Una cotización eficiente puede convertirse en una excelente herramienta para impulsar el cierre de un trato comercial de forma positiva, ya que tienes la oportunidad de establecer expectativas claras entre tu empresa y clientes, informarles de manera transparente los costes de tus productos o servicios y evitar posibles malentendidos o conflictos.
Recuerda que los consumidores buscan en las organizaciones claridad, competitividad en los precios, así como rapidez y precisión, ya que esto demuestra profesionalismo y agilidad, lo que genera confianza. Para satisfacer esas expectativas, puedes emplear un software para hacer cotizaciones con el que facilites esta tarea en tu negocio.
Estar informado sobre cómo hacer una cotización en Excel es básico. Por eso, a continuación, te mostraremos un procedimiento rápido y eficiente que puedes implementar como parte de tus actividades.
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Cómo hacer una cotización en Excel (con ejemplo)
- Crea un encabezado y fecha
- Agrega detalles del cliente
- Describe los productos o servicios
- Desarrolla cálculos automatizados
- Recuerda considerar los impuestos y descuentos
- Incluye información adicional y términos
- Revisa tu cotización y mándala
Comencemos con los pasos:
1. Crea un encabezado y fecha
En Excel, crea una nueva hoja de cálculo. En la parte superior, escribe los detalles de la cotización como el nombre de tu empresa, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico.
Añade la fecha de emisión de este documento para mantener un registro claro de la validez de la oferta. Por ejemplo, esta empresa de diseño gráfico estimó el valor de 3 servicios de sus servicios.
2. Agrega detalles del cliente
En el siguiente bloque, escribe detalles del cliente como nombre, dirección y cualquier otra información relevante.
3. Describe los productos o servicios
Crea un espacio para describir los productos o servicios que estás cotizando. Puedes usar cada columna para incluir el nombre del producto o servicio, la cantidad, el precio unitario y el total.
4. Puedes desarrollar cálculos automatizados
En la columna «Total», utiliza fórmulas para calcular automáticamente el total de cada línea, al multiplicar la cantidad de unidades por el precio unitario.
Por ejemplo, puedes agregar la fórmula de multiplicación: =C9*B9
Al final de la tabla, suma los totales para obtener el total general de la cotización. Puedes utilizar la fórmula =SUMA(CeldasTotales).
5. Recuerda considerar los impuestos y descuentos
Si aplican impuestos, descuentos u otros cargos, inclúyelos después de las cantidades antes descritas.
Puedes calcular estos valores con las siguientes fórmulas:
Agrega una fila para el subtotal, donde sumes los totales antes de impuestos y descuentos.
6. Incluye información adicional y términos
Añade cualquier información adicional que el cliente pueda necesitar, como términos de pago, condiciones de entrega, etc.
Asegúrate de tener un espacio para la validez de la cotización y cualquier nota importante.
7. Revisa tu cotización y mándala
Siempre es recomendable verificar los datos de este documento para que todo esté en orden. Puedes aprovechar este momento para personalizar algunos aspectos de diseño o darle otro estilo como márgenes, uso de negrillas, fondos de color, entre otros aspectos. Cuando esté lista, puedes enviarla a tu cliente.
Es fundamental que personalices este documento según las características de tu empresa y las necesidades del cliente. Con una cotización en Excel, podrás calcular y comunicar de manera efectiva la rentabilidad de tu negocio y asegurarte de que los precios reflejen los costes de la entrega de bienes o servicios. Esto contribuirá a la toma de decisiones informadas sobre estrategias de precios, presupuestos y proyecciones financieras.
