Memorándum: qué es, cómo hacerlo y ejemplos (con plantilla gratuita)

Dentro de una empresa, siempre hay cambios que deben ser comunicados de manera rápida y concisa, ya sea modificaciones en su política, un aumento en los precios o una convocatoria a una reunión. Todo ello lo puedes informar a tu equipo de trabajo a través de un memorándum.

Después de todo, es uno de los medios más populares de comunicación empresarial. Este recurso suele usarse a medida que una organización va creciendo, debido a que se vuelve imprescindible, para la productividad de una compañía, informar a una plantilla de empleados sobre asuntos relevantes en diferentes momentos y departamentos.

Su objetivo es transmitir información de la manera más rápida y efectiva posible. Aunque muchos especialistas en marketing ya están familiarizados con este término, la realidad es que su significado y usos suelen confundir a más de uno.

1. Fecha y lugar de emisión

La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y forma. 

2. Destinatario o destinatarios 

En ocasiones, los memorandos van dirigidos a algunas personas en particular, ya sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello, es importante indicar a quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión. 

3. Tema del cual trata 

Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.

4. Mensaje 

Es el cuerpo del documento. Procura ser claro, breve y directo, pues recuerda que la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.

5. Firma o sello de validez 

Por último, este componente sirve para concluir de manera formal el comunicado, a través de una firma o un sello que identifique a tu compañía. 

Las partes de un memorándum pueden variar según la compañía y el formato que empleen. Si es la primera vez que escribes uno, lo ideal es que utilices una plantilla de memorando. Con ella, podrás facilitar tu proceso de escritura y beneficiarte de las ventajas de este formato.

1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente

Una comunicación eficiente requiere de una redacción clara, pues de esto dependerá que la información sea transmitida de manera correcta. Una de las principales ventajas de este documento es que solicita el registro de quien lo envía y de quien lo recibe. Esto permite comprobar que el mensaje ha llegado a todas las partes involucradas de la empresa. 

2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa

Los memorandos son útiles para hacer del conocimiento del destinatario cierta información nueva o cambios en la compañía.

3. Agiliza peticiones o solicitudes

También puede emplearse para realizar una solicitud o recomendar una acción de manera concisa, ya que es un documento administrativo y oficial que difunde mensajes al interior de una empresa de manera rápida y sencilla.

Cuándo usar un memorándum

Si bien es cierto que, desde la introducción del correo electrónico, se ha reducido el uso de los memorandos, muchas empresas los siguen utilizando de forma digital para destacar aspectos importantes que involucran a departamentos y personas específicas. Su finalidad es que los empleados cuenten con información oficial que facilite su toma de decisiones.

Para saber cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico, empieza por valorar qué necesitas comunicar: si se trata de una propuesta detallada, un informe clave, una recomendación seria, una política nueva o una reunión extraordinaria.

Una vez que reconozcas si este formato es útil para lo que vas a difundir, redáctalo. Recuerda que el uso de dispositivos móviles se ha convertido en una parte fundamental de los trabajadores, por eso te recomendamos buscar que el memo sea fácil de descargar por todos. Además, procura que sea accesible, incluso desde un smartphone, y que quienes lo consulten no tengan que buscarlo en la bandeja de entrada de su correo electrónico. 

Por ejemplo, un PDF podría ser el mejor formato, puesto que puedes agregarlo como archivo adjunto, lo que les permitirá a los lectores conservar el documento en sus teléfonos. Claro que las circunstancias determinarán cuál de todos los diferentes tipos de formato y diseño de memorando necesitas. Por último, asegúrate de que la información escrita sea breve y concisa.

1. Informativo

Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor cantidad de personas un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a la empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión extraordinaria.

Por lo tanto, su mensaje es claro, conciso, accesible y no deja espacio para dudas. Al redactarlo, confirma que tenga los datos relevantes: horario, lugar, fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.

2. De aclaración

Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o que los responsables de un área han descubierto cierta información errónea sobre una política, un memo de aclaración puede ser la solución que disipará cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión, tendrá que compartirse después de uno informativo, por lo que también es una segunda oportunidad para que se disipen malentendidos y que exista una constancia de la corrección o precisión que se necesitó resolver.

3. Social

Un memorando social es más relajado y amigable, ya que su intención es anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a modo de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la empresa, con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por jubilarse o acaba de saber que será padre— o recordar alguna fecha especial, como un cumpleaños.

4. De directiva

Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o bien se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un asunto. Por ejemplo, es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo. También si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso de viáticos.

5. De respuesta

Se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser sobre el seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se entregaron los contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas de fuerza mayor.

6. De estado

A diferencia de los memos de respuesta, este no necesita que se haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta a fin de informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto a las personas que están a cargo de puestos de supervisión y a llevar un registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender mejor el avance y lo que falta por hacer.

