6 tips para no ahuyentar a tus prospectos durante tu proceso de ventas (+ herramientas)

Has hecho una investigación preliminar sobre un prospecto y, al parecer, podrías brindar una gran ayuda a su empresa. ¿Cuál es el próximo paso? Hablar por teléfono con ella o él. En algunas ocasiones, te contactarás en el primer intento. Aun así, generalmente, tienes que hacer un gran esfuerzo para diferenciarte del resto de las personas que interrumpen su día.

Atender a prospectos y tratar de hacerlos tus clientes siempre es un reto, y si hablamos de que estás iniciando un emprendimiento o negocio, esta tarea parece complicada o casi imposible. Pero no te preocupes: cuando generas buenas prácticas el desafío va cediendo.

¿Cómo te abres paso en el desorden de la bandeja de entrada y el agujero negro que es el buzón de voz? ¿Cómo evitas cruzar la delgada línea entre la persistencia y el acoso? A continuación, veremos cómo cerrar más tratos con 6 acciones que puedes aplicar desde ahora.

6 tips para no ahuyentar a tus prospectos durante tu proceso de ventas

1. Identifica el mejor medio para hacer el primer contacto 

Es importante definir cómo vas a contactar a tus prospectos; por lo general, suele hacerse a través del correo electrónico o por llamada telefónica.  

Elegir contactarte por primera vez con un prospecto por correo electrónico o por teléfono es una decisión que depende de ti y de tu organización de ventas. Algunos representantes de ventas comienzan con un email, y otros prefieren hablar directamente por teléfono. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas. Comencemos con el envío de emails.

Enviar un email

El email es visual y da tiempo al prospecto para pensar detenidamente en lo que le dices. Es posible agregarlo a favoritos, vincularlo a una etiqueta que diga «hacer seguimiento más adelante» y reenviarlo si el prospecto considera que otra persona de la empresa sería la indicada para hablar contigo.

Aun así, piensa en el número de emails que recibes en la bandeja de entrada cada día. ¿Cuántos lees realmente? Cuando recibes un mensaje de alguien que no puedes identificar de inmediato, probablemente des una mirada rápida a la línea de asunto y luego lo archives o lo envíes a la papelera. Es muy probable que no recibas una respuesta a tu primer email; las bandejas de entrada saturadas son muy comunes, así que prepárate para enviar varios emails si eliges este método.

¿Qué puedes hacer con HubSpot? Puedes utilizar los recursos del email marketing para mandar correos electrónicos más efectivos o usar nuestra herramienta de automatización de ventas para manejar tus prospectos con secuencias de email. Así podrás optimizar los tiempos al automatizar diversos procesos que suelen implicar varias horas de trabajo si los llevas a cabo de forma manual. 

Hablar por teléfono

Una llamada puede captar la atención de un prospecto más rápido y permite mostrarte de inmediato como un ser humano, y no como un robot de spam. Si te sientes cómodo para comenzar con una llamada telefónica, puedes llegar antes a la codiciada etapa de conexión y lograr programar una llamada de seguimiento.

Por otro lado, también debes prepararte para dejar un mensaje de voz, ya que tu prospecto no estará cerca del teléfono en todo momento. De todos modos, dejar un mensaje de voz no te garantiza que el prospecto lo escuche ni que vayas a recibir una respuesta. A menudo, los mensajes de voz entran por un oído y salen por el otro. Este es, desde luego, el inconveniente de contactarte por teléfono.

Por ende, la mejor solución para contactarte con tus prospectos es usar el teléfono y el correo electrónico de manera complementaria. Un método popular (si buscas uno) es la Secuencia BASHO de Jeff Hoffman, una serie de cuatro comunicaciones por mensaje de voz/email que comienza con una presentación, luego persiste y, por último, si el prospecto no ha respondido después de los 3 primeros intentos, se pone fin a la relación.

Cuando estás iniciando un proyecto o emprendimiento regularmente no has estructurado del todo ciertas actividades, como tus llamadas telefónicas que pueden convertirse en un caos. Para facilitar esta tarea puedes usar el Software gratuito de grabación y seguimiento de llamadas desde el CRM de HubSpot; es una forma muy fácil de dar orden y no perder ninguna oportunidad. 

2. Capta la atención del prospecto

Con independencia de si decides usar el teléfono o el correo electrónico, tu mensaje debe ser conciso y captar la atención del prospecto, con contenidos adaptados a lo que realmente necesita. Intenta incluir 3 componentes en cada mensaje:

1. Primero, el motivo por el que te pones en contacto con el prospecto, que se centra en ella o él.
2. Segundo, el motivo por el que te pones en contacto en este momento, que se vincula con tu empresa.
3. Tercero, debes pedir algo que quieras y que sea fácil y rápido de completar, como una llamada breve previamente programada a una hora específica, o que te pongan en contacto con la persona de su organización con la que deseas hablar.

