¿Contratar más personal o automatizar procesos para mejorar la productividad?

«¿Debería contratar más personal?». Esa es la pregunta que muchas empresarias y empresarios, así como gerentes y personal directivo se hacen continuamente. Aquí te daremos una guía acerca de las razones para contratar más personal y también acerca de una alternativa que quizá no has considerado: automatizar los procesos de tu negocio.

Además, te compartiremos algunos casos de éxito para que pongas en perspectiva los beneficios que obtuvieron en este ámbito. ¡Comencemos!

¿Contratar más personal o automatizar procesos?

4 razones para automatizar procesos

1. Ayuda a tus empleados a dedicarse a sus actividades primordiales

Los equipos de ventas pasan apenas del 11 al 35,2 % de su tiempo en vender. «¿Cómo?», te preguntarás. Parece increíble, pero la mayor parte de sus días se va en realizar interminables tareas administrativas que ahogan sus labores subjetivas. La automatización te permitirá sacar mejor provecho de tu talento humano al brindarles el sustento tecnológico para cumplir con sus objetivos particulares.

2. Brinda orden y seguimiento efectivos

La automatización de procesos te permite reducir los errores humanos en la administración empresarial y operativa, y así la información estará en orden y se le podrá dar un seguimiento adecuado.

De acuerdo con un estudio, el 55 % de las empresas que automatizan procesos mejoran la fiabilidad de sus datos de forma considerable, mientras que el 80 % logran que estén más accesibles. La clave está en adoptar las soluciones de la mano de capacitación y una gestión de negocios efectiva, donde todos los involucrados sepan por qué y para qué adoptar una nueva tecnología.

3. Te permite deleitar a tu clientela

Los clientes buscan que sus experiencias con las marcas sean satisfactorias. El 67 % pagarían más en sus compras si la marca les ofreciera un excelente servicio; por otro lado, el 57 % han dejado sus relaciones con un negocio debido a que la competencia les ofreció una mejor experiencia de compra.

Y la clave para deleitar a tu clientela está en conocer sus necesidades y hacer ofertas relevantes a cada momento. Esto es posible gracias a la automatización de tus ventas y marketing, que te ayudará a saber cuándo contactarlos debido al tipo de interacciones que han realizado con tu sitio web y contenidos. También sucederá al contar con una base de datos que te brinde el historial de cada persona en tiempo real, y con lo que no tendrán que repetir una y otra vez por qué están contactando a tu equipo de soporte, por ejemplo.

4. Hace tu empresa más rentable y perdurable

Automatizar procesos hace a tu empresa crecer de forma sostenida. La automatización de marketing aumenta la producción de ventas un 14,5 % en promedio y reduce los gastos de marketing en 12,2 %. Asimismo, dos tercios de los empleados mencionan que la automatización les ayudó a ser más productivos.

La automatización te ayudará, entonces, a reducir tus gastos operativos, a aumentar las ganancias y a establecer un proceso de negocio adaptable, mismo que preparará a tu empresa a mantenerse en el tiempo.

Como puedes ver, la automatización resolverá buena parte de las dificultades o retos que enfrenta tu organización. A continuación, veamos las razones que involucran contratar personal.

3 razones para contratar más personal

1. Hacer crecer el nivel y alcance de tu negocio

Contratar personal puede ser clave cuando tu empresa está dejando de ser una pyme y va hacia ser una organización grande; cuando buscas que tus servicios se especialicen o que tus productos lleguen a nuevos mercados. En esos casos, la ayuda de especialistas y un equipo de apoyo será relevante.

Piensa, por ejemplo, en una agencia que hasta ahora brinda un servicio para marcas personales, pero que está dispuesta a dar el salto hacia el sector B2B. En dado caso, requerirá gerentes de cuentas clave y otras funciones nuevas.

Por supuesto, la automatización de procesos será incluso más relevante en este panorama, así que debe ir de la mano de la contratación. Por algo, buena parte de las empresas han incorporado una estrategia de transformación digital.

2. Reducir un exceso de carga laboral

Si bien la automatización te permitirá que cada empleado sea más eficiente en sus labores y pueda tomar mejores decisiones, puede darse la situación de que tu negocio esté creciendo demasiado en número de clientes o diversifique sus operaciones, y ya sea necesario contar con más trabajadoras y trabajadores en los puestos que ya están en tu organigrama.

Además de contratar más personas, considera migrar a un enfoque que evite la sobrecarga y estrés innecesarios.

3. Necesitas resolver un problema de satisfacción del cliente

Si continuamente recibes quejas acerca de la satisfacción de tu clientela, en tanto que sus productos o entregables no están a tiempo, que la paquetería se retrasa continuamente y demás, quizá debas considerar contratar más personal. Por supuesto, la automatización será clave para que puedas aprovechar mejor a esas nuevas contrataciones y logres que tus clientes salgan de cada experiencia completamente deleitados.

Cómo mejorar la productividad con la automatización de procesos: 4 experiencias de empresas

1. Anfix

Anfix, una empresa española de software contable y de facturación, ha visto cómo aumenta la productividad de su equipo de ventas notablemente al dejar atrás la desconexión que surgía de usar distintas herramientas que no automatizaban sus funciones de una manera integral. Su objetivo era gestionar mejor los tiempos de sus equipos y lograr que trabajaran de manera conjunta, así como contar con datos confiables y detallados.

Con ayuda de los productos de HubSpot Marketing Hub, Sales Hub y CMS Hub lograron estos objetivos y vieron como la solicitud de pruebas de su software aumentaba un 800 %.

Así, tu empresa puede lograr mejores resultados de ventas y en la experiencia del cliente en general, con ayuda de herramientas integrales.

2. Poshmark

Poshmark es una plataforma de compraventa de ropa, accesorios y más productos de moda. Es una marca que necesitaba mantener la confianza de sus usuarios al eliminar a perfiles fraudulentos y reducir el spam, lo cual era una tarea casi imposible de realizar manualmente.

En conjunto con una solución digital que automatiza la seguridad, lograron que su equipo enfocado en detectar usos incorrectos de la app detectara más fraudes en mucho menos tiempo.

3. Centro Médico de la UCSF

El Centro Médico de la Universidad de California en San Francisco tenía un grave problema de manejo de documentación manual. Con ayuda de una plataforma que usa inteligencia artificial, lograron clasificar la gran cantidad de documentos (más de un millón de faxes recibidos al año) de forma eficiente, así como mejorar su sistema de información. Esto representó una solución administrativa que afectó positivamente a su personal y pacientes.

4. Teclab

Teclab es un instituto 100 % digital que necesitaba escalar sus procesos de admisión y que estaba en búsqueda de una herramienta que les permitiera tomar decisiones efectivas con base en la información.

Con Marketing Hub y Sales Hub de HubSpot llegaron a una tasa de apertura de correos automatizados hasta el 46 % y de correos clave para su alumnado al 86 %. Además, su nivel de conversión aumentó un 28 % en el primer año de adopción.

Esto lo ha logrado gracias al proceso de implementación que le brindó la plataforma, para que todo su equipo pudiera adoptarla y tener éxito con la misma.

Ya puedes ver cómo la automatización de procesos llevará a tu empresa a un nivel mayor de competitividad y rentabilidad. Conoce más acerca de las herramientas que HubSpot te ofrece.