En ocasiones hay cambios que deben ser comunicados de manera rápida y concisa en una empresa. Ya sea modificaciones en la política de tu empresa, un aumento en los precios o simplemente una convocatoria a una reunión, puedes informarlos a través de un memorándum. 

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Después de todo, es una de las formas más comunes de comunicación empresarial. Los memorandos suelen usarse a medida que una empresa va creciendo, debido a que va siendo necesario informar sobre asuntos relevantes en diferentes momentos y departamentos.

 

Concepto de memorándum

Hay muchos tipos de formatos de memorándum, sin embargo, el objetivo es transmitir información de la manera más rápida y efectiva posible. Aunque muchos especialistas en marketing ya están familiarizados con el término memorándum, la realidad es que el significado y usos de este formato suelen confundir a más de uno.

Partes de un memorándum

1. Fecha y lugar de emisión

La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y forma. 

2. Destinatario o destinatarios 

En ocasiones los memorandos van dirigidos a algunas personas en específico, ya sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello es importante indicar a quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión. 

3. Tema del cual trata 

Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.

4. Mensaje 

Es el cuerpo del memorándum. Sé claro, breve y directo; recuerda que la intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.

5. Firma o sello de validez 

Este elemento sirve para concluir de manera formal el comunicado, ya sea a través de una firma o sello que identifique a tu compañía. 

Aunque los elementos que te acabamos de mencionar pueden variar dependiendo de la compañía y el formato, si es la primera vez que escribes un memo, es conveniente que utilices una plantilla de memorándum. Con ella podrás facilitar el proceso de escritura de tu memorándum empresarial o de negocios.

1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente

Una comunicación eficiente requiere redacción clara, ya que de esto dependerá que la información sea transmitida de manera correcta. Una de las principales características de este documento es que se solicita el registro de quien lo envía y de quien lo recibe. Esto permite comprobar que la información ha sido comunicada a todas las partes involucradas en una misma empresa. 

2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa

Los memorandos suelen utilizarse para hacer del conocimiento del receptor cierta información nueva o cambios en la compañía.

3. Agiliza peticiones o solicitudes

También puede incluir otros temas, como realizar una solicitud o recomendar una acción de manera concisa; se trata de un documento administrativo y oficial que contiene información interna de la empresa.

Para que un memorándum sea eficaz en tu comunicación interna es necesario que cumpla con las siguientes características:

Cuándo usar un memorándum

Si bien es cierto que desde la introducción del correo electrónico se ha reducido el uso de los memorandos, muchas empresas los siguen utilizando de manera digital para destacar aspectos importantes que se necesitan comunicar entre oficinas y a personas específicas. Su finalidad es que los empleados cuenten con información oficial de la empresa que facilita la toma de decisiones.

Para reconocer cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico, deberás valorar la información que necesitas comunicar: si se trata de una propuesta detallada, un informe importante, una recomendación seria, una política nueva o una reunión extraordinaria importante. Una vez que hayas detectado el propósito de tu memorándum, es momento de redactarlo.

En cuanto al formato en que lo realices, es conveniente que recuerdes que el uso de dispositivos móviles se ha convertido en una parte fundamental para varias tareas laborales, por eso te recomendamos que hagas el memorándum en un formato que las personas puedan descargar fácilmente. Además, asegúrate de que acceder a él sea un proceso sencillo, incluso desde un smartphone, y que quienes lo consulten no tengan la necesidad de buscarlo en la bandeja de entrada de su correo electrónico. 

Debido a lo anterior, un PDF podría ser el mejor formato, ya que puedes agregarlo como archivo adjunto y les permitirá a los lectores conservar el documento en sus dispositivos. Claro que serán las circunstancias las que determinen cuál de todos los diferentes tipos de formato y diseño de memorándum requieres. Por último, asegúrate de que la información escrita sea breve y concisa.

1. Escribe el encabezado

En primer lugar debes dejar claro a quién va dirigido el memorándum y el tema que va a tratar. Escribe la fecha y el lugar desde el cual se emite este documento; también incluye la razón por la que estás escribiendo el memorándum. Usa una línea de apertura que hable del motivo, facilitará que quien lo lea identifique de manera general lo que quieres transmitir más adelante. 

En el encabezado también debes procurar atraer a los lectores de manera positiva, por eso debe tener un lenguaje claro y cautivador. Será la primera impresión que tendrán tus lectores de la información: busca generar curiosidad para que sigan leyendo el resto del documento. 

2. Describe el propósito

El estilo y el tono del memorándum son determinados por tu audiencia. Ya sea que lo dirijas a tus empleados o proveedores, podrás usar un tono informal o formal, eso se establecerá por el tema y no por los lectores. También es importante que proporciones los antecedentes necesarios, como algún tipo de actividad relacionada que tenga que tenerse en cuenta antes de leer el documento. Indica el contexto y la intención por la cual estás enviando este documento.