Por ejemplo, si formas parte de un equipo de ventas de una agencia de creación de contenido, tu equipo de ventas puede comenzar de la siguiente manera:

«He visto que has publicado una gran cantidad de contenido extraordinario en tu blog. También he observado que descargaste nuestro ebook sobre generación de oportunidades de venta; no obstante, no tienes llamadas a la acción en tus excelentes publicaciones del blog. ¿Te interesaría analizar cómo podrías generar nuevas oportunidades de venta con tu blog introduciendo unos pequeños cambios? Estoy disponible mañana a las 8:00 y a las 13:30, o el viernes a las 9:00 o a las 15:00».

En unas pocas oraciones, has informado a un prospecto que has hecho los deberes, que tienes algo de valor que puede ayudarle a resolver su problema, y que tu intención no es hablarle, sino entablar una conversación significativa.

Luego, haz un seguimiento inmediatamente con un email para informarle al prospecto que le dejaste un mensaje, explicarle el tema de dicho mensaje e incluir una pregunta abierta para invitarle a seguir conversando. Sé amable. Evita mencionar lo que intentas vender; lo importante es el prospecto, y nada le resultará menos interesante que un discurso de venta en la bandeja de entrada o en el buzón de voz.

¿Cómo puedes captar la atención de tus prospectos y más si vas empezando? Utiliza las soluciones integrales de HubSpot con el Software de ventas que incorpora diversas herramientas para eliminar la fricción en todas las etapas y el recorrido de un lead. Es un instrumento que puedes usar como agente o si estás organizando un equipo de ventas. Con él puedes almacenar, monitorear y gestionar las actividades que te ayuden a estructura un sistema para tratar con los prospectos y así lograr más y mejores cierres.

3. Sé persistente... por un tiempo

Si no recibes una respuesta a tu primera combinación de mensaje de voz/email, espera al menos 48 horas y vuelve a contactarte, pero esta vez plantea el valor que ofreces de manera ligeramente diferente.

Comienza recordando brevemente al prospecto que lo contactaste con anterioridad, menciona que has analizado el ebook, el artículo del blog reciente o el nuevo producto de su empresa, e indica que tienes algunas sugerencias para ayudarle a lograr sus objetivos con más eficacia. Para terminar el mensaje, incluye otra invitación abierta para contactarse.

¿Aun así no recibes una respuesta? Espera otras 48 horas y vuelve a contactarte. En el tercer mensaje, debes reiterar que ya lo intentaste dos veces (pero no con un tono molesto, desde luego) y ofrecer un poco más de información. Comunícale al prospecto que has tratado de contactarte con ella o él, y explica un poco más el valor que puedes ofrecerle.

En el email de seguimiento, envía uno o dos materiales pertinentes de contenido de tu empresa, por ejemplo, un recurso sobre contenido de formato largo o un artículo del blog reciente en el que se aborde el desafío que consideras que el prospecto podría tener. Hazle saber que estás disponible para hablar sobre sus objetivos y que tienes experiencia en las áreas específicas de su interés.

Para cumplir con este objetivo puedes desarrollar workflows automatizados por email con la plataforma de HubSpot. Así podrás ser persistente en el tiempo justo, dando espacio y liberando una comunicación conforme a la respuesta o acción que haga un prospecto en relación con el correo electrónico que les has mandado. 

4. Ten claro cuándo es hora de finalizar la relación

Luego del tercer intento, considera la posibilidad de enviar un correo para «poner fin a la relación». Informa al prospecto que has intentado contactarle y que, dado que tal vez no sea el mejor momento para hacerlo, no quieres molestar.

En otras palabras, usa este email como una manera de recordarle al prospecto por última vez que has intentado contactarlo. Irónicamente, este email recibe la tasa de respuesta más alta, de acuerdo con muchos de los representantes de ventas con los que hablamos mientras investigamos para redactar esta publicación.

¿Por qué?

Los prospectos están ocupados y, con frecuencia, quieren hablar contigo, pero simplemente estaban demasiado atareados cuando leyeron tus correos iniciales y escucharon tus mensajes de voz. Sin embargo, esos mensajes generaron una impresión positiva, y a los prospectos les interesa hablar contigo sobre cómo puedes ayudarlos. Simplemente esperaban que tú, como cualquier otro representante de ventas, siguieras intentando contactarte con ellos.

Saber cuándo terminar una relación no es difícil si llevas un proceso y te has organizado. Si ya es tiempo de concluir con un prospecto, te recomendamos que continúes con el flujo óptimo de tus reuniones. A veces podría ocurrir que estés perdiendo tiempo en insistir a un prospecto que no está interesado por el momento.

5. Recuerda que existen otras maneras de contactarte con los prospectos

El teléfono y el email generalmente son los métodos predeterminados para contactar a nuevos prospectos, ya que son directos y dan resultado. No obstante, hay otras maneras de establecer este contacto con los prospectos que te permiten insistir, sin preocuparte por cruzar el límite y volverte demasiado persistente. A continuación, te mostramos algunas opciones que puedes considerar si te interesa aplicar otras tácticas:

Aprovecha las redes sociales

Existen varias maneras de captar la atención de un prospecto que no ha respondido a tus emails y mensajes de voz. Mediante la interacción en las redes sociales, los representantes de ventas también pueden generar una cierta afinidad para animar a los prospectos a hablar con ellos.