1. Escribe el encabezado

En primer lugar, dejar en claro a quién va dirigido el memorándum y el tema que va a tratar. Escribe la fecha y el lugar desde el cual se emite este documento; también incluye la razón por la que estás elaborando este documento. Usar una línea de apertura que hable de tu motivo, facilitará la lectura, por lo que quienes lo reciban podrán identificar, de manera general, lo que quieres transmitir más adelante.

En el encabezado, también debes procurar atraer a los lectores de manera positiva, por eso debes emplear un lenguaje claro y cautivador. Será la primera impresión que tendrán tus lectores de la información: busca generar curiosidad para que sigan leyendo el resto del documento. 

2. Describe el propósito

Su estilo y tono se determinan de acuerdo a tu audiencia. Ya sea que lo dirijas a tus empleados o proveedores, podrás usar un tono informal o formal.

También es importante que proporciones los antecedentes que permitan entenderlo mejor como algún tipo de actividad relacionada que deba tomarse en cuenta antes de leer el documento. Además, no olvides indicar el contexto y la intención por la cual envías tu mensaje.

Responde a la pregunta: «¿qué estoy tratando de comunicar con este memorándum?». Hazlo de manera concisa y por la razón que quieres mandar ese mensaje. Recuerda cumplir con los requerimientos o antecedentes, en caso de que existan.

3. Agrega la información adicional

Aunque es un documento que incluye solo lo necesario, en algunas ocasiones, tienes que agregar información adicional. Luego de haber descrito el propósito del memo, puedes integrarlo, ya sea que se trate de notas, imágenes o datos generales. 

4. Especifica la acción solicitada

A veces, los memorandos tienen como objetivo solicitar alguna acción a los destinatarios: pedir que compartan información o que asistan a una reunión extraordinaria, por ejemplo. Esta sección deberás escribirla de manera clara. Menciona a las personas que se encargarán de realizarla, especifica cómo tienen que hacerlo y añade el tiempo o plazo en que deberán completar dicha acción.

¿Quieres ver cómo lucen algunos de estos memos? Los siguientes ejemplos te permitirán entender mejor la información que necesitas incluir y cómo redactarlos, para que sean tan claros y eficientes como las demás actividades en tu empresa. 

Ejemplos de memorándum

Ahora que conoces los elementos que conforman este documento y los pasos a seguir para realizar uno, estás listo para escribirlo. Te presentamos algunos ejemplos para que los tomes como inspiración. 

1. Ejemplo de memorándum de aclaración

Este es un ejemplo de un memo para anunciar días festivos. Para evitar cualquier malentendido, te recomendamos enviarlo con las fechas oficiales de los días no laborales. Esto ayudará a los jefes de área a comunicar de manera efectiva el periodo de descanso y prevenir en caso de que algunos empleados tengan que asistir a realizar su trabajo en ese momento.

2. Ejemplo de memorándum informativo

Es común que se necesite informar al personal sobre situaciones que puedan afectar su desempeño o desenvolvimiento dentro de la empresa. La idea es enviar el mensaje correcto, que les comunique a los trabajadores lo que está sucediendo a su alrededor, con el objetivo de que sus actividades no se vean obstaculizadas por falta de información. Este tipo de texto describe de manera general acontecimientos particulares de la compañía.

3. Ejemplo de memorándum social

Los aniversarios o incluso cumpleaños de algunos de los integrantes de la compañía también son motivos para redactar un memorando. En estos casos, el lenguaje suele ser más casual y el tono más amigable. Con este formato, puedes avisar de comidas informales o eventos sociales en los que se invita a los empleados a asistir. 

4. Ejemplo de memorándum de directiva

Aquí tienes una muestra donde la Dirección dio a conocer un nuevo lineamiento dentro de la organización a través de esta herramienta ideal para comunicar a todo el personal sobre cambios recientes. Nota cómo la acción requerida es fundamental para que el exhorto de la directiva se lleve a cabo con éxito.  

5. Ejemplo de memorándum de respuesta

Este documento también puede servir para dar una respuesta, que si bien podría enviarse por mail u otro canal, hacerlo por esta vía le da mayor formalidad y un sentido de urgencia a lo que se comunica, en este caso, a la reunión para revisar aspectos del proyecto. 

6. Ejemplo de memorándum de estado

Este tipo de memo informa sobre el estatus de algo (un proyecto, en este ejemplo). Así que aclara cómo van los avances y qué se requiere para la culminación del mismo. 

Saber cómo hacer un memorándum es una habilidad útil para la productividad del departamento de recursos humanos, ya que permite proponer soluciones y recomendaciones dentro de una organización. Aunque su contenido puede ser variado, lo importante es que se transmita de manera clara, breve y concisa. Una buena redacción hará que su lectura sea fácil y el mensaje sea transmitido y comprendido con éxito.