasman por escrito. Sin embargo, planificar la estrategia de ventas en unas cuantas palabras y documentos dispersos no es precisamente un método eficaz. «Para que sea útil, toda esa información debe concentrarse en un sistema que documente las etapas y actividades, y que permita saber cuándo debes llevarlas a cabo», afirmó Brent Leary, cofundador de CRM Essentials.
Definir las etapas de ventas en un sistema de CRM no solo ayuda a las empresas a tener un proceso estandarizado para todo el equipo, sino que también beneficiará las contrataciones futuras. «Un sistema de CRM contribuye positivamente al proceso de incorporación de nuevo personal de ventas, que tal vez no esté familiarizado con el proceso de ventas [de tu empresa]», agregó Leary. La siguiente captura de pantalla muestra cómo están visualmente definidas las etapas de ventas en la herramienta de nuestro CRM y cómo se mueven las transacciones entre ellas.
2. Crea procesos que puedan repetirse
Si los representantes de ventas tienen la libertad de ponerse en contacto con los prospectos que deseen, tu empresa tendrá el mismo número de procesos de ventas que vendedores. Un sistema de CRM puede ayudarte a normalizar las interacciones entre el representante y el futuro cliente, lo cual no solo añade consistencia, sino que también ahorra tiempo.
«Un CRM crea procesos que se pueden repetir de modo que los representantes de ventas no tengan que empezar desde cero con cada nuevo prospecto», dijo Marshall Lager, director general de Third Idea Consulting LLC.
3. Automatiza y reduce la introducción manual de datos
Muchos equipos de ventas basan su trabajo en hojas de cálculo en Excel para darles seguimiento a los prospectos y las oportunidades de venta antes de implementar un sistema CRM. Aunque las fórmulas pueden ayudar a los usuarios avanzados a ahorrar tiempo, no existe una pauta para introducir los datos en la hoja de cálculo. Los representantes que confían en Excel se encuentran ante una gran cantidad de datos que deben meter, copiar y pegar, sin mencionar que es un proceso manual y frustrante para los vendedores, quienes preferirían estar hablando con los prospectos en lugar de tener que hacer trabajo administrativo.
Los sistemas de CRM pueden ayudar a optimizar y reducir la cantidad de datos que los representantes de ventas deben introducir a diario gracias las funciones de sincronizado y autollenado. Un tiempo de venta más activo equivale a representantes y clientes más satisfechos. «Al disminuir o eliminar el “trabajo pesado” (y repetitivo), el representante puede centrarse en cerrar tratos con clientes», concluyó Lager.
4. Predice con más exactitud
«Exactitud» no es una palabra asociada a los informes de Excel. Puede haber fórmulas equivocadas, errores al introducir datos, errores de cálculo, etc. En resumen: la posibilidad de encontrar errores en las hojas de cálculo es infinita.
Las decisiones solo son buenas si se basan en datos reales. Al implementar un sistema de CRM, las empresas pueden aumentar notablemente la exactitud de sus informes y predicciones. En lugar de utilizar fórmulas de Excel o cálculos manuales, un sistema de CRM asigna automáticamente el valor adecuado a una transacción en función de la etapa en la que se encuentre. A continuación puedes ver un ejemplo de predicción de transacciones en nuestro CRM gratuito:
Al utilizar la tecnología, se evita que los líderes de ventas obtengan predicciones erróneas o con omisiones.
5. Monitoriza los objetivos de ventas con más precisión
Cuando los representantes de ventas cumplen sus objetivos, quieren que los directores lo sepan. Y no solo eso, los directores quieren saber en todo momento si los objetivos de ventas se están cumpliendo. No obstante, si no existe un sistema de seguimiento formal
La automatización en el proceso de ventas mediante un sistema de CRM facilita que los directores puedan monitorizar los objetivos de ventas de cerca y detectar las tendencias a tiempo para actuar de forma adecuada con cada vendedor. Se reduce considerablemente la falta de alineación
6. Permite almacenar información
Obtener una respuesta concreta a una pregunta cuando no existe ninguna fuente de confianza puede ser frustrante. Con frecuencia, se obtiene una respuesta solo después de haber preguntado a los colegas y departamentos vecinos, pero esta respuesta es muy probable que entre en conflicto con otra versión que se haya escuchado en otro lugar.