Responde a la pregunta «¿Qué estoy tratando de comunicar con este memorándum?» de manera concisa con la razón por la que estás enviando este documento y no olvides los requerimientos o antecedentes en caso de que existan.

3. Agrega la información adicional

Aunque es un documento que debe incluir solo lo necesario, en algunas ocasiones es necesario agregar información adicional. Luego de haber descrito el propósito del memorándum, puedes integrarla, ya sea que se trate de notas, imágenes o datos generales. 

4. Especifica la acción solicitada

En varias ocasiones los memorandos tienen como objetivo solicitar alguna acción a los destinatarios: pedir que compartan información o que asistan a una reunión extraordinaria, por ejemplo; esta sección deberás escribirla de manera clara. Menciona a las personas que deberán realizarla, especifica cómo tienen que hacerlo y añade el tiempo o plazo en que deberán completar dicha acción. 

Según el tipo de información que comparten y finalidad, es posible clasificar los memorandos. A continuación te enumeramos los más comunes, que seguramente deberás utilizar en algún momento.

1. Informativo

Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor cantidad de personas posible un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a la empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión extraordinaria.

Por lo tanto, la comunicación debe ser clara, concisa y accesible. No debe dejar espacio para dudas, así que al redactarlo es importante confirmar que contiene los datos necesarios: horario, lugar, fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.

2. De aclaración

Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o que los responsables de un área han descubierto cierta información errónea sobre una política, un memorándum de aclaración puede ser la solución que disipará cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión tendrá que compartirse después de que un memorando informativo hizo su primera ronda. Así que también es una segunda oportunidad para que se disipen malentendidos y que quede constancia de la corrección o precisión que hayan sido necesarias.

3. Social

Un memorándum social es más relajado y amigable, ya que su intención es anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a modo de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la empresa con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por jubilarse o acaba de saber que será padre— o recordar alguna fecha especial, como cumpleaños.

4. De directiva

Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o cuando se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un proceso. Por ejemplo, un memo de este tipo es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo. O también si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso de viáticos.

5. De respuesta

Es el que se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser que se trate del seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se entregaron los contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas de fuerza mayor.

6. De estado

A diferencia de los memos de respuesta, este memorándum no necesita que se haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta para informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto a las personas que están a cargo de puestos de supervisión, y a llevar un registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender mejor el avance y lo que falta por hacer.

¿Quieres ver cómo lucen algunos de estos memos? Los siguientes ejemplos te permitirán entender mejor la información que necesitas incluir y cómo redactarlos, para que sean tan claros y eficientes como las demás actividades en tu empresa. 

3 ejemplos de memorándum

Ahora que conoces los elementos que conforman un memorándum y los pasos a seguir para realizar uno, estás listo para escribirlo. Te presentamos algunos ejemplos para que los tomes de inspiración. 

1. Ejemplo de memorándum de aclaración

Este ejemplo es útil si necesitas anunciar alguna fecha importante, como los días festivos. Para evitar cualquier malentendido te recomendamos enviar un memo con las fechas oficiales de los días no laborales; esto ayudará a los jefes de área a comunicar de manera efectiva los días de descanso y prevenirse en caso de que algunos empleados sí tengan que asistir a realizar sus labores. 

Ejemplo de memorándum de aclaración

2. Ejemplo de memorándum informativo

En muchas ocasiones es necesario informar a los empleados sobre situaciones que puedan afectar su desempeño o desenvolvimiento dentro de la empresa. La idea es enviar el mensaje correcto a los empleados que les comunique lo que está sucediendo a su alrededor, con el objetivo de que sus actividades no se vean obstaculizadas por falta de información. Este tipo de memorándum contiene información general sobre los acontecimientos particulares de la empresa.

Ejemplo de memorándum informativo

3. Ejemplo de memorándum social

Los aniversarios o incluso cumpleaños de algunos de los integrantes de la compañía también son motivos para redactar un memorándum. En estos casos el lenguaje suele ser más casual y el tono más amigable. Este tipo de memorándum puede avisar de comidas informales o eventos sociales en los que se invita a los empleados a asistir. 

Ejemplo de memorándum social

Saber cómo hacer un memorándum es una habilidad útil para el departamento de recursos humanos, que puede proponer soluciones y recomendaciones dentro de la organización. Aunque el contenido de un memorándum puede ser variado, lo importante es que la información que contenga sea clara, breve y concisa. Una buena redacción hará que su lectura sea fácil y el mensaje sea transmitido y comprendido.

Memorándum

 Memo

Publicado originalmente el 22 de julio de 2021, actualizado el 24 de julio de 2021

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Productividad