HubSpot te brinda el Software para la gestión de redes sociales que te puede ayudar en la tarea de atención a tus prospectos.

Consigue una referencia

En algunas ocasiones, no lograrás que un prospecto atienda el teléfono o responda un email. Además, es posible que tampoco use las redes sociales.

Muchos representantes de ventas generan grandes negocios a partir de referencias. Al trabajar con cuentas objetivo, los representantes de ventas inteligentes están dispuestos a hablar con todo aquel que les ayude a conocer los objetivos, los desafíos y las prioridades de tales cuentas.

En general, la mejor manera de conocer el funcionamiento interno de la empresa es hablar con los representantes de ventas de esa empresa, ya que es más fácil contactarlos y, a menudo, saben perfectamente cómo funciona su organización, quién hace qué y qué no tiene un buen desempeño. Con frecuencia, los representantes de ventas tienen una gran influencia en una organización, por lo que una referencia o una presentación de ellos generalmente es bien recibida.

Trabaja con la empresa, no con el prospecto

Según el grado de complejidad de tu venta, es posible que varias personas de la cuenta objetivo participen en la decisión de compra. Contactarte con todos los influenciadores y responsables de las decisiones pertinentes durante la captación de prospectos no solo aumenta tu tasa de conexión con una cuenta objetivo, sino que también eleva tu tasa de cierre.

En el libro Dirty Little Secrets: Why Buyers Can’t Buy and Sellers Can’t Sell (Secretos vergonzosos: por qué los compradores no compran y los representantes de ventas no venden) de Sharon Drew Morgan, la autora habla sobre la importancia de comprender el proceso de gestión de cambios que se necesita antes de que se produzca una venta, y la manera de convertirse en el facilitador de ese proceso desde la primera conversación. Antes de iniciar ese proceso, diseña el organigrama de tu cuenta objetivo y tratar de captar prospectos contactándote con varias partes interesadas. Cuantas más relaciones puedas establecer, más posibilidades tendrás de contactarte y ayudarlos a comprender cómo puedes asistirlos.

Deja tus emociones a un lado

Existen varias razones por las que los representantes de ventas no pueden contactarse con los prospectos. Algunos están dispuestos a hablar, mientras que otros nunca atenderán el teléfono. Los representantes de ventas a menudo se dan por vencidos muy pronto o pierden oportunidades por no aplicar el enfoque adecuado. 

Algunos representantes de ventas también tienen un gran miedo al rechazo; esto hace que les resulte difícil llamar por teléfono una y otra vez. De todos modos, es responsabilidad del representante de ventas ser persistente de manera amable, con el número adecuado de comunicaciones.

Contáctate y deja en claro que tu objetivo es ofrecer valor; acepta cuándo debes dar un paso atrás. Lo que es más importante, usa el teléfono las veces que sean necesarias para llamar a los prospectos que sean necesarios. Cada representante de ventas tiene una cuota; trabaja a la inversa para determinar a cuántos prospectos debes llamar para cumplir esa cuota. Haz los cálculos. Determina el número de contactos que necesitas para cerrar una venta, y luego multiplícalo por el número de ventas que necesitas hacer.

El Software de gestión de leads de HubSpot es una excelente plataforma para que puedas administrar tus prospectos, centralizando toda la información en un mismo lugar para generar diversas acciones de valor al monitorizar y calificar a tus leads.

6. Personaliza la experiencia de tus prospectos

Suponer es una falla recurrente cuando se trata de gestionar prospectos. Muchos cierres y buenos tratos se pierden porque el vendedor o equipo comercial no se han preparado con anticipación. 

Es fundamental conocer a tus prospectos y así sea el primer contacto con ellos debes investigar sobre la empresa, el mercado, los desafíos, etcétera. Te servirá llevar un registro de las conversaciones, contactos, comentarios y detalles de cada prospecto para generar un historial que te servirá posteriormente para hacer nuevos intentos o dar seguimiento. 

Cuanto más conozcas sobre tus clientes potenciales, podrás llevar a cabo experiencias personalizadas y satisfactorias más fácilmente. Cuando un prospecto sabe que lo escuchas, que entiendes por lo que está pasando y que te interesas en su negocio antes que vender, lo identifica y lo valora.  

Si quieres personalizar tus estrategias de venta, llevar un orden en tus procesos.

Sales Hub de HubSpot te ayuda con todas estas actividades de gestión de leads para facilitarte la misión de convertir a tus prospectos en clientes. Además, si quieres agendar tus citas y reuniones de forma fácil puedes utilizar nuestro software gratuito.

Ahora que conoces estos consejos, esperamos que atender tus prospectos sea más un actividad que disfrutes y menos un desafío al pensar que los puedes ahuyentar.