7. Permite que los directores revisen el progreso de los ejecutivos de venta
Antes de contar con un CRM, ¿cómo saben los directores si los representantes de ventas están bien encaminados para alcanzar sus objetivos? Lo normal es que les pregunten directamente, pero este no es el proceso más eficaz. Un sistema de CRM permite que los directores revisen el progreso, si así lo desean, sin que deban buscar a los ejecutivos de venta constantemente.
8. Crea sostenibilidad en la fuerza de ventas
Digamos que un representante de ventas administra la hoja de cálculo de ventas de la que todos dependen. Mientras está ahí, las cosas van bien... hasta que se va. En su último día, los meses o años de conocimiento y documentación del proceso se desvanecen de la empresa. ¿Y ahora qué?
Un CRM permite compartir el conocimiento que se documentó sobre el proceso de ventas más allá de lo que un representante o director tiene en mente: da una estructura y mantiene la base de datos al alcance de cualquiera en la empresa. De esta forma, si alguien se va, no existen riesgos para la infraestructura de ventas.
9. Aumenta la visibilidad de la información sobre el cliente
Aunque un CRM está destinado principalmente para el departamento de ventas, la información del cliente es relevante para todas las áreas de la empresa. Cuando existe un sistema centralizado para almacenar estos datos, cualquier persona puede acceder a los datos de los cliente en el CRM.
Proporcionarle al equipo de marketing o de asistencia técnica el acceso a la información de los clientes les ayudará a acercarse a ellos más informados y preparados para asistirlos. «Un CRM entrega un panorama completo sobre la empresa a sus clientes, lo cual permite que haya una mejor relación entre ellos y que sea más duradera», afirma Robert Peledie, asesor de sistemas CRM. Al final, las relaciones duraderas son las que suelen ser más rentables.
Los 8 mejores CRM de ventas
- HubSpot CRM
- CRMLab
- Bitrix24
- Zoho
- Freshales
- Streak
- Insightly
- Salesforce
1. HubSpot CRM
Precio: gratuito.
HubSpot ofrece un poderoso sistema de CRM (Customer Relationship Management) específicamente diseñado para ayudar a los equipos de ventas a gestionar de manera efectiva todas las interacciones con los clientes y optimizar sus esfuerzos de ventas.
Las funciones del CRM son completamente gratuitas: podrás gestionar tu pipeline con transparencia total, conocer el listado de interacciones de un lead o prospecto, chatear con tus clientes y registrar las actividades de los agentes, con precisión.
Veamos algunas de sus particularidades:
1. Contactos y empresas: el CRM de HubSpot permite a los usuarios almacenar información detallada sobre los contactos y las empresas con las que interactúan. Los registros de contacto incluyen datos como nombre, información de contacto, historial de interacciones, notas y tareas asociadas. Además, se puede vincular contactos a empresas, lo que facilita el seguimiento de las relaciones comerciales.
2. Actividades y seguimiento de ventas: el CRM de HubSpot permite a los equipos de ventas realizar un seguimiento de todas las actividades relacionadas con las ventas, como llamadas, reuniones, correos electrónicos y tareas. Esto ayuda a mantener una visión clara de la comunicación y el progreso en el proceso de ventas con cada prospecto.
3. Pipeline y gestión de embudo de ventas: con el CRM de HubSpot, los usuarios pueden visualizar y controlar fácilmente el flujo de ventas a través de un pipeline personalizable. Esto permite hacer un seguimiento del progreso de cada prospecto a lo largo de las diferentes etapas del proceso de ventas y evaluar de manera efectiva el rendimiento general del equipo.
4. Informes y análisis: el CRM de HubSpot ofrece una variedad de informes y análisis que brindan a los equipos de ventas una visión clara de su rendimiento y les permiten tomar decisiones basadas en datos. Estos informes incluyen métricas como tasas de cierre, cantidad de tratos en progreso, pronósticos de ventas y más.
5. Integración con otras herramientas de HubSpot: el CRM de ventas de HubSpot se integra perfectamente con otras herramientas de marketing y ventas de HubSpot, como el marketing automation y el servicio de atención al cliente. Esta integración ayuda a unificar los esfuerzos de todas las áreas de la empresa y facilita la colaboración en torno a los clientes.
En resumen, el CRM de ventas de HubSpot ofrece una solución completa para gestionar eficientemente las relaciones con los clientes y optimizar los procesos de ventas. Desde el seguimiento de contactos y actividades hasta el análisis de informes, HubSpot proporciona una plataforma integral para hacer crecer el negocio y mejorar la efectividad en el cierre de ventas.
2. CRMLab
Precios: es gratuito para un usuario y cuenta con planes desde € 8,33 más IVA al mes.
Esta es una propuesta de CRM lanzada en 2017. Una de sus características principales que destacamos es su disponibilidad con diferentes prestaciones según las necesidades: ofrece versiones para PyMES y plugins para integración con WordPress y tiendas en línea en WooCommerce, entre otros complementos.
Imagen de CRMLab
Te ofrece casi todas las funciones de manera gratuita para un usuario y 50 contactos o clientes como máximo. Si sus prestaciones te convencen, puedes contratar un plan de forma mensual o anual.
3. Bitrix24
Precios: ofrece sus funciones básicas de forma gratuita; los planes comienzan desde USD 61 al mes.
Este es un CRM para ventas y gestión empresarial. Pese a que las prestaciones que ofrece son atractivas, una desventaja de esta suite de herramientas está en que la integración y uso son más complejos.
Imagen de Bitrix24
De cualquier manera, si tu prioridad es concentrar toda la información de la empresa en un solo lugar, buscas funciones básicas en un CRM y no te preocupa dedicarle tiempo a la interfaz para dominar su uso, es una opción. Puedes acceder a funciones más avanzadas mediante el pago mensual o anual de otras versiones.
4. Zoho CRM
Precios: desde USD 12 mensuales por usuario.
Esta es otra solución para empresas pequeñas y medianas que ofrece los servicios de gestión de clientes, automatización de procesos en ventas y marketing vía correo electrónico.
Imagen de Zoho
Si quieres incrementar las funciones y herramientas a tu disposición (como análisis personalizados, inteligencia artificial, almacenamiento ilimitado y otras más) puedes contratar alguno de sus planes de pago más avanzados.
5. Freshsales
Precios: desde USD 12 al mes por usuario.
Este CRM será útil si buscas una interfaz intuitiva y con un enfoque prioritariamente visual. Su plan de inicio (completamente gratuito) te permite gestionar contactos, cuentas y clientes potenciales.
Imagen de Freshsales
También ofrece una monitorización multicanal para la interacción, por lo que dejará de ser un problema la atención variada. Si todavía buscas más funciones e integraciones puedes acceder a cualquiera de sus otros planes con una prueba de 21 días y, si te convence, pagar las cuotas dependiendo de la versión que hayas elegido.
6. Streak
Precios: gratuito hasta 500 contactos y planes desde USD 15 al mes por usuario.
Este es otro CRM que ofrece integración con Gmail. Aunque es una versión básica y gratuita, tal vez sea la solución si quieres un CRM sencillo y visual.
Imagen de Streak
El seguimiento de correos y la administración de ventas desde Gmail son alcanzables con la versión gratuita de este CRM. Si buscas potenciar las utilidades y herramientas que ofrece, también puedes acceder a alguna de las versiones avanzadas.
7. Insightly
Precios: versión gratuita para dos usuarios y planes desde USD 29 por usuario mensualmente.
Esta es una alternativa de CRM que, al igual que Freshsales, tiene una interfaz visual y bastante intuitiva; cuenta con herramientas y funciones básicas para dos usuarios de manera completamente gratuita.
Imagen de Insigthly
Si quieres aumentar el rendimiento de este CRM puedes acceder a una prueba de alguna de sus versiones de paga durante 14 días.
8. Salesforce
Precios: desde USD 25 por usuario mensualmente
Salesforce es uno de los CRM con mayor reconocimiento en el mercado. Incluye aspectos como gestión de contactos, oportunidades, integraciones de correo y herramientas de pronóstico de ventas.
Al ser una herramienta completa y robusta, es posible obtener una visualización del estado de tus oportunidades y conversaciones en proceso de principio a fin, lo que te da una idea acertada de cuánto podrías llegar a vender en un mes determinado.
Imagen de Salesforce
Disfruta del software CRM de HubSpot completamente gratis desde ahora. Te recomendamos probarlo y ver cómo mejoran tus procesos en el ciclo de ventas y las relaciones con tus clientes